Введение

Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ). Процесс управления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. ДОУ возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено ДОУ, то есть, определен порядок документирования и работы с документами. По существу ДОУ — это технология управления.В управленческой деятельности информационное обеспечение достаточно тесно связано с документационное обеспечение.

Документационное обеспечение управления — деятельность специальных работников или подразделений органов ГНС по созданию документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Основной составной частью документационного обеспечения является делопроизводство — деятельность, охватывающая создание документов и организацию работы с документами: организацию документооборота, использования информационно-поисковых систем документов органа, контроль исполнения документов и подготовку их для передачи в архив.

Значение документационного обеспечения заключается в том, что в общем объеме управленческой работы (по разным оценкам) до 60-70% занимают операции с документами. Информация, которая в них содержится, может быть использована только после проведения ряда делопроизводственных операций (фиксации, обработки, систематизации и т.п.).

1. Понятие документационного обеспечения управления в организации

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это деятельность, направленная на организацию документирования в организации и управления технологическим циклом движения документов.

Управление, как процесс, состоит из подготовки и принятия правильных и своевременных решений, проверки их исполнения. Поэтому термин ДОУ подчеркивает информационно-составляющую в современной организации делопроизводства.

Документационное обеспечение управления – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Главной задачей современного делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы организаций и предприятий любой формы собственности и любой сферы деятельности. Деятельность каждой организации осуществляется в соответствии с задачами, поставленными в Уставе организации. В процессе осуществления этих задач создаются служебные документы, отражающие деятельность организации.

Понятие «документ» (лат. documentum — поучительный пример, образец, способ доказательства) широко применяется во всех сферах общественной деятельности. Определение общего значения этого понятия является задачей теоретического документоведения — документологии. На международном уровне наиболее общим является определение документа как записанной информации используется как единица в документационном процессе, т.е. информация может быть зафиксирована различными способами: с помощью знаков письма, изображения, звука и т.д.

Официально принято несколько определений документа, зафиксированных в ряде государственных стандартов. Документ — это материальный объект, который содержит зафиксированном виде информацию, оформлен в установленном порядке и имеет соответствии с действующим законодательством юридическую силу.

Документ представляет собой единство материальной формы и информации, в ней зафиксирована. Двуединая природа документа — одна из его особенностей, отсутствие любой из вышеназванных составляющих означает уже не документ.

Общепринятым является определение, что делопроизводство — отрасль деятельности, предметом которой являются вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Наряду с термином «делопроизводство» в последнее время употребляется синонимический термин «документационное обеспечение управления». Его возникновение связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.

Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационную составляющую в современной организации делопроизводства.

Документационное обеспечение управления состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

— Документирование — составление и оформление документной информации на различных носителях по установленным правилам;

— Организация работы с документами, которая предусматривает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, организации.

Документационное обеспечение управления рассматривается как один из важнейших сторон деятельности организации, которая обеспечивает выполнение его функциональных задач. По разным данным, работники сферы управления тратят на работу с документами в среднем 60 — 70% рабочего времени.

Документы имеют большое значение в управленческом процессе, являются инструментами управления, так как они отражают деятельность организации, на их основе принимаются управленческие решения, документы являются главным аргументом в спорных ситуациях, закрепляя права человека и выступая способом доказательства. Управленческие документы составляют ядро  документации учреждения.

В основу управленческой деятельности любой организации положены процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведение его до сведения исполнителей, осуществление контроля, исполнения и подведение итогов.

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления — это совокупность законов и подзаконных нормативно-правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техническое оснащение и другие аспекты.

Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.

Руководитель каждой организации должен владеть информацией о работе его подчиненных и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала организации.

Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.

Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении следующих задач:

• управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации,
• управление ресурсами организации во времени и пространстве в текущем режиме и с перспективой на будущее,
• управление (координация) работой подчиненного ему персонала,
• реализация договоренностей с внешними организациями,
• отражение хода мероприятий, событий,
• анализ различных данных и их оценка,
• подведение итогов работы за определенный период,
• планирование рабочего времени,
• прогнозирование развития определенных процессов и определения наиболее оптимальной последовательности и содержания действий.

Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со своей ролью в организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы, как сотрудника, так и фирмы в целом, а значит и повышает ее конкурентоспоспособность.

