1. Сутність і зміст управлінської праці.

2. Напрямки поділу управлінської праці та особливості її кооперації.

3. Класифікація і планування робочих місць.

4. Сутність паспорту робочого місця. Особливості розробки паспорту робочого місця.

5. Документ та його роль в забезпеченні управління змістом робіт.

6. Дайте коротку характеристику основним видам управлінських документів.

7. Відповідальність керівника підприємства за раціональну організацію управлінської праці персоналу.

8. Особливості організації спілкування по телефону.

9. Дайте характеристику організаційних документів, визначить їхнє значення в управління змістом робіт.

10. Що таке раціональні умови праці, яким чином вони створюються в організації. Їх значення для підвищення продуктивності праці.

11. Методи забезпечення трудової дисципліни в колективі.

12. Організація служби діловодства, її функції в організації.

13. Планування праці керівника та його особливості.

14. Ділова бесіда та особливості її організації.

15. Календарне планування роботи менеджера.

16. Збори і наради, як форма обміну управлінською інформацією та особливості їх організації та проведення.

17. Робочий час, його структура, нормування.

18. Особливості організації прийому відвідувачів.

Список використаної літератури.

1. Сутність і зміст управлінської праці

Управлінська праця — це особливий вид людської діяльності, в якій відображується реальна взаємодія об'єктивних і суб'єктивних факторів суспільної діяльності людей.

Управлінська праця є специфічним видом діяльності, який виділився в результаті поділу, спеціалізації та кооперації виробничої праці. Отже, вона є працею виробничою. Предметом управлінської праці є як людина, так і її діяльність.

Управлінська праця безпосередньо не створює певних споживчих вартостей, а здійснює регульований вплив на процес виробництва і цим забезпечує необхідні умови для його розвитку.

Продуктом діяльності управлінської праці є рішення, і управлінських працівників правомірно віднести до найбільш активної частини трудового колективу, що бере участь у створенні матеріального продукту за рахунок впливу на матеріальні елементи виробництва і через інші колективи. Тому ефективність цієї праці може визначатися виробничими результатами.

2. Напрямки поділу управлінської праці та особливості її кооперації

Під поділом праці розуміють диференціацію і спеціалізацію трудової діяльності, що призводить до відособлення різних її видів, коли окремі групи управлінських працівників зайняті різною діяльністю, спрямованою на досягнення загальної мети.

При організації управлінської праці застосовують три напрями ЇЇ поділу: функціональний, технологічний та кваліфікаційний.

Функціональний поділ праці полягає в закріпленні конкретних функцій управління за підрозділами чи окремими працівниками.

Так, у будь-якому апараті управління повинні бути працівники, зайняті встановленням мети, плануванням, розробкою рішень, організацією виконання їх, мотивацією, контролем. Подальша спеціалізація та поділ праці в межах функції відбувається за допомогою конкретизації окремих складових конкретної (специфічної) функції та закріплення її за працівниками.

Для раціоналізації управління особливе значення має вдосконалення функціонального і кваліфікаційного поділу праці. Пошук слід вести у напрямку розробки оцінних критеріїв для віднесення всіх спеціалістів до певних класів, як це прийнято стосовно до юристів і працівників інших спеціальностей.

Кооперація праці — це форма організації праці, яка передбачає спільну участь багатьох працівників і забезпечує погодження їх колективних дій у одному і тому ж управлінському процесі.

Для раціональної кооперації й організаційного регламентування функціювання персоналу управління слід розробляти положення про структурні підрозділи, складати службові інструкції для всіх управлінських працівників, охоплюючи керівників підприємств (об'єднань), і схеми функціональних взаємозв'язків працівників. Крім того, потрібно розробляти програми (алгоритми) менеджменту, стандарти на управлінські функції та процедури стосовно особливостей кожного підприємства (об'єднання).

3. Класифікація і планування робочих місць

Усі робочі місця класифікують за такими ознаками:

За ступенем механізації робочі місця поділяють на ручні, машинно-ручні, механізовані, автоматизовані і апаратурні.

Робочі місця ручної роботи характеризуються тим, що всі трудові процеси на них виконуються за допомогою трудового зусилля виконавця, з застосуванням найпростішого інструменту.

До машинно-ручних робочих місць належить обробка предметів праці механізмами і за рахунок зовнішньої енергії (електричної, теплової), але при безпосередній участі працівника.

