Організація контролю за виконанням документів
Вступ.
1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів. Строки виконання документів.
2. Організація контролю за розглядом звернень громадян. Складання номенклатури і формування справ.
Висновки.
Додатки.
Список використаної літератури.
Вступ
Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання.
Відповідальність за організацію здійснення контролю несе керівництво згідно з розподілом обов'язків та керівники структурних підрозділів.
Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в канцелярії документів, для яких зазначено термін виконання.
Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) або резолюції керівника. У тих випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним буде той, хто вказаний першим у резолюції або зазначений поміткою "скликання". Він організовує здійснення доручення, забезпечує колегіальне обговорення питання і підготовку узгодженого рішення та подає на розгляд керівництву повністю виконаний документ із візами усіх співвиконавців.
Співвиконавці зобов'язані подати свої пропозиції відповідальному виконавцю з резервом часу не менше ніж 20 відсотків до настання строку виконання доручення.
Відповідальність за своєчасну підготовку пропозицій однаковою мірою несуть усі виконавці, зазначені в резолюції.
1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів. Строки виконання документів
Документи та доручення вищих державних органів виконуються згідно із зазначеними в них строками.
Доручення Верховної Ради України, Президента України, прем'єр-міністра України та Уряду України, за якими строки виконання не встановлено, виконуються протягом 30 днів; термінові — протягом 5 робочих днів; доручення керівника — 30 днів, термінові — 10 днів.
Для інших документів, терміни виконання по яких не вказані, строки зазначаються згідно з типовими строками виконання.
Перелік документів із зазначенням типових строків виконання
1. Закони України, постанови, інші рішення Верховної Ради України; Укази Президента України; постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; запити і звернення народних депутатів України, накази керівників установ — згідно з встановленими строками.
2. Рекомендації постійних комісій Верховної Ради України — до 2-х місяців, якщо комісіями не встановлений інший строк.
3. Запит народного депутата України на сесії Верховної Ради України не більше ніж у 15-денний строк, або інший встановлений Верховною Радою України термін.
4. Звернення народного депутата України — в 10-денний строк, а ті, що не потребують вивчення і перевірки — невідкладно.
5. Критичні зауваження і пропозиції, висловлені у пресі —до 1 місяця.
6. Скарга на неправильні дії або розпорядження фінансових органів: розгляд не пізніше 5-денного строку з дня надходження.
7. Звернення (пропозиції, заяви, клопотання і скарги) громадян — у строк до одного місяця з дня надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення і перевірок — не пізніше 15 днів.
Для звернень, які потребують додаткового вивчення, загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
8. Листи-доручення і листи-запити вищих державних органів — до вказаного в них строку або протягом 30 днів.
9. Протокол розбіжностей: складання і направлення — в 10-денний строк; розгляд — у 20-денний строк.
10. Заявка покупця — не пізніше трьох днів після її одержання.
11 .Листи підприємств (об'єднань), установ і організації—30 днів.
12. Договір на поставку товарів: підписання і повернення — не пізніше 10 днів (для довгострокових — 20 днів) після одержання проекту договору; відповідь на пропозицію про укладання договору — в 10-денний строк після одержання пропозицій.
13. Наряд на поставку продукції: протягом 15 днів після одержання повідомлення про розподіл фондів.
14. Опитувальний лист на продукцію представлення — у 20-денний строк з моменту одержання наряду.
15. Доручення платіжне: виписування і здача до установи банку не пізніше наступного дня після одержання товарів.
16. Акт прийняття: підписання не пізніше 45 днів з моменту відправлення (передання) проектної продукції, а про наявність недоліків: складання не пізніше 10 днів після одержання продукції.
17. Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень по них у 15-денний строк дня одержання.
18. Стандарт: погодження проекту в строк, що не перевищує один місяць з дня надходження.
19. Відгук: на проект стандарту — складення і направлення не пізніше ніж за місяць з дня одержання проекту стандарту.
20. Угода додаткова: підписання — не пізніше 3 днів з моменту одержання.
21. Телеграми, що потребують термінового вирішення, —до двох днів; решта — протягом 30 днів.
Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівництвом при розгляді кореспонденції. Дата виконання фіксується у резолюції керівника або зазначається у тексті документа.
