1. Які основні елементи належать до внутрішньої структури управління?

2. Розкрийте можливості використання методів активного соціально-психологічного навчання в управлінні.

3. Чим колегіальні форми прийняття управлінських рішень відрізняються від індивідуальних?.

4. За допомогою яких документів здійснюється регламентація професійно-функціональних ролей в організації?.

5. Які основні види комунікацій існують в організації?.

Список використаної літератури.

1. Які основні елементи належать до внутрішньої структури управління?

Найбільше чітко дозволяє представити внутрішню структуру організації системний підхід. Як будь-яка складна система, організація має вхід і вихід, за допомогою яких здійснюється обмін із зовнішнім середовищем. На вхід організації надходять необхідні для її діяльності ресурси, до яких варто віднести матеріальні, фінансові, інформаційні, людські ресурси. У ході переробки й використання цих ресурсів реалізуються основні цілі організації, або її призначення. Наприклад, рекламне агентство для своєї успішної роботи повинне одержати встаткування ( комп'ютерну техніку, множне й офісне встаткування, кінотехніку й т.д.); мати фінансові ресурси для взаєморозрахунків і оплати праці працівників; одержати (або купити) інформаційні технології й відомості про ринок рекламних послуг; найняти штат співробітників, здатних реалізувати мети, що коштують перед організацією.

У цьому випадку організація виступає як процесор, де до ресурсів прикладається людська праця відповідно до певними технологіями, активно використовуються внутрішні комунікації. Перероблені ресурси надходять на вихід системи й передаються в зовнішнє середовище; у якості одного зі шляхів передачі ресурсів може бути виділена система збуту готової продукції. Між входом і виходом системи (організації) повинен постійно підтримуватися баланс, а саме: ресурси, споживані на вході, повинні перетікати в міру їхньої реалізації усередині системи й прийматися зовнішнім середовищем у вигляді, необхідному для здійснення адекватного обміну. При цьому частина ресурсів залишається усередині організації, де вони зникають у процесі споживання або накопичуються. Інша частина ресурсів повинна знайти певну нішу в зовнішнім середовищі, що прийме перероблені ресурси (наприклад, вони повинні бути продані) в обмін на інші, подавані на вхід системи. Для виживання організації й досягнення нею своїх цілей такий замкнутий цикл повинен здійснюватись постійно.

Баланс між входом і виходом організації може бути порушений принаймні у двох випадках:

1) якщо організація не в змозі одержувати ресурси на вході (зрив поставок, відсутність грошей, інформації й т.д.), внутрішні комунікації виснажуються, що приводить до напруженості в про- цессоре (при виробництві основного продукту) і на виході системи й, отже, до неможливості адаптації організації до зовнішнього середовища;

2) якщо організація не в змозі переробити ресурси таким чином, щоб вони були прийняті ринковим і інституціональним зовнішнім оточенням (наприклад, коли на виході з'являється неконкурентоспроможна продукція діяльності організації), те ресурси затримуються усередині організації як системи, відбувається затоварювання, наслідком чого стає неможливість для організації реалізувати свої мети.

Баланс організації забезпечується за допомогою внутрішніх взаємозв'язків, насамперед вертикальних владних комунікацій. Координуючий центр (вищий рівень керування в організації), використовуючи вертикальні зв'язки, направляє зусилля всіх організаційних підсистем на своєчасне надходження ресурсів, їхню обробку з найменшими витратами, а також передачу продуктів діяльності різним сегментам зовнішнього оточення відповідно до поточної ситуації[1, c. 341-343].

2. Розкрийте можливості використання методів активного соціально-психологічного навчання в управлінні

Психологи повинні навчати керівників рішенню управлінських завдань в умовах, різних по двох видах відносин: 1) "керівництво — підпорядкування"; 2) "партнерство". У першому випадку керівник приймає рішення залежно від свого стилю керівництва, а в умовах партнерства рішення приймається колективно, тобто людьми, зібраними у творчі групи (фахівці, експерти, спостерігачі й т.п. ).

Досвід свідчить, що, передаючи лише знання, навчити спілкування не можна. Щоб навчитися цього, людям треба спілкуватися — так формулює А. Дробович одну з головних ідей соціально-психологічного тренінгу.

Такий тренінг, як активна форма соціально-психологічного навчання, являє собою цілісну психолого-педагогічну систему, здатну допомагати людині у глибинному пізнанні нею як іншої людини, так і самої себе, своїх умінь спілкуватись і впливати на інших.