Механізовані робочі місця характеризуються тим, що основні технологічні процеси повністю виконуються машинами і механізмами, а за робітником залишається лише функція управління машинами, тобто енергія людини витрачається на управління, а не на безпосереднє перетворення предмета праці.

На автоматизованих робочих місцях весь технологічний процес здійснюється верстатом, машиною або агрегатом автоматичної дії без участі працівника, за яким зберігається функція пуску і зупинки автомату, контролю за його роботою і, за необхідності, наладки. Наприклад, робота машиністів автоматизованих насосних станцій водопроводу.

Апаратурні робочі місця оснащені різними апаратами, впливають ними на предмет праці за рахунок теплової, електричної, хімічної або біологічної енергії.

1. За ознакою спеціалізації робочі місця поділяють на спеціалізовані і універсальні. На спеціалізованих робочих місцях, оснащених обладнанням спеціального призначення, можуть виконуватися одні й ті самі або близькі за змістом операції і види робіт (робоче місце штампувальника, бурильника і под.). На універсальних робочих місцях здійснюються різнорідні роботи, вони оснащені універсальним обладнанням, що дозволяє швидко переходити від одного виду робіт до іншого (наприклад, в умовах ремонтно-механічних майстерень).

2. За ознакою розподілу праці виділяють два типи робочих місць — індивідуальні, де постійно зайнятий один виконавець і колективні, де трудові процеси здійснюються групами працівників, при обслуговуванні крупних машинних агрегатів тощо.

3. За кількістю обладнання, що обслуговують, робочі місця поділяються на одноверстатнібагатоверстатні (багатоапаратурні, багатоагрегатні). (одноапаратурні, одно-агрегатні);

4. За місцеположенням робочі місця поділяються на стаціонарні, розташовані і обладнані на одному місці (наприклад, робочі місця верстатників, апаратників); і пересувні, які постійно пересуваються у просторі (робочі місця будівельників, ремонтного персоналу).

Можуть вводитися і інші класифікації робочих місць. Дня успішного виконання виробничих завдань необхідно, щоб кожне робоче місце було належним чином організоване. Під організацією робочого місця складовими організації робочого місця є його оснащення, планування і обслуговування. розуміють комплекс заходів, спрямованих на створення найбільш сприятливих і безпечних умов праці для високопродуктивної роботи персоналу.

4. Сутність паспорту робочого місця. Особливості розробки паспорту робочого місця

Містить відомості, позиціонуючі дане робоче місце в організаційній структурі підприємства, які роботи виконуються співробітником на даному робочому місці і які вимоги до кваліфікації (а так само іншим якостям) цього співробітника.

По паспорту робочого місця автоматично будуються кваліфікаційний тест і профіль посади.

Положення робочого місця в організаційній структурі підприємства

1. Назва робочого місця

2. Посада

3. Підрозділ

4. Безпосередній керівник

5. Безпосередні підлеглі

6. Яким ще робочим місцям підлегле дане РМ організаційно й функціонально

7. Робоче місце, що заміщає описуване РМ під час відсутності

Паспорт (типовий проект) робочого місця працівників включає наступні розділи:

· призначення і загальні характеристики;

· планування робочого місця;

· меблі, обладнання і технічні засоби;

· функціональні обов’язки (основні елементи роботи);

· методи і прийоми праці;

· умови праці;

· оплата праці;

· організація обслуговування;

· регламентуюча документація;

· завантаження робочого місця (нормування);

· охорона праці і техніка безпеки.

Вихідними даними для розробки паспортів робочих місць є:

· типові паспорти робочих місць;

· моделі робочих місць співробітників;

· штатний розклад підприємства;

· положення про оплату праці;

· схема монтажу технічних засобів;

· інструкції з експлуатації;

· нормативи праці управлінців;

· інструкції з техніки безпеки;

· робочий проект будівлі (офісу);

· специфікація на меблі та обладнання;

· положення про підрозділи;

· посадові інструкції;

· контракти співробітників;

· нормативи площі на одного співробітника.

Для забезпечення збалансованості між кількістю робочих місць і наявними трудовими ресурсами, раціональнішого використання резервів виробничого потенціалу та підвищення продуктивності праці застосовують атестацію і паспортизацію робочих місць.

