Вступ

Актуальність теми. Однією з відмінних рис розвитку науки на початку XXI ст. є посилена увага до феномена соціальної інформаційної комунікації. Теорія комунікації виникла раніше, але розвивалася вона відповідно до вимог різних галузей знань, враховуючи суто галузеві проблеми (у лінгвістиці, психології, менеджменті, інформатиці та ін.). І лише останнім часом почала формуватися загальна теорія інформаційної комунікації, яку ще називають комунікологією. Розгляд понятійного апарату комунікології є актуальним завданням сьогодення.

До комунікологічних наук належать також бібліотекознавство, бібліографознавство, книгознавство, документознавство, про що свідчить їх об’єднання в комплексі наук «соціальні комунікації». Тому теоретичні проблеми комунікології дедалі частіше потрапляють у поле зору вчених відповідних галузей науки.

На даний час загальна теорія документології ще не сформована, але окремі її положення вже розроблені чи знаходяться в процесі розроблення. Вчені, що досліджують цю проблематику, належать до різних наук. Іноді їхні теорії збігаються, іноді ні. Триває процес дослідження загальних понять документології, точаться дискусії з різних питань.

Одним із загальних понять є «документальна комунікація». До цього часу ще не має усталеного терміна: «документальна» чи «документна» комунікація. Якщо ми візьмемо за основу пропозицію О.П. Коршунова [1], то цей термін повинен мати форму «документальна комунікація», що можна тлумачити як «комунікація, в якій одним із елементів є документ» або «комунікація, опосередкована документом».

Мета даної роботи — розглянути поняття «документальна комунікація»; охарактеризувати види документальної комунікації та складові системи документальних комунікацій.

Розділ 1. Теоретичні складові системи документальних комунікацій

1.1. Поняття та властивості документальної комунікації

Поняття «документальна комунікація» останнім часом стало звичним і широковживаним. Однак це поняття і термін, що його позначає, тлумачаться і формулюються різними авторами по-різному.

Перед тим як перейти до розгляду структури системи документальних комунікацій, варто звернути увагу на деякі терміни і поняття, що характеризують документальну комунікацію взагалі. Зокрема, фахівці досить часто сперечаються як правильно називати: «документальна комунікація» чи «документна комунікація»? Складається враження, що більшість авторів просто не замислюються над цим питанням. Обирають ту чи іншу форму даного терміна, наслідуючи того чи іншого автора. Якщо відповідально ставитися до термінології, то потрібно пояснити, чому обирається та чи інша форма терміна.

Виходячи з того, що терміноелемент «документний» має позначати те, що складається з документів [2, 3, 4, 9, 10, 11, 12], сполучення «документна комунікація» слід було б тлумачити як «комунікація, що складається з документів». Але загально відомо, що комунікація складається не тільки з документів. Елементарна структура соціальної інформаційної комунікації передбачає, як мінімум, три елементи: комуніканта, реципієнта і канал комунікації між ними. Документ може посідати саме місце каналу комунікації. Тому систему, в якій одним із елементів є документ, пропонується називати «документальною», а не «документною».

Відповідно визначаємо «документальний канал комунікації» як канал, притаманний документальній комунікації. Хоча, можливо, при найзагальнішому визначенні документа цей канал варто називати «документний», тому що він складається з документів. Якщо ж йдеться про передачу документа як матеріального об’єкта, то такий канал комунікації, безумовно, є документальним, тому що крім самого документа він передбачає інші складові: засоби та соціальні інститути, котрі забезпечують зберігання та передавання документів.

Властивості документальної комунікації визначаються тим, що каналом передачі повідомлення в ній є документ. Повідомлення (інформація) формується у свідомості комуніканта і фіксується на матеріальному (речовинному) носії, відокремленому від комуніканта. Саме у цьому полягає роль комуніканта, ініціатора передачі інформації в документальній формі. Способи фіксації повідомлення можуть бути різні. Для цього можуть використовуватися різні технічні засоби, створені людиною. Повідомлення може бути створено не тільки у формі запису (одно- або двомірного), але й у тривимірній формі (твір скульптури, архітектури, модель, зразок). Навіть використання предметів культури, не створених спеціально для передачі інформації, або зразків неорганічної й органічної природи як документів, вимагає попередньої участі людини у підготовці до передачі тієї інформації, яка в них міститься, і включення об’єкта, що демонструється, в комунікаційну систему.

Фіксованість повідомлення на матеріальному носії забезпечує можливість передачі повідомлення як у просторі, так і в часі. Можливість передачі документа в просторі може бути обмежена особливостями матеріальної форми документа, порівняльною доступністю його перенесення (пересилання, транспортування, будь-якого пересування) у просторі. Водночас будь-який документ забезпечує передачу повідомлення в часі, оскільки фіксування повідомлення і є способом його збереження, передачі в часі. Звичайно, термін, на який може передаватися повідомлення в часі, залежить і          від особливостей матеріальної форми документа, від здатності зберігати в незмінному вигляді свої властивості і зафіксоване повідомлення.

