Вступ

Актуальність теми. Призначення документа в загальному розумінні зводиться до зафіксованих у письмовому вигляді відомостей, необхідних для здійснення різноманітних дій. За допомогою документа інформація зберігається і передається у часі і в просторі, а тому з цієї точки зору документи можуть розглядатися як один із інструментів пізнання дійсності. Сучасний діловий світ важко собі уявити без потужних потоків інформації, що циркулює різними напрямками і оформлена найчастіше документально. Переважна більшість дій здійснюється службовцями в процесі управління шляхом створення і використання різноманітних документів. Тому головним, центральним, базовим поняттям документаційного забезпечення управління є поняття “документ”.

У зв’язку з широким використанням поняття “документ” у багатьох сферах суспільної діяльності воно розуміється по-різному у різних галузях знань, зокрема, в документознавстві, інформатиці, бібліотекознавстві, архівознавстві, музеєзнавстві, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — архівній, бібліотечній, музейній справі і, звичайно, у документаційному забезпеченні управління. Хоча інформаційна природа документа очевидна, саме поняття “документ” визначають по-різному, бо за основу визначення поняття беруть різні критерії — мету створення документа, його зміст, форму, спосіб відтворення інформації, сферу побутування документа тощо. Однак яким би не було ставлення до існуючого різноманіття визначень, воно, на наш погляд, закономірне, оскільки предмет і завдання кожної дисципліни, що вивчає документи, має свою специфіку. Кожна наукова дисципліна у визначенні документа виділяє, як правило, якийсь один аспект.

1. Сучасні погляди на структуру науки про документ

«Проникнення» документів у всі сфери людської діяльності — науку, управління, практику, освіту тощо — зумовило об’єктивне зростання їх типовидового розмаїття, формування новітніх систем документних потоків, масивів систем документів і документації, створення єдиного інформаційного простору. Поняття «документ» все більше набуває багатозначності (полісемії). Усе інтенсивніше розвиваються науки, об’єктом вивчення яких є структура, створення та функціонування окремих видів і типів документів.

Донині існують досить полярні концепції документознавства: широкого і вузького його розуміння. Паралельне існування в науковій та освітній сферах двох документознавств — наук з однією назвою, але з різним змістом, як підкреслює Н.М.Кушнаренко [4], створило двоякий смисл дисципліни, зумовило певні незручності й спричинило полеміку на сторінках періодичних видань.

Термін «документознавство» вживався й для означення науки про способи використання записаної інформації, а крім того — для означення динамічної діяльності комплексного міждисциплінарного змісту, терміносистема якої має тенденцію до розширення.

За кордоном наука під назвою «документознавство» відома тільки в деяких східноєвропейських країнах, що наслідували форми організації науки в СРСР (наприклад, Болгарія). Відповідна галузь знань під назвою «управління документами» або «управління документацією» (records management) існує також в англо-американській практиці.

У Франції, Іспанії, Бельгії та ряді інших країн документаційна наука розглядається через призму інформатики, як її рудимент.

Слід також зважати на те, що на світовому рівні не існує єдиної назви для науки про документ, як і не існує загального поняття «документ», яке тлумачиться по-різному в історичних дисциплінах, діловодстві, бібліотечній та інформаційній науках. Серед розповсюджених назв: документація, документика, документалістика, документологія, документографія тощо.

Для узагальнюючої науки про документ пропонувалось декілька варіантів її назв:

— інформаційно-комунікаційна наука (A.B. Соколов);

— документаційно-інформаційна наука (Г.М. Щвецова-Водка);

— документознавство (К.Г. Мітяєв, Ю.М. Столяров, Н.М. Кушнаренко, А. А. Соляних, Н.Б. Зінов’єва);

— документологія (Ю.М. Столяров, Н.М. Кушнаренко, М.С. Слободяник).

Взагалі термін «знавство (ведення)» — притаманне найменуванням теоретичних наук, а «логос» як термін означає «цілісність», «єдність», «органічність» певної системи. Документологія (rp. logos — «слово, наука, знання» лат. — те, що вчить, є «повчальним прикладом», доказом) в такому розрізі виступає як сукупність знань про документ.