Облік робочих місць є першим етапом робіт з атестації й передбачає визначення числа робочих місць, їхню класифікацію й угруповання їх по видах і характеру використання, категоріям зайнятих на них працівників і ін. Для забезпечення повноти й вірогідності обліку на кожне робоче місце заводиться "Паспорт робочого місця". Порядок роботи з обліку, паспортизації й атестації робочих місць визначається наказом по підприємстві, у якому встановлюються строки проведення цієї роботи зі структурних підрозділів і підприємства в цілому, визначається склади загальнозаводської й цехової комісій, установлюється відповідальність функціональних служб і підрозділів і конкретних посадових осіб за строки і якість проведення роботи.

При визначенні фактичної кількості робочих місць і зони кожного з них ураховується все встановлене встаткування, включаючи тимчасово бездіяльне у зв'язку з несправністю, ремонтом, модернізацією, відсутністю працюючих, сировини, матеріалів, енергії й інших ресурсів, а також перебувають у резерві й консервації. При цьому те саме встаткування не повинне враховуватися в складі різних робочих місць.

Не враховується встаткування, закріплене за ділянками виробничого навчання й перебуває на складах або в монтажі (демонтажі).

Кожному робочому місцю, як індивідуальному, так і колективному, привласнюється порядковий номер, після чого, незалежно від того, є чи аналогічні місця, чи діють вони в момент обліку або не діють у зв'язку з тимчасовою відсутністю працівника, або з інших причин, заповнюється "Паспорт робочого місця". Останній містить кількісну і якісну характеристики робочого місця й зайнятих на ньому робітників. Основними джерелами інформації для складання "Паспорта", служать фактичні дані, отримані в результаті безпосереднього аналізу виробничого й трудового процесів на робочому місці,

5. Документ та його роль в забезпеченні управління змістом робіт

Документ якнайтісніше пов'язаний з усіма формами управлінської діяльності і є засобом реалізації покладених на апарат управління функцій, наприклад, планування, обліку, фінансування, контролю та ін.

Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих.

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі. Вона розподіляється на ряд підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними, функціональними, за рівнем управління тощо).

Сам процес створення документа називається документуванням. Під системою документування розуміють сукупність процесів зі створення та опрацювання всіх документів у суб'єкті. Система документування передбачає наявність визначених норм і вимог не тільки щодо складання і оформлення документа, а й щодо порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання документа. Ці норми закріплюються, в свою чергу, законотворчими та нормативно-методичними документами.

6. Дайте коротку характеристику основним видам управлінських документів

Існує проста класифікація управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу), вхідні документи у свою чергу можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації, прості та складні, термінові чи безстокові, загальнодоступні та секретні тощо. Вид номіналу документа (наприклад, акт про списання матеріальних цінностей, наказ про ліквідацію підприємства, заява про надання відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкривається в його змісті.

Якісне управління процесами в установі, дотримання чинних норм, стандартів і правил неможливе без наявності чи розробки (у разі необхідності) нормативно-правової документації, яка також відноситься до інфраструктурної. Ця міжфункціональна група документації має два рівні: перший — закони та підзаконні акти, укази Президента, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, накази та розпорядження, рішення та вказівки вищих організацій стосовно діяльності тих чи інших підрозділів організації; другий – стандарти, норми та інша нормативно-виробнича та інструктивна документація, яку веде відповідний підрозділ установи. Ця документація містить документи з систем менеджменту якості, техніки безпеки, охорони праці та виробничої санітарії, документацію зі стандартизації та сертифікації, метрологічну документацію тощо.

Інформаційна документація, що включає міжфункціональну документацію систем інформаційного обслуговування, реєстраційно-облікову документацію (журнали обліку роботи в мережі, протоколи проведення виробничих випробувань і дослідної експлуатації, акти прийомо-здавальних випробувань, плани графіки створення інформаційних систем).

У залежності від напряму і сфери діяльності кожна установа веде основну (галузеву) систему документації.

ДКУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначеннями: організаційно-розпорядча документація — 02; первинно-облікова документація — 03; банківська документація — 04; фінансова документація — 05; звітно-статистична документація — 06; планова документація — 07; ресурсна документація — 08; торговельна документація — 09; зовнішньоторговельна документація — 10; цінова документація — 13; документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення — 15; документація з побутового обслуговування населення — 17; бухгалтерсько-облікова документація — 18; документація з Пенсійного фонду — 20; словниково-довідкова документація — 21.

