Вступ.

1. Історія виникнення наказів.

2. Складання та оформлення наказів.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Наказ є найпоширенішим видом розпорядчих документів, що видають підприємства, установи та організації всіх форм власності (далі — підприємства). Право видання наказів належить виключно керівникам підприємств, які діють за принципом єдиноначальності. При цьому слід звернути увагу на те, що накази, як й усі інші розпорядчі документи (постанови, рішення, розпорядження тощо), мають суворо відповідати законодавству, жодний з них не може суперечити нормативно-правовим актам. Підставами для створення наказів на підприємствах є:

• положення Конституції і законів України, постанов та інших актів Верховної Ради України й Верховної Ради Автономної Республіки Крим, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, постанови і рішення інших вищих органів державної влади і державного управління;

• конкретні доручення організацій вищого рівня;

• провадження виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання підприємством покладених на нього завдань і функцій;

• потреба у правовому регулюванні діяльності.

Усі розпорядчі документи (постанови, рішення, доручення, вказівки тощо), які надходять до підприємства від організації вищого рівня, доводяться до підвідомчих установ, що належать до сфери управління підприємства, шляхом видання наказів.

1. Історія виникнення наказів

До XV ст. у Московському князівстві система управління мала двірцево-вотчинний характер. Органами управління були так звані путі (сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий).

Створення Російської централізованої держави вимагало більш розвинутих форм державного управління. У зв'язку з цим відбувалася поступова перебудова органів великокнязівського управління.

Діяльність канцелярії, роботу окремих службовців зі створення офіційних текстів добре видно з елементів створюваних документів. Так, на кожному документі, що надходив до наказу, ставили дату оформлення. Дяк у разі необхідності робив відмітку «виписати», тобто навести довідку. Справу готували до доповіді і обговорювали, після чого виносився «присуд» і робилося розпорядження про підготовку листа-відповіді.

У діяльності наказів XV—XVII ст. виробився сталий процес роботи з документами, який і дістав назву наказового діловодства. У практиці наказів затвердились певні формуляри складових документів, порядок їх оформлення та просування як у самих наказах, так і між ними.

Діловодство в установах до XVIII ст. велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

У 1969-1970 pp. було розроблено і затверджено серію загальносоюзних стандартів управлінської документації. З 1972 р, в СРСР почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами.

Незважаючи на ряд позитивних чинників: створення системи в роботі з документами, прискорення діловодного процесу, раціоналізація документообігу, введення Єдиної державної системи діловодства для установ, організацій та підприємств тощо, в СРСР залишалось ще немало паперової та бюрократичної тяганини, що охоплювала весь партійно-державний апарат. Разом з тим, справедливо зауважити, що з плином часу увага до питань діловодства в Радянському Союзі з боку уряду звичайно була різною, але ніколи не зникала повністю[4, c. 14-16].

2. Складання та оформлення наказів

Підготовка наказу є досить складним процесом, у якому можна виокремити кілька послідовних етапів:

1. Визначення питання (питань), з якого планується видати наказ.

2. Збір та аналіз інформації з питання.

3. Підготовка проекту наказу.

4. Погодження проекту наказу.

5. Підписання наказу.

6. Доведення наказу до виконавців.

Ініціювати підготовку наказу може як безпосередньо керівник підприємства, так і будь-який структурний підрозділ. В останньому випадку обґрунтування необхідності видання наказу має бути викладено у доповідній записці.

Готує проект наказу структурний підрозділ (як правило, його керівник) або посадова особа, виконання обов'язків якої найбільшим чином стосується змісту наказу. Крім того, слід відзначити, що до підготовки про-екту наказу може бути залучено кілька структурних підрозділів.

Перший етап розроблення проекту наказу — визначення кола питань, які будуть відображені в ньому. Далі вивчається суть визначених питань, а також збирається та аналізується інформація щодо цих питань.

Для того щоб висловлені у проекті наказу розпорядження та пропозиції були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству, забезпечувалися необхідними матеріально-технічними засобами та фінансуванням і виключали необхідність видання додаткових документів у зв'язку з неповнотою або недо-опрацюванням наказу, проект наказу має складатися на підставі ретельного й всебічного вивчення відпо-відних питань.

