Подготовка текста выступления

Старайтесь не говорить только по конспекту, хотя его наличие обязательно при ответственном выступлении. Точно фиксируйте время, необходимое для произнесения речи.

Пишите так, как говорите, а не как пишете (закончив редактирование текста и прочитав его вслух, уберите из доклада все, что «не звучит как живое слово»). Рекоменду­ется также заключать в скобки фразы, которые в случае необходимости можно опустить.

Включите в каждый абзац пять предложений (иначе вы можете потерять то место, на котором остановились).

При написании используйте преимущественно актив­ную, а не пассивную конструкцию. (Сказать: «Мы открыли пять новых филиалов» правильнее, чем «Пять новых фили­алов открылись нами».)

Ограничивайте количество слов в предложении (слу­шателям будет трудно воспринимать слова докладчика, если предложения будут длинными).

Доклад должен быть отпечатан аккуратно и ясно, через два интервала шрифтом, который вам будет легко прочесть. Оставляйте между абзацами промежуток в три интервала.

Подчеркните слова или фразы, которым вы придаете особое значение (сделайте на полях доклада пометки, по­могающие выразительной подаче текста).

Напишите слово «пауза» рядом с теми пунктами, где ее нужно сделать.

Как следует репетировать

Если текст написали не вы, найдите время ознакомиться с ним до выступления.

Репетируйте вслух, произнесите те пункты и факты, которые вам запомнились.

В ходе репетиций читайте так, как говорите, а не так, как читаете.

Успех выступления «по написанному» зависит от ваше­го умения запоминать и читать, но не пытайтесь заучи­вать, запоминайте идеи, а не слова.

Прочитайте про себя текст. Это поможет вам выде­лить главное, когда будете читать речь, чтобы у слушате­лей осталось то же впечатление, что и у вас после про­чтения про себя.

Взгляните на страницу, молча прочитайте группу слов. Поднимите глаза и произнесите их, глядя на аудиторию и вкла­дывая в слова точный смысл. Продолжайте репетировать.

Если есть возможность, репетируйте со слушателями. Особенно это полезно делать с человеком, который сможет стать вашим редактором и будет честно критиковать вашу речь.

Отрабатывайте визуальный контакт с аудиторией, же­сты и паузы в наиболее ответственных моментах выступ­ления. Вы должны научиться читать не хуже телевизион­ного комментатора.

Во время выступления нужно держать голову подня­той. Если вам это непросто, посмотрите на слушателей в начале предложения и — что более важно — когда его заканчиваете. Не позволяйте голове и голосу падать в кон­це фразы. Это перечеркивает все, что вы сделали.

Тренировки позволят с каждым разом читать и произно­сить все большие куски текста. Со временем вы сможете за­ставить слова «плавно подниматься со страниц и оживать».

Репетируя, читайте текст с энтузиазмом и выражени­ем, не бойтесь преувеличивать. Все будет выглядеть нор­мально во время реального выступления.

Запишите все на кассету и прослушайте ее — все дол­жно быть, как при реальном выступлении. Проверьте, на­сколько живо звучит текст, создается ли впечатление, что вы говорите, а не читаете

Читая текст, пользуйтесь пальцем как указкой. Если потеряли место, где читали, когда поднимали и опускали взгляд, не показывайте виду и не впадайте в панику. Най­дите место, на котором остановились, даже если придется повторить фразу. Сделайте на ней ударение: пусть всем покажется, что так и было задумано.

К концу текста замедлите темп. Читайте, глядя прямо на слушателей. Ваш голос должен звучать сильно и напря­женно. Таким образом, вы дадите слушателям понять, что произносите заключительную мысль.

Засекайте время, затраченное на репетицию, чтобы оставаться в рамках отведенного вам времени. Не ускоряй­те темп выступления, лучше говорите чуть медленнее, чем делаете это обычно. Уберите лишний материал и сожмите выступление.

Запишите одну-две репетиции на видеомагнитофон. Посмотрите на себя объективно.

Хотя бы одну репетицию проведите в той одежде, в которой будете выступать, тогда во время выступления будете чувствовать себя в ней комфортно и уверенно.

Вопросы для самопроверки при просмотре репети­ций на видеокассете:

• Был ли создан хороший визуальный контакт? Охва­тил ли я взглядом всех слушателей?
• Звучал ли голос живо и заинтересованно?
• Показался ли я естественным и серьезным?
• Выражались ли мысли спокойно и логично?
• Можно ли было выделить основную часть?
• Была ли достигнута цель речи?
• Были ли жесты свободными и уместными?
• Не передал ли я нервозность слушателям своими ма­нерами, жестами и голосом?
• Не употреблялись ли в выступлении лишние слова, которые ослабляли значение моих доводов («может быть», «значит» и др.)?
• Не говорилась ли речь в излишне быстром темпе, который заставлял слушателей напрягаться, чтобы успе­вать за мной?
• Использовался ли более медленный темп речи, чем обычно, для выражения наиболее важных мыслей или уси­ления значимости идей?
• Была ли речь понятной для слушателей?
• Оправданно ли использовались наглядные пособия?
• Проявляется ли в выступлении соответствующий имидж? Соответствовала ли одежда выбранному имиджу?