Якщо індивідуальний строк виконання документа відрізняється від строку, визначеного для даної групи документів, то терміном виконання визначається індивідуальний строк. Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати надходження (реєстрації) для вхідних документів та від дати підписання або затвердження для документів, розроблених організацією, якщо в них не визначено інше.
Зміна строку виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку:
1) типові строки — прийняттям нового акта, яким їх встановлено;
2) індивідуальні — посадовими особами, які їх встановлювали.
Продовження строку виконання повинно бути оформлено зразу ж після одержання документа виконавцем або не менше ніж за 2-3 дні до закінчення строку виконання, якщо в процесі виконання з'ясувалось, що виконати документ у встановлений строк неможливо.
Для цього відповідальний виконавець готує мотивоване клопотання про подовження строку на ім'я посадової особи, яка його встановила. Про зміну строку виконання документа в той же день виконавець повідомляє службу контролю канцелярії з відміткою в реєстраційно-контрольній картці. В іншому разі документ вважається невиконаним у встановлений строк.
Контроль за виконанням документів містить:
1) постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
2) перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
3) попередню перевірку і регулювання ходу виконання;
4) облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);
5) інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
6) повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданні колегіальних органів;
7) зняття документів з контролю;
8) формування картотеки виконаних документів.
Контроль за виконанням документів здійснюється з використанням реєстраційно-контрольних карток, додаткові примірники яких виготовляються при постановці документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки проставляється штамп (робиться напис посадовою особою, яка встановила контроль) "Контроль" або буква "К", після чого документ передається виконавцю, а один примірник реєстраційно-контрольної картки вміщується до контрольної картотеки.
Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, за виконавцями, групами документів тощо.
Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи "Контрольні відмітки" реєстраційно-контрольної картки. При цьому попередні записи не фіксуються.
При автоматизованій формі контролю періодично (раз на місяць) складаються і надсилаються до структурних підрозділів переліки невиконаних ними у встановлені строки документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до канцелярії (контрольної служби для узагальнення).
Інформація про строки виконання доручень і документів, зведення про стан їх виконання, а також відомості про перенесення строків та інформація про завершення виконання виводиться на екран дисплея і роздруковується на папері за встановленою або за довільною формою, передається на зберігання до архіву.
Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.
Після виконання документи (доручення) знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і в картці робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться в контрольну картку і містять дату виконання, номер вихідного документа і його короткий зміст, прізвище і підпис керівника структурного підрозділу — відповідального виконавця.
Закриття карток здійснюється в порядку, зазначеному нижче.
Порядок роботи з контрольними картками про виконання доручень
1. Картка на доручення (документ) виписується канцелярією i передається на виконання разом з документом.
2. Про отримання доручення (документа) у карті робиться запис: дата отримання, індекс посадової особи (підрозділу), підпис особи, що отримала.
3. Керівні особи розписуються в картці за отримання доручення (документа) в картці безпосередньо або через діловода структурного підрозділу і визначають виконавця, який буде виконувати доручення або його частину згідно з компетенцією підрозділу, про що робиться запис в картці.
4. Передача документа в ході виконання доручення від однієї посадової особи (підрозділу) до іншої здійснюється тільки через канцелярію з відповідним записом у картці.
5. Після виконання доручення картка закривається. Якщо доручення закривається підготовленим документом — відповіддю, то про це робиться запис у картці, де вказується вихідний номер документа і дата, яким закривається доручення. Підписує картку керівник структурного підрозділу — відповідальний виконавець.
При відправці документа-відповіді картка про виконання доручення закривається і знімається з контролю.
Для цього необхідно: зареєструвати у канцелярії документ-відповідь, зробити відмітку про виконання у контрольно-реєстраційній картці і за підписом керівника структурного підрозділу повернути перший примірник картки до канцелярії.
У разі відсутності документа-відповіді, коли доручення виконується іншим чином (по телефону, шляхом взяття участі у заході тощо), в картці робиться погоджений із співвиконавцями запис про виконання доручення і за підписом керівника підрозділу — відповідального виконавця подається на засвідчення посадовій особі, яка дала доручення. Після засвідчення діловод підрозділу передає перший примірник картки до канцелярії, робить відмітку про виконання на другому примірнику картки, який залишається в картотеці структурного підрозділу — відповідального виконавця.
