Под презентацией обычно понимают первое официаль­ное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции и ее созда­телей.

Презентация является одной из важных составляющих продвижения фирмы, ее утверждения на внутреннем и меж­дународном рынке. От ее успешного проведения зависят де­ловые контакты в мире бизнеса и предпринимательства.

Цели презентации

С помощью презентации информируют и убеждают по­тенциальных клиентов и партнеров в необходимости при­обретения конкретной продукции или услуги. Важной зада­чей презентации является необходимость так продемонст­рировать товар и его возможности, чтобы вызвать интерес и привлечь внимание к своей фирме, а в конечном итоге, — заключить договоры и сделки.

Смысл презентации — обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству со стороны обществен­ности. Как правило, общественность на презентации пред­ставляют пресса и представители заинтересованных в пред­мете презентации групп и организаций. Именно их и сле­дует в первую очередь убедить в достоинствах предмета презентации.

Предметом презентации может быть товар или услу­га, а также книга, журнал, телепрограмма, автомобиль, рок-группа, идея, инновационная структура, эффективная технология и т. п.

Подготовка к презентации

1. Для презентации необходимо спланировать краткие выступления специалистов, которые могут профессиональ­но рассказать об объекте презентации, и экспертов, кото­рые могут подтвердить его преимущества, качественные характеристики.
2. В целях демонстрации товара или услуг подготавли­ваются пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, схемы и диаг­раммы, другие средства визуализации и информирования.
3. Готовится специальное сообщение о презентации, которое освещается, как правило, в средствах массовой информации.
4. Большое значение имеет выбор ведущего и подго­товка его к презентации. Это должен быть обаятельный, умный, знающий проблему, энергичный, не злоупотребля­ющий юмором профессионал.

Первое впечатление о фирме и ее товарах или услу­гах создает внешний вид ведущего. Его осанка, позы, жес­тикуляция, общий эстетический облик нередко имеют ре­шающее значение для успешного бизнеса.

Ведущий должен суметь произвести впечатление на партнеров и клиентов, на участников презентации. Особен­но важно с помощью разнообразных невербальных сигна­лов демонстрировать энтузиазм и живость: держаться пря­мо, ходить уверенно, улыбаться, смотреть в глаза деловым партнерам, уверенно пожимать при необходимости руку, жестами акцентировать важные моменты в информации.

Однако наибольшее влияние на первое впечатление оказывает речь ведущего, содержание которой должно быть грамотным, с правильными ударениями. Факты, использу­емые в презентации, необходимо представить в опреде­ленной логической последовательности.

Важно и то, как будет говорить ведущий. Во-первых, нельзя говорить слишком быстро, необходимо произносить приблизительно 120—150 слов в минуту. Как свидетельству­ют специалисты, это сделать не слишком просто. На пре­зентациях ведущий несомненно будет испытывать стресс, который имеет тенденцию ускорять темп речи до 250—300 слов в минуту. Поэтому надо стараться говорить медленно.

Этот факт требует предварительной специальной тре­нировки или хотя бы репетиции. Также следует избегать монотонности (особенно это свойственно авторам техничес­ких изобретений: они лучше других знают особенности нов­шества, но не всегда могут эффективно это продемонст­рировать).

На стадии подготовки к презентации необходимо на­учиться варьировать громкость и высоту голоса, эффек­тивно использовать паузы, поддерживать позитивный зри­тельный контакт.

Во время презентации следует избегать назализации «слов-паразитов» («знаете», «так сказать» и пр.), междоме­тий типа «м-м-м», «э-э-э» и пр. Для тех потенциальных веду­щих, у которых этот дефект речи имеется, можно пореко­мендовать следующее упражнение: во время отработки будущей речи, информации каждый раз как только вы про­изнесете «э-э», «так сказать» и пр., вы должны остановить­ся, сделать паузу и сказать: «Тьфу». После трех-четырех раз такого самоунижения вы начнете следить за своей ре­чью. Так утверждают профессионалы.

Ведущий должен быть обязательно в хорошей физи­ческой форме, иначе даже сделав все правильно в вер­бальной и невербальной коммуникации, он все равно про­изведет негативное впечатление.

Таким образом, чтобы произвести хорошее впечатле­ние во время презентации, ведущий должен постоянно кон­тролировать себя.

5. На случай непредвиденных обстоятельств нужно про­думать не только реакцию ведущего, но и в случае отказа от выбранного метода проведения презентации разработать вспомогательные планы и стратегии.
6. Следует подготовить рекламные подарки — сувениры. Как правило, это недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, зажигалки, значки и т. п. На них наносятся название фирмы, ее визуальные симво­лы, а в некоторых случаях — адрес и характер деятельнос­ти. Сувениры вручаются всем участникам презентации.
7. Определяются место и сроки проведения презента­ции. Длительность проведения презентации — в пределах 1,5—2 часов. Специалисты рекомендуют проводить презен­тации после обеда (после 15.00 часов), с тем чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет (с 17.00 до 19.00).
8. Написание сценария и составление подробного пла­на проведения. Разработчиком сценария и организатором презентации является менеджер, хотя во время презента­ции он обычно бывает «за кадром». Фирмы, у которых нет такого специалиста, могут пригласить на договорных нача­лах профессионалов по организации праздничных мероп­риятий для написания сценария или использовать творчес­кий потенциал своего персонала (как правило, в каждом трудовом коллективе есть сотрудники, способные генери­ровать идеи и организовывать праздники).

