Вступ.

1. Техніка протипожежної безпеки в архівах.

2. Оптимальний температурно – вологісний режим в архівах.

3. Характеристика інформаційних документів НАФ України.

Висновки.

Список використаних джерел.

Вступ

Поняття «архів» вже давно стало неодмінною частиною життя для кожного цивілізованого українця. А це означає, що від сукупності документів, сформованих як в наслідок життєдіяльності конкретної людини (або ж – діяльності установи), до найменування спеціалізованої соціальної інституції, яка забезпечує в цілому потреби суспільства у ретроспективній документній інформації, існує нерозривний зв’язок саме через архівний документ.

Україна ХХІ ст. має досить розгалужену систему Державного комітету архівів України, що нараховує 680 архівних установ, серед яких – сім Центральних державних архівів.

Доступ до документів Національного архівного фонду регулюється законодавством України, зокрема "Основами законодавства України про культуру" (14.02.1992), Законом України "Про інформацію" (02.10.1992), Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (24.12.1993).

1.Техніка протипожежної безпеки в архівах

Будівлі архівів обладнуються протипожежним водопостачанням. Живлення внутрішнього протипожежного водопроводу здійснюється двома вводами. Пожежні крани встановлюються на всіх поверхах будівлі на сходових клітках. При кожному крані необхідно мати прогумований рукав довжиною до крайньої точки приміщень, розташованих на поверсі.

Сховища і приміщення для роботи з документами мають бути обладнані пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння. При оснащенні сховищ автоматичними системами пожежогасіння та переносними вогнегасниками перевага надається таким, що не мають побічної руйнівної дії на документи. Вогнегасники встановлюються з розрахунку не менше одного на кожні 50 кв. м площі, але не менше двох на кожне окреме приміщення.

Все електроустаткування в архіві забезпечується заземленням.

В основних приміщеннях архівів прокладається схована електропроводка. Освітлювальна арматура застосовується напівгерметична. Електричні апарати, обладнання, електропроводи та кабелі за виконанням та ступенем захисту повинні відповідати класу зони, мати апаратуру захисту від струмів короткого замикання та інших аварійних режимів. Сховища слід обладнати загальними та поповерховими електричними рубильниками. Рубильники, розподільчі електрощити та запобіжники необхідно розміщувати тільки поза сховищами.

Електрична проводка у приміщеннях сховищ має бути закрита металевими трубами, штепсельні розетки для переносної апаратури (пилососів, ламп тощо) — герметичними або напівгерметичними. Шнури переносної апаратури повинні мати гумову ізоляцію. У сховищах коробки з документами слід розміщувати на відстані не менш як 50 см від світильників.

Після закінчення роботи апаратура, лампи, електричні розетки у сховищі послідовно вимикаються.

У сховищах забороняється:

— паління;

— застосування нагрівальних електроприладів.

На випадок виникнення пожежі та інших надзвичайних ситуацій в архіві складається план заходів, у якому передбачаються шляхи евакуації і місце укриття документів, перелік і загальна кількість справ (одиниць зберігання), що підлягають евакуації, список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи з охорони документів у місцях евакуації та укриття.

План погоджується з відповідними службами (пожежною, охоронною, технічного нагляду) установи і затверджується її керівником.

Вимоги до шляхів евакуації документів:

— забороняється захаращувати шляхи евакуації різними предметами та устаткуванням;

— усі двері евакуаційних виходів повинні вільно відчинятися у напрямі виходу з будинку;

— у коридорах на шляхах евакуації повинні бути встановлені символічні зображення знаків "вихід", "відчинені двері".

2.Оптимальний температурно – вологісний режим в архівах

Температура та відносна вологість повітря в приміщеннях сховищ, обладнаних устаткуванням для кондиціювання повітря, мають відповідати нормам, зазначеним у таблиці.

У разі вимушеного зберігання різних документів у одному сховищі слід дотримуватися найнижчих значень температури і відносної вологості.

У приміщеннях з нерегульованим кліматом мають здійснюватися заходи з оптимізації температурно-вологісного режиму зберігання із застосуванням раціонального режиму опалювання і провітрювання приміщень, а також технічних засобів зволоження або осушення повітря.

При зберіганні документів необхідно уникати різких коливань (сезонних та впродовж однієї доби) температури (±5оС) і відносної вологості повітря (±10%).