Багаторівневий зворотний зв’язок з учасниками навчання дає змогу кожному, хто навчається, побачити відбиток себе в очах різних людей та отримати інформацію про те, як сприймається його поведінка в тій чи іншій ситуації, зрозуміти обмеженість власних способів і засобів спілкування, їх недосконалість, а також позитивні сторони своєї особистості.

На відміну від традиційних методів навчання соціально-психологічний тренінг спрямований передусім на:

• розвиток особистості;

• формування ефективних комунікативних умінь;

• засвоєння навичок як ділового спілкування, так і неформального;

• формування впевненості в собі та зниження тривожності у спілкуванні;

• стійку мотивацію до саморозвитку.

Соціально-психологічний тренінг проводиться у групах із 8–12 осіб. Як правило, цикл занять розрахований на 30–50 годин, однак тривалість можна змінювати залежно від завдань, які необхідно вирішувати. Досвід свідчить, що тривалість занять, менша від 20–24 годин, не дає змоги певною мірою реалізувати оптимальну програму соціально-психологічної підготовки. Заняття можна проводити з інтервалом 1–3 дні по три години, але найефективнішою формою організації роботи є «марафон» (чотири дні до 9–10-ти годин). Тут утома дає додатковий позитивний ефект, оскільки знижується самоконтроль, а це, у свою чергу, сприяє саморозкриттю особистості. Використання відеозапису суттєво впливає на підвищення ефективності всієї роботи, бо поряд із зворотним зв’язком з іншими членами групи відеозапис допомагає кожному учаснику оцінити себе, побачити різні нюанси своєї поведінки, її негативні та позитивні сторони. Як підсумок — через зіставлення оцінки інших та своєї власної (з урахуванням, за необхідності, й думки тренера) можна сформувати врешті-решт до певної міри об’єктивний образ своєї особистості саме в контексті спілкування.

У соціально-психологічному тренінгу використовують нові методи: групової дискусії (базовий метод); аналізу ситуацій (за принципом Балінтовських груп); рольової гри.

Додатковими методами та прийомами є психомалюнок, психогімнастика, музична терапія, ведення щоденника, читання літератури тощо.

Кожний з названих методів і прийомів має свою специфіку застосування та впливу на учасників гри. Досконале володіння цими прийомами, професійний підхід до їх застосування у роботі з групою є для тренера необхідною умовою, яка дає можливість певною мірою реалізувати оптимальну програму соціально-психологічного тренінгу.

Практичне застосування цієї форми навчання дає можливість твердити, що у процесі роботи у членів групи формуються навички не тільки глибокого самопізнання, пізнання інших людей, оволодіння інструментарієм проникнення у приховані мотиви, а й випробування та відпрацювання їх під впливом отриманої інформації. Така своєрідна психологічна лабораторія пізнання є чудовою школою дослідницького пошуку, оскільки збагачує учасників психологічними знаннями, які вони здобувають у живих, емоційно насичених ситуаціях спілкування на основі аналізу всього того, що суб’єкт бачить, чує, відчуває. Дуже важливим при цьому є те, що завдання нерідко не планують заздалегідь, а додають у процесі заняття спільно всі члени групи.

До активних методів соціально-психологічного навчання належить не лише комунікативний (соціально-психологічний) тренінг, а й тренінг самоутвердження, підвищення почуття впевненості в собі, асертивний, поведінковий тощо. Усі ці види активного навчання можуть бути застосовані в підготовці вчителів залежно від тих завдань, які необхідно вирішити на цей момент. Кожний з названих видів тренінгу має свою специфіку. Їх об’єднує спрямованість на підвищення психологічної культури спілкування, яка є необхідним компонентом будь-якої професійної діяльності, що має певне педагогічне навантаження[6, c. 109-111].

3. Чим колегіальні форми прийняття управлінських рішень відрізняються від індивідуальних?

Діяльність будь-якого керівника пов'язана з розробкою і реалізацією рішень у рамках виконання їм посадових обов'язків у компанії. Основний принцип управління — єдиноначальність. Суть його в тім, що влада, право рішення, відповідальність і можливості контролювати процеси і відносини в організації надаються тільки одній посадовій особі. Відповідно керівник — особа яка персоніфікує відповідальність, владу і право контролю. Відносини єдиноначальності багато в чому формують ієрархічну піраміду організації.

В управлінні організацією прийняття рішень здійснюється менеджерами різних рівнів і носить більш формалізований характер, чим це має місце бути в приватному житті. Справа в тім, що тут рішення стосується не тільки однієї особистості, найчастіше воно відноситься до частини чи до цілої організації, і тому підвищується відповідальність за прийняття організаційних рішень. У цьому зв'язку виділяють два рівні рішень в організації: індивідуальний і організаційний. Якщо в першому випадку керівника більше цікавить сам процес, його внутрішня логіка, то в другому — інтерес зрушується убік створення відповідного середовища навколо цього процесу.

