1. Порядок складання номенклатури справ установи.

2. Скласти наказ з основної діяльності.

Список використаної літератури.

1. Порядок складання номенклатури справ установи

Складання номенклатури справ — чи не найважливіший етап у веденні ділової документації на підприємстві. Порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передавання до архіву підприємства регулює Примірна інструкція з діловодства, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 р. №1153.

Згідно з інструкцією, номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

Розрізняють три види номенклатур справ: типова (встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом), примірна (встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер) та індивідуальна (складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів).

Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписує керівник структурного підрозділу та обов'язково погоджують з керівником архівного підрозділу установи.

Після заповнення документи групують у справи, яким даються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи):

• перший примірник — недоторканний, зберігається у структурному підрозділі;
• другий примірник — передається в канцелярію установи;
• третій примірник — використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Усі справи, включені до номенклатури справ, повинні мати умовне позначення — індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу канцелярія зводить в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний (якщо є чітко встановлена в установі структура) або функціональний (за напрямами діяльності) принцип її внутрішньої побудови.

Зведену номенклатуру справ установи після остаточного доопрацювання погоджують з експертною комісією установи і експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, після чого її затверджує керівник установи.

Наприкінці діловодного року номенклатуру справ установи обов'язково закривають підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ повідомляють архівний підрозділ установи.

Зведену номенклатуру справ складають у 4-х примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами. Перший примірник зберігається у справі в канцелярії, другий — передається до архівного підрозділу, третій — надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ, четвертий — розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків їх зберігання. Назва справи, включеної в номенклатуру, виноситься потім на обкладинку справи і стає її заголовком.

В міру виконання документи розкладаються тільки в ті справи, які заздалегідь для них намічені номенклатурою справ. Отже, місце кожного документа заздалегідь визначено, і пошук його, якщо номенклатура складена правильно, не буде викликати ускладнень.

Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи інформаційним довідником, який складається з метою створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом, та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду.

Номенклатура може бути індивідуальною, примірною і типовою.

Індивідуальна номенклатура справ відображає документи конкретної установи (структурного підрозділу).

Примірні і типові номенклатури справ складаються для однорідних за характером діяльності установ з метою уніфікації групування типових для цих установ документів, уніфікації заголовків справ і встановлення для них єдиних термінів зберігання.

Примірні і типові номенклатури справ розробляються вищестоящими установами (міністерствами, комітетами, іншими відомствами), що мають мережу підвідомчих організацій, узгоджуються з архівними установами і є основою для складання індивідуальних номенклатур у тих організаціях, для яких вони призначені. Примірні номенклатури справ мають рекомендаційний характер, типові номенклатури справ — обов’язковий.

При складанні індивідуальних номенклатур справ на основі типових і примірних номенклатур повинна бути врахована специфіка формування справ конкретної установи.

Крім того, розрізняють номенклатуру справ структурного підрозділу і зведену. Зведена номенклатура справ відображає документи всієї установи і складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі (секретарем), із залученням фахівців, які добре знають роботу своїх структурних підрозділів. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності. Керівник структурного підрозділу і фахівці намічають коло питань, якими буде займатися структурний підрозділ протягом року, і категорії документів, у яких ця діяльність знайде відображення, уточнюють терміни зберігання окремих груп документів.

Працівники служби діловодства (або секретар установи) і керівник архіву установи здійснюють організаційно-методичне керівництво цією роботою (редагують заголовки справ, оформляють номенклатуру).

Вимоги до номенклатури

Перша вимога до номенклатури — охоплення всього обсягу документів структурного підрозділу. Необхідно врахувати всю внутрішню документацію, а також ту, що одержана ззовні. Не підлягають включенню в номенклатуру друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), брошури, інформаційні листи, реферативні журнали, експрес-інформації тощо.

Не слід механічно переносити зі старої номенклатури, а також примірної або типової номенклатури справ найменування справ, що фактично не заводяться. Якщо номенклатура складається на підставі примірної або типової номенклатур справ, то деякі справи, передбачені в них, можуть бути розділені на дві чи три справи, що звичайно обумовлено специфікою роботи чи пов’язано з обсягом документації, що утворюється, за тими чи іншими питаннями.