7. Відповідальність керівника підприємства за раціональну організацію управлінської праці персоналу

Головну роль в управлінні організацією відіграє керівник, який очолює відповідний колектив, наділений необхідними повноваженнями прийняття рішень з конкретних видів діяльності організації (підприємства) і несе повну відповідальність за результати роботи очолюваного ним колективу.

Відповідальність — це обов'язок того чи іншого члена колективу (керівника, фахівця чи іншого працівника) звітувати за виконання завдань чи операцій, які входять у його службові обов'язки. Відповідальність може бути загальною і частковою, а її конкретне вираження залежить від специфіки праці менеджера. Наприклад, коло обов'язків голови правління райспоживспілки охоплює види робіт і відповідальність, відмінну від видів робіт і відповідальності головного бухгалтера, начальника планово-економічного відділу або директора. Відповідальність залежить також від посади, яку обіймає менеджер.

8. Особливості організації спілкування по телефону

Процес спілкування по телефону передбачає виконання таких основних операцій:

1) встановлення зв’язку;

2) відрекомендування співрозмовників;

3) ознайомлення співрозмовника з предметом розмови (формулювання питання);

4) обговорення ситуації (поставленого питання), її аргументування;

5) відповіді на запитання співрозмовника;

6) підбиття підсумків розмови.

Кожна з цих операцій має різну тривалість і може містити певну кількість надмірної інформації, яка знижує ефективність телефонної розмови. Крім того, в розмові можуть виникати паузи, зумовлені технічними причинами чи незадовільною підготовкою співрозмовників. Тому для забезпечення ефективності телефонних розмов потрібна спеціальна підготовка, яка передбачає кілька послідовних етапів. До початку розмови необхідно з’ясувати, чи справді вона доцільна, визначити її мету, підготувати матеріали.

Для того щоб розпочати розмову, слід переконатися у правильності набраного номера.

Краще телефонувати абонентові у другій половині дня. Етика телефонного спілкування вимагає спершу відрекомендуватися, назвавши прізвище, ім’я, по батькові, підприємство (відділ), місто. Це необхідно робити навіть маючи певність, що співрозмовники можуть одне одного впізнати по голосу.

9. Дайте характеристику організаційних документів, визначить їхнє значення в управління змістом робіт

Комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, має рацію, обов'язки і відповідальність керівників і фахівців підприємства, називається організаційними документами.

Організаційні документи представлені статутами, положеннями, зокрема про структурні підрозділи, інструкціями, зокрема посадовими, правилами.

Статут — зведення правило, регулюючих діяльність організацій, установ, суспільств і громадян, їх взаємовідношення з іншими організаціями і громадянами, має рацію і обов'язки в певній сфері державного управління, господарській або іншій діяльності. Статути підприємств, установ, організацій затверджуються вищестоящими органами (міністерствами, адміністрацією суб'єктів федерації), статут юридичної особи затверджується його засновниками (учасниками) і підлягає державній реєстрації в установленому порядку. Статут відноситься до обов'язкових засновницьких документів при створенні недержавних комерційних організацій.

Положення — правовий акт, що визначає порядок освіти, правове положення, має рацію, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу (служби).

Положення про організацію включає розділи: загальні положення; основні завдання; функції; має рацію і обов'язки; керівництво; взаємини і зв'язки; контроль, перевірка і ревізія діяльності; реорганізація і ліквідація.

Інструкція — правовий акт, що містить правила, регулюючі організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові або інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств, їх підрозділів, служб, посадових осіб. Інструктивний характер носять такі види документів, як правила, регламенти і ін.

10. Що таке раціональні умови праці, яким чином вони створюються в організації. Їх значення для підвищення продуктивності праці

Продуктивна праця в сфері управління може бути забезпечена за рахунок дотримання простих правил організації робочого місця, планування офісних приміщень, створення комфортних умов праці і хорошого психологічного клімату.

Раціональна організація праці полягає в оптимізації використання робочого часу. Час, у тому числі і робочий,- неоціненний скарб. Для осмисленого використання такого дефіцитного ресурсу, як час, треба враховувати різноманітні аспекти.