Відповідальність за прийняття важливих рішень — важкий моральний тягар, що особливо яскраво виявляється на вищих рівнях управління. Якщо керівник вирішує звільнити підлеглого, останній може сильно постраждати. Якщо поганого працівника не зупинити, може постраждати організація, що негативно позначиться на її власниках і всіх співробітниках. Тому керівник, як правило, не може приймати непродуманих рішень.

Різноманіття рішень являє собою деякий комплекс, розуміння якого полегшується на основі системного підходу, що дозволяє розкрити строгу систему рішень. У такій системі рішень повинні виявлятися як загальні ознаки, так і специфічні особливості, властиві окремим видам рішень.

Особою, що здійснює вибір з наявних альтернатив остаточного рішення, може бути одна людина і його рішення буде відповідно одноособовим. Однак у сучасній практиці менеджменту все частіше зустрічаються складні ситуації і проблеми, рішення яких вимагає всебічного, комплексного аналізу, тобто участі групи менеджерів і фахівців. Такі групові, чи колективні, рішення називаються колегіальними. Посилення професіоналізації і поглиблення спеціалізації управління приводять до широкого поширення колегіальних форм прийняття рішень.

Необхідно також мати на увазі, що визначені рішення і законодавчо віднесені до групи колегіальних. Так, наприклад, визначені рішення в акціонерному товаристві (про виплату дивідендів, розподілі прибутку і збитків, здійсненні великих угод, обранні керівних органів, реорганізації й ін.) віднесені до виняткової компетенції загальних зборів акціонерів. Колегіальна форма прийняття рішенні, зрозуміло, знижує оперативність управління і "розмиває" відповідальність за його результати, однак перешкоджає грубим помилкам і зловживанням і підвищує обґрунтованість вибору.

У практиці менеджменту усе більше уваги приділяється організації групової діяльності, зокрема , груповому прийняттю рішень. Досвід показує: чим повніше участь працівників у процесі керування, тим вище результати їхньої діяльності, що дозволяють легше вводити різні якісні зміни у виробництво.

Групове ухвалення рішення націлено на перехід від підкорення індивідуальному рішенню керівника до колективного, що виражає точку зору колективу в цілому. Групи, у яких добре розвинена взаємодія й взаєморозуміння, більше успішне уникають помилок і невдач у роботі. Спільна діяльність по виробленню рішення створить сприятливий настигнутий клімат у колективі, при якому стає можливим самоврядування. Якщо ухвалене рішення групою проводиться в життя, те, як правило, члени групи не тільки охочіше його виконують, але й більш ефективно. У ході колективних обговорень виконавці вчаться розуміти один одного, погоджувати свої дії й інтереси.

Процес керування неможливий без механізму узгодження окремих дій і інтересів між собою для знаходження оптимального режиму функціонування колективу[3, c. 3-38].

4. За допомогою яких документів здійснюється регламентація професійно-функціональних ролей в організації?

Взаємини повинні регулюватися формальними, що мають юридичну чинність приписаннями: правилами трудового розпорядку, посадовими інструкціями, наказами адміністрації, усілякими нормативами, трудовим і іншим законодавством.

Посада в структурі апарата керування відповідає посадовій позиції ОСУ, але має інше призначення. Посадова позиція визначає склад завдань, згрупованих по певному принципі. Посада означає зміст роботи, обумовленої складом завдань, що чоловік, що займає дану посаду, повинен виконувати.

Якщо посадова позиція може мати різні ієрархічні рівні, то посада, поза залежністю тому, скільки існує рівнів керування, традиційно має три рівні: вищий, середній і низової.

Посада в організації визначається штатним розкладом, а її призначення — посадовою інструкцією, що встановлює обов'язок, права й відповідальність. Вони називаються повноваженнями, якими наділяється працівник, що займає дану посаду.

Якщо передбачається, що якась особа приймає на себе відповідальність за рішення певного складу завдань, то організація повинна передати йому необхідні ресурси.

Повноваження являють собою обмежене право використовувати ресурси організації й направляти зусилля деяких його співробітників на рішення певних завдань.

Незважаючи на те, що повноваження закріплюються за певною посадою в структурі апарата керування, частина їх може бути передана іншої посади.

Засобами, за допомогою якого одна посада передає частину своїх повноважень іншої посади й встановлює стосунки між працівниками й завданнями, є делегування.