Знание основ ДОУ необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности в различных отраслях, в том числе при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

2. Основные понятия сферы документационного обеспечения управления (ДОУ)

Основные понятия сферы документационного обеспечения управления (ДОУ) определены Трудовым и Гражданским кодексами Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ», Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ, Федеральным законом «Об Архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ и другими законодательными и нормативными актами, в том числе и ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Все эти понятия необходимы для осмысления всех процессов, протекающих в сфере ДОУ, и грамотной разработки локальных организационных документов.

Ниже приведены основные термины, закрепленные в выше приведенных актах.

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В 70-х гг. прошлого столетия была проведена большая работа по унификации управленческих документов. Ее результатом явилась разработка унифицированных систем документации, среди которых — Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Унифицированная система документации (УСД) — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСОРД — это система документации, необходимая для управления организационно-распорядительной деятельностью организации. Состав документов, которые вошли в УСОРД, дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Поскольку в ОКУД включены все ОРД, можно с уверенностью сказать, что все они создаются по единым правилам, которые следует неукоснительно выполнять.

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Дело — совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в обложку.

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

ДОУ (Делопроизводство) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Это — вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической ценности, хранение и передача в архив, обеспечение секретности и сохранности служебной тайны.

Документооборот — движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи их на хранение.

В сферу делопроизводства включаются (как отмечалось выше):

• прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;
• прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;
• контроль за правильностью оформления документов;
• распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;
• учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;
• систематизация документов и организация их текущего хранения;
• проведение экспертизы ценности документов;
• сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с

которыми обязательна для любого учреждения, а именно:

1)       директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);

2)       организационно-распорядительная документация, которая состоит из трех групп документов:

а) организационных (устав, положение, правила внутреннего распорядка, договор, инструкция и пр.)

б) распорядительных (постановление, приказ, решение, распоряжение, указание и др.)

в) справочно-информационных (деловое письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, акт, протокол, доверенность, телефонограмма и пр.)

3)       документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, приказы о приеме и увольнении, а также оформление отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);

4)       финансовые документы.

ДОУ основывается на нормативно-методической базе — комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления. В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены, в первую очередь, Федеральным законом “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. В частности, закон устанавливает, что:

«1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.
3. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область ДОУ.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утв. Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552), Положением о Федеральной архивной службе России (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562) и Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004     №      125-ФЗ осуществляет межотраслевое организационно¬

методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Федеральная служба Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

3. Значение документационного обеспечения управления

От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. Поэтому необходимо знать, из каких составляющих складывается организация делопроизводственной службы, как обеспечить ее эффективное функционирование, т. е. знать:

—         формы, структуру, функции и задачи делопроизводственных служб;

—         должностной состав;

—         квалификационные требования, предъявляемые к работникам делопроизводственной сферы.

Чтобы произвести какую-либо продукцию хотя бы на одном предприятии, нужно распределить работы, согласовать усилия многих людей, грамотно дать задания специалистам и группам. Ведь каждый человек является специалистом в своей области, но только все вместе могут возводить здания, создавать автомобили, самолеты, выращивать, сохранять и реализовывать урожай. Причем часто отдельные детали и узлы конечной продукции производятся на разных предприятиях, в разных городах, а иногда и в разных странах.

Своевременность получения и достаточность информации – залог обоснованного и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности.

Объемы информации в мире каждые 3-5 лет удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране ежегодно появляется масса новых организация, предприятий, учреждений различной организационно-правовой формы, созданных с различными целями и обмена товаров и услуг, стали субъектами и объектами передачи информации. Информация – важнейший товар: «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получит своевременно и в нужном объеме информацию о рыночной конъюнктуре, данные для анализа процессов и прогнозирования тенденций, о новинках техники и технологии, в то же время, сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечить очередной этап развития фирмы. Информация считается основным фактором развития современного общества, она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты, поэтому это общество называют «информационным».

Информация в наше время породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и глобальные компьютерные сети, и средства массовой информации, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней. Особое внимание стран с развитым рынком и проблемам информации подтверждается законодательными актами, высокими приоритетами проблем информационного обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направлениями развития (электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации), невиданными темпами развития вычислительной техники.

О значении, придаваемом делопроизводству в современной России, говорит такой факт: Правительство Москвы в 1993 г. приняло постановлением «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела», а мэр Москвы издал распоряжение «Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу». Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); до 35 минимальных окладов – за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; до 28 минимальных окладов – за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел).