Важливим чинником організації раціонального використання трудових резервів є нормування праці. Під час нормування технологічних операцій документування й організації роботи з документами використовують нормативи часу на виконання відповідних операцій, нормативи чисельності працівників, а також нормативи керованості у співвідношенні з кількістю працівників.

В основі нормування праці лежить норматив часу — величина витрат часу на виконання визначеного виду робіт у процесі забезпечення певних організаційно-технічних та санітарно-гігієнічних умов праці.

Нормування праці персоналу потрібне для підвищення ефективності роботи установи. Виміри і нормування трудових витрат за правильного використання можуть слугувати:

— визначенню витрат на роботу усього персоналу установи;

— вдосконалюванню методів праці;

— заохоченню працівників до виконання посадових обов'язків;

— рівномірному розподілу навантажень у робочому часі;

— поліпшенню планування роботи установи;

— визначенню потреб у штатних одиницях;

— визначенню доцільності надурочних робіт;

— складанню бюджету установи;

— поліпшенню виконавчої дисципліни;

— скороченню потреби прийняття необґрунтованих рішень;

— забезпеченню раціонального використання технічних засобів;

— вирішенню питань підвищення кваліфікації працівників.

11. Методи забезпечення трудової дисципліни в колективі

Трудова дисціплина — це встановлений нормами права порядок взаємовідносин учасників трудового процесу, що визначає точне виконання ними своїх трудових функцій. На підприємствах вона відповідно до ст. 140 КЗпП забезпечується створенням необхідних організаційних та економічних умов для нормальної високопродуктивної праці, свідомим ставленням до праці, методами переконання, а також заохоченням за сумлінну працю. У трудових колективах створюється обстановка нетерпимості до порушень трудової дисципліни, суворої товариської вимогливості до працівників, які несумлінно виконують трудові обов'язки. Щодо окремих несумлінних працівників застосовуються в необхідних випадках заходи дисциплінарного і громадського впливу.

Таким чином, КЗпП визначено три методи забезпечення трудової дисципліни: а) переконання і виховання, б) заохочення, в) покарання. Усі вони спрямовані на виховання свідомого ставлення до праці, до виконання своїх обов'язків.

Метод переконання є основним у забезпеченні свідомого ставлення до праці, оскільки він найпоширеніший і застосовується до всіх без винятку працюючих. Не будь-яке спонукання, внаслідок якого працівник дотримується трудової дисципліни, є його переконанням. Воно буде лише у тому випадку, коли правила внутрішнього трудового розпорядку виконуються завдяки ідейній переконаності в їх моральній обґрунтованості та доцільності. Окремі працівники можуть дотримуватись трудової дисципліни з почуття соціальної дисципліни, через небажання нести відповідальність за свої правопорушення, через страх втратити роботу та з інших мотивів.

Інші методи є додатковими, оскільки застосовуються до частини працюючих, що заслуговують на заохочення, або до працюючих, які порушують трудову дисципліну. Перш ніж застосовувати заходи дисциплінарного і громадського впливу, спочатку застосовують метод переконання і виховання.

12. Організація служби діловодства, її функції в організації

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

Кількісний склад працівників служби діловодства визначається типовими нормами часу на роботи з діловодного обслуговування, характером праці, обсягом документообігу, а їх обов’язки – посадовими інструкціями.

Єдина номенклатура посад службовців визначає ряд посад працівників діловодства: начальник канцелярії, помічник керівника установи, методист, завархіву, архіваріус, редактор, коректор, інспектор, секретар, діловод, стенографістка, друкарка, експедитор, кур’єр та ін.

Основними функціями служби діловодства є розробка інструкції з діловодства та номенклатури справ, забезпечення оформлення документів, організація документаційного та організаційно-технічного обслуговування роботи підприємства, контроль за своєчасним виконанням документів.

13. Планування праці керівника та його особливості

Цільове планування являє собою планування, спрямоване на досягнення певних, за раніше відомих цілей. Метою в планування організації праці керівника є підвищення ефективності праці при мінімумі витрат. Формулювання мети являє собою важливий процес. Від того чи правильно буде обрана мета залежить, що буде піддано дослідженню і яким результатам будуть отримані.

