Вступ.

1. Поняття інформаційно-пошукових масивів.

2. Застосування інформаційно-пошукових масивів.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Інформаційно-пошуковий масив — упорядкована сукупність документів, фактів або відомостей про них, призначених для інформаційного пошуку.

Найефективніший засіб пошуку інформації — це перегляд кожного документа і перевірка на відповідність його інформаційному запиту. Проте для зберігання в системі повних текстів документів потрібні великі витрати часу на перенесення цих текстів до пам’яті ЕОМ. Крім того, для зберігання інформації в повному обсязі необхідно багато пам’яті, а сам інформаційний пошук триватиме досить довго.

Інформаційний масив — сукупність зафіксованої інформації, призначена для зберігання й використання й розглянута як єдине ціле. Інформація може бути зафіксована у вигляді публікацій, звітів, електронних записів, мікрокопій і т.д.

Інформаційний масив (іnformatіon dataset) — це сукупність однорідних або зв'язаних об'єктів включаючи їхні зв'язки й структуру відносин, що не володіють тимчасовими мітками або ж у коли тимчасові мітки не є ключовим критерієм їхнього розгляду й аналізу. Як інформаційні масиви можна рассмотривать будь-яку енциклопедію, довідник, колекції статей "How-To". При цьому масиви, як і потоки, можна розглядати як прості (однорідні) так і складні.

База документів — це масив інформації характерний тим, що базові об'єкти (об'єкт — документ) у нього вхідні володіють або можуть мати значне число характеристик, які можуть розглядатися як додаткові критерії угруповання цих документів. Це можуть бути тематичні категорії, зрізи за формою подання й зберігання документа (формат файлу, кодування), зрізи по джерелах даних і авторам, а також багато чого іншого.

1. Поняття інформаційно-пошукових масивів

Інформаційна база, яка є сукупністю певним чином організованої, збережуваної та контрольованої інформації, зафіксованої на різних носіях, і що відображає стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління та його зовнішньому середовищі, включає дві частини:

· позамашинну інформаційну базу;

· машинну інформаційну базу.

Позамашинна інформаційна база — це перша (вхідна) частина інформаційної бази системи, яка являє собою сукупність організованої, збережуваної та контрольованої достовірної і точної інформації (вона зафіксована на різних документах-носіях, що безпосередньо сприймаються людиною) і яка відображає стан і процеси, що відбуваються на об’єкті управління та в зовнішньому середовищі, що впливає на цей об’єкт. Така сукупність інформації призначена для формування машинної інформаційної бази.

Машинна інформаційна база — це друга частина інформаційної бази системи, що являє собою сукупність інформаційних масивів, сформованих на основі даних позамашинної інформаційної бази, які зберігаються на машинних (магнітних та ін.) носіях та в пам’яті ЕОМ.

Масив — це ідентифікована сукупність примірників (однорідних записів) логічно пов’язаних між собою даних, які містяться в зовнішній пам’яті (на магнітних та інших носіях чи в пам’яті ЕОМ) і є доступними для програми.

Ручний інформаційно-пошуковий масив організації складається з картотек, складених з реєстраційно-контрольних і кодифікаційних тематичних карток і реєстраційних журналів. Інформаційно-пошукові масиви забезпечують оперативний пошук документів в контрольних і довідкових цілях і ведуться для реєстрації документів.

Як правило, складаються самостійні контрольно-довідкові картотеки (інформаційні бази даних), картотеки за пропозиціями, заявами і скаргами, тематичні картотеки до відомчим нормативам: наказів, рішень, доручень.

Контрольно-довідкові картотеки діляться на дві частини: по невиконаним і сповненим документів. Перша частина картотеки служить для фіксації і пошуку відомостей про документи в процесі їх виконання і може виконувати контрольну функцію. Картки в ній можуть систематизувати за виконавцями, структурним підрозділам, кореспондентам, термінами виконання документів.

У міру виконання документів картки з проставленими на них необхідними позначками переміщуються з першої частини картотеки в другу у відповідні розділи та рубрики.

Друга частина картотеки служить для пошуку вже виконаних документів. Картки в цій частині картотеки можуть систематизувати з питань, кореспондентам, номенклатурі справ. Аналогічно доцільно формувати і машинні бази даних.

Залежно від обсягу документів, системи реєстрації, контролю і завдань пошуку може вестися єдина контрольно-довідкова картотека (база даних) або кілька самостійних.