Поряд із тлумаченням документа як каналу комунікації, яким передається повідомлення, існує інший підхід, коли сам документ розглядається як повідомлення. У цьому випадку каналами передачі документів називають суспільні інститути (або установи, зокрема бібліотечні), що забезпечують їхнє збирання, збереження, пошук, організацію використання. Такий підхід зумовлений завданнями дослідження діяльності відповідних суспільних інститутів.

Виділення виду документальної комунікації на відміну від недокументальної робиться з урахуванням особливостей каналу комунікації. Але саме розуміння особливостей каналу в документальній комунікації може бути різним: це документ як канал передачі інформації чи певні суспільні інститути як канали передачі документів. Тут ми солідаризуємося з думкою російських фахівців: «В інформатиці прийнято розрізняти два роди інформаційних каналів: документальні канали, якими передаються різні документи; недокументальні канали — канали особистого спілкування між людьми» [5, с. 57]. Отже є всі підстави зробити висновок, що в документальній комунікації каналами є суспільні інститути, через які передаються повідомлення у формі документів.

У бібліографознавстві поняття документальних комунікацій часто вживає О. П. Коршунов. Він пише: «Документальні комунікації — процеси або способи поширення (передачі) інформації в суспільстві, що здійснюються за допомогою документів (на відміну, скажімо, від усного спілкування між людьми)» [1, с. 15]. Однак з наведеного формулювання неясно, виступає документ каналом комунікації чи лише переданим повідомленням. Авторська позиція проясняється при характеристиці «системи документальних комунікацій», яка визначається як «система функціонування документів у суспільстві» [1, с. 15], що забезпечує створення, аналітико-синтетичну обробку, збереження, поширення і використання документів як носіїв соціальної інформації. Тут О. П. Коршунов явно має на увазі документи як повідомлення, передачу котрих забезпечують спеціальні канали — суспільні інститути (редакційно-видавнича справа, книжкова торгівля, бібліотечна справа, науково-інформаційна діяльність, бібліографічна діяльність). Свою систему вчений обмежує елементами «документ» і «споживач», тобто розглядає не весь цикл соціальної інформаційної комунікації, а лише його частину. Такий підхід пояснюється авторським розумінням теорії бібліографії як посередника між документом і споживачем.

Документ як повідомлення, що функціонує в «системі соціальної комунікації, котра забезпечує суспільне користування ідеальними (духовними) продуктами усіх видів і форм», розглядає й А. В. Соколов [6, с. 42, 45, 47]. Він вважає,що «документальна комунікація в цілому є відображенням ідеального в ідеальному і складається з трьох відобра- жувальних процесів: 1) створення документа (відображення ідеального в матеріальному); 2) збереження документа (самовідображення матеріального); 3) сприйняття, розуміння документа (відображення матеріального в ідеальному)» [6, с. 9].

Звичайно, у певних видах комунікації документ виступає лише матеріальним комунікатом, що рухається каналом комунікації. Наприклад, пересилання листів у поштовій комунікації, транспортування чи продаж видань у мережі книжкової торгівлі тощо. Однак у цих випадках передача (пе-ресилання, продаж, видача) документа здійснюється так само, як і передача будь-якого матеріального об’єкта в матеріальній (неінформаційній за своєю сутністю) комунікації.

Характеристика документальних комунікацій набуває дещо іншого відтінку, якщо документ вважати особливою формою каналу передачі повідомлення — каналом, у якому повідомлення передається у формі, зафіксованій на матеріальному (речовинному, субстанціальному) носії, тобто в документальній формі.

На наш погляд, такий підхід дає змогу точніше визначити документальну комунікацію: як таку, що використовує документ як канал комунікації і комунікат одночасно. Документальна комунікація — це та, що опосередкована документом, у ній документ використовується для передачі інформації (повідомлення) від комуніканта до реципієнта. Якщо дотримуватися найпростішої схеми інформаційної комунікації, то документ — це насамперед канал комунікації, у якому міститься комунікат (передане повідомлення) у закріпленому (фіксованому) вигляді.

Загалом можна стверджувати, що документальна комунікація — це спосіб здійснення інформаційного зв’язку між комунікантом і реципієнтом через документ (за допомогою документа). При цьому документ може відігравати різні ролі: 1) каналу комунікації, яким передається повідомлення (комунікат — інформаційний об’єкт); 2) комуніката як матеріального об’єкта, що передається в процесі матеріальної комунікації; 3) комуніката як повідомлення, тобто певної частини інформації, призначеної для передачі в процесі інформаційної комунікації.