Аналіз поточного стану необхідний у першу чергу для того, щоб мати еталон. Порівняння цього еталона з результатом проведення заходів щодо організації праці покаже ефективність проведених заходів.

Після проведення аналізу, необхідно виявить слабкі сторони в організації праці керівника. В організації праці керівника, як правило, кілька слабких сторін і саме їх необхідно виявити й дуже ретельно проаналізувати. Якщо не виявити основні напрямки роботи, то витрати часу й зусиль виявляться значними, а результат поганим.

Наступний етап — проведення спостережень — вимагає ретельного пророблення й організації. Спочатку необхідно вирішити які спостереження необхідно провести. Наприклад при організації робочого місця необхідно провести виміри обсягу робочого кабінету, рівня шуму, висвітлення й інші. Для поліпшення документообігу необхідно проаналізувати документи по різних ознаках — ступінь важливості, можливість рішення деяких питань іншими службовцями й інше.

Потім необхідно вирішити, хто буде проводити спостереження. Це може бути або сам керівник, або дослідник. У кожному разі керівник повинен допомагати в проведення дослідження й бути зацікавленим у результатах.

Після проведення спостережень необхідно вирішити питання про необхідності проведення заходів щодо поліпшення організації праці. Якщо витрати по проведенню цих заходів окупляться, то необхідність їхнього проведення очевидна.

Потім проводяться безпосередньо заходи щодо поліпшення праці керівника.

14. Ділова бесіда та особливості її організації

Бесіда звичайно проводиться двома чи невеликою кількістю учасників і охоплює порівняно невелике коло питань.

Ділова бесіда може мати різні форми. Її учасники, спираючись на загальний підхід до ділового спілкування, керуються спільними для таких стосунків правилами. В ділових взаєминах вирішальну роль відіграють увага до співрозмовника, тактовність та вміння не лише говорити, а й терпляче й уважно слухати. За підрахунками науковців, саме процес слухання – істотний складник трудової діяльності загальностатистичного працівника невиробничої сфери, він складає 45% робочого часу, тоді як говоріння – 30%, а 16% і 9% відповідно – читання й писання. І хоча це доволі узагальнені дані, уміння вислухати, зрозуміти людину – неабияке мистецтво.

Ділова бесіда буде мати позитивний результат лише за умов уважного сприйняття співрозмовниками точки зору й доказів свого партнера, висловлених по суті, із відповідною тактовною реакцією щодо отриманої інформації.

Ураховуючи проблематику, що буде порушуватися під час розмови, мету зустрічі, вік, стать, а також поведінку та характер взаємин учасників, можна виділити такі основні фази ділової бесіди:

— установлення часу й місця зустрічі (на нейтральній, своїй, чужій території);

— спосіб вступу в контакт, початок розмови (на своїй території ініціатива належить господареві, він же й диктує правила гри; на нейтральній – ініціатива належить тому, хто прийшов першим: це вітання, початкові жести і фрази для мобілізації уваги);

— формулювання конкретної мети зустрічі (у формі проблеми чи завдання);

— обмін предметними пропозиціями і випрацювання рішень (оцінка пропозицій та ухвалення чи не ухвалення рішення за кожним пунктом порушеного питання);

— фіксування остаточної домовленості й вихід із контакту, закінчення розмови (підведення кінцевих підсумків ділової бесіди, фіксування (у писемній чи іншій формі) взаємних зобов'язань і розподіл функцій щодо реалізації рішень).

15. Календарне планування роботи менеджера

Важливе місце у плануванні проекту мають завдання календарного планування. Календарне планування — це процес складання й коригування розкладу, в якому роботи, що виконуються різними організаціями, взаємопов'язуються між собою в часі і з можливостями їх забезпечення різними видами матеріально-технічних та трудових ресурсів. При календарному плануванні обов'язково повинно враховуватися дотримання заданих обмежень (тривалість робіт, ліміти ресурсів) та оптимальний розподіл ресурсів.

У ході реалізації проекту застосовуються різні типи календарних планів, які можна класифікувати за різними ознаками: І) за рівнем планування:

календарні плани проекту (розробляються до укладання контрактів); функціональні календарні плани робіт (ФКПР). У свою чергу, функціональні календарні плани робіт поділяються:

1) за типами робіт:

· ФКПР проектування;

· ФКПР матеріально-технічного забезпечення;

· ФКПР будівництва;

· ФКПР введення в експлуатацію і освоєння;

· ФКПР також можуть бути складені як окремі елементи, підсистеми, комплекси великого проекту, які в цьому випадку розглядаються як мініпроекти;

2) за глибиною планування:

· перспективні графіки;

· графіки початку й завершення робіт по проекту; >- щомісячні, щотижневі, щоденні.

