1. Інформаційна база оперативного менеджменту

Оперативний менеджментпотрібно розглядати як своєчасність передачі початкової інформації про хід виробництва, швидку її обробку, своєчасне прийняття необхідних рішень і вплив на хід виробництва. Дотримання вимоги оперативності управління основним виробництвом забезпечується механізацією і автоматизацією труда, застосуванням обчислювальної техніки. Запізнення інформації приводить до того, що вона стає менш корисною і потрібною, у деяких разах навіть шкідливої, а рішення, що приймаються далеко не найкращими.Змістом оперативного менеджменту є управління основним виробництвом, встановлення місця (цеху, дільниці, робочого місця) і часу (кварталу, місяця, декади, зміни), виготовлення виробів, складальних одиниць, деталей; облік фактичного ходу виробничого процесу; визначення відхилень від зазделегідь встановленого плану і, нарешті, регулювання ходу виробництва, здійснюваного для того, щоб ліквідувати наслідки небажаних відхилень і забезпечити своєчасне виконання основних задач оперативного управління.

Система оперативного управління основним виробництвом являє собою складну організаційно-планову систему, що включає функціональну, елементну і організаційну підсистеми.

Функціональне розбиття характеризує коло функцій, які повинна виконувати система управління; поелементне основні елементи, з яких вона складається, і організаційна побудову системи управління.

У функціональному відношенні оперативного управління основним виробництвом змінюється таким чином: на рівні управління підприємством воно полягає в організації рушення предметів в межах року, кварталу, місяця; на рівні управління цехом таке рушення здійснюється в межах кварталу, місяця, тижня (п’ятиднівки); на рівні управління дільницею в межах місяця, тижня (п’ятиднівки), діб, зміни і по годинах.

У поэлементному відношенні в залежності від рівня оперативного управління основним виробництвом змінюється по: складу, що використовується і кваліфікації управлінського персоналу; математичному забезпеченню задач планування виробництва; складу і числу комплексів технічних засобів, що використовуються; складу календарно-планових нормативів; планово-обліковим одиницям, що застосовуються; складу і змісту планово-облікової документації; характеру і напруженості інформаційних потоків.

У організаційному відношенні система оперативного управління основним виробництвом здійснює свої функції за допомогою: планово-диспетчерського відділу на рівні підприємства; планово-диспетчерського бюро на цеховому рівні; планово-управлінського персоналу дільниці на рівні дільниці.

Виробничо-господарські процеси є надзвичайно динамічними, оскільки вони перебувають під впливом різноманітних факторів, у тому числі непередбачених та випадкових. В цих умовах, поставлена ціль, розроблений план, прийняте рішення можуть не досягнути своєї мети, якщо повсякденно не впливати на діяльність об'єкта управління.

Оперативний облік є найважливішою частиною, він повинен відповідати ряду вимог, що забезпечують нормальне функціонування основного виробництва. У число цих вимог входять: єдністьпоказників планування і обліку, достовірність, своєчасність, багаторазовість використання отриманої інформації. Оперативний облік робота трудомістка.

2. Суть "трьох китів" оперативного менеджменту.

Повсякденна діяльність менеджера з регулювання ходу господарських процесів об'єкта управління і виконання ним запланованих завдань та прийнятих рішень називається оперативним управлінням, яке складається з таких елементів і є суттю "трьох китів" оперативного менеджменту:

розробка оперативних планів та завдань;

організація виконання оперативних планів та завдань;

організація поточного контролю і регулювання ходу робіт.

Оперативні плани та завдання розробляють двох видів. Перший вид оперативних планів та завдань являє собою конкретизацію основних напрямів управлінської діяльності в момент розробки та прийняття плану господарсько-фінансової діяльності. Це плани закупівлі товарів, закриття підприємств на ремонт, інвентаризацію, перевірок підприємств та ін. Складання такого роду планів відображає повсякденну поточну діяльність апарату управління протягом року.

Другий вид оперативних планів та завдань розробляють на основі поточного аналізу діяльності об'єкта управління. Ці плани передбачають негайне втручання у хід господарських процесів з метою регулювання їх.

Різноманіття особливостей виробництва викликає необхідність створення різних систем оперативно-календарного планування. Під системоюоперативно-календарного планування виробництва розуміється методика і техніка планової роботи, що визначається мірою, централізації планової роботи, планово-обліковою одиницею і диференціацією планових процесів, складом календарно-планових нормативів, а також складом, порядком оформлення і рушення планової і облікової документації.

Вибір системи оперативно-календарного планування виробництвом зумовлюється типом і обсягом виробництва, номенклатурою і технічними характеристиками виробів, мірою уніфікації і сприймаємості деталей і складальних одиниць, а також виробничою структурою підприємства, цеху і дільниці.

Розробка оперативних планів та завдань здійснюється, виходячи з тактики виконання планових показників, яка враховує наявні засоби та ресурси (як матеріально-грошові, так і трудові), так і виходячи з кон'юнктури ринку, що склалася у районі діяльності організації (підприємства). Особливістю оперативних планів та завдань є негайність їх виконання, конкретність та адресність.

Другою складовою частиною оперативного менеджменту є організація виконання оперативних планів та завдань. Цей етап починається з конкретизації оперативних планів у формі завдань окремим виконавцям. Конкретизація здійснюється по об'єктах управління, строках, операціях, відповідальних особах. Як правило, така конкретизація здійснюється менеджером на оперативній нараді працівників апарату управління, оскільки ефективність виконання оперативних завдань багато в чому залежить від часу, який минув з моменту формулювання завдання до доведення його виконавцю.

У момент доведення завдання виконавцю необхідно провести інструктивно-роз'яснювальну роботу з ним, створити умови для успішного виконання завдання. Зміст інструктивно-роз'яснювальної роботи полягає в ознайомленні виконавця із загальною ситуацією і конкретно з питанням, яке доручається виконавцю, в на-ціленні його на успішне виконання завдання, в переконанні його у важливості доручення. Інколи провадять більш широку роз'яснювальну роботу, аж до роз'яснення посадових обов'язків і прав.

Одночасно менеджер повинен створити необхідні умови для виконання оперативного завдання — поєднати його з раніше одержаними виконавцем завданнями чи скасувати деякі з них, якщо немає можливості виконати їх паралельно, забезпечити матеріальні умови для виконання завдання (наприклад, транспорт для поїздки виконавця в магазин та ін.).

Оперативне завдання може видаватись у письмовій чи усній формі. Однак у будь-якому випадку потрібно фіксувати його в спеціальному журналі.

Після одержання виконавцем оперативного завдання починається процес поточного контролю ходу виконання його. Метою поточного контролю оперативного завдання є негайна реакція менеджера на відхилення, які було виявлено у ході господарського процесу. Для контролю виконання оперативного завдання найчастіше застосовується особиста доповідь підлеглого, але можна також використовувати документальний контроль і інспекційну поїздку.