1.2. Види документальної комунікації та їх структура

Система документальних комунікацій — це суспільна система, що складається з різних авторів (комунікантів) і споживачів інформації (реципієнтів), а також різних каналів документальних комунікацій. Система ця доволі складна, адже має вже не три елементи, а декілька підсистем, що розрізняються за видами документів і способами їх передачі або руху інформації, яка міститься в цих документах.

Можливі способи (канали) передачі інформації в документальній комунікації розглянемо за допомогою схеми (рис. 1).

Перший і найпростіший варіант документальної комунікації передбачає передачу інформації від комуніканта «К» до реципієнта «Р» через документ «Д»; ніякі додаткові засоби руху документів чи інформації з них не використовуються. Другий варіант: документ передається комунікаційним посередником (засобами передавання документа), яким є пошта або кур’єр (чи інші суспільні інститути).

Рис. 1. Рух інформації в документальних комунікаціях

Третій варіант: початковий документ «Ді» використовується комунікаційним посередником — засобами передачі інформації з документа (телеграф, телефакс, центри електронної доставки документів, провайдери комп’ютерних мереж) — для створення нового документа або для відображення початкового змісту документа у недокументальному вигляді (наприклад, на екрані комп’ютера). Споживач інформації отримує новий документ, за змістом ідентичний початковому, або інформацію з документа у недокументованому вигляді.

Четвертий варіант пов’язаний з рухом інформації у видавничо-книжково-бібліотечній системі: документ початковий «Ді» перетворюється першим комунікаційним посередником «КП-1» (видавництвом) у документ похідний «Д2», який надходить до другого комунікаційного посередника «КП-2» (книжкової торгівлі та бібліотек) і вже звідси у незміненому вигляді «Д2» потрапляє до споживача.

П’ятий і шостий варіанти документальної комунікації ґрунтуються на взаємовідносинах особи та установи, де ініціатором комунікації є клієнт установи, але він не тільки передає інформацію, а й розраховує на зворотний зв’язок у вигляді другого (іншого) документа.

У п’ятому варіанті комунікантом є клієнт (користувач, абонент, адресант) установи, який звертається до установи із запитом чи заявою, оформленими як «Д1», і чекає на відповідь у вигляді іншого документа «Д2». Надходження останнього не є гарантованим, тому що відповідь може бути дана усно.

Шостий варіант полягає у тому, що клієнт (користувач, абонент, адресант) подає до установи запит, заяву чи пропозицію у документованому вигляді «Д1», а відповідь на запит (реакція на пропозицію) може міститися в іншому документі «Д2», який надходить не безпосередньо до клієнта, а до архіву установи разом із початковим документом. Згодом ці документи, у разі їх суспільної значущості, потраплять до державного архіву, звідки вони можуть бути затребуваними будь-яким іншим користувачем.

В останніх двох варіантах документальної комунікації комуніканти і реципієнти почергово міняються ролями. Однак слід зауважити, що в будь-якій комунікації ролі Комуніканта і Реципієнта не є закріпленими назавжди; одна й та ж особа виступає то в ролі Комуніканта, то в ролі Реципієнта.

Документально-комунікаційна система (ДОКС) характеризується А. В. Соколовим як така, що організовує опублікування документів з метою передачі інформації, що міститься в них, у соціальну пам’ять [7, с. 157-162].

Документально-комунікаційна система подана автором у вигляді схеми (див. рис. 2), що пов’язує між собою не тільки комуніканта і реципієнта, а й світ емпіричної реальності (СЕР) і соціальну пам’ять, у т. ч. у вигляді неуречевленої соціальної пам’яті (НРСП) і документальної соціальної пам’яті, у вигляді документів суспільного користування (ДСК).

Рис. 2. Документально-комунікаційна система (за А. В. Соколовим)

Схема показує, що світ емпіричної реальності (СЕР) є джерелом інформації для комуніканта «К», який може передати цю інформацію ре-ципієнту «Р» безпосередньо або зафіксувати її в неопублікованому документі (умовно кажучи, у рукописі). Рукопис надсилається у видавництво чи редакцію періодичного видання, які приймають рішення про доцільність чи недоцільність опублікування одержаного документа (точніше, опублікування інформації з цього документа в іншому — опублікованому — документі). У разі не- опублікування рукопис переходить у «фонд архівних документів», а у разі опублікування створюється новий документ — «документ суспільного користування» (ДСК), який надходить до «фонду ДСК». Крім того, інформація з ДСК надходить до неуречевленої соціальної пам’яті (НРСП), яка передає відповідну інформацію як реципієнту, так і комуніканту. Центральна частина схеми — уречевлена соціальна пам’ять, головна складова документальної інформаційної системи.

Наведена схема видається дещо складною, однак, вона загалом правильно відображає рух інформації в суспільстві за допомогою документів, а також рух самих документів та організацію їх зберігання і користування ними. Слід зауважити, що ця схема унаочнює рух інформації за допомогою документів, призначених до опублікування, які тільки випадково можуть залишитися неопублікованими.