При тривалому порушенні режиму зберігання (від 7 до 10 діб), що супроводжується підвищенням відносної вологості повітря до 80-90%, вживаються заходи щодо його нормалізації (інтенсивне провітрювання, осушення сховища).

Під час технологічного оброблення документів дозволяється їх тимчасове зберігання (до 2 міс.) у приміщеннях із нерегульованим температурно-вологісним режимом при температурі (20±5)оС та відносній вологості повітря (50±10)%.

Температурно-вологісний режим зберігання документів контролюється шляхом регулярного вимірювання параметрів кімнатного та зовнішнього повітря.

Показники контрольно-вимірювальних приладів фіксуються в спеціальних реєстраційних журналах. У журналах фіксуються також результати перевіряння правильності показань приладів і заходи, вжиті щодо нормалізації температурно-вологісного режиму в разі його порушення.

Контрольно-вимірювальні прилади слід монтувати на одному щиті та розміщувати їх на стелажі в головному проході подалі від опалювальних і вентиляційних систем (контрольна точка). Прилади встановлюються в кожному сховищі з розрахунку: за кімнатної системи — одна контрольна точка на кімнату, за багатоярусної — одна на ярус.

Приміщення сховищ мають утримуватися в зразковому порядку та чистоті, що виключало б можливість накопичення пилу, появи плісняви, комах та гризунів.

Повітря, що надходить до приміщень сховищ має бути очищеним від пилу. З метою запобігання попаданню пилу ззовні рекомендується підтримувати надлишковий тиск повітря (0,05-0,1 атм.).

У сховищах необхідно забезпечити вільну циркуляцію повітря, яка виключає можливість утворення непровітрюваних зон.

Санітарно-гігієнічні роботи у сховищі необхідно проводити регулярно: щоденно — вологе прибирання підлоги та сухе прибирання полиць, стелажів і шаф; у плановому порядку, не рідше одного разу на місяць — санітарні дні, під час яких здійснювати вологе прибирання стелажів, шаф, плінтусів, підвіконь та знепилювання коробок із документами.

У приміщеннях сховищ забороняється перебування у верхньому одязі, брудному взутті, зберігання будь-яких сторонніх предметів, зберігання і вживання харчових продуктів, а також розведення квітів.

Роботу з кінофотофоновідеодокументами слід виконувати в чистих неворсистих рукавичках і білих халатах.

Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних стосах.

З метою своєчасного виявлення плісеневих грибів і комах необхідно двічі на рік (початок і кінець опалювального сезону) проводити вибіркове мікробіологічне та ентомологічне обстеження документів та приміщень сховищ.

У разі виявлення у сховищі біологічних шкідників, слід вжити термінових заходів щодо оброблення документів, засобів зберігання та приміщень.

Уражені пліснявою та комахами документи мають бути ізольовані та піддані дезінфекції чи дезінсекції. Для ізоляції документи слід загорнути в папір або плівку та розмістити в окремому приміщенні (ізоляторі).

Стелажі та шафи, в яких зберігалися уражені пліснявою документи, підлягають обробленню водними розчинами формаліну (3%) або катаміну АБ (5%) і просушуванню.

Для місцевої дезінфекції сховищ застосовуються антисептики згідно з Переліком пестицидів і агрохімікатів, дозволених до використання в Україні, та його щорічними доповненнями, узгодженими з Міністерством охорони здоров'я України. Підлога, плінтуси, вікна, підвіконня, стіни обробляються інсектицидами на висоту не менш як 1,5 м. Документи не підлягають обробленню зазначеними препаратами.

У випадку масового ураження документів біологічними шкідниками проводиться загальна дезінфекція та дезінсекція сховищ і документів силами санітарно-епідеміологічних станцій або карантинних служб під контролем працівників архіву.

У разі пліснявіння стін (підлоги, стелі) потрібно зняти штукатурку та фарбу, обробити поверхню розчином формаліну з концентрацією від 3% до 5% та провести ремонт з додаванням у будівельні матеріали розчинів антисептиків. Знищення гризунів слід проводити силами санепідемстанції.