Для більш повного розкриття змісту документів і підвищення ефективності ІПС створюються кофікаційні тематичні картотеки (бази даних з нормативних актів), для яких рекомендується використовувати форму тематичної картки, що застосовується в архівах державних.

На кожне питання, предмет, що містяться в тексті документа, складається окрема картка, тому один документ в залежності від вмісту може бути розписаний на декількох картках. Систематизується інформація згідно з рубриками внутрішньосистемного класифікатора питань діяльності організації. Тематичні картотеки використовуються тільки в довідкових цілях, в якості контрольних картотек не застосовуються; індекси запитань на документ не переносяться.

У базі даних (на зворотному боці картки) фіксується інформація про зміни в діючих нормативах з даного питання; старі записи не знищуються. Кофікаційні тематичні картки можуть використовуватися відомчим архівом для організації пошуку документів з питань.

Автоматизований інформаційно-пошуковий масив ведеться відповідно до застосовуваного в місцях реєстрації документів програмним забезпеченням.

Вибір тієї чи іншої технології ведення інформаційно-пошукової системи знаходиться в компетенції керівництва організації.

Автоматизований банк даних (АБД) — це система інформаційних, математичних, програмних, мовних, організаційних і технічних засобів, які необхідні для інтегрованого нагромадження, зберігання, ведення, актуалізації, пошуку і видачі даних користувачам.

Основними перевагами організації автоматизованого банку даних щодо інших є:

· багаторазовість використання даних — одні й ті самі дані можуть використовуватися для розв’язування різних взаємопов’язаних задач;

· скорочення витрат на створення та введення машинної інформаційної бази: організація даних у такий спосіб характеризується нижчою вартістю створення й меншими витратами на внесення змін до бази, оскільки зміни на фізичному рівні не потребують внесення змін до прикладних програм;

· зменшення надмірності даних. Необхідність розв’язування нових задач забезпечується здебільшого за рахунок наявних масивів у базі даних, а не шляхом створення нових масивів. Дублювання даних у базі даних потрібне лише для забезпечення оперативності пошуку даних і організації зв’язку між масивами. Таке дублювання не є надмірним;

· швидкість обробки непередбачених запитів. Для обробки таких запитів найчастіше не вимагається створення нової програми мовами програмування, оскільки ці процедури виконуються за допомогою спеціальних мовних засобів (мови запитів і мови генерації звітів), які входять до складу системи управління базою даних (СУБД);

· простота і зручність внесення змін за рахунок єдиної системи ведення бази даних, яка підтримується засобами СУБД;

· логічна та фізична незалежність даних від прикладних програм.

2. Застосування інформаційно-пошукових масивів

Існують показники, що яскраво характеризують такий стан. Так, обсяг ринку інформаційних систем кожні п’ять років подвоюється. Темпи розвитку світового ринку інформаційних технологій і систем перевищує дванадцять відсотків на рік. Є дані, які підтверджують, що тільки інформаційні технології та системи створюють близько десяти мільйонів робочих місць та забезпечують значне збільшення внутрішнього національного продукту.

Досвід впровадження та використання інформаційних технологій та систем дає змогу говорити про великі потенційні можливості цієї сфери при розв’язанні соціальних проблем суспільства. Україна є молодою незалежною державою, що не стоїть осторонь цих процесів. Можна стверджувати, що інформаційні системи дедалі більше проникають в усі сфери діяльності суспільства. Але слід підкреслити, що процеси створення та впровадження інформаційних систем у нас здійснювалися майже стихійно. Важливі кроки у напрямі ефективної координації цих робіт було здійснено Національним агентством з інформатизації при Президентові України.

Документи з фонду літератури, що має малий попит, рекомендується розділити на:

ті, що мають інформативну цінність для абонентів, і які можуть бути включені в діючий активний фонд;

застарілі з точки зору сучасної науки, і які можуть бути направлені у фонд депозитарного зберігання;

ті, що втратили інформаційну цінність, і які можуть бути переведені до обмінно-резервного фонду.

Інформація про різні сутності характеризується складною структурою, що охоплює окремі структурні одиниці (рис. 1.)

На світовому ринку інформації прийнято розрізняти наступні основні сектори, що також характерні і для України:

1. Сектор ділової інформації;

2. Сектор інформації для фахівців;

3. Сектор масової, споживчої інформації.

Підприємцю потрібна інформація з усіх 3-х секторів, але успіх його діяльності визначається насамперед своєчасним використанням ділової інформації.