Залежно від важливості управлінської дії, яку планується сформулювати у наказі, передусім слід ознайомитися з законодавчими і нормативно-правовими актами та з попередніми наказами з цього або ж з аналогічних питань. Вивчення законодавчих та урядових документів не лише забезпечить правову підставу документа, а й визначить його спрямування. А перегляд раніше виданих розпорядчих документів з аналогічних питань дасть можливість, у разі необхідності, порушити питання про їх заміну або скасування окремих пунктів.

Лише зібравши й проаналізувавши всі необхідні документи та факти, отримавши повну картину з предмета вивчення, чітко визначивши мету видання наказу, можна розпочинати складання його проекту. При цьому основну увагу слід сконцентрувати на формулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку треба зробити це у чорновому варіанті, потім відредагувати й уточнити у порядку погодження й, нарешті, оформити належним чином [1, c. 39-40].

Процедуру складання, погодження та оформлення наказів на конкретному підприємстві бажано детально описати в індивідуальній Інструкції з діловодства цього підприємства. В ній, зокрема, мають викладатися послідовність роботи над проектом наказу та вимоги, дотримання яких забезпечує юридичну повноцінність (тобто силу) документа. При цьому вимоги до оформлення наказів, викладені в Інструкції з діловодства, мають відповідати положенням Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003).

Накази переважним чином оформлюють на спеціальному бланку (так званий бланк наказу), на якому друкарським способом заздалегідь можуть бути зафіксовані такі реквізити:

1 — зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;

2 — зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування) (відтворюють на бланку підприємства недержавної форми власності; на бланку державного підприємства відтворюють лише за відсутності реквізиту 01);

3 — зображення нагород;

4 — код підприємства за ЄДРПОУ;

5 — код форми документа за ДКУД;

6 — назва організації вищого рівня (для підвідомчих підприємств);

7 — назва підприємства;

10 — назва виду документа (НАКАЗ);

14 — місце видання наказу.

А також обмежувальні позначки для таких реквізитів:

11 — дата видання наказу;

12 — реєстраційний індекс наказу;

19 — заголовок до тексту;

20 — відмітка про контроль.

Накази, оформлені на загальних бланках підприємства, повинні мати такі реквізити:

10 — назва виду документа (НАКАЗ);

11 — дата документа;

12 — реєстраційний індекс документа (разом із датою проставляють у день підписання наказу);

15 — гриф обмеження доступу до документа (оформлюють у наказах, які містять конфіденційну інформацію);

19 — заголовок до тексту документа (має відповідати на питання: про що?);

20 — відмітка про контроль (проставляють у разі взяття наказу на контроль з метою забезпечення його ви-конання у встановлений строк);

21 — текст документа;

22 — відмітка про наявність додатків або підстав;

23 — підпис;

24 — гриф погодження документа (оформлюють у разі зовнішнього погодження зі сторонніми організаціями);

25 — візи документа (оформлюють під час внутрішнього погодження);

27 — відмітка про засвідчення копії (проставляють на копіях наказу для засвідчення їх відповідності оригіналу);

28 — прізвище виконавця і номер його телефону;

29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи (оформлюється після виконання наказу);

30 — відмітка про наявність документа в електронній формі (вказують у разі потреби);

32 — запис про державну реєстрацію (для наказів, що підлягають державній реєстрації в Міністерстві юстиції України залишають вільне місце (6 х 10 см) у верхньому правому куті бланка) [7, c. 48-50].

Особливу увагу слід приділити складанню тексту наказу.

Необхідно відзначити, що текст наказу, як правило, складається з двох частин — вступної (констатуючої) та основної (розпорядчої).