6. Термін виконання доручення може бути продовжений посадовою особою, яка йога встановила, про що обов'язково робиться відмітка в канцелярії. Відповідальність за своєчасне продовження термінів покладається на керівників структурних підрозділів — відповідальних виконавців. Якщо виконання не документувалося, відмітка про виконання робиться, на самому документі-запиті та засвідчується в контрольній картці посадовою особою, яка давала доручення. Дані про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюються канцелярією і станом на перше число кожного місяця, доповідаються керівнику організації.
Дані про хід і результати контролю за виконанням періодично аналізуються. На основі аналізу розробляються пропозиції щодо поліпшення виконавської дисципліни й удосконалення контролю за виконанням документів.
Керівники структурних підрозділів зобов'язані:
— особисто розглядати кореспонденцію в день її надходження, визначати за кожним документом, який потребує виконання, конкретних виконавців і строки;
— систематично контролювати виконання документів;
— забезпечити компетентний і невідкладний (протягом 1-2 днів) розгляд проектів документів вищих органів або за їх дорученням, які подаються на погодження іншими структурними підрозділами.
Функції контролю за виконанням доручень і документів у структурних підрозділах покладаються на діловодів, інспекторів структурних підрозділів. Вони постійно аналізують стан виконавської дисципліни і в установленому порядку інформують керівника свого підрозділу і службу контролю канцелярії про хід виконання доручень і документів. Посадові особи, які допустили невчасне або неякісне виконання документів, несуть відповідальність в установленому порядку.
2. Організація контролю за розглядом звернень громадян. Складання номенклатури і формування справ
Звернення громадян — це викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.
Листи з пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) та скаргами (надалі — звернення) громадян реєструються канцелярією за встановленою формою і після реєстрації направляються на розгляд керівництву згідно з розподілом обов'язків.
Забороняється направляти листи зі скаргами на розгляд тій посадовій особі, дії якої оскаржуються.
Начальники структурних підрозділів, яким направлені звернення громадян на розгляд згідно з резолюцією керівництва, зобов’язані особисто розглянути і вжити необхідних заходів для вчасного вирішення поставлених питань.
Розгляд звернення вважається завершеним лише після повідомлення автора про прийняте рішення.
Відповіді на звернення громадян, які надійшли до організацій разом із дорученням від вищих органів, подаються на підпис керівництву після візи начальника структурного підрозділу, що здійснював розгляд.
Звернення громадян, які підлягають розгляду іншими організаціями, відомствами, направляються виконавцем протягом п'яти днів у ці установи із супровідним листом, про що повідомляється автору листа.
Контроль за вчасним розглядом звернень громадян здійснюють спеціалісти та діловоди відповідних структурних підрозділів.
Загальний контроль за вчасним розглядом звернень громадян здійснює канцелярія.
Порядок розгляду звернень громадян здійснюється згідно із Законом України "Про звернення громадян" від 2 жовтня 1996 року № 393/9"6-ВР та Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Кабінетом Міністрів України.
Номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, які створюються в діловодстві структурних підрозділів зокрема та організацій в цілому із зазначенням строків зберігання справ, оформлений у відповідному порядку.
Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для встановлення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом та різновидом, здійснення відбору документів на зберігання у процесі діловодства.
Номенклатура справ розробляється на основі вивчення й аналізу діяльності організації в цілому і кожного структурного підрозділу зокрема.
При цьому використовуються положення про структурні підрозділи: штатний розклад; типові чи приблизні номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори.
При впровадженні нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:
— доцільність впровадження технічних засобів;
— можливість придбання технічних засобів у певні строки;
— наявність придатних приміщень;
— можливість підготовки чи залучення спеціалістів для обслуговування техніки та її ремонту.
Керівник організації несе відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології роботи з доументами, здійснює перевірку знання працівниками технічних інструкцій по роботі з відповідною технікою.