При складанні номенклатури справ використовують положення і статути про установу, організацію, підприємство та їх структурні підрозділи, плани, звіти про роботу, штатні розписи, діючі переліки документів із термінами зберігання, класифікатори, номенклатури справ за минулі роки, описи справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання.

Робота зі складання номенклатури повинна бути довершена не пізніше грудня поточного року, щоб з 1 січня її можна було ввести в дію.

Номенклатура справ включає такі графи:

Перша графа — індекс справи. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами — індекс. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом чи класифікатором структурних підрозділів і порядкового номера справи в межах підрозділу. Якщо в справі кілька томів (частин), індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2. тощо. Наприклад, 03-12 означає, що 03 — це індекс структурного підрозділу (наприклад — відділ кадрів), 12 — порядковий номер справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу.

Друга графа — заголовок справи (тому, частини). Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться. Деякі частини заголовка, наприклад, авторство, кореспонденти, питання, уточнюються.

Заголовки в номенклатурі повинні бути короткими, чіткими, гранично короткими і правильно відображати інформацію, що міститься в справі. На початку заголовка вказується назва виду справи (листування, журнал, книга) або різновиду документів (накази, протоколи, акти, довідки). Потім зміст заголовка уточнюється даними щодо питання (про що документи справи), авторства, кореспондента, періоду, за який відкладаються документи, наприкінці зазначається копійність документів справи.

Приклад: «Накази директора училища з основної діяльності за 2000 рік (копії)». Варто пам’ятати, що в одну справу можуть бути підшиті документи тільки з одного питання і з одним строком зберігання.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов’язаних послідовністю ведення діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках наводяться основні види документів справи. Приклади: 1. «Документи (доповідні записки, звіти, довідки, розрахунки) про прогнозування обсягу ринку і структури попиту товарів народного споживання». 2. «Документи (договори дарування, акти прийому-передачі коштовних речей, довідки, звіти) про благодійну діяльність організації». Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного чи розпорядного акта. Приклад: «Документи до протоколів засідань атестаційної комісії за 2001 рік». У заголовках судових, слідчих, особових (персональних) й інших справ, які містять документи, пов’язані послідовністю ведення діловодства з одного конкретного питання, вживається термін «справа», наприклад, особова справа.

Терміни «матеріали» і «документальні матеріали» Держстандартами не передбачені і не вживаються.

Особливу увагу варто приділити формулюванню заголовків справ з листуванням. У заголовках справ з листуванням обов’язково вказується кореспондент, і з якого питання воно ведеться. Назва установи-автора в заголовках з листуванням не вказується.

Якщо справа складається з декількох томів чи частин, формулюється її загальний заголовок, а потім, за необхідністю, додаються заголовки кожного тому (частини), які уточнюють зміст загального заголовка.

Приклад: «Звіти про проведення вступних іспитів у вищі навчальні заклади України за 2001 рік». Том 1. «Медичні вищі навчальні заклади» Том 2. «Педагогічні вищі навчальні заклади»

Не допускається складати заголовки, які не дають уяви щодо змісту і виду документів, наприклад: листування з загальних питань, різне листування, вихідне листування, справа зі звітністю, керівні матеріали.

Розміщення заголовків справ у номенклатурі справ повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретній справи. Така систематизація необхідна для швидкого пошуку конкретної справи на основі стабільного порядку їх розташування.

Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів (укази, постанови, накази, доручення); далі група організаційно-розпорядної документації самої установи (статути, положення, накази, розпорядження, рішення колегіальних органів); потім організаційні документи, що відносяться до діяльності окремих підрозділів, служб (положення про відділ, посадові інструкції); далі — планово-звітна документація і листування, наприкінці — обліково-довідкові види документів (книги, журнали, картотеки).

В середині кожної з цих груп документи розміщуються за ступенем їх важливості. На початку вказуються заголовки справ постійного зберігання, потім довгострокового, і наприкінці — тимчасового строку зберігання. В планово-звітній групі також іде розташування заголовків за ступенем їх важливості. Наприклад, річні плани, далі — квартальні, місячні. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня, потім — листування зі сторонніми та підвідомчими організаціями. При наявності великої кількості кореспондентів листування розміщається за алфавітом кореспондентів чи адміністративно-територіальних (географічних) назв.