Что нужно сделать перед выступлением?

• Проверьте свои записи или текст речи. Лежат ли они в нужном порядке?
• Ознакомьтесь с новой информацией. Может ли она зат­ронуть или повлиять на ваше выступление? Будьте гото­вы что-либо изменить.
• Держите руку на пульсе событий. Для вашего выс­тупления могут иметь значение решения, принятые нака­нуне.
• Если вы выступаете совместно с кем-то, оставьте время, чтобы встретиться с ним и окончательно согласо­вать выступления.
• Появитесь на месте заранее. Осмотрите помещение и, если нужно, измените что-нибудь.
• Проверьте микрофон (если будете его использовать).
• Если вы используете слайды, просмотрите их, убе­дитесь, что они сложены в нужном порядке, проверьте и сфо- кусируйте проектор и т. д.
• Проверьте, нет ли отвлекающих моментов. Печатный материал на стенах, развешенные плакаты будут отвле­кать слушателей от вашего выступления.
• Проверьте свой внешний вид перед зеркалом, убеди­тесь, что прическа в порядке.
• Если вам на трибуне нужна вода, проверьте, есть ли она там. Не полагайтесь на других.
• Если вы находитесь за столом президиума, не забы­вайте о том, что вы «главная фигура». Аудитория смотрит на вас в ожидании.
• Когда вы поднимаетесь, чтобы начать речь, держи­тесь уверенно.
• Перед тем, как начать говорить, сделайте паузу. Со­считайте до трех. Посмотрите на слушателей. Утвердите свое присутствие. Сконцентрируйтесь на дыхании.

Если приходится читать с листа

Читать текст выступления или доклад сложнее, чем выступать с импровизированной речью. Это требует боль­шей практики и подготовки по следующим причинам:

• при чтении голос теряет воодушевление и живость;
• читая без подготовки, можно потерять контакт со слушателями;
• если читать без подготовки, темп речи ускоряется и по­является монотонность.

Подготовка к чтению с листа

Текст выступления по форме должен отличаться от текста, который вы отдаете в печать.

Используйте крупный шрифт.

Текст должен быть напечатан с двойными интервалами между строками и тройными — между абзацами.

Каждый основной пункт начинайте с новой страницы. При чтении новой страницы в голосе всегда присутствуют подъем и энергия. Это важно при переходе к новому пункту.

Абзац не должен переноситься на новую страницу, так же нужно поступать и с предложениями. Вряд ли стоит переворачивать страницу на середине мысли.

Используйте только одну сторону листа: толстая стоп­ка бумаги еще не означает длинную речь.

Нумеруйте страницы. Предпочтительнее ставить номера в правом углу листа.

Не скрепляйте страницы: перед выступлением сними­те все скрепки.

Вы можете пометить текст в том месте, где хотите сделать наибольший акцент, прочитать медленнее или вы­держать паузу, но не делайте слишком много пометок.

Сделайте два текста — для репетиций и выступления. Перенесите в последний лишь те пометки, которые абсо­лютно необходимы для выступления.

Окончательную репетицию проводите с текстом для выступления.

Кафедра (пюпитр) должна быть удобной, чтобы вам не приходилось опускать голову при чтении.

Убедитесь, что кафедра не закрывает вас. При чтении текста вы должны быть уверены, то все слушатели хоро­шо вас видят.

Во время репетиций вы можете понять, что некото­рые предложения слишком длинны и громоздки, есть сло­ва, которые трудно произносить. Замените их, чтобы вам стало легче говорить.

Никогда не давайте текст слушателям перед выступ­лением — они пришли не для того, чтобы проверить вашу способность читать вслух. Исключение можно сделать для журналистов.

Активно используйте голос, старайтесь включить свои актерские способности.

Предложения не должны быть длинными и состоять более чем из 15 слов.

Используйте фразы разной длины, чтобы за одним длин­ным предложением не следовало другое.

Построение предложений должно быть простым и яс­ным, избегайте условных предложений.

Не употребляйте жаргонных слов и специальных тер­минов.

Исключите неясные и ничего не значащие определе­ния и наречия: заметно, чрезмерный, совершенно, прибли­зительно, незначительный, лучше, обоснованно, относи­тельно, значительный, отчасти, существенный, достаточ­ный, подходящий, разнообразный.

Избавьтесь от «мертвых» фраз, словесных штампов и лишних слов. Не нужно употреблять фразы «в текущий мо­мент», «в настоящий момент». Используйте слово «сейчас»!