3) за формою подання: логічні мережі; графіки; діаграми і т. п. Параметрами календарного плану в найпростішому варіанті є дати початку! та закінчення кожної роботи, їх тривалість та необхідні ресурси. У більшості складних календарних планів існують до 6 варіантів моментів початку, закінчення, тривалості робіт та резервів часу. Це ранні, пізні, базові, планові і фактичні дати, реальний та вільний резерв часу. Методи розрахунку сіткових моделей дозволяють розраховувати тільки ранні та пізні дати. Базові та поточні планові дати необхідно вибирати з урахуванням інших факторів.

16. Збори і наради, як форма обміну управлінською інформацією та особливості їх організації та проведення

Наради і збори являють собою форму колективного обміну інформацією, що закінчується прийняттям конкретних рішень. Звичайно вони розрізнюються довкола учасників (на нараді присутні фахівці або зацікавлені особи; на зборах весь персонал організації або його представники); довкола проблем, що обговорюються на нарадах розглядаються конкретні поточні питання; на зборах більш загальні, що нагромадилися за певний період); метою (наради мають оперативний характер і покликані внести коректива в діяльність підприємства; на зборах передусім підводяться підсумки і визначаються плани на майбутнє і, звичайно, ефективність подібного роду заходів невелика: як вважають фахівці, вона не перевищує 10%, однією з основних причин чого є невміння переважної більшості людей працювати за допомогою цієї організаційної форми діяльності. Навряд чи знайдеться інший вигляд комунікацій, на здійснення якого тратилося б стільки часу і коштів, відволікалося б від повсякденних справ стільки людей, скільки для проведення зборів і нарад, тому існує в чималій мірі справедлива думка про те, що кращими з них є ті, які взагалі не треба провести. Але іноді, незважаючи ні на що, робити це все ж доцільно.

Зокрема, збори і нарада скликаються в тих випадках, коли треба зробити важливе повідомлення, яке може породити значну кількість питань, що вимагають негайного обговорення і уточнення на місці; коли треба добитися узгодженого розв'язання принципової проблеми, отримати схвалення тих або інших важливих і серйозних дій; проінструктувати групу людей по методах і процедурі виконання якоїсь важливої роботи; коли потрібно публічно викрити або спростувати якусь помилкову інформацію, слух. Але навіть і в цих випадках необхідно подумати, чи не краще ухвалити одноосібне рішення або обмінятися думками заочно, наприклад по телефону.

При проведенні зборів і нарад необхідно суворо дотримуватися регламенту: захід починається в точно призначений термін без очікування що запізнюються, і якщо не трапляється непередбачених подій, повинне бути закінчене в передбачений час.

17. Робочий час, його структура, нормування

Відомо, що час зайнятих у економіці трудових ресурсів складається з робочого та позаробочого часу. Робочий час — це та частина фонду часу працівників, яка використовується чи має використовуватися на виробництво матеріальних та духовних благ.

Робочий час — це час починаючи з моменту приходу працівника на підприємство до його виходу, який повинен фіксуватися, і цей порядок установлюється правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Структура робочого часу виконавця або змінного робочого часу (Тзм) – це співвідношення часу роботи та часу перерв, або нормованого і ненормованого робочого часу. Час роботи (Тр) — це час, протягом якого працівник здійснює трудовий процес на своєму робочому місці протягом зміни. Він складається із часу продуктивної роботи (Тп.р) і часу непродуктивної роботи (Тр.н).

До непродуктивної роботи належить усунення або виправлення браку, що виник з вини самого працівника, виконання роботи для власних потреб.

Час продуктивної роботи характеризується виконанням обов'язків, що передбачені регламентом (прямих і суміщуваних). Він включає час підготовчо-завершальної роботи, час оперативної роботи й час на обслуговування робочого місця.

Як основні одиниці вимірювання робочого часу в статистиці праці використовують людино-день та людино-годину.

