Цільова функція бухгалтерського обліку та аналізу передбачає вивчення всіх фактів створення сукупного суспільного продукту для взаємозв´язаного і взаємо-зумовленого відображення й контролю процесу суспільного виробництва. Для цього потрібна систематизована номенклатура даних, яка характеризує господарські факти. Сукупність таких даних визначають відповідні облікові та аналітичні характеристики, що підлягають відповідній обробці.

У сільськогосподарських підприємствах під номенклатурою даних розуміють усе те, що підлягає документуванню. Тобто, щоб у подальшому дані можна було використати, кожна облікова чи аналітична номенклатура даних має бути зафіксована в носії. Це пояснюється потребою переміщення носіїв даних у часі та просторі. Носіями даних можуть бути різні технічні засоби (папір, магнітна стрічка тощо). Таким чином, об´єктом організації облікового та аналітичного процесів є рух носіїв, що виражається як документообіг.

Документообіг — це рух документів від моменту складання їх у конкретному підприємстві або від моменту одержання документів від інших підприємств до здачі в архів після опрацювання та систематизації. Часто під електронним документообігом розуміють звичайний документообіг, але з використанням комп´ютерної системи управління документами. Однак таке визначення є помилковим. При електронному документообігу рух документів відбувається не фізично, а віртуально, тобто у вигляді електронних документів, які зберігаються в базах даних комп´ютера. Тому під електронним документообігом слід розглядати не лише рух документів, а й передачу прав на їхнє використання з повідомленням користувачів про ці права і контролем за одержанням цих прав користувачами.

Значну увагу питанню електронного документообігу приділяли Ф.Ф.Бутинець, М.Ф.Кропивко, Ю.А.Кузьмінський, С.В.Івахненков та багато інших вчених.

Способи обробки й перетворення інформації (документообігу) тісно пов´язані з формами організації й ведення обліку в сільськогосподарських підприємствах: ручним, механізованим і комп´ютеризованим. При ручному документообігу об´єктом організації є, насамперед, праця людей, при механізованому — робота відповідних машин, приладів, а при комп´ютеризованому — робота комп´ютерної техніки й технічних пристроїв.

Ручний спосіб документообігу передбачає великі затрати праці, а також залучення додаткових працівників. Крім того, маршрут деяких документів є досить складним і має „жорсткий» характер, тобто рух документів чітко визначений і користувачі не мають права його змінювати.

Комп´ютеризація документообігу дає змогу усунути ці проблеми. Наприклад, зменшення трудомісткості досягається переведенням ручного способу оформлення документів на комп´ютеризований. Причому значно скорочується процес облікової реєстрації. Так, облікова реєстрація при ручному способі оформлення документів передбачає такі стадії: створення й одержання (приймання) первинних документів; групування документів за ознакою однорідності за умови великої їх кількості; складання зведених документів; фіксація занесення даних на документі; відображення даних з документів в облікових регістрах (як правило, накопичувального характеру); групування та перегрупування даних документів з метою їх подальшого розподілу й відображення в групувальних і розподільчих регістрах; математичні дії (підрахунок, розрахунок, підведення підсумків); контроль за обліковою інформацією; складання підсумкового облікового регістру (звітність); порівняння даних із даними інших облікових регістрів; видача інформації облікових регістрів для складання звітності; передача облікових регістрів на зберігання. Необхідно врахувати, що всі документи оформляються вручну на папері.

Облікова ж реєстрація при комп´ютерному способі оформлення документів передбачає стадії: одержання (приймання) первинних документів та видача інформації облікових регістрів для складання звітності, забезпечення потреб управління. Інші стадії облікової реєстрації відбуваються всередині комп´ютера відповідно до алгоритмів програмного забезпечення, а контроль за ними здійснюється через інтерфейс користувача.

Також поліпшується оперативність документообігу:

по-перше, збільшуються варіанти маршруту документа. З´являються можливості оперативно змінити шлях проходження документа, збільшити чисельність осіб, яким одночасно він може надходити на обробку, а також є можливість встановлювати термін актуальності документа та ступінь конфіденційності;

по-друге, час руху документа від комп´ютера до комп´ютера майже миттєвий і обмежується лише пропускною швидкістю ліній зв´язку або мережі. Якщо комп´ютери не мають електронного зв´язку між собою, час руху документа значно збільшується, хоч і є значно меншим порівняно з ручним способом документообігу.

Крім того, комп´ютеризація документообігу дає змогу оптимізувати роботу працівників підприємства, що проявляється в оперативності пошуку необхідної інформації, в легшому пристосовуванні до виконання малознайомої роботи, в значному зменшенні виробничих помилок тощо. Для керівників підприємства — це можливість проведення об´єктивного аналізу ділових процесів, швидке вироблення управлінських рішень щодо їх оптимізації, контроль і коригування завантаженості працівників підприємства, відстеження ходу виконання завдань тощо.

Міжнародними організаціями по стандартизації (ІБО, ССІТТ, ЕСМА) проводиться велика робота, пов´язана з уніфікацією електронних документів . У цих стандартах враховуються технічні проблеми узгодження відповідних структурних характеристик документів з метою створення загальної (універсальної) моделі електронного документа.

У колишньому СРСР також приділялося багато уваги стандартизації електронного документообігу (табл.).

Державні стандарти, пов´язані з електронним документообігом, що діяли в колишньому СРСР

Останніми роками в Україні було розроблено такі стандарти: ДСТУ 08694.01 — 97 „Інформаційні технології. Система електронного документообігу. Основні положення»; ДСТУ „Система електронного окументообігу. Терміни та визначення»; ДСТУ „Система електронного документообігу. Основні положення». Набули чинності закони України „Про електронні документи та електронний документообіг»і „Про електронний цифровий підпис».

Так, у Законі України „Про електронні документи та електронний документообіг» зазначається, що Електронний документообіг (обіг електронних документів) — це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Проте зазначені нормативно-правові акти регулюють питання електронного документообігу теоретично. А тому необхідно розробити та прийняти нормативно-правові акти, в яких би більшою мірою конкретизувалися питання юридичного підтвердження електронних документів. Крім того, слід внести зміни в існуючих нормативно-правових актах України, що регулюють питання документообігу, з метою більшої їх інтеграції з питаннями електронного документообігу.

Якщо розглядати ведення документообігу, в тому числі й електронного, з практичного боку, то підприємства здебільше ведуть документообіг комбіновано, тобто використовують як паперові, так і електронні носії інформації. При цьому частину документів вони одержують, зберігають і роздруковують у паперовому вигляді, або взагалі комп´ютеризують лише деякі ділянки обліку, такі як розрахункові операції, з оплати праці, товарно-матеріальних цінностей, а взагалі притримуються ведення паперового документообігу.

Але таке ведення документообігу є невиправданим: збільшується трудомісткість праці, знижується ефективність поділу праці, погіршується оперативність обліку й аналізу, виникає необхідність ведення архіву за правилами ведення паперового архіву. А тому підприємству необхідно ретельно планувати впровадження електронного документообігу, здійснювати його поетапно, з метою поступового переходу до комплексного електронного документообігу.