Если презентацию проводят руководители фирмы, то их нужно привлекать к разработке концепции презента­ции и при написании текста для ведущего следует учиты­вать их индивидуальные особенности. Однако всегда надо помнить, что личность ведущего является важным усло­вием завоевания заказчиков.

Как сделать презентацию

Обычно открывает и ведет презентацию один из руко­водителей внешнеэкономического отдела фирмы (топ-ме­неджер) или специально подготовленный ведущий. Он пред­ставляет руководителей всех подразделений фирмы. Затем (нередко) показывают фильм (10—15 минут).

После фильма делаются сообщения о деятельности фирмы, ее экспортных возможностях или о товаре и услу­гах, являющихся предметом презентации. Время на выс­тупления — не более 30 минут.

Оставшееся время или далее по регламенту отводится ответам на вопросы. Поскольку помещение, где проводится презентация, оформляется плакатами, стендами, витри­нами, стеллажами с товаром или другим демонстрацион­ным материалом, отвечать на вопросы можно прямо у стен­дов. Здесь же можно вручить сувениры.

Демонстрация товаров и услуг на презентации являет­ся весьма мощным средством рекламы. Особенно это отно­сится к демонстрации машин, оборудования и приборов, которая может убедить возможного покупателя, делового партнера, желающего заключить сделку, в достоинствах конструкции, высокой производительности и качестве вы­пускаемой продукции.

На некоторых презентациях используется прием вов­лечения приглашенных в активные действия. Это может быть, например, предложение об испытании приборов, при­мерке одежды, передаче материалов на экспертизу и т. д.

Когда клиент имеет возможность лично ознакомиться с товаром, потрогать его руками, у него подсознательно ра­стет доверие к фирме и желание приобрести данный товар. Если потенциальный партнер сможет непосредственно ощу­тить мягкость меха, удобство одежды, прочность ткани, запах духов, вкус кофе или легкость работы с компьютер­ным текстовым редактором, сигналы, закрепляющие дове­рие к фирме, поступят со всех сторон.

Тот же эффект достигается и при визуализации про­цесса деятельности, например во многих крупных универ­магах и супермаркетах путем телевизионного показа де­монстрируется работа того или иного механизма, напри­мер кухонного комбайна или бензокосилки.

Визуальные технические средства делают презентацию более привлекательной, красноречивой, убедительной и до­стоверной. Особенно важна визуализация на тех презента­циях, где аудитория обширна и возможность непосредствен­ных контактов с консультантами и экспертами для многих маловероятна.

К примеру, приведем программу презентации одной из московских фирм, занимающихся шоу-бизнесом.

Сначала — работа в холле, куда входят рекламные объявления по радио, вручение презентационных подар­ков, например «наборов делового человека», затем — пресс­-конференция, шоу-программа с известными эстрадными исполнителями, банкет. Презентация проводится по зака­зу, поэтому сами клиенты выбирают место проведения, определяют круг приглашенных, в том числе и журналис­тов, меню банкета и программу концертов.

На презентации, так же как и на пресс-конференции, целесообразно вручить каждому приглашенному журнали­сту «Досье для прессы». Обычно туда входят пресс-релиз, подготовленный по случаю презентации, тексты или тези­сы выступлений, экспертные или иные оценки презентуе­мого объекта, фотографии, список лиц (с телефонами), к которым можно обратиться за соответствующими разъяс­нениями.

Часто по соседству с залом презентации накрывают коктейльный или фуршетный стол. Именно вокруг такого стола возникает весьма насыщенное полезной информаци­ей поле, появляется возможность получить ответы на лю­бые вопросы, завязать полезные знакомства.

Очень важно, чтобы при презентации и демонстрации товара не использовалась контраргументация, критичес­кие замечания в адрес фирм-конкурентов — лучше на­править усилия на создание впечатления, что именно ваши предложения решают все проблемы потенциального кли­ента.

Презентация товара при продаже

Презентацию товара при продаже осуществляют про­давцы, торговые агенты и представители фирм, выпускаю­щих продукцию. В такой презентации, где общение осуще­ствляется «глаза в глаза» с непосредственным покупателем, самыми важными являются первые пять минут представ­ления предлагаемого товара. Именно они оказывают непос­редственное воздействие на принятие решения. Этот кри­тический момент — вступление в контакт — настолько ва­жен, что его можно считать отдельным этапом презента­ции.