Посадові інструкції, так само як колективний договір та правила внутрішнього трудового розпорядку, повинні бути на кожному підприємстві.

Посадова інструкція – документ, що визначає організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці. Посадова інструкція — це обов’язковий кадровий документ.

Посадові інструкції складаються з розділів: «Загальні положення», «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги» та «Взаємовідносини (зв’язки) за професією, посадою». У робочих інструкціях розділи «Загальні положення», «Взаємовідносини (зв’язки) за професією» можуть бути відсутні.

1. У розділі «Загальні положення» наводяться дані про сутність, особливості і мету робіт, порядок укладення та припинення трудового договору, класифікаційні критерії, визначальні ознаки спеціальності й спеціалізації, додаткові відомості про посаду, професію або роботи працівника тощо.
2. Розділ «Завдання та обов’язки» розкриває зміст робіт, які має виконувати працівник. У робочій інструкції цей розділ повинен містити характеристики робочого місця.
3. У розділі «Права» визначаються і наводяться делеговані працівникові правові засоби, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на нього завдань та обов’язків.
4. Розділ «Відповідальність» містить показники особистої відповідальності за виконання робіт, а також переліки результатів, яких необхідно досягти працівникові в процесі професійної діяльності за вказаною посадою, професією або роботою.
5. У розділі «Повинен знати» подаються додаткові порівняно з кваліфікацій-ною характеристикою вимоги до знань, умінь, майстерності працівника, викликані реальними умовами виробництва, особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт.
6. Розділ «Кваліфікаційні вимоги» містить норми, які стосуються рівнів освіти, кваліфікації, досвіду, спеціалізації, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою або на робочому місці.
7. Розділ «Взаємовідносини (зв’язки) за професією, посадою» розкриває взаємовідносини та зв’язки з іншими працівниками в підрозділі і за його межами, умови заміщення в разі відсутності тощо.

У зв’язку із тим, що окремі кваліфікаційні характеристики працівників містять тільки основні або типові завдання та обов’язки, роботодавець може доповнювати посадові (робочі) інструкції роботами, які входять до складу статутів, регламентів, технологічних карт, інструкцій та інших нормативних документів, установлених адміністрацією за погодженням з профспілковим або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

Загальні вимоги до змісту та форми посадових інструкцій передбачені пунктами 6 та 7 Довідника кваліфікаційних характеристик. Ось ці вимоги:

1) інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов’язків працівника, його повноважень і відповідальності;

2) посадові інструкції розробляються на основі Довідника кваліфікаційних характеристик, ураховуючи специфіку підприємства (штатний розпис та інше), при цьому завдання та обов’язки, що включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов’язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації;

3) усі посадові інструкції повинні бути взаємопов’язаними, аби не допускати дублювання в роботі працівників (ця вимога зазвичай не виконується).

Посадові інструкції затверджуються наказом керівника. Доцільно одним наказом затверджувати одразу усі посадові інструкції. При цьому у правому верхньому куті першої сторінки посадової інструкції розташовується слово «Затверджено», підпис керівника про її затвердження, вказується посада, ініціали та прізвище керівника, а також дата затвердження. Посадову інструкцію після її затвердження слід обов’язково довести до працівника під розпис. Зміни та доповнення до посадових інструкцій вносяться також наказом керівника, причому зміни такі допускаються лише за згодою працівника, інакше це вважатиметься односторонньою зміною умов трудового договору та примусовою працею з боку керівництва. Виняток з останнього правила — це зміна істотних умов праці в процесі змін в організації виробництва і праці, але запровадження таких змін можливе лише з дотриманням передбаченої законодавством процедури (одним з етапів такої процедури є попередження працівника про зміни, що запроваджуються, не пізніше ніж за два місяці до їх запровадження (ч. 3 ст. 32 КЗпП). Не потребує згоди працівника внесення до посадової інструкції змін, обумовлених зміною назви підприємства, структурного підрозділу або посади.

Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі. Виняток можуть складати керівники, правовий статус яких детально визначено у статуті (положенні) підприємства або відповідного підрозділу.