3.Характеристика інформаційних документів НАФ України

Останнім часом значно розширилося і якісно змінилося коло користувачів архівної інформації. Ці зміни торкнулися усіх архівних процесів, а найбільше — пов'язаних із забезпеченням суспільства ретроспективною документною інформацією. В Законі України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (2001 р.) проголошено основний принцип організації архівної справи в Україні — загальнодоступність документів Національного архівного фонду. Закон гарантує забезпечення доступу до архівних документів із моменту надходження їх до архівної установи й право користування документами НАФ усім громадянам України, іноземцям та особам без громадянства. (Розділ V, ст. 15 "Доступ до документів Національного архівного фонду"). Тимчасові обмеження в доступі пов'язані лише з необхідністю науково-технічного опрацювання, перевіркою наявності та стану або реставрацією документів, забезпеченням державної або іншої передбаченої законом таємниці, охороною законних прав та інтересів громадян (Розділ V, ст. 16 "Обмеження доступу до документів Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам"). Крім того, на вимогу власника обмеження можуть встановлюватися на архівні документи, створені архівними підрозділами об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ і організацій, заснованих на приватній формі власності (Розділ VI, ст. 17 "Обмеження доступу до документів Національного архівного фонду, що належать іншим власникам"). Доступ до приватних архівних зібрань регулюється розпорядженням власника, причому держава заохочує власників розширювати цей доступ (Розділ V, ст. 15 "Доступ до документів Національного архівного фонду").

У виконанні важливої суспільної функції архівних установ щодо реалізації інтелектуального доступу до документів НАФ велике значення має довідковий апарат, що функціонує в державних архівах України і становить собою створений на єдиних методологічних і методичних засадах комплекс взаємопов'язаних архівних довідників.

Формування типо-видової структури науково-довідкового апарату державних архівів пройшло довгий шлях від перших інвентарних описів до електронних довідників й детермінувалося складом і змістом документів конкретного архіву, інтенсивністю використання документної інформації, виду носія, матеріально-технічних можливостей тощо.

У другій половині XIX — початку XX ст. актуалізувалися дискусії про необхідність взаємозв'язків архівних довідників та їх уніфікації. Були навіть сформульовані тези про "єдність всіх архівів і створення довідників у світовому масштабі" (І. Є. Андрієвський, А. П. Воронов, Д. Я. Самоквасов). Однак ці ідеї не реалізувалися. Дореволюційні архіви мали описи, покажчики, каталоги, але всі довідники не були єдиною, взаємопов'язаною системою. Кожен довідник існував лише в одній "функціональній площині". До досягнень дореволюційного архівознавства слід віднести усвідомлення зв'язків розвитку описання з розвитком архівної справи, зокрема, з її централізацією, інтенсивністю комплектування і користування документною інформацією.

Важкі умови перших років радянської влади в Україні позначилися на розвитку довідкового апарату державних архівів, перед якими постали завдання збирання і зберігання документів ліквідованих установ. Це певною мірою стримувало розроблення методики створення довідкового апарату. В квітні 1920 р. Раднарком України видав постанову, за якою всі архіви на території республіки, в т.ч. й приватні збірки документів, проголошувалися загальнонародною власністю. Це був перший закон про націоналізацію та централізацію архівної справи, який водночас створив передумови і для централізації довідкового апарату. Найважливішим досягненням радянського архівознавства середини 1920-х років слід вважати усвідомлення зв'язків між ієрархічною організацією зберігання архівних документів по комплексах і архівними довідниками, створюваними до них. 1920-1930-і рр. характеризувалися розширенням теоретичної і методичної бази розвитку довідкового апарату архівів: саме в цей період було видано багато правил та інструкцій щодо створення тематичних картотек, оглядів, путівників, складанню описів та ін. Реалізації планів створення і розвитку довідкового апарату державних архівів України завадила Друга світова війна. Змінився напрямок роботи архівних установ. Евакуація і реевакуація значної кількості архівів, відбудова архівосховищ, масове впорядкування архівних документів тривало майже до середини 1950-х рр. Тоді ж активно розроблялися теоретичні питання розвитку довідкового апарату, спрямовані на удосконалення традиційних архівних довідників. Основні архівні довідники не зазнали якісних змін, найпоширенішим із них залишився опис. Увагу архівістів і дослідників все більше почали привертати предметно-тематичний, а згодом і систематичний каталоги, як найперспективніші довідники про склад і зміст документів архівів.