Висновки
Контроль за виконанням документів в апараті організації здійснюють:
— канцелярія — за дорученнями Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України та іншими документами, що надходять від вищих державні органів, запитами та зверненнями народних депутатів України, зверненнями громадян, дорученнями керівництва за документами, які надійшли від міністерств і відомств, підприємств і організацій, окремими дорученнями керівництва; за розглядом заяв, скарг та пропозицій;
— групи спеціалістів, підпорядкованих структурним підрозділам.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за дотриманням строків виконання документів здійснює діловод або особа, спеціально призначена для цього.
Про результати виконання таємних документів, взятих на контроль, начальник Першого відділу щомісячно доповідає керівнику організації.
Загальний контроль за дотриманням строків виконання документів і доручень структурними підрозділами та узагальнення даних в апараті покладається на загальний відділ.
1. Загальні положення
1.1. Служба діловодства є самостійним структурним підрозділом організації і підпорядковується її керівникові.
1.2. Служба діловодства керується законами України, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями інструкції по діловодству, вказівками архів них органів, іншими нормативними документами.
1.3. До складу служби діловодства входять: секретаріат, підрозділи (або ділянки роботи) по обліку і реєстрації, контролю, раціоналізації роботи здокументами, розглядулистів (скарг), експедиційно-копіювально-розмножувальне бюро, архів.
Організаційно і методично службі діловодства підпорядковані секретарі (діловоди, інспектори) структурних підрозділів.
1.4. Найменування посад працівників служби діловодства встановлюється згідно зі схемою посадових окладів організації.
1.5. Служба діловодства має круглу печатку із зазначенням свого найменування.
2.3авдання і функції
2.1. Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами, документаційне забезпечення діяльності організації, на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.
2.2.Відповідно до цих завдань служба діловодства:
— здійснює розробку інструкцій з діловодства, номенклатуру та опису справ і типових номенклатур;
— організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів з питань, що відносяться до її компетенції, забезпечує їх оформлення і випуск;
— організовує і забезпечує документаційне і організаційно-технічне обслуговування роботи організації;
— організовує друкарське виготовлення, копіювання й тиражування документів;
— здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
— здійснює контроль за якістю підготовки і оформлення документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює й аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
— здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук документів, їх доставку;
— забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, збереженості, якості обробки та використання документів, що утворюються у діяльності організації, для передачі на державне зберігання;
— удосконалює форми та методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки, засобів обчислювальної техніки;
— здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах;
— організовує підвищення кваліфікації працівників в роботі з документами;
— впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інструкцію з діловодства;
— засвідчує печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією по роботі з документами в організації.
3. Управління
3.1. Службу діловодства очолює керівник, який призначається і звільняється наказом керівника організації.
3.2. Керівник служби діловодства повинен мати вищу освіту без вимог до стажу роботи або середню спеціальну освіту зі стажем роботи в службі діловодства не менше трьох років.
3.3. Керівник служби діловодства за характером діяльності знаходиться в тісній взаємодії:
— з керівниками структурних підрозділів організації — з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і ведення необхідних керівництву документів, використання інформації в службовій діяльності;
— з юридичною службою — з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;
— зі службами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації співробітників у роботі з документами;
— зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування — з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, побутовим обслуговуванням працівників служби.
3.4. Керівник служби діловодства у межах своєї компетенції підтримує взаємовідносини з іншими установами з питань роботи з документами.
4. Права, обов'язки і відповідальність керівника служби діловодства
4.1. Для виконання обов'язків керівникові служби діловодства надається право:
— контролювати і вимагати виконання встановлених правил роботи в організації;
— доповідати керівництву про стан роботи з документами для розгляду;
— вносити на розгляд керівництву подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби діловодства, заохочення і накладення на них стягнень;
— залучати спеціалістів структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
— запитувати від структурних підрозділів відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
— вживати заходів і здійснювати контроль за скороченням зайвої документаційної інформації;
— підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;
— застосовувати санкції у всіх випадках порушення працівниками і посадовими особами встановлених правил роботи з документами;
— повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог;
— затверджувати положення про структурні підрозділи служби і посадові інструкції її працівників;
— брати участь у засіданнях, нарадах, які проводить керівництво організації.
4.2.На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність щодо:
— забезпечення встановленого порядку роботи з документами в організації;
— виконання вказівок і доручень керівництва, плану роботи і дотримання необхідних умов праці працівників служби;
— дотримання трудової і виробничої дисципліни.