Відпрацьований людино-день — це день, коли працівник прийшов на роботу та розпочав її незалежно від кількості годин його практичної роботи в цей день.

Людино-день цілодобового простою — день, коли робітник вийшов на роботу, але фактично її не розпочинав з певних причин. До цілодобових простоїв належать також людино-дні невиходів на роботу, дозволених адміністрацією у зв’язку з простоєм (так звані «умовні явки»).

Цілодобові простої включають до кількості явок, але не враховують як відпрацьовані людино-дні.

18. Особливості організації прийому відвідувачів

Однією з найважливіших складових частин у роботі будь-якого керівника є прийом відвідувачів. Прийом відвідувачів можна поділити на три напрями:

· прийом співробітників своєї установи по поточних справах;

· прийом відвідувачів інших організацій та делегацій;

· прийом відвідувачів з особистих питань.

Секретар повинен:

· забезпечити наявність інформації про години прийому (у вигляді таблички із зазначенням днів та годин прийому);

· вести облік відвідувачів під час прийому, слідкувати за черговістю регламентного прийому (зазначений час).

Секретарю слід пам’ятати, що відвідувач будь-якого рангу без винятку може заходити в кабінет керівника тільки після доповіді секретаря. Якщо відвідувач зайшов у приймальню, секретар повинен:

· запропонувати відвідувачеві зняти верхній одяг і попросити зачекати 1-3 хв.;

· доповісти керівникові про відвідувача – прізвище, ім’я, по батькові, посаду та мету візиту;

· якщо керівник має змогу прийняти відвідувача, запросити його до кабінету;

· в разі неможливості прийому відвідувача керівником, слід послатися на об’єктивність причин, за яких це сталося, а також зазначити час можливого прийому.

Організовуючи прийом співробітників, секретар повинен:

· знати коло осіб, що мають право заходити до керівника у будь-який час без доповіді;

· довести до співробітників години прийому та попередити про них відвідувачів;

· повідомляти керівникові про відвідувача по телефону.

Організовуючи прийом осіб, що прибули у відрядження, необхідно:

· з’ясувати, з якого питання прибув відвідувач і чи була попередня домовленість щодо відрядження;

· зробити позначку у посвідченні про відрядження, допомогти у забезпеченні необхідними матеріалами;

· у разі потреби допомогти з розміщенням у готелі.

Якщо керівник відсутній, необхідно посприяти, щоб його прийняв співробітник, в межах компетенції якого має бути вирішення даного питання. Слід обов’язково пояснити причину відсутності керівника.

Якщо прибуває делегація, секретар має заздалегідь забезпечити її супроводження співробітником установи. Для іноземної делегації слід потурбуватися про перекладача та замовити сувеніри.

Під час проведення прийомів з особистих питань слід забезпечити присутність на робочому місці співробітників, які можуть знадобитися при розв’язуванні питань стосовно відвідувача. Зв’язок з ними здійснюється по телефону. В разі відсутності керівника, прийом здійснює його заступник (в.о.керівника).

Список використаної літератури

1. Бандур С. Організація та нормування праці: курс лекцій / Інститут підготовки кадрів держ. служби зайнятості України. — К. : ІПК ДЗСУ, 2008. — 141с.

2. Білоконенко В. Організація праці: Конспект лекцій / Харківський держ. економічний ун-т. — Х. : ХДЕУ, 2004. — 136с.

3. Дячун О. Організація, нормування та оплата праці: Навч. посіб. для студ. екон. спец. вищ. навч. закладів / Технологічний коледж УкрДЛТУ. — Л. : Афіша, 2001. — 218с.

4. Медвецький О. Організація і стимулювання праці: Навч.-метод. посіб. для самостійного вивч. дисципліни / Київський національний економічний ун-т. — К. : КНЕУ, 2002. — 180с.

5. Нестерчук В. Організація та мотивація праці: Навч. посіб. / Європейський ун-т фінансів, інформаційних систем, менеджменту і бізнесу. — К. : Вид-во Європейського ун-ту фінансів, інформ. систем, менеджменту і бізнесу, 1999. — 86с.

6. Фаріон І. Економіка праці та соціально-трудові відносини: організація, облік, аналіз, контроль: Навч. посібник для студ. екон. спец. / Тернопільська академія народного господарства. — Т. : Економічна думка, 2003. — 616с.