Особливу і доволі значну частину всіх документів становлять документи неопубліковані. Серед них можуть бути такі, що призначалися до опублікування, але з тих чи інших причин залишилися неопублікованими, і такі, які з моменту свого створення не призначалися до опублікування, а виконували функції зв’язку між окремими особами чи між особою і певною установою, або між різними установами чи підрозділами однієї установи. Такі документи називають «непризначеними до опублікування», або «діловодними». Зазначимо, що вираз «опубліковані документи» стосується лише тих документів, які втілені у матеріальну форму, призначену для широкого розповсюдження. Ті документи, інформація з яких склала основу опублікованого документа, самі по собі залишаються неопублікованими. В окремих випадках публікують і такі документи, які початково не призначалися для опублікування (тобто публікують інформацію з них в нових опублікованих документах).

Рух неопублікованих документів в установі зображено на схемі (див. рис. 3). Особа, яка звертається до установи, позначена як «клієнт», хоча, з погляду теорії комунікації, вона виступає то в ролі комуніканта (адресанта), то в ролі реципієнта (адресата). Те саме можна сказати і про інші елементи системи руху неопублікованих документів в установі, крім архіву установи, куди документи передаються як із канцелярії, так і зі структурних підрозділів установи. Після закінчення визначеного терміна одні документи з архіву установи передаються на зберігання до державного архіву, а інші підлягають утилізації. Термін зберігання в архіві кожного виду документів визначається спеціальними переліками і комісією з експертизи цінності документів.

Рис. 3. Рух неопублікованих документів в установі

Наведені приклади засвідчують, що ДОКС — це система, яка об’єднує всі елементи певного виду документальної комунікації. Існує ДОКС видавничо-книготорговельно-бібліотечного виду, в якій неопубліковані документи перетворюються в опубліковані, організується їх розповсюдження і використання, і ДОКС управлінського виду, де функціонують неопубліковані службові документи.

За визначенням А. А. Соляник, документальна комунікаційна система (ДКС) — це система, що забезпечує цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, збирання, зберігання та використання [8, с. 8]. Її дослідниця називає «документна система (ДС)», але, з погляду термінологічної узгодженості, «документна система» має складатися тільки з самих документів, а наразі йдеться про різні складові ДКС.

А.А. Соляник виділяє такі види ДКС (схематично вони зображені на рис. 4):

Рис. 4. Складові документально-комунікаційних систем (за А. А. Соляник)

Генеративні документальні комунікаційні системи, які забезпечують виробництво документів. До них належать авторські колективи, наукові та навчальні заклади, видавництва, редакції ЗМІ, типографії, теле- та радіокомпанії, студії звукозапису, фото- та кіностудії, відеопідприємства, виробники продуктів на оптичних дисках та ін. А також будь-яка особа (член суспільства) та будь-яка установа, що документує власну діяльність.

Транзитні документальні комунікаційні системи, що організують рух документів, їх транспортування: передплатні та посередницькі агентства, центри електронної доставки документів, книготорговельні установи, поштові відділення, кур’єрські служби, провайдери комп’ютерних мереж та ін.

Термінальні документальні комунікаційні системи, призначені для збирання та зберігання документів, організації їх використання. До них належать бібліотеки, архіви, органи НТІ, інформаційні фірми, музеї, аудіо- та відеотеки, власники комп’ютерних серверів та ін.

Установи, що належать до тієї чи іншої ДКС, можуть бути і державними, і приватними, тобто незалежно від форми власності.

Деякі зв’язки між видами комунікації вважаються обов’язковими, але це не так. Наприклад, письмова комунікація не завжди є документальною, бо вона можлива і в той час, коли знаки письма не закріплюються на матеріальному носії (наприклад, на шкільній дошці). З іншого боку, усна комунікація не завжди є недокументальною, тому що усне повідомлення може бути зафіксоване як документ в аудіальній формі у вигляді фонозапису. Формальна комунікація не завжди є документальною, тому що вона може здійснюватися за допомогою інших засобів (наприклад, через конференцію). А неформальна комунікація може бути як недокументальною, так і документальною (наприклад, через особисте листування).

