Факсимильная связь и особенности речевого этикета
Телефакс (или просто «факс») в настоящее время как средство связи стал широко использоваться в современном деловом общении. Телефаксы передаются посредством каналов факсимильной связи, без которой сейчас немыслим любой деловой контакт.
Факсимильная (или фототелеграфная) связь означает электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, схем, чертежей, графиков, фотографии и т. п.
Факсимильный (или фототелеграфный) аппарат представляет собой комплекс механических, светооптических и электронных устройств, которые служат как для передачи изображений неподвижных плоских объектов по каналам электросвязи, так и для приема таких изображений с воспроизведением объекта в передаче его копии (факсимиле).
Обычно телефаксное сообщение оформляется в виде делового письма. В нем, как правило, выдержаны все его реквизиты, т. е. дата, внутренний адрес, обращение, формула вежливости и т. д.
При этом следует отметить, что стилистически телефаксы могут быть менее официальными, чем деловые письма. Вместе с тем в них обычно не наблюдается большой степени краткости и сжатости, характерной для телекса.
В американской традиции принято иметь стандартную первую страницу (Cover page) для послания по факсу. Она делается, как правило, на бланке фирмы, который выглядит так: в верхней части его размещается эмблема фирмы (Trade mark), а в самом низу по всей длине строки — адреса, телефоны и другие координаты офисов и отделений фирмы. Под изображением эмблемы пишется телефаксное послание (Facsimile message).
Текст печатается на машинке или компьютере, подписывается от руки. Каждую страницу, начиная со второй, лучше нумеровать — будет легче сориентироваться, если сообщение не прошло с первого раза и его приходится повторять. Печать на послании, если это не документ, ставить не надо.
Если вы направляете ответное послание, вначале поблагодарите адресата — достаточно одной фразы. Если вам не ответили на предыдущий факс, подождите, по ни в коем случае не надо настойчиво повторять в следующем, мол, «жду ответа с нетерпением».
Вы обменялись факсами с партнерами и заинтересовали их. Они (или вы) предложили заключить ваш первый совместный документ — протокол о намерении. Это всего лишь письменное отражение желаний обеих сторон, ни к чему не обязывающее, поэтому не надо строить никаких иллюзий.
Текст протокола должен быть максимально кратким, в конце его обязательно должна присутствовать фраза: «Настоящий протокол сам по себе не может служить юридической основой для коммерческих обязательств подписавших его сторон».
Протокол необходимо исполнять на фирменных бланках одной из сторон либо в четырех экземплярах — по два на каждом языке, либо в двух — на каждой странице два параллельных столбца на двух языках, но в этом случае на последнем листе подписи придется ставить по 2 раза — под обоими столбцами.
Под текстом (перед подписями) указывается срок действия настоящего протокола — как правило, не более года.
Как уже говорилось, юридически вас никто не заставит следовать протоколу, но этого требует честь бизнесмена, которая может очень сильно пострадать, если вы нарушили договоренность.
При отправке факсов самое главное требование — краткость. Оно должно соблюдаться неукоснительно, особенно если факс посылается зарубежному партнеру. Тщательно сформулируйте предложения, проверьте, не повторяется ли дважды одна и та же мысль. Наилучший вариант — если факс помещается на одном листе стандартного машинописного формата.
Не стоит посылать факс два раза подряд в надежде на более качественное прочтение. Лучше еще раз созвониться с тем, кому вы передали факс, и поинтересоваться, нормально ли «прошла» копия. Если факс включен на автоматический прием, то не посылайте дубликат вашей информации еще раз: ведь бумага может кончиться, и кто-то вслед за вами уже не сможет послать свой факс.
Для того чтобы послать факс, необходимо:
- подготовить документы, которые вы будете отсылать. Практически везде сегодня используются отпечатанные документы; передаваемая информация, которая написана от руки — редкость. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты;
- указать номер своего факса для того, чтобы с вами могли связаться;
- проставить номер факса своего партнера, название города и его код, название фирмы (компании, учреждения) и обязательно фамилию и имя адресата;
- на бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.