Довідник кваліфікаційних характеристик містить вимоги щодо структури посадової інструкції. Обов’язковими є такі розділи посадової інструкції: «Загальні положення», «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати». Також посадову інструкцію можна доповнити такими розділами: «Кваліфікаційні вимоги» та «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою». Вимоги до змісту вказаних розділів містяться у пунктах 6 та 7 Довідника кваліфікаційних характеристик.

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, в якому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв’язків, порядок подання звітної інформації тощо).

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) з працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між работодавцем та працівником.

Посадову інструкцію розробляють інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).

Тема: Опитувальник на співбесіду

1. Чому Ви вибрали таку роботу?
2. Чим Вам подобається наша компанія?
3. Яка у Вас освіта і чому Ви обрали її?
4. Чи отримували Ви інші пропозиції про роботу?
5. Чи проходили Ви інтерв′ювання в інших місцях?
6. Чи не перешкодить Ваше особисте життя роботі, пов’язаній з роз’їздами і ненормованим робочим вдень?
7. Які Ваші сильні сторони?
8. Які Ваші слабкі сторони?
9. Чому Ви хочете отримати саме цю роботу?
10. Чому нам варто Ви найняти?
11. Чому Ви пішли з попередньої (вирішили змінити місце) роботи?
12. Як Ви представляєте своє положення через п’ять (десять) років?
13. На яку зарплату Ви розраховуєте?
14. Якщо Ви отримаєте цю роботу, якими будуть Ваші перші кроки?
15. Які Ваші найбільші досягнення?
16. Яким, на вашу думку, повинен бути начальник?
17. За яких обставин Ви працюється краще всього? Самостійно або в команді, вранці або увечері, в окремому кабінеті або галасливому офісі?
18. Чи здатні Ви до монотонної, рутинної роботи?
19. Чому Ви вирішили змінити роботу?
20. Що б Ви хотіли дізнатися ще?

Тема: Структура успішного резюме

Для написання резюме потрібно чітко розуміти та усвідомлювати, з якої інформації воно повинне полягати. Резюме не є офіційним документом, і тому у нього немає універсального шаблону. Якщо ж тобі доведеться складати його самостійно, а не заповнювати в рекрутінговому / кадровому агентстві, у службі зайнятості, на сайті пошуку роботи або на фірмі працедавця, то обов’язково виникнуть питання: Що писати усередині? Як структурувати інформацію? Що писати обов’язково, а що ні?

Найчастіше у стандартному резюме інформацію розбивають на 5 розділів: Контактна інформація  Ім’я, прізвище (по батькові можна не писати).  Адреса (повністю, включаючи індекс). Хоча зараз інформація про домашню адресу вважається зайвою: по-перше, для менеджера по персоналу вона не є необхідною; по-друге, він може викреслити твою кандидатуру, прийнявши рішення за тебе, що ти далеко живеш.  Телефон (контактний: домашній з кодом міста, мобільний, робітник вказує по можливості). Адреса електронної пошти (якщо у тебе ще немає особистої поштової скриньки, перед розсилкою резюме обов’язково її створи). Мета З метою вказується інформація про те, на яку вакансію (посаду) ти претендуєш, позначаються кордони професійних інтересів. Наприклад, можна почати: «Здобуття посади», «Керівництво проектом» і так далі. Мета має бути поставлена чітко – жодних розмитих і амбітних фраз!  Якщо резюме відправляється на конкретну вакансію у конкретну організацію, то пишуть назву або код цієї вакансії.