Особливістю документознавства є її бінарний характер. З одного боку, її слід сприймати на сьогоднішній день як філософську абстракцію з глобальним узагальненням історичних та теоретичних аспектів, а з іншого — як систему знань, що формується на сучасному етапі з виокремленням одиниць за спеціальними характеристиками.

Філософська сутність документу мусить полягати в тому, що її майбутнє мислиться в існуванні не як партикулярної (відокремленої) науки, відстороненої від відповідних «знавств», а як самозаконної системи знань, яка визначається не стільки межами (кордонами) предмета, скільки підходом до неї. У межах документознавства повинні розв’язуватись питання, що стосуються характеристики не тільки всіх видів документів і систем документування, але й будь-яких систем документації та комплексів документів, характеристик документальних комунікацій і документних технологій, сукупності розгляду всіх документознавчих проблем.

2. Різні підходи в тлумаченні наукового терміну «документ»

Історія виникнення та еволюція трактування терміна «документ» вивчена недостатньо. Серед спеціалістів які досліджували це питання, можна назвати Х. Арітца, Г.Г. Воробйова, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.І. Столярова, А. Суски, Г.Н. Швецову-Водку та інш.

Слово документ (лат. documentum — зразок, доказ, свідчення) походить від іменника «docere» — вчити, навчати. Коріння цього терміну йдуть у індоєвропейський прамову, де воно означало жест витягнутих рук, пов`язаний з передачею, прийомом чи отриманням чогось [6, с. 25].

За іншою версією слово «dek» походить від числа «десять» пов`язано з тим, що у розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь «dek» замінили на «doc» в слові «doceo» — навчаю, навчаю, від якого утворили слова «doctor» — учений, «doctrina» — вчення, «documentum» — те, що вчить, повчальний приклад. У цьому  значенні слово документ використовувалося Цезарем і Ціцероном. Пізніше воно набуло юридичне звучання і стало означати «письмовий доказ», «доказ, почерпнутий з книжок, підтверджуючих записів, офіційних актів» [6, с. 28]. У значенні письмового свідоцтва слово «документ» вживалося від середньовіччя до ХІХ ст. З латинської мови воно було запозичене в усі європейські мови.

У російську мову слово «документ» прийшло у період Петра I, як запозичене їх німецької та  польської мов, — у значенні письмового свідоцтва. На початку XX ст. воно мала два значення:

1. a) будь-який папір, складений законним порядком і може бути доказом прав на що-небудь (майнових, стану, на вільне проживання) чи виконання будь-яких обов`язків (умови, договори, боргові зобов`язання);

б) взагалі будь-яке письмове свідчення.

Ріст числа юридичних документів привів до виникнення в другій половині ХУІІ ст. У Франції особливої науки  під назвою «Дипломатика». Походження науки від грецького слова «diploma» — лист, документ (складений вдвоє). Дипломатика стала вивчати всі публічні (суспільні) документи, на відміну від документів особистого призначення. Її засновником вважається  Жан Мабільон, який видав в 1681 році в Парижі «Книгу про мистецтво дипломатики» [6, с. 29].

Базове поняття «документ» визначалося в дипломатиці як будь-яке писемне свідоцтво, яке служить «виникненню, доказам і виконанню прав чи володінню правами». Документ виконував одну з трьох функцій:

1. затвердження нового правового положення (акт дарування, продажу і т.п.);
2. засіб доказу перед судом (письмові докази сторін);
3. переніс повноважень з однієї особи на іншу (вексель, купон акцій і т.інш.) [6, с. 32].

До другої половині  XIX ст. в довідкових виданнях деяких країн світу з`являються похідні від слова «документ» терміни: документація — у значенні підготовки й використання підтверджених документами доказів та обсягу повноважень; документний — належить до документа.

У «Тлумачному словнику» В.І. Даля дано тлумачення документа як будь-якого важливого паперу, і навіть диплома, свідоцтва. Похідний термін «документний» упорядник твердив як «до документа що входить» (Т. 1,с. 459) [6, с.33].

Наприкінці ХІХ ст. спостерігається тенденція до звуження меж поняття «документ»: спочатку воно розглядалося як і будь-який предмет, який  служить щоб одержати  речові докази, потім — як письмове свідчення, що підтверджує певні правові відносини. Поняття використовувалося переважно у юридичному значенні.