Сукупність повідомлень, однозначних за формою, але різних за змістом, формує масив. Значення повідомлень масиву розглядають як номенклатури. Наприклад, номенклатуру повідомлень про виконання плану по господарству за декаду становлять облікові дані про збір зернових, надої молока, про привіси ВРХ та свиней і т.д. Масиви поділяються на документні (укомплектовані пачки ПД), вхідні (на машинних носіях), робочі (організовані в пам`яті ЕОМ) та вихідні (виведені у вигляді машинограм, записані на магнітні диски).

При створенні вхідних масивів на основі документних велике значення має кодування інформації. Кодування – це процес перетворення знаків одного набору в знаки іншого набору. Більш детально питання кодування економічної інформації, як і ряд інших питань машинної обробки даних, розглядаються під час вивчення дисциплін, пов`язаних із застосуванням комп`ютерних технологій опрацювання економічної інформації.

Відомі два підходи до організації інформаційних масивів: файлова організація та організація у вигляді бази даних. Файлова організація передбачає спеціалізацію та збереження інформації, орієнтованої, як правило, на одну прикладну задачу, та забезпечується прикладним програмістом. Така організація дозволяє досягнути високої швидкості обробки інформації, але характеризується рядом недоліків.

Органи, установи і організації здійснюють облік як для задоволення власних потреб, так і для забезпечення (також і на комерційній основі) правовою інформацією інших установ та окремих осіб. В Україні підлягають обліку закони, нормативні укази Президента України і Уряду, акти органів виконавчої влади, постанови Конституційного Суду України.

Залежно від функцій органів і установ, що здійснюють облік, до інформаційного масиву можуть бути віднесені й інші акти (наприклад, міжнародні договори, акти органів місцевого самоврядування тощо). Можна зупинитися на наступних принципах організації обліку законодавства:

1. Повнота інформаційного масиву, що забезпечує фіксацію і забезпечення обсягом довідкової інформації, відсутність прогалин в інформаційному масиві.

2. Достовірність інформації, що заснована на використанні офіційних джерел опублікування нормативних актів, а також на своєчасній фіксації внесених змін в акти, включені в інформаційний фонд.

3. Зручність використання, необхідна для оперативного і якісного пошуку відомостей про право.

Найбільш проста форма обліку законодавства — це фіксація реквізитів нормативних актів в спеціальних журналах (журнальний облік). Такий облік може вестися за хронологічним, алфавітним, предметним чи системно-предметним принципами.

Варто враховувати, що користувачу потрібна не метаінформація з даними про тім, де і як він може сам знайти і зібрати необхідні йому дані), а інформація, зібрана і перероблена виконавцем (часто обсяг побажань досягає рівня інформаційно-маркетингового дослідження).

Комплекс побажань потенційних користувачів:

— глибина пошуку й обсяг зібраних/перероблених даних повинні бути максимальні;

— час збору/переробки даних і ціна оплачуваних послуг — мінімальні;

— результат доставлений "на стіл" у погодженому (або усі в машиночитаному, або усі в друкованому) виді за принципом: "максимум інформації від виробника при мінімумі витрат з боку споживача".

Побажання ці виникають з боку покупця зовсім не від того, що він не розуміє трудомісткості виконання замовлення і/чи високої комерційної цінності добутих даних. Навпаки, багато хто добре розуміють цінність інформації. Але саме ці, найбільш цивілізовані, групи підприємців випробують сьогодні найбільший дефіцит інвестиційних ресурсів. Вони чітко усвідомлять, що їхнього первісного капіталу просто не вистачить, щоб витягти з отриманої інформації закладену в ній потенційний прибуток[3, c. 46-49].

Головні фактори у всіх підрозділах даного сектора — це:

— можливість одержати не тільки метадані (дані про зміст, і місцезнаходженні цікавлячих споживача даних, наприклад, бібліографію), але і самі тексти відповідних актів,

— відстеження постачальниками даних численних змін, поповнень до змін і виправлень до доповнень;

— можливість одержати зведений документ, у який внесені всі діючі модифікації документа;

— відстеження не тільки законодавчих, але і відомчих актів, що не доводяться до зведення тих, кого карають за їхнє порушення.