"Основные правила работы государственных архивов" (М., 1962) передбачали створення комплексу посібників для правильної організації використання документальних матеріалів в архіві і називалися науково-довідковим апаратом, визначали методику створення основних видів архівних довідників, а також тино-видову структуру довідкового апарату. Наступні роки були дуже плідними в галузі як теоретичної, так і практичної діяльності по створенню та удосконаленню довідкового апарату. Вперше в "Методичному листі про єдину систему науково-довідкового апарату державних архівів СРСР" (М.,1965) сукупність інформаційно-пошукових засобів державних архівів визначалася як система. "Основні положення розвитку системи науково-довідкового апарату до документів державних архівів СРСР" (М., 1981) розглядали принципи побудови, функціонування й удосконалення системи довідкового апарату, окреслювали склад і структуру системи для архівів різного рівня і профілю, висвітлювали значення автоматизованих засобів пошуку інформації в ній.

Нині в державних архівах України наявні майже всі обов'язкові елементи довідкового апарату: описи, каталоги, путівники, огляди, покажчики тощо, які відповідно до ієрархії комплексів документів архіву поділяються на міжархівні (забезпечують пошук інформації па рівні НАФ України), міжфондові (на рівні архіву) та фондові (на рівні конкретного фонду).

Довідковий апарат побудовано відповідно до структури Національного архівного фонду. Архівні довідники містять відомості про склад і зміст документів на рівні:

— НАФ України в цілому (центральний фондовий каталог, загальнодержавні міжархівні довідники про склад і зміст документів НАФ);

— державного архіву (путівник, фондовий каталог, систематичний каталог, міжфондовий покажчик, тематичний огляд);

— архівного фонду (опис, огляд фонду, каталог);

— одиниці зберігання (каталог).

Базовим довідником для створення всіх інших видів довідкового апарату є архівний опис, що розкриває склад і зміст документів у межах фонду, його структурної частини, об'єднаного архівного фонду, колекції нарівні одиниці зберігання.

Кожен державний архів має також систему каталогів (систематичний, предметно-тематичний, з історії установ, з історії адміністративно-територіального поділу, іменний, географічний, документів з особового складу тощо), де інформацію згруповано у логічній, алфавітній або хронологічній послідовності, що дозволяє здійснювати багатоаспектний пошук на рівні документа. Основною ланкою системи є систематичний каталог, який слугує цілям міжфондового пошуку і надає інформацію за широкою тематикою, дозволяє встановлювати логічні зв'язки між подіями, відображеними в документах.

Предметно-тематичні та тематичні каталоги, де вторинна документна інформація з однієї або декількох тем розташована у логічній послідовності, не набули достатнього розвитку у державних архівах України. Найпоширенішим видом після систематичного каталогу є іменний, що містить інформацію про осіб, які є авторами документів, або згадуються в документах, а також географічний каталог, що містить інформацію про географічні й топографічні об'єкти.

Переважна більшість архівів має путівники або короткі довідники, що подають характеристики фондів (документів) залежно від об'єкта описування (архіви, архів, група фондів, фонд, частина фонду/колекції, документ).

Крім описів, каталогів, путівників, в архівах складаються покажчики (тематичні, предметні, географічні, іменні, хронологічні), а також огляди (міжфондові, фондові, тематичні), тематичні переліки тощо. З середини 1990-х рр. у центральних і державних архівах областей створюються або вже функціонують електронні бази даних облікового і тематичного характеру.

Останнім часом державні архіви України інтенсифікували роботу з удосконалення довідкового апарату. Розширився доступ до архівних фондів, що були на таємному зберіганні (за останнє десятиріччя розсекречено понад 3 тисячі фондів). Підготовку науково-інформаційних видань про склад і зміст розсекречених фондів, які забезпечують оперативний пошук інформації, передбачено Програмою "Архівні зібрання України", що реалізується з 2000 р. Перспективний план підготовки архівних довідників за цією програмою на 2001-2005 рр. затверджено рішенням Колегії Держкомархіву України. Він передбачає підготовку довідників "Анотовані реєстри описів державних архівів", "Реєстр розсекречених архівних фондів. 1991-2000", "Національний реєстр втрачених архівних фондів", "Празькі архіви": Зведений каталог архівів української еміграції у міжвоєнний період", "Еліта України XX ст.: Національний реєстр особових фондів" тощо. Побачили світ путівники за фондами Центрального державного архіву громадських об'єднань України, Центрального державного історичного архіву, м. Львів, Державного архіву Чернігівської області, готуються до друку путівники Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України, регіональних архівів (Вінницької, Сумської, Тернопільської, Харківської, Чернівецької областей, міста Києва), доповнення до опублікованих раніше путівників (державні архіви Донецької, Миколаївської, Херсонської областей).

