Телефакс (или просто «факс») в настоящее время как средство связи стал широко использоваться в современном деловом общении. Телефаксы передаются посредством ка­налов факсимильной связи, без которой сейчас немыслим любой деловой контакт.

Факсимильная (или фототелеграфная) связь означает электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, схем, чертежей, графиков, фотографии и т. п.

Факсимильный (или фототелеграфный) аппарат пред­ставляет собой комплекс механических, светооптических и электронных устройств, которые служат как для передачи изображений неподвижных плоских объектов по каналам электросвязи, так и для приема таких изображений с вос­произведением объекта в передаче его копии (факсимиле).

Обычно телефаксное сообщение оформляется в виде делового письма. В нем, как правило, выдержаны все его реквизиты, т. е. дата, внутренний адрес, обращение, фор­мула вежливости и т. д.

При этом следует отметить, что стилистически теле­факсы могут быть менее официальными, чем деловые пись­ма. Вместе с тем в них обычно не наблюдается большой степени краткости и сжатости, характерной для телекса.

В американской традиции принято иметь стандартную первую страницу (Cover page) для послания по факсу. Она делается, как правило, на бланке фирмы, который выгля­дит так: в верхней части его размещается эмблема фирмы (Trade mark), а в самом низу по всей длине строки — адре­са, телефоны и другие координаты офисов и отделений фирмы. Под изображением эмблемы пишется телефаксное послание (Facsimile message).

Текст печатается на машинке или компьютере, подпи­сывается от руки. Каждую страницу, начиная со второй, лучше нумеровать — будет легче сориентироваться, если сообщение не прошло с первого раза и его приходится повторять. Печать на послании, если это не документ, ста­вить не надо.

Если вы направляете ответное послание, вначале по­благодарите адресата — достаточно одной фразы. Если вам не ответили на предыдущий факс, подождите, по ни в коем случае не надо настойчиво повторять в следующем, мол, «жду ответа с нетерпением».

Вы обменялись факсами с партнерами и заинтересова­ли их. Они (или вы) предложили заключить ваш первый совместный документ — протокол о намерении. Это всего лишь письменное отражение желаний обеих сторон, ни к чему не обязывающее, поэтому не надо строить никаких иллюзий.

Текст протокола должен быть максимально кратким, в конце его обязательно должна присутствовать фраза: «На­стоящий протокол сам по себе не может служить юриди­ческой основой для коммерческих обязательств подписав­ших его сторон».

Протокол необходимо исполнять на фирменных блан­ках одной из сторон либо в четырех экземплярах — по два на каждом языке, либо в двух — на каждой странице два параллельных столбца на двух языках, но в этом случае на последнем листе подписи придется ставить по 2 раза — под обоими столбцами.

Под текстом (перед подписями) указывается срок дей­ствия настоящего протокола — как правило, не более года.

Как уже говорилось, юридически вас никто не заста­вит следовать протоколу, но этого требует честь бизнес­мена, которая может очень сильно пострадать, если вы на­рушили договоренность.

При отправке факсов самое главное требование — краткость. Оно должно соблюдаться неукоснительно, осо­бенно если факс посылается зарубежному партнеру. Тща­тельно сформулируйте предложения, проверьте, не по­вторяется ли дважды одна и та же мысль. Наилучший ва­риант — если факс помещается на одном листе стандартно­го машинописного формата.

Не стоит посылать факс два раза подряд в надежде на более качественное прочтение. Лучше еще раз созвониться с тем, кому вы передали факс, и поинтересоваться, нор­мально ли «прошла» копия. Если факс включен на автома­тический прием, то не посылайте дубликат вашей инфор­мации еще раз: ведь бумага может кончиться, и кто-то вслед за вами уже не сможет послать свой факс.

Для того чтобы послать факс, необходимо:

• подготовить документы, которые вы будете отсы­лать. Практически везде сегодня используются отпечатан­ные документы; передаваемая информация, которая напи­сана от руки — редкость. Документы должны отвечать тре­бованиям делового письма и иметь все необходимые рек­визиты;
• указать номер своего факса для того, чтобы с вами могли связаться;
• проставить номер факса своего партнера, название города и его код, название фирмы (компании, учреждения) и обязательно фамилию и имя адресата;
• на бумагах, которые являются официальными, дол­жны стоять печать и подпись ответственного лица.