1 .Загальні положення.
1. Діловод структурного підрозділу (далі діловод) є працівником цього підрозділу і здійснює функції діловодного обслуговування роботи керівника та працівників підрозділу.
1.2. Діловод підпорядковується безпосередньо керівнику структурного підрозділу.
1.3. На посаду діловода призначаються особи, які мають середню спеціальну освіту або середню освіту і досвід практичної роботи.
1.4. Діловод призначається на посаду та звільняється з посади керівником організації за поданням керівника підрозділу.
1.5. Діловод повинен знати:
— накази, інструкції, правила ведення діловодства в організації;
— основні положення Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД);
— стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
— структуру організації та її підрозділів;
— порядок контролю за проходженням службових документів;
— правила внутрішнього трудового розпорядку;
— основи наукової організації праці;
— правила охорони праці, техніки безпеки, протипожежної безпеки.
1.6. Діловод у своїй діяльності керується: положенням про підрозділ; основними положеннями ЄДСД; інструкцією з діловодства, затвердженою керівником організації; цією посадовою інструкцією.
2.Посадові обов'язки
2.1. Головним завданням діловода є :
— забезпечення встановленого порядку проходження кореспонденції, що надходить до підрозділу;
— контроль за дотриманням термінів виконання документів;
— формування закінчених діловодством документів у справи та передача їх до архіву на зберігання;
— здійснення функцій діловодного обслуговування роботи керівника та підрозділу.
2.2. Відповідно до зазначених завдань діловод :
— отримує вхідну кореспонденцію в канцелярії та передає її на доповідь керівнику підрозділу;
— відповідно до резолюції керівника передає документи на виконання;
— веде облік вхідної та вихідної кореспонденції;
— перевіряє правильність оформлення реквізитів вихідної кореспонденції і передає її на відправку в канцелярію;
— вносить відповідні записи у реєстраційні картки і підшиває виконані документи у справи;
— окремо веде діловодство з розгляду заяв, скарг та пропозицій громадян та організацій;
— здійснює контроль за строками виконання доручень керівника структурного підрозділу з виконання документа, регулярно інформує його про стан їх виконання;
— щотижня подає керівникові підрозділу та до канцелярії інформацію про невиконані документи за встановленою формою;
— веде облік внутрішніх документів структурного підрозділу;
— оформляє контрольно-реєстраційну картку для вихідних документів, на які очікується відповідь;
— веде картотеку проходження та виконання документів;
— дає необхідні довідки за документами, що проходять через підрозділ;
— формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх передачу у встановлені строки до архіву;
— систематизує і зберігає документи поточного архіву;
— друкує матеріали.
3. Права Діловод має право:
— вимагати від працівників структурного підрозділу довідки, матеріали та інформацію про виконання доручень керівника;
— не приймати на відправку вихідної кореспонденції від виконавців, оформлену з порушенням вимог інструкції з діловодства;
— вносити пропозиції керівнику структурного підрозділу з питань, які стосуються компетенції діловода.
4 .Відповідальність
Діловод несе відповідальність за невиконання обов'язків і невикористання прав, передбачених цією інструкцією.
Ця посадова інструкція не звільняє від виконання інших робіт за дорученням керівника підрозділу, що випливають із завдань підрозділу та не виходять за межі компетенції керівника підрозділу.
Список використаної літератури
- Виноградський М. Організація праці менеджера: Навчальний посібник/ Микола Виноградський, Алла Виноградська, Олена Шканова,; Київ. економ. ін-т менеджм.. -К.: Кондор, 2002. -516 с.
- Комова М. Діловодство : Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". -Львів: Тріада плюс, 2006. -217 с.
- Організація праці : Робоча програма, методичні вказівки і контрольні завдання до вивчення курсу/ Укл. В. М.Шумейко; М-во освіти України; КІСМ. -Кіровоград, 1998. -51 с.
- Палеха Ю.Управлінське документування : Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. -2-е вид.. -К. : Вид-во Європейського ун-ту. -2003- Ч. 1 : Ведення загальної документації : (зі зразками сучасних ділових паперів). -2003. -327 с.
- Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби/ Євген Пашутинський, Ред. О. А. Кривенко. -К.: КНТ, 2004. -268 с.