З початку XX ст. в терміносистему вводиться нове, ширше розуміння поняття «документ»: його ввів відомий бельгійський учений, основоположник документації — науки про сукупність документів і області практичної діяльності — Поль Отле (1868-1944 рр.).

Поль Отле (1868-1944) та його сподвижник і однодумець Анрі Лафонтен (1854-1943) розробляли теорію документації у стінах Міжнародного бібліографічного інституту, створеного Брюсселі в 1895 р. й у 1931 р. перейменованого як інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу за документацією (Париж, 1937) на базі інституту, у 1938 р. було створено Міжнародну федерацію за документацією (МФД) [10, с. 14].

В наш час МФД є міжнародною неурядовою організацією, об`єднуючою провідні інформаційні наукові центри й бібліотеки, які працюють у галузі теорії та практики документознавства і науково-технічної інформації. Організація видає з 1975 р. журнал «Міжнародний форум по інформації і документації». П. Отле вперше увів у науковий обіг поняття «документ» у значенні, близькому до широкого значення поняття «книга». Його основна праця – видана у  1934 р. фундаментальний «Трактат про документацію». Пояснюючи поняття «книга» і «документ», П. Отле підкреслював, що вона (biblion, чи document, чи qramme) — це термін, який вживається умовно для всього масиву документів. Він поєднує у собі не лише одну книжку у власному значенні слова, рукописну чи друковану, а й журнали, газети,  рукописі і графічні репродукції, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії тощо.  Вчений розглядав поняття «книга» і «документ» як синонімічні. З контексту ясно, що останнє ширше за своїм обсягом, так як не  передбачає обмежень як матеріальної основи документа, так і знаковоюї системи, застосовуваної для запису змісту [10, с. 19].

В узагальнююче поняття «книга-документ» П. Отле включав окремі томи, брошури, журнали, статті, карти, діаграми, естампи, патенти, статистику, записи голосу за допомогою фонографии, діапозитиви чи кінематографічні фільми.

П. Отле вперше використовував комплексний підхід до типологічної класифікації документів, враховує зміст  і форму документа, в «Трактаті про документацію».

Усю сукупність документів учений розділив на тричі основних класи:

1. Документи бібліографічні, т. б. тексти, котрі традиційно вважають творами писемності і преси. У тому числі — брошури, монографії, нариси, трактати, керівництва, енциклопедії, словники, періодичні і триваючі видання (журнали, газети, щорічники тощо).

Крім названих, до бібліографічних документів відносилися і тексти особистого походження (листи), офіційні повідомлення й облікові (реєстраційні) книжки (чи журнали), і навіть знаки-вивіски, гасла, квитки, і інші проїзні документи. Вочевидь, що ця класифікація була побудована одночасно у декількох напрямах, що призвело до змішання типів і деяких видів документів.

2. Інші графічні документи, т. б. нетекстові документы: картографічні, образотворчі, нотні. Серед образотворчих названі: іконографічні, що містять друковане зображення (естампи, гравюри, поштові листівки та інші); фотографії; документи, які сприймаються через проекційні устрої (в т. ч. мікроскопи). Як особливий різновид виділено «пам`ятники образотворчі»: написи, монети, медалі, печатки (штемпелі).

До графічних документів П. Отле відносив: «манускрипти» — рукописні  книги й інкунабули, і навіть «архівних документів» (управлінські), давні й сучасні. Перший класифікаційний ряд, запропонований автором, ввійшов практично в незмінному вигляді до сучасних класифікацій документа [10, с. 38].

3. Документи-замінники книжки: диски, фонограми, кінофільми і поряд із цим — радіомовлення (запис і передача звуку), телебачення, в т. ч. телефотографія, радіотелефотографія та власне телебачення.

Особливе місце у цьому класифікаційному ряді зайняли «документи трьох вимірів»: природні (мінерали, рослини, тварини) і штучні, створені людиною (матеріали, продукти, технічні об`єкти, і навіть медалі, макети, рельєфи). До них віднесено також наукові інструменти, дидактичні матеріали, наочне приладдя. Особливо виділено у тому числі тривимірні витвори мистецтва: твори архітектури та скульптури.