У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Наприклад:

З метою посилення контролю за експлуатацією газових мереж та газового обладнання житлових будинків і об'єктів громадського призначення

У констатуючій частині тексту наказу, що видається на підставі інших розпорядчих документів ор-ганізацій вищого рівня, обов'язково зазначають назви цих документів, назви організацій — авторів документів, дати їх видання, реєстраційні індекси та заголовки до текстів. Наприклад:

На виконання постанови Кабінету Міністрів «Про затвердження Програми збереження бібліотечних та архівних фондів на 2000-2005 роки» від 15 вересня 1999 р. № 1716 та відповідно до Програми дій Держкомархіву України, затвердженої Головою Держкомархіву України 24 квітня 2000 року

У кінці констатуючої частини крапку не ставлять.

Якщо зміст наказу не потребує роз'яснень, його текст може містити лише одну розпорядчу частину, яка починається словом НАКАЗУЮ, що друкується з окремого рядка великими літерами без відступу від межі лівого берега бланка наказу. Після нього ставлять двокрапку. Далі з нового рядка з абзацу наводять текст розпорядчої частини. Наприклад:

НАКАЗУЮ: 1. 2. 3.

У розпорядчій частині формулюють одне чи декілька розпоряджень керівника. Якщо наказ містить кілька різних за характером дії розпоряджень, то розпорядча частина тексту може бути поділена на пункти та підпункти, які слід нумерувати арабськими цифрами. При цьому в кожному пункті зазначаються виконавець, конкретна дія чи завдання та термін його виконання у разі потреби. Посади і прізвища виконавців, назви підприємств або структурних підрозділів подають у давальному відмінку.

Виконавцями можуть бути:

• посадові особи підприємства.

• структурні підрозділи підприємства, наприклад:

1. Відділу маркетингу і продажу …

2. Відділу науково-технічної інформації…

• інші підприємства, установи, організації (як правило, підвідомчі) або їх керівники, наприклад:

1. Дочірньому підприємству «Східні ласощі» …

2. Директору Закритого акціонерного товариства «Слов'яни» Ромашкову Л. Ф. …

Крім того, виконавець може бути й узагальненим, наприклад:

1. Архівним відділам райдержадміністрацій …

2. Директорам державних архівів областей …

3. Директорам центральних державних архівів України …

Завдання викладається дієсловом неозначеної форми: забезпечити, зобов'язати, організувати, надати, підготувати, провести, розробити тощо.

У передостанньому пункті розпорядчої частини можуть бути вказані документи, що втрачають чинність після видання цього наказу, наприклад:

4. Вважати таким, що втратив чинність, наказ Голови Держкомархіву України від … № ….

В останньому пункті наказу вказують структурний підрозділ або посадову особу, на яку покладають контроль за виконанням наказу:

5. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника відділу кадрового та діловодного забезпечення Держкомархіву України Калініченко І. М.

До речі, керівник підприємства має право залишити контроль за виконанням виданого наказу за собою. Наприклад:

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.[8, c. 51-52]

Проект наказу обов'язково слід погодити з усіма заінтересованими структурними підрозділами та посадовими особами, яких безпосередньо стосується зміст наказу, а у разі потреби — й зі сторонніми організаціями. На підприємстві може бути визначено й документально зафіксовано перелік посадових осіб, які мають візувати проекти наказів. Як правило, проекти всіх розпорядчих документів погоджуються з юридичною службою (відділом) за наявності такої служби на підприємстві. Проекти наказів, виконання яких потребує фінансового забезпечення, обов'язково погоджуються з фінансовою службою.

Віза складається з таких елементів: назва посади особи, яка візує документ, її особистий підпис, розшифрування підпису (ініціал(и) і прізвище) та дата візування:

Начальник відділу кадрів (підпис) Т. Д. Морозко 10.12.2004

Візи проставляють на першому примірнику проекту наказу на лицьовому або на зворотному (якщо для цього не вистачає місця на лицьовому) боці останнього аркуша.

У разі непогодження проекту наказу посадовою особою, яка має зауваження і (або) пропозиції до змісту наказу, на проекті оформлюється відповідна віза за такою формою:

Зауваження і пропозиції додаються Начальник юридичного управління (підпис) П. Ю. Лодзинський 14.12.2004

Перед поданням на розгляд керівнику підприємства погодженого проекту наказу виконавець має ретельно перевірити й уточнити всю інформацію, викладену в наказі. Якщо ж у процесі доопрацювання проекту наказу до нього було внесено значні виправлення та уточнення, то він підлягає повторному погодженню.