Уберите из выступления ничего не значащие выраже­ния типа: «по сути дела», «честно говоря», «я должна до­бавить», «интересно отметить», «на это необходимо обра­тить внимание», «это следует запомнить», «стоит сказать», «для вашего сведения я могу сказать», «могу ли привлечь ваше внимание», «позвольте сказать» и др.

Упрощайте времена глаголов. Придерживайтесь про­стого настоящего, прошлого и будущего («мы идем», «мы шли», «мы пойдем»). Избегайте сложных времен («мы со­бираемся пойти», «мы бы пошли»).

Приводя цитату из книги, употребляйте настоящее время («Лев Толстой напоминает нам…», «Чехов говорит об этом по-другому»), за исключением упоминания конкретно­го времени («У. Черчилль в 1942 году постановил…»).

Как отвечать на вопросы

Типы вопросов:

• нейтральные, обычно требующие информации или по­яснения.
• дружеские, изменяющие отношение к сказанному (на­пример: «Я согласен с тем, что вы сказали, но что мы можем сделать?»).
• антагонистические (враждебные). Обычно являются прологом к спору или несогласию с тем, что вы сказали («Вы имеете в виду, что…»).

При ответах на вопросы учитывайте следующее:

Не делайте высокомерного вида. Отвечайте на вопро­сы спокойно и точно. Если вы отнесетесь к спрашивающему с надменностью, можете настроить против себя всю ауди­торию.

Отвечайте на нейтральные и дружеские вопросы, про­сто давая информацию.

Покажите задающим враждебные вопросы, что пони­маете, почему они так ко всему относятся, дайте им по­нять, что не имеете ничего против них лично и хотели бы найти с ними общий язык. Пусть вводной частью к вашему ответу будет, например, такая фраза: Я знаю, что с эти­ми фактами трудно смириться, но есть доказательства. Могу я повторить их для вас?.

Внимательно выслушайте вопрос.

Повторите или перефразируйте вопрос, чтобы убедить­ся в том, что вы его поняли, и чтобы каждый слушатель его услышал.

Определите термины — как из вопросов, так и те, ко­торые будете использовать в ответе.

Если нужно, разделите вопрос на несколько частей и от­вечайте на каждую по отдельности.

Отвечайте кратко и по существу. Старайтесь говорить правду. Не вводите ничего нового.

Если спрашивающий перебивает, сделайте паузу и дай­те ему закончить, затем продолжайте свой ответ, но не позволяйте ему отвлечь вас от сути ответа.

Если человек продолжает перебивать, не завязывайте спор, но постарайтесь закончить ответ. Ваши слушатели заметят грубость оппонента и встанут на вашу сторону.

Если вы ответили на вопрос, а его задают снова, спро­сите слушателей, ответили ли вы достаточно полно.

Если ответ будет утвердительным, переходите к сле­дующему вопросу. Ответ давайте только на один вопрос.

Если спрашивающий задает несколько вопросов в од­ном, спросите его, какой является главным, и отвечайте на него. Наиболее полно отвечайте на вопрос, в котором чувствуете себя увереннее всего.

Если вопрос содержит ложную информацию (например: «Ваша компания увольняет персонал…»), исправьте этот факт, а затем отвечайте. Так как вы имели дело с ошибоч­ным материалом, дальнейших вопросов обычно не возни­кает.

Связывайте ответы со своей речью (например: «Как я уже сказал…»).

Если вопрос спорный, отвечайте на него прямо, отста­ивая свою точку зрения.

Не позволяйте задающему вопрос произносить речь. Остановите его и спросите, в чем заключается вопрос.

Если кому-то трудно сформулировать вопрос, помоги­те ему.

Избегайте жаргона, специфических терминов и сокра­щений.

Не позволяйте другим вставлять в вашу речь слова или пытаться прочитать ваши мысли (например. «Значит, вы полагаете…»). Сформулируйте то, что сказали, еще раз, более понятно.

Не давайте поспешных обещаний.

Не позволяйте одному или двум слушателям монопо­лизировать время, отведенное для вопросов.

При критических вопросах, прерывающих вашу речь:

• Сделайте паузу, не пытайтесь перекричать того, кто вас перебивает.
• Признайте факты, о которых вам говорят, если для этого есть основания.
• Предложите перебивающим поговорить с ними от­дельно, позже.
• Позвольте слушателям взять на себя обязанность ус­покоить того, кто мешает закончить речь.
• Не ввязывайтесь в полемику, оставайтесь спокойным и объективным.
• Будьте готовы «получить раны» и не показать виду, что они были нанесены.
• Никогда не «выпрашивайте» вопросы. Если они иссяк­ли, повторите свое заключение. Если это не было сделано» ваши слушатели уйдут, помня последние слова, которые услышали — ответ на последний вопрос.