Органы Росархива имеют законное право контролировать порядок осуществления делопроизводства и соблюдения нормативных требований в этой области на любом предприятии и в любой организации РФ (Положение об архивном фонде РФ и о Государственной архивной службе, утвержденные Указом Президента).

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяет оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияет на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы – целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).

Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления (ДОУ) требует внимания руководителя и понимания им важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны, организатором производства и управления и в этом смысле обязан уделять внимание ДОУ, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством, а с другой стороны, руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому ему необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами.

В силу несовершенства человеческой нравственности, преобладания у человека тяги в первую очередь своих интересов, остается необходимость закреплять принимаемые решения в документах, имеющих юридическую силу и позволяющих обеспечить защиту, гарантию, соблюдения интересов взаимодействующих сторон. Рассказы об устных сделках, совершавшихся русскими купцами в прошлом веке, не включают обычно упоминания о наличии купеческих гильдий, вступление в которые было сопряжено с проверкой на честность и поручительством других членов гильдии. Исключение из гильдии за нарушение данного слова вело к потере клиентуры и разорению «разгильдяя». Устные же доверенности современных зарубежных бизнесменов подкрепляются, как правило, составлением юристами фирм – участников сделки – полноценного коммерческого соглашения.

В учреждении любой организационно-правовой формы и формы собственности обязательно создается специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия; иногда ответственность за ведение делопроизводства возлагается на одного сотрудника — секретаря руководителя.

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных организациях, а в негосударственных — их руководством. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) уточняет, что в совместных предприятиях решение этого вопроса осуществляет правление, в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива.

Делопроизводственные службы (службы ДОУ) рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций.

На различных предприятиях (государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших учебных заведениях создается отдел ДОУ или канцелярия. Их структурные подразделения могут называться отделом, сектором, группой. Ведение конкретного участка работы также может быть поручено конкретным исполнителям (исполнителю).

В исполнительных органах власти и органах местного самоуправления создают общий отдел, который занимается также вопросами делопроизводства.

Каждая из вышеназванных служб ДОУ, имеет структурные подразделения. Причем, часть структурных подразделений с одинаковым названием создается и в общем отделе, и в управлении делами, и в канцелярии,. К ним можно отнести: секретариат, подразделения по учету и регистрации документов (группа, сектор, отдел и др.); группу контроля (инспекция, отдел, бюро и др.); отдел (группа, бюро, сектор и др.) по работе с обращениями граждан; машинописное бюро (компьютерный центр изготовления документов); копировально-множительное бюро; архив.

В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например: инспектор, помощник руководителя или секретарь.

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении.

Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением ее наименования. Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

Основная цель службы ДОУ — осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию.

Вопрос выбора формы для работы с документами один из самых сложных. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. Все функции, задачи, права, ответственность службы ДОУ закрепляются в положении о ней.

Выводы

Основным носителем информации в современном аппарате управления является документ, с помощью которого осуществляются деловые связи. Поэтому рационализация делопроизводства является важным направлением научной организации труда работников сферы управления. С усложнением управляемых процессов возрастает объем документооборота.

Причины роста объемов управленческой информации могут быть как объективные, так и субъективные:

— Объективные — причины, которые определяются увеличением масштабов и возрастающей сложностью управляемых систем, а также решаемых ими задач;

— Субъективные — причины, обусловленные отсутствием научно-обоснованных комплексов документов, которые являются необходимыми и достаточными для документирования процесса управления, а также несовершенством технологии работы с документами в процессе управления.

Эти же причины обусловливают преимущественно и недостаточное качество подготовки документов.

Документ — предусмотренная законодательством материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке или другом носителе.

В условиях обширного документооборота большое значение приобретает правовое его регулирования, которое осуществляется через инструкции и положения по делопроизводству.

Список использованных источников

1. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. – М.: Форум, 2003.
2. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: учебник. – М.: Форум, Инфра-М, 2005.
3. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие. – Р-н/Д: Феникс, 2001
4. Татарников М.А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях. М.: ИНФРА-М, 2004.
5. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. – М.: Кнорус, 2007.
6. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск:Омск. гос. ун-т, 2004.
7. Делопроизводство и корреспонденция: учеб. пособие / Сост. Н.К. Логинова. – Екатеринбург: Изд-во Урал. гос. экон. ун-та, 2008.