Розділ 2. Формування документних комунікаційних моделей в системі соціальних комунікацій та особливостей їх застосування в сучасних умовах

2.1. Особливості забезпеченні ефективних документно-інформаційних комунікацій

Сутність комунікацій усіх соціально-владних інститутів можна зобразити 4-х — елементною моделлю: «хто? — що? — кому? — за допомого чого?», яка близька за змістом до «формули» Ласуела. При цьому в елемент моделі «хто?», включено персонал будь-якої владної інституції; під елементом «що?» розуміють документ (послугу), яку надає окремій особі або суспільству той чи орган державного управління та місцевого самоврядування; елемент «кому?» визначає тих користувачів державних послуг, заради задоволення потреб яких він існує; елемент «за допомогою чого?» визначає матеріально-технічну базу, яка дозволяє надавати даний (документ) послугу. Слід зауважити, що у даному випадку маються на увазі тільки ті соціальні інститути і системи, які спеціалізуються на створенні, збереженні та використанні документів, тобто здійснюють документально-інформаційні комунікації. Таким чином, мається на увазі не просто комунікаційна система, а документально-комунікаційний зв’язок, в якому елемент «ЩО?» — це завжди документ. Він може бути різним за формою, змістом, функцією, належати до різних документальних фондів країни (бібліотечного, архівного, музейного, органів державного управління та місцевого самоврядування), але все ж таки є документом. Кілька років тому Т.В. Майстрович довела, що існує єдиний документальний простір [5, с. 19].

Другим загальним елементом документально-комунікаційних систем є елемент КОМУ?, тобто контингент користувачів (відвідувачі, здобувачі, читачі, покупці, тощо, одним словом, ті, кому потрібен той або інший вид документа, тобто дКК. Третім загальним елементом є елемент ЗА ДОПОМОГОЮ ЧОГО?, а саме та матеріально-технічна база, яка дозволяє надати послугу належної якості, в необхідній кількості і асортименті. Матеріально-технічна база може бути будівлею, обладнанням, верстатом, комп’ютером тощо, які сконцентровані у одній соціальній інституції або розподілені між кількома. Однак всі вони представляють матеріально- технічну базу, за допомогою якої створюється, або зберігається, або використовується документ (МТБд). Нарешті, четвертим, загальним для всіх документально-комунікаційних систем, елементом є елемент ХТО? — це ті люди, які створюють, зберігають, розповсюджують або сприяють розповсюдженню документа, персонал (дП). Тому можна уявити будь-яку документально-комунікаційну систему в вигляді наступної моделі:

Ця модель названа пізнавальною, оскільки вона дозволяє вирішити експертну задачу що буде, якщо…[6, с. 30].

Такими чином, в документально-комунікаційних системах елемент ЩО — завжди тільки документ. Цим вони і відрізняються від інших соціальних комунікаційних систем (наприклад, педагогіки, мистецтвознавства, музикознавства тощо). Важливо, що комунікація документа — інтегративна властивість всіх документально-комунікаційних систем, виражає зв’язок Д — дКК (документ — контингент користувачів документа).

Виходячи з цього, предметами вивчення документально- інформаційних комунікацій повинні стати структура системи; функції елементів, взаємостосунки їх всередині системи і з зовнішнім середовищем, а також інтегративні властивості системи, які виникають як результат взаємодії елементів між собою; часовий характер зв’язків елементів цієї системи.

Новий етап розвитку комунікацій поступово набуває вигляду документально-інформаційних комунікацій. Інформаційні аспекти документальних комунікацій детально досліджувались науковцями і практиками, однак, віртуалізація, яка відбувається останнім часом призводить до розширення культурного фону комунікації; розширення джерел і способів отримання та продукування інформації, можливостей соціалізації та професіоналізації; зміни ролі освіти у суспільстві тощо. Процеси віртуалізації соціальних комунікацій також викликали до життя новий, комунікаційний підхід та інструментарій, оволодіння якими — одна з передумов подальшого вдосконалення управління як національним господарством, так і діяльністю окремої організації. Ефективно управляти комунікацією соціально-економічної системи можливо за допомогою інтегрованого підходу на основі узгодження спеціальних технологій, методів та інструментів. Синергетичний ефект від їх використання полягає в досягненні ефективного кінцевого результату функціонування соціально-економічної системи.

2.2. Створення ефективної документально-комунікаційної інфраструктури

Основними носіями інформації в інформаційних системах, документальних комунікаціях є документи. Вони відображають кількісні та якісні показники управлінської і виробничої діяльності підприємств, організацій, установ. Залежно від галузі діяльності, поняття «документ» набуває відповідного спеціального значення. В Україні офіційно прийняті три визначення терміна «документ», зафіксовані в національних стандартах (ДСТУ 2392—94; ДСТУ 3017—95; ДСТУ 2732:2004). У Законі України «Про інформацію» від 20.10.1992 № 2658-ХІІ також дається визначення терміна «документ» (стаття 27). Кожна наукова дисципліна по-різному тлумачить його значення, тому документально-комунікаційна сфера окремої галузі специфічна і має свої особливості організації та функціонування.