Якщо ти претендуєш на декілька посад відразу, навіть якщо вони з суміжних областей, потрібно для кожної посади, що цікавить, скласти окреме резюме. Це полегшить роботу менеджерові по персоналу та  підвищить твій шанс отримати одну з вакансій.  Якщо ти займаєшся прямою «масовою» розсилкою резюме потенційним працедавцям, спробуй написати не конкретну посаду, а свою спеціальність, але лише в об’ємі двох-трьох рядків. Як відомо, «Стислість – сестра таланту». Освіта   Для тебе як молодого фахівця, який тільки що закінчив професійну освітню установу або вчиться на останньому курсі і не має скільки-небудь істотного досвіду роботи, увагу працедавця потрібно акцентувати саме на розділі «Освіта». Основний критерій включення даних в цей блок – відповідність твоєї освіти тій посаді або спеціальності, на яку ти претендуєш. Виходячи з вищесказаного, у блок можеш включити: детальний опис вищої освіти, вказувати не тільки назву вузу, спеціальність, рік вступу (можливо і випуску), а також факультет та спеціалізацію тему диплома (ів), номер відповідного диплома (ів), свідоцтв і сертифікатів;такі досягнення, як диплом з відмінністю або середній бал в заліковій книжці, а також те, що ти входив до числа 10%, 50% і так далі кращих студентів;  всілякі винагороди різних конкурсів, олімпіад, конференцій, у тому числі шкільних, наявність «червоних» дипломів і т.д.;  курси підвищення кваліфікації і стажування, навіть якщо вони були одноденними. Досвід роботи  Якщо ж ти вже маєш досвід роботи в декілька років, то значущість освіти в твоєму резюме для менеджера по персоналу декілька знижується, і, отже, розділ «Освіта» повинен йти після розділу «Досвід роботи». У цьому блоці досвід описується, як правило, починаючи з останнього місця роботи, за наступною схемою:

• терміни роботи;
• місто, країна;
• назва компанії;
• напрямок діяльності компанії;
• посада;
• посадові обов’язки;
• професійні навики і досягнення.

Загальні ради для блоку «Досвід роботи»:

• краще вказуй той досвід, який відповідає твоїй теперішній меті;
• виклад має бути стислим і конкретним;
• не вказуй надто багато місць роботи;
• варто вказати, з якою технікою тобі доводилося працювати;
• якщо у тебе багато всілякого досвіду, то краще за нього розділити на 2 списки: «Професійний досвід» і «Досвід іншої роботи».

Поради тим, у кого дуже мало досвіду — варто включити в резюме весь досвід роботи, звичайно, заздалегідь відфільтрувавши лише той, який буде відповідати твоїй теперішній меті:

• виробничу практику на старших курсах;
• літню роботу;
• допомога викладачам у вузі;
• тимчасову роботу в проектах;
• неоплачувану роботу (наприклад, роботу в громадських або добродійних організаціях, участь у організації різних заходів у вузі).

Обов’язково вказуй, чи працював ти у групі під час проекту або робив все поодинці. Вкажи навики, як навик роботи в команді і навик самостійної роботи. Якщо досвіду все одно виявляється мало, можна уточнити функції, що виконуються тобою на попередній посаді. Поради тим, у кого немає досвіду Якщо у тебе немає нічого, окрім освіти, значить, треба робити акцент саме на ній і при описі вивчених курсів в університеті зупинитися на них детально:вкажи період вивчення курсу;

• опиши, що дало вивчення даного курсу.

Наприклад:

• в ході курсу отримав, глибоке розуміння ….;
• інтенсивне вивчення таких аспектів, як….,
• дозволило краще зрозуміти взаємозв’язок …;
• отримав навик самостійної /командної роботи, навик проведення наукових досліджень, проведення дослідів, уміння виділяти пріоритети…;
• самостійно (понад програму) вивчив ….

Додаткові навики Цей блок повинен включати лише ту інформацію, яка може згодитися для виконання майбутнього обов’язку. Він включає:

• технічні навики і навики роботи з програмами ПК;
• ділові зв’язки (у тій сфері діяльності, в якій ти шукаєш роботу);
• володіння іноземними мовами (вітається вказівка сертифікатів);
• водійські права;
• наявність автомобіля;
• готовність до відряджень;
• готовність до ненормованого робочого дня;
• виграні гранти, конкурси, нагородження; призначення, виборні посади (наприклад, староста курсу);
• середній бал успішності (якщо він вище 4);
• можливо, особисті якості (але на даний момент список особистих якостей на ринку праці перетворився на шаблонний, тому це не додасть твоєму резюме більше шансів).

Особисті дані  Цей блок не обов’язковий, але для зручності працедавця можна вказати дату народження, сімейний стан, наявність дітей. Під час розміщення цього блоку потрібно враховувати той факт, що ти часто не знаєш, яким кандидатам віддається перевага: заміжнім, з дітьми або фахівцям віку вище 30. Це ще не все, що потрібно знати для написання резюме молодому фахівцеві з досвідом роботи.

Список використаної літератури

1. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
2. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.
3. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.
4. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.