Щоб встановити пропорції використання внутрішніх і зовнішніх винагород у процесі мотивації, адміністрація має визначити і чітко уявити потреби працівників. У цьому і полягає основна мета змістових теорій мотивації.

Змістові теорії намагаються визначити потреби, що спонукають людей до дії, вони аналізують людські потреби та допомагають керівникам зрозуміти, які винагороди за працю люди цінуватимуть, а які — ні. Це роблять під час визначення обсягу та змісту роботи виконавців. Серед багатьох теорій мотивації виокремимо чотири основних, які вже стали класичними: А. Маслоу, К. Алдерфера, Д. Мак-Клеллапда та Ф. Герцберга. Змістові теорії мотивації ґрунтуються на потребах та пов’язаних з ними чинниками, що визначають поведінку людей.

У процесуальних теоріях аналізується те, як людина розподіляє зусилля, щоб досягти різних цілей, і як вона обирає конкретний вид поведінки. У процесуальних теоріях не заперечують існування потреб, але вважають, що поведінка людини визначається не тільки ними. Згідно з процесуальними теоріями поведінка людини є функцією її сприйняття та сподівання, що пов’язано з конкретною ситуацією.

Процесуальні теорії передбачають з’ясувати, як люди мислять, щоб задовольнити свої потреби. Наприклад, дві особи прагнуть досягти успіху. Одна з них вважає, що, важко працюючи, віддаючи праці додатковий час, вона досягне визнання за відмінну роботу. Друга відчуває, що налагодження добрих взаємин із керівництвом, установлення зв’язків з усіма ланками організацій матиме ідентичні наслідки. Одна особа обрала шлях до успіху через показники діяльності, інша — через особисті зв’язки. Так, спільна мета передбачає кілька способів її досягнення.

«У процесуальних теоріях розглядають, як люди здійснюють вибір між альтернативами поведінки» і «як кожна особа визначає для себе найкращий спосіб задоволення потреби». За допомогою процесуальних теорій мотивації керівництво визначає, як слід впливати на поведінку людини з метою ретельного виконання нею службових обов’язків.

Розрізняють три основні процесуальні теорії мотивації: теорія очікування, теорія справедливості та об’єднана модель мотивації Портера — Лоулера.