Документальні комунікації підприємств, організацій, установ будь-якої форми власності зазнали значних змін. Це зумовлено тим, що в процесі управління почали використовуватися автоматизовані, електронні системи комунікацій, а не паперові масиви інформації. Перехід від паперової до електронної форми реєстрації документів і службового листування спричиняє ряд методичних та організаційних питань, як у сфері загального діловодства на підприємстві, так  і в сфері інформаційного забезпечення. Виникає також чимало запитань юридичного характеру щодо впровадження та використання електронного документообігу в управлінсько-виробничому процесі. Практична реалізація цього процесу вимагає відповідних умінь і знань спеціалістів у сфері діловодства та інформатизації, а також використання значних фінансово-економічних ресурсів.

Сьогодні головним інструментом для отримання, опрацювання, аналізу та розповсюдження інформації є комп’ютерна техніка, комп’ютерні технології, Інтернет тощо. Саме завдяки виникненню та стрімкому розвитку глобальної мережі Інтернет набули широкого використання й електронні документи. Тому їхнє існування та широке застосування в управлінській діяльності залежить від систем електронного документообігу та автоматизованих, документально-комунікаційних систем в цілому.

Використання нових інформаційних технологій на базі комп’ютерної техніки і розвинутих засобів документальної комунікації в управлінні підприємством включає різноманітні аспекти, починаючи від забезпечення найпростіших функцій службового листування до системного аналізу і підтримки складних завдань прийняття рішень.

Для ефективного функціонування автоматизованої інформаційної системи (АІС) необхідне єдине інформаційне забезпечення (ЄІЗ), яке дає можливість розв’язувати задачі в рамках системи, а також забезпечує взаємодію різних АІС шляхом обміну інформацією. АІС створюються для удосконалення облікового й управлінського процесів і забезпечують нерозривний зв’язок між інформацією та управлінням. Створення інформаційних систем — складна проблема, оскільки навіть для невеликих організацій воно припускає розроблення низки підсистем. Істотний вплив на розроблення інформаційної моделі здійснює стратегія (система поглядів) щодо організації системи.

На сучасному ринку програмних продуктів немає універсального програмного продукту, який був би придатним до використання на підприємствах будь-якої форми власності та сфери діяльності. При виборі автоматизованої системи управління необхідно врахувати реальні потреби та можливості підприємства. Крім того, розробники пропонують налагодження своїх систем у відповідності зі специфічними вимогами замовників.

Для забезпечення процесу планування управлінських рішень, їхнього аналізу і координації виконавці та керівники використовують мережні методи планування та управління, а також відповідні сучасні програмні продукти. Оскільки на сучасному етапі розвитку суспільства інформація виходить на одне з перших місць за своєю значимістю, то вона (інформація) і є джерелом здійснення основних управлінських функцій: планування, організації, мотивації, контролю.

На практиці діяльність організацій забезпечується різними видами інформації: управлінською, виробничою, соціальною, економічною, технічною тощо. Її ефективність залежить від обсягу та якісного застосування. Саме інформація — достовірна, необхідна і достатня — допомагає приймати своєчасні та обґрунтовані управлінські рішення. При цьому, керівники та фахівці мають спиратися не лише на особистий досвід, інтуїцію, знання, виходячи із ситуації, що склалася, а й значною мірою ґрунтуючись на складнішій інформаційній базі, ніж колись. У розв’язанні цього питання може допомогти сучасна служба інформаційних технологій та правильно сформована і постійно оновлювана документально-комунікаційна система.

Пріоритетними напрямами розвитку документально-комунікаційної інфраструктури управління організацією є автоматизація процесів збирання, опрацювання, аналізу, нагромадження, зберігання та інших. Якщо процеси документальних комунікацій мають чітку структуру та порядок взаємодії, то перехід до автоматизації стане простим і швидким.

Досвідом щодо створення ефективної документально-комунікаційної інфраструктури можуть скористатися й підприємства та організації інших сфер, зокрема книгознавчої, бібліотечної.

Таким чином, щоб система електронного документообігу була ефективною, потрібно, щоб вона: базувалася на концепції співробітництва та обміну повідомленнями; застосовувала технології «клієнт — сервер», електронної пошти, сканування і розпізнавання документів, масового та оперативного ведення документів, пошуку і витягнення документів; вміла працювати з різноманітними системами управління базами даних; була простою в експлуатації й адмініструванні.

Однак, електронні документи не можуть повністю замінити документи на паперовій основі, оскільки вимоги чинного законодавства України не передбачають перехід у цілому до електронного суспільства. У рамках виконання Закону України «Про Національну програму інформатизації» від 04.02.1998 № 74/98-ВР органи державної влади не лише створили електронні сторінки з відображенням основних функцій діяльності, а й почали приймати документи в електронному вигляді від суб’єктів підприємницької діяльності. Проте, обов’язковою умовою, у більшості випадків, після надсилання електронних документів є надання документів на традиційних носіях. Саме на них подаються до органів державної влади більшість документів (звітів, статистичних форм, пояснювальних записок). Це стосується й фінансово-господарської діяльності організацій, де обов’язковим є підпис та завірення підпису основною печаткою підприємства на папері. Електронні документи полегшують процес внутрішнього листування між співробітниками організації, але не можуть повністю замінити документи на паперовій основі.