Остаточно погоджений і оформлений належним чином проект наказу має підписати керівник підприємства. Після підписання забороняється вносити до наказу будь-які виправлення й уточнення.

Підпис керівника підприємства проставляється лише на першому примірнику наказу, який після виконання підшивається до справи. Для виконавців, зазначених у тексті наказу, у разі потреби, виготовляється відповідна кількість копій [2, c. 63-64].

Наказ набуває чинності від дати його підписання, якщо інше не обумовлено в тексті наказу.

Доведення наказу до виконавців здійснюється шляхом оформлення на першому примірнику наказу на лицьовому чи зворотному боці відповідної відмітки: 3 наказом ознайомлені, де виконавці проставляють особисті підписи, розшифровують підписи та зазначають дату ознайомлення з наказом.

Строк зберігання наказів з адміністративно-господарських питань — 3 роки.

Накази з особового складу мають свої особливості. їх видають, реєструють, формують у справи та зберігають окремо від наказів з основної діяльності. Проте деякі види наказів з особового складу, для яких встановлено строк зберігання 3 роки, дозволяється формувати у справи разом з наказами з адміністративно-господарських питань.

До наказів з особового складу належать:

• накази про прийняття на роботу (призначення на посаду);

• накази про переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);

• накази про звільнення (припинення трудового договору);

• накази про заохочення (нагородження, преміювання);

• накази про накладення дисциплінарного стягнення;

• накази про надання матеріальної допомоги;

• накази про надання відпусток;

• накази про відрядження тощо.

Слід також відзначити, що накази з особового складу є не тільки розпорядчими документами, а водночас належать до первинно-облікових документів, тому що вони фіксують факт прийняття, переміщення і звільнення громадян з роботи та є підставою для нарахування заробітної плати.

Наказ про прийняття на роботу (призначення на посаду) видають на кожного зарахованого на підприємство працівника. Проте у разі одночасного прийняття на роботу кількох працівників, особливо на тимчасові та сезонні роботі, за умови розширення штату тощо, дозволяється складати один наказ одразу на всіх зарахованих працівників. Крім того, в одному наказі можуть бути зафіксовані розпорядження щодо різних управлінських дій (призначення на посаду, переведення на іншу роботу, звільнення з роботи тощо) як щодо одного працівника, так і щодо різних працівників.

Отже, розрізняють прості (індивідуальні) накази з особового складу, що містять інформацію про управлінську дію щодо одного працівника, та складні (зведені) накази, які стосуються кількох працівників, незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають. Якщо підготовка простих наказів майже не викликає ніяких питань, то складання і оформлення зведених наказів має ряд особливостей, на які необхідно звернути увагу.

По-перше, проекти зведених наказів найчастіше готують кадрові служби великих підприємств зі складною структурою в міру нагромадження подань, що надходять від структурних підрозділів.

По-друге, готуючи зведені накази, слід завжди враховувати строки їх зберігання. Так, накази про прийняття, переведення, заохочення, звільнення та надання матеріальної допомоги зберігаються на підприємстві 75 років; накази про надання відпусток — 5 років; накази про стягнення та відрядження — 3 роки. Не дозволяється зводити в один документ накази, що мають різні строки зберігання. Поширеною грубою помилкою є зведення в одному наказі розпоряджень щодо надання працівникові чергової планової відпустки та надання йому матеріальної допомоги для оздоровлення під час цієї відпустки. Хоча ці питання взаємопов'язані, проте в цьому разі слід видавати два різних накази, які відповідно матимуть різні строки зберігання.

По-третє, на відміну від простих наказів, у яких заголовок до тексту чітко відбиває зміст документа, наприклад: Про призначення Гаврилюка Б. С; Про звільнення Тараненка Є. Я.; Про надання відпустки Палатній Д. М.; у складних наказах зазначається зведений заголовок: 3 особового складу.

У наказах з особового складу констатуюча (вступна) частина, як правило