Державні архіви України ведуть роботу щодо створення принципово нових довідників — електронних версій реєстрів фондів як сегментів Національної архівної інформаційної системи.

Нині довідковий апарат державних архівів України складають:

— центральний фондовий каталог (представлено 180 123 фондів);

— описи (575 652 одиниці);

— каталоги державних архівів (представлено 11 664 533 тематичних карток; 338 823 на кінодокументи; 1 040 064 на фотодокументи; 117 978 на фонодокументи; 2 719 на відеодокументи; тематично опрацьовано 18 442 фонди, 6 342 415 од. зб.);

— огляди архівних фондів (всього 1 156, в т.ч. 323 тематичних. 833 фондових).

Висновки

"Основи законодавства про культуру" гарантують доступ до пам'яток історії та культури, серед них і архівних фондів (Розділ ІІІ, ст. 14 "Збереження і використання культурних цінностей").

Ця сама гарантія підтверджується Законом України "Про інформацію", де зазначено, що право на інформацію забезпечується вільним доступом суб'єктів інформаційних відносин до архівних фондів. Водночас у Законі є вказівки на можливість обмеження цього доступу внаслідок специфіки культурних цінностей і особливих умов зберігання їх, визначених законодавством (Розділ І, ст. 10 "Гарантії права на інформацію"). Доступ до такої окремої категорії архівних документів, як персональні дані, регулюється іншою статтею цього закону (Розділ ІІІ, ст. 31 "Доступ громадян до інформації про них"), де фіксується право громадянина на доступ до інформації про нього й забороняється доступ сторонніх осіб до відомостей про іншу особу, зібраних державними органами.

Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" гарантує забезпечення доступу до архівних документів з моменту надходження їх до архівної установи й право користування документами НАФ усіх дієздатних громадян України (Розділ IV, ст. 26 "Доступ до документів Національного архівного фонду").

Тимчасові обмеження в доступі пов'язані лише з необхідністю науково-технічного опрацювання або реставрації документів, забезпечення державної або іншої передбаченої законодавством таємниці, охороною законних прав та інтересів громадян (Розділ VI, ст. 27 "Обмеження доступу до документів Національного архівного фонду в державних архівних установах"). Крім того, на вимогу власника обмеження можуть встановлюватися на архівні документи створені об'єднаннями громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній і приватній формі власності (Розділ VI, ст. 28 "Обмеження доступу до документів Національного архівного фонду в архівах (архівних підрозділах) об'єднань громадян, підприємств, установ та організацій, заснованих на колективній та приватній формі власності"). Доступ до приватних архівів регулюється розпорядженням власника, причому держава заохочує власників розширювати цього доступ (Розділ V, ст. 26 "Доступ до документів Національного архівного фонду").

Список використаних джерел

1. Архівні установи України: Довідник. — К. : НБУ ім. В.І.Вернадського, 2000. — 258, с.
2. Архівознавство: підручник. — К.: Видавничий дім "КМ Академія", 2002. — 354 с.
   1. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения : ГОСТ 16487-83. — М. : Изд-во стандартов, 1987. — 12 с.
   2. Збереження бібліотечних і архівних фондів у несприятливих екологічних умовах: Інструктивно-методичні рекомендації. — К.: НБУ ім. В. І. Вернадського, 2005. — 33 с.
   3. Нариси історії архівної справи в Україні: учбовий посібник. — К.: Видавничий дім "КМ Академія", 2002. — 609 с.
   4. Новікова Г. М. Збереження документів у бібліотеках і архівах: Методичні рекомендації. — К., 2006. — 55, с.
   5. Особові архівні фонди інституту рукопису: Путівник. — Київ, 2002. — 765, с.
   6. Хрестоматія з архівознавства: підручник. — К.: Видавничий дім "КМ Академія", 2003. — 407 с.