Для нової технології переробки інформації, що пов’язана з фіксацією даних на машинних носіях і активно впливає на середовище застосування, потрібно радикальна перебудова сформованих інформаційно-комунікаційних процесів. При цьому виникають такі проблеми. Системно строга математично регламентована і складна інженерна технологія опрацювання даних “вклинюється“ у нетехнологізоване, слабко структуроване середовище, життєдіяльність якого заснована на емпірично сформованих “людино-паперових“ процедурах і операціях, дуже гнучка природа яких лише маскує структурні “слабкості“ середовища і зайві витрати часу і ресурсів. Більше того, виникає протиріччя між вимогами машинізованих систем, в основі яких лежать алгоритми інформаційного обміну, формалізовані моделі прийняття рішень, і внутрішньою логікою функціонування самого середовища, природою конкретного соціального процесу (управління, наукові дослідження, виробництво або медицина). Зазначене протиріччя знімається в результаті технологізації інформаційно-комунікаційних процесів, що означає з одного боку вдосконалення і розвиток самих обчислювальних технологій (засобів опрацювання даних), а з іншого — раціоналізацію середовища, у якому впроваджуються обчислювальні технології[2, c. 59-61].

Висновки

Документні масиви – це складні явища і визначити їхню сутність безпосередньо, тобто шляхом практичного обстеження, дуже важко. Найраціональніший шлях вивчення складних явищ – послідовний розділ їх на елементи, встановлення зв'язків між ними та функцій кожного елемента. Таке структурування явищ можливе завдяки застосуванню системного підходу. На загальнотеоретичному рівні документні потоки та масиви – це складні впорядковані системи, основні компоненти яких посідають означене положення та відіграють певну роль. Поняття «система» – відносне, як і поняття «елемент». Залежно від мети та масштабів розглядання окремий елемент може стати підсистемою або самостійною системою зі своїми елементами та зв'язками, а система, що вивчається, може розглядатися як частина більш великої макросистеми. Наприклад, документ як система – це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає елементом більш загальної системи – документного потоку або масиву. Тому при застосуванні системного підходу завжди важливо встановити межі системи, що вивчається, тобто визначити, підсистемою якої більш загальної системи вона є, як взаємодіє з зовнішнім середовищем.

Таким чином, завдяки новим можливостям обсяг і структура знань міняються і кількісно, і якісно що кілька років. Тож раз набута освіта вже не забезпечує сталого професійного рівня, достатнього на все життя. Постійне ж навчання паралельно з роботою вимагає зміни принципу освіти. А для нового покоління – розробки нової педагогіки: системи виховання особистості, адаптованої до Інформаційного суспільства.

Список використаної літератури

1. Інформаційні системи і технології в економіці : Посібник/ Ред. Володимир Пономаренко,. -К.: Академія, 2002. -541 с.

2. Гужва В. Інформаційні системи в міжнародному бізнесі : Навчальний посібник/ Володимир Гужва, Анатолій Постєвой; М-во освіти України. КНЕУ. -2-е вид., доп. і перероб.. -К., 2002. -457 с.

3. Маслов В.П. Інформаційні системи і технології в економіці : Посібник для студ. вузів/ В.П. Маслов; М-во освіти і науки України. -К.: Слово, 2005. -263 с.

4. Основи інформаційних систем : Навч. посіб./ Віктор Ситник, Тамара Писаревсь-ка, Ніна Єрьоміна та ін.; За ред. В.Ф.Ситника; М-во освіти України. Київський нац. еко-ном. ун-т. -К.: КНЕУ, 1997. -249 с.

5. Основи інформаційних систем : Навч. посіб./ Віктор Ситник, Тамара Писаревсь-ка, Ніна Єрьоміна та ін.; За ред. В.Ф.Ситника; М-во освіти України. Київський нац. еко-ном. ун-т. -2-е вид., перероб. і доп.. -К.: КНЕУ, 2001. -420 с.

6. Пінчук Н. Інформаційні системи і технології в маркетингу : Нав-чальний посібник/ Надія Пінчук, Георгій Галузинський, Наталія Орленко; М-во освіти і науки України, КНЕУ. -К.: КНЕУ, 2001. -294 с.

7. Писаревська Т. Інформаційні системи в управлінні трудовими ре-сурсами : Навч. посіб./ Тамара Писаревська,; М-во освіти України. Київський нац. еко-ном. ун-т. -К.: КНЕУ, 1997. -251 с.

8. Проектування інформаційних систем : Навч. посібник/ Ред. Володимир Пономаренко,. -К.: Академія, 2002. -486 с.