Якраз у такому широкому значенні поняття «документ» використовувалося згодом, коли йшлося не тільки про фонди бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних служб, а й соціальних, зокрема, масових комунікаціях загалом. Підбиваючи підсумки, можна виділити такі значення «документа», запроваджене в науковий обіг П. Отле:

а) будь-яке джерело інформації, передачі людської думки, знань, незалежно від тоого, втілено воно у матеріально-фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі, вважатиметься документом. Це охоплює як матеріальні об`єкти — носії інформації, так  і радіо-, телепередачі, театральні спектаклі;

б) документами є матеріальні об`єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною до створення будь-яких колекцій. Сюди входять як предмети штучні, створені людиною, і природні, технічні предмети, які перебувають у музеї;

в) у склад документів входять також матеріальні об`єкти, створені людиною спеціально для фіксування, збереження і відтворення інформації з метою її передачі у просторі і часі, незалежно від способу фіксування. І це документи «написані» (тобто з інформацією, зафіксованою знаками письма), і образотворчі, фонозаписи і фільми (результати машинного запису зображення і  звуку) [10, с. 42].

Висновки

Аналіз історичного процесу формування поняття «документ» у різних наукових дисциплінах з кінця ХІХ-го до кінця ХХ-го століття показав, що поняття «документ» є об’єктом досліджень низки сучасних дисциплін інформаційно-комунікаційного циклу, зокрема інформатики, документалістики, бібліотекознавства, бібліографознавства, архівознавства, документознавства, археографії, джерелознавства, дипломатики тощо, і в кожній науці воно має свій конкретний зміст. У кінці ХІХ — на початку ХХ ст. це поняття входить у науковий обіг книгознавства і бібліографознавства завдяки працям П. Отле та його послідовників, які, виходячи з потреб розвитку бібліографії, застосовували узагальнююче, широке значення поняття «документ» і заклали теоретичне підґрунтя документаційно-інформаційної науки.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з  юридичної точки зору.

Діло виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності установи, організації чи підприємства, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

Документ — складний об`єкт, являє собою єдність інформації та матеріального (речовинного) носія. З`ясувати його сутність — це завдання, яке вирішується за допомогою системного підходу — методологічного напрямку у науці, який ставить завданням розробку засобів, методів дослідження складноорганізованих об`єктів — систем (грецьк. sistema — ціле, складене з двох частин, з`єднання).

Документ є система — безліч закономірно пов`язаних один  з одним елементів і частин як певна цілісна  єдність. Елемент — гранична одиниця розподілу документа. Сукупність однорідних елементів, виконують необхідну для існування системи функцію, яка називається підсистемою. Якщо в системі є кілька підсистем, то вся система стає складною.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Таким чином, знання основ діловодство на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

Список використаної літератури

1. Кулешов С.Г. Документознавство: історія, теоретичні основи. К: ДАКККІМ, 2000. — С. 16.
2. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. — 6-е изд., стер. — К: Знання, 2006. — С.37.
3. Ларин М.В. Развитие понятия «документ»// Делопроиз-водство. — 2000. — №1. — С.9.
4. Ларьков КС. Документоведение. Уч. пособие. — Москва. ACT Восток-Запад, 2006. — 427 с.
5. Основы информатики / А.И.Михайлов, А.И.Черный, Р.С. Гиляревский. — 2-е изд., перераб. и доп. — М., 1998. — С.46.
6. Отле П. Трактат о документации // Отле П. Библиотека, библиография, документация: Избранные труды пионера информатики / Рос. гос. б-ка; Пер. с англ. и фр. Р.С.Гиляревского и др.; Предисл., сост., коммент. Р.С.Гиляревского. — М: ФА-ИР-ПРЕСС, ПАШКОВ дом. — — 84с.
7. Палеха Ю. І., Загальне документознавство : Навч. посіб. / Ю. І. Палеха, Н. О. Леміш. – К. : Ліра-К, 2008. – 393 с.
8. Палеха Ю. Кадрове діловодство: (зі зразками сучасних ділових паперів): посібник для вищих навч. закладів / Юрій Палеха, 2009. — 474 с.
9. Палеха Ю. Організація загального діловодства: (зі зразками сучасних ділових паперів): навч. посібник для вищих навч. закладів / Юрій Палеха, 2009. — 457 с.
10. Плешкевич Е.А. О понятии «документ» в документоведении и других науках об информации // НТИ. Серия 1. — 2004. — №4. — С. 10-15.