Виникає важлива соціальна проблема адаптації працівників до нових умов та вимог управлінської діяльності. Спостерігається значний бар’єр, де, з одного боку, управлінська діяльність стає більш ефективною, динамічною та адекватною, а з іншого — постає питання декваліфікації спеціалістів, яким потрібно швидко адаптуватися до нових умов управлінської діяльності, характеру праці. Особливо гостро це питання постає щодо спеціалістів зрілого віку та спеціалістів-консерваторів, котрим важко сприймати зміни. Висококваліфіковані спеціалісти, які не зможуть пристосуватися до змін у сфері інформатизації управлінських процесів, можуть втратити роботу, через що виникне ускладнення, пов’язане, як з інтелектуальним супроводженням документально-комунікаційних процесів, так і з професійним забезпеченням.

Документальні комунікації в управлінсько-виробничій сфері не відповідають повністю сучасним вимогам автоматизації, оскільки вони (комунікації) не утворюють повний замкнений цикл автоматизованих процесів, як управлінських, так і виробничих. Автоматизовані лише окремі функції виробництва та управління, що не об’єднані в загальну мережу, тому виникає потреба систематизації даних та опрацювання і формування їх у єдину документально-комунікаційну систему. З метою вирішення означених питань виникає необхідність розроблення перспективних напрямів розвитку документально-комунікаційної інфраструктури у виробничій сфері.

Інформаційні технології вже в найближчому майбутньому забезпечуватимуть створення нових видів виробничих стратегій. Виробничі процеси будуть змодульовані як інтегровані системи, які включають: планування вимог до матеріалів, прогнозування продажу, виробниче календарне планування та управління запасами. Системи програмного забезпечення зможуть адаптуватись до вимог специфічних зовнішніх умов різного класу підприємств і організацій.

Штучний інтелект стане надзвичайно актуальною галуззю фундаментальних досліджень у загальному просторі інформаційних систем і технологій. Він впроваджуватиметься у сферу управління через експертні системи. Вони функціонуватимуть для об’єднання дій окремих спеціалістів у конкретних галузях, таких як: медична діагностика, пошук несправностей у складних системах, інтеграція зображень, фінансова сфера. Експертні системи зможуть знайти своє застосування в таких галузях управління, як прийняття стратегічних рішень, виробництво, управління людськими ресурсами, маркетинг та інших [2].

Найперспективнішим напрямом роботи з впровадження нових інформаційних технологій у сучасних умовах є створення і застосування в управління інформаційних систем нового покоління, які зорієнтовані на розподілене опрацювання даних, створювання обчислювальних мереж, експертних систем, нейронних систем, систем підтримки прийняття рішень, автоматизованих робочих місць управлінського персоналу [9].

Висновки

Отже, документальні комунікації суспільства є досить різноманітними. Вони вирізняються характером комуніката (передається тільки інформація з документа чи сам документ), наявністю і видами комунікаційних посередників (пошта, видавництво, книжкова торгівля, бібліотеки, канцелярії, архіви); призначенням документа, що передається — для опублікування чи для використання з особистою чи службовою метою.

Звичайно, можна показати схематично різні варіанти документальних комунікацій, але, як правило, ці схеми є дуже узагальненими, позбавленими конкретних деталей. Коли ж автор намагається в одній схемі показати усі деталі структури документально-комунікаційної системи, вона виходить досить перевантаженою, що безперечно утруднює сприйняття матеріалу. І все-таки унаочнення складу системи документальних комунікацій допомагає доволі чітко визначити її складові. До них належать як самі документи, так і їх автори, користувачі, а також комунікаційні посередники між комунікантом і реципієнтом.

Отже, розвиток інформаційних технологій дасть змогу успішно вирішувати питання державної безпеки, забезпечити високий рівень освіти, охорони здоров’я та соціально-економічного розвитку.

Головним завданням на сьогодні для створення ефективної документально-комунікаційної інфраструктури роботи з документами є комплексний підхід до вирішення аналізованої проблеми. Це стосується як внутрішнього управлінсько-виробничого середовища підприємств, організацій, установ, так і зовнішнього середовища, зокрема законодавчого, нормативного використання електронних документів, електронних систем у документальних комунікаціях управлінсько-виробничої сфери.

Термінологічний словник

Документ – основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документна комунікація (ДК) — комунікація, опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома або більше людьми. ДК є підсистемою соціальної комунікації.

Комунікант — відправник документного повідомлення, що починає акт комунікації (автор повідомлення).

Реципієнт повідомлення — його одержувач, приймач (читач, слухач, глядач). Між комунікантом і реципієнтом установлюється канал комунікації, без якого зв’язок не може відбутися.