Третя графа — кількість справ, томів, частин. Ця графа заповнюється наприкінці року. Четверта графа — строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком. У цій графі вказуються строки зберігання документів на підставі «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» (далі — Перелік типових документів), затвердженого наказом Головархіву України 20 липня 1998 р. № 41 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. під № 576/3016 та Змін до Переліку, затверджених наказом Держкомархіву від 23 жовтня 2001 р. № 82 і зареєстрованих в Міністерстві юстиції 6 листопада 2001 р. за № 938/6129, та Доповнень до Переліку, затверджених наказом Держкомархіву від 26 листопада 2001 р. № 93 і зареєстрованих у Міністерстві юстиції 11 грудня 2001 р. за № 1023/6214, а також відомчих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання.

В залежності від практичної і наукової цінності документів визначається і термін їх зберігання — постійний (вічний), довгостроковий (понад 10 років), тимчасовий (до 10 років).

Терміни зберігання документів у Переліку типових документів диференційовані за двома групами організацій.

До першої групи віднесено організації, в результаті діяльності яких утворюються документи, що мають наукове, народногосподарське, соціально-культурне чи історичне значення. Документи цих організацій відносяться до Національного архівного фонду (НАФ) України і передаються на зберігання в державні архіви. Строки зберігання документів цих організацій дані в графі 3 Переліку типових документів.

Друга група включає організації допоміжного й обслуговуючого характеру, у діяльності яких не створюються документи НАФ і безпосередньо від яких документи на державне зберігання не надходять. Строки зберігання документів цієї групи подаються в графі 4 Переліку типових документів.

Напроти кожного заголовка справ у номенклатурі справ вказується строк зберігання з посиланням на відповідну статтю Переліку типових документів, наприклад: 5 років / ст. 406; 75 років / ст. 519. У випадку ускладнень у визначенні строку зберігання справ через різнорідність документів допускається використовувати посилання на ряд статей (у т.ч. і різних переліків, якщо використовується відомчий і типовий.

2. Скласти наказ з основної діяльності

Накази з основної діяльності оформляються рішення керівника, пов’язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли вищестоящих органів. При чому це робиться для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика довила, що у багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установлення дійового контролю за реалізацією директорів та інших організаційних дій.

Добропільське виробниче об’єднання по видобутку вугілля “Добропільвугілля”

НАКАЗ

21.09.05 м. Добропілля

№ 89

Про погодження планів розвитку гірничих робіт на 2006р.

08.09.05 виїздною техрадою управління Донецького округу у присутності керівників об’єднання і шахт розглянуті і погоджені плани розвитку гірничих робіт і нормативи втрат на 2006р.

Для забезпечення своєчасного виконання пропозицій і вимог органів Держгіртехнагляду і планів розвитку гірничих робіт на 2006р.

НАКАЗУЮ:

Затвердити графік пропозицій та вимог органів Держгіртехнагляду за планами розвитку гірничих робіт та витрат на 2006 р.

Технічному директору Янкові С.В., директорові з виробництва А.Р., начальнику електромеханічної служби Іванову В.Є., забезпечити виконання затвердженого графіка у встановлений термін.

Працівникам, відповідальним за виконання пропозицій органів Держгіртехнагляду, інформувати їх виконання двічі на рік (05.07.06 та 05.12.06)

Контроль за виконанням даного наказу покласти на технічного директора Янка С.В.

Список використаної літератури

1. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря : Практичний посібник/ К. Д. Гордієнко. -К.: КНТ, 2006. -277 с.

2. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті : Навч. посіб./ Людмила Зубенко, Віктор Нємцов, Маргарита Чупріна,. -К.: ЕксОб, 2003. -269 с.

3. Комова М. Діловодство : Навч. посібн. для студентів вищих нав-чальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". -Львів: Тріада плюс, 2006. -217 с.

4. Палеха Ю.Управлінське документування : Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. -2-е вид.. -К. : Вид-во Європейського ун-ту. -2003- Ч. 1 : Ведення загальної документації : (зі зразками сучасних ділових паперів). -2003. -327 с.

5. Пшутинський Є. Діловодство кадрової служби/ Євген Пашутинський, Ред. О. А. Кривенко. -К.: КНТ, 2004. -268 с.