Делегування як термін, використовуваний у теорії керування, означає передачу завдань по вертикалі особі, що приймає на себе відповідальність за їхнє рішення.

Критична роль делегування позначена в самому його визначенні. Воно являє собою засіб, за допомогою якого керівник розподіляє серед співробітників певні завдання, які повинні бути вирішені для досягнення цілей.

Якщо завдання не делеговане, то керівник змушений вирішувати її сам[2, c. 41-43].

5. Які основні види комунікацій існують в організації?

Предметом праці в управлінні організацією завжди виступає управлінська інформація.

Термін комунікація походить від латинського слова «communis», що в перекладі на українську мову означає «загальне», тобто той, хто передає інформацію, хоче встановити «загальність» з тим, хто її отримує.

Комунікації – це обмін інформацією за допомогою слів, літер, символів, жестів, за допомогою яких менеджер отримує інформацію для прийняття ефективних рішень і доведення їх до виконавців.

Основна роль комунікацій у поєднанні всіх функцій менеджменту, в досягненні бажаної поведінки окремих осіб чи колективу в організації.

Як стверджують більшість економістів світу, керівник будь-якої організації витрачає на комунікації від 50 до 90 відсотків свого часу тому, що у процесі передачі інформації виникають різні перешкоди, такі як спотворення, непорозуміння, уповільнення, ігнорування тощо.

Із-за недосконалих комунікацій деякі менеджери не досягають бажаних результатів, незважаючи на свою компетентність, технологічну освіченість і добрі наміри. Вони стають безпорадними, і доручена робота не виконується, оскільки вказівки передаються неправильні.

Основними групами комунікацій є усна, письмова та візуальна інформація.

Усна інформація – це інформація, передана словом.

Письмова інформація – це інформація, передана на листку паперу.

Візуальна інформація – це інформація, що передається жестами.

Основними видами комунікацій є: інформативна, експресивна, переконуюча, соціально-ритуальна, паралінгвістична інформація.

Інформативна інформація – це інформація, яка носить інформативний характер.

Експресивна інформація – це інформація, яка передається з силою почуттів, переживань тощо.

Переконуюча інформація – це інформація, яка передається із захопленням.

Соціально-ритуальна інформація – це інформація, яка обов’язково відповідає нормам звичаїв соціально-культурної поведінки країн, регіонів, організацій тощо.

Паралінгвістична інформація – це інформація, яка передається за допомогою міміки, рухів, поз тощо.

Основними формами комунікацій є офіційна або неофіційна інформація.

Офіційна інформація – це інформація, що передається формальними каналами за допомогою наказів, розпоряджень тощо.

Неофіційна інформація – це інформація, яка передається неформальними каналами за допомогою чуток, пліток тощо[4, c. 362-364].

Процес комунікацій – це обмін інформацією між двома або більшою кількістю людей.

Ефективність комунікацій залежить від якісного передавання керівником ідей та управлінської інформації і правильного сприйняття їх підлеглими.

Комунікації забезпечують рух інформації в ланцюгу: відправник, канал, одержувач, зворотний зв’язок.

Відправник – це керівник або організація вищого за ієрархією рівнем.

Канал – це спосіб передавання інформації від однієї людини до іншої. У кожній організації присутні офіційні (формальні) або неофіційні (неформальні) способи.

Одержувач – це підлеглий працівник або нижча за ієрархічним рівнем організація.

Зворотний зв’язок – це уточнення зрозумілості керівником відправленої управлінської інформації і чи немає потреби у її повторності.

Основними елементами процесу комунікацій є кодування, повідомлення, декодування, зворотний зв’язок[7, c. 59].

Список використаної літератури

1. Лозниця В. С. Психологія менеджменту. Теорія і практика: Навч. посібник. — К.: ЕксОб, 2001. — 512 с.

2. Макеенков Ю. А. Психология управления: Учеб. пособие. — Пенза: Издательство Пензенского гос. ун-та, 2001. — 74 с.

3. Москвичев С. Г. Введение в психологию управления. — К.; Сан Франциско: Light Press, 2005. — 295с.

4. Орбан-Лембрик Л. Е. Психологія управління. — К.: Академвидав, 2003. — 567с.

5.Розанова В. А. Психология управления: Учебное пособие. — 3. изд., перераб. и доп. — М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2002. — 400 с.

6. Савельєва В. С. Психологія управління. — Краматорськ: ДДМА, 2004. — 287с.

7. Туріщева Л. В. Психологія управління. — Х.: Видавнича група "Основа", 2005. — 160с.