Ключові слова: комунікант, реципієнт, документна комунікація, документ.

Список використаної літератури

1. Коршунов О. П. Библиографоведение. Общий курс : учеб. для библ. фак. ин-тов культуры, ун-тов и пед. вузов / О. П. Коршунов. — М. : Кн. палата, 1990. — 232 с.
2. Коршунов О. П. Библиографоведение. Общий курс. Ч. 1. Основы теории библиографии : учеб. для библ.-информ. фак. вузов. Раздел 1 / О. П. Коршунов ; Моск. гос. ун-т культуры и искусств. — М., 2001. — 105 с.
3. Коршунов О. П. Библиографоведение. Основы теории и методологии : учеб. для студентов высш. учеб. заведений, обучающихся по спец. 071201 — Библ.-ин- форм. деятельность / О. П. Коршунов, Т. Ф. Лиховид, Т. А. Новоженова ; под ред. О. П. Коршунова. — М. : Изд-во ФАИР, 2009. — 336 с.
4. Коршунов О. П. Еще раз о терминологии / О. П. Коршунов // Библиография. — 1999. — № 5. — С. 156-157.
5. Інформаційні технології та системи : навч. посіб. / В. М. Білик, В. С. Костирко. — К. : Центр навч. л-ри, 2006. — 232 с.
6. Інформаційні системи і технології в економіці : посіб. для студ. вищ. навч. закл. / [Бутова Р. К., Журавльова І. В., Назарова Г. Н. та ін.] ; за ред. В. С. Пономаренка. — К. : Академія, 2002. — 544 с.
7. Кушнаренко Н. Н. Документоведение : учебник / Н. Н. Кушнаренко. — [6-е изд., стер.]. — К. : Знання, 2005. — 459 с.
8. Мельник Л. Г. Информационная экономика / Л. Г. Мельник. — Сумы : Унив. кн., 2003. — 288 с.
9. Оксанич А. П. Інформаційні системи і технології маркетингу : навч. посіб. / Оксанич А. П., Петренко В. Р., Костенко О. П. — К. : Професіонал, 2008. — 320 с.
10. Основные проблемы информатики и библиотечнобиблиографическая работа : учеб. пособие для библ. фак. / под ред. А. В. Соколова ; Ленингр. гос. ин-т культуры, каф. информатики. — Л., 1976. — 319 с.
11. Партико З.В. Теорія масової інформації та комунікації : навч. посіб. / З.В. Партико. — Л. : Афіша, 2008. — 290 с.
12. Сендзюк М. А. Інформаційні системи в державному управлінні : навч. посіб. / М. А. Сендзюк. — К. : КНЕУ, 2004. — 339 с.
13. Сиротинська А. П. Інформаційні системи підприємств малого бізнесу : навч. посіб. / А. П. Сиротинська, І. Д. Лазаришина. — К. : Центр учб. л-ри, 2008. — 264 с.
14. Соколов А. В. Информационный подход к документальной коммуникации : учеб. пособие / А. В. Соколов ; Ленингр. гос. ин-т культуры. — Л., 1988. — 85 с.
15. Соколов А. В. Социальные коммуникации : учеб.- метод. пособие. Ч. 1 / А. В. Соколов. — М. : Профиз- дат, 2001. — 222 с. — (Соврем. б-ка ; вып. 16).
16. Соляник А. А. Документні потоки та масиви : навч. посіб. для вищ. навч. закл. культури і мистецтв / А. А. Соляник ; Харк. держ. акад. культури. — Х., 2000. — 109 с.
17. Столяров Ю. Н. Документный ресурс : учеб. пособие для высш. учеб. заведений / Ю. Н. Столяров. — М. : Либерея, 2009. — 223 с. — (Спец. серия «Профессион. практикум»).
18. Столяров Ю. Н. Документологический тезаурус [Электронный ресурс] / Ю. Н. Столяров. — Режим доступа : http://www.nbuv.gov.ua/Articles/crimea/2004/doc/310.pdf, свободный. — Загл. с экрана.
19. Столяров Ю. Н. Развитие документологической терминологии / Ю. Н. Столяров // Науч.-техн. информ. Сер. 1, Орг. и методика информ. работы. — 2004. — № 8. — С. 67-79.
20. Столяров Ю. Н. Термины, производимые от слова «документ» / Ю. Н. Столяров // Науч. и техн. б-ки. — 2000. — № 10. — С. 64-68.
21. Шарков Ф.И. Основы теории коммуникации : учеб. для студентов высш. учеб. заведений, обучающихся по спец. 350400 «Связи с общественностью» / Ф.И. Шарков ; Акад. труда и социальных отношений. — М. : ИД «Социальные отношения», 2003. — 245 с.
22. Швецова-Водка Г.М. Складові системи документальних комунікацій // // Бібл. вісн. — 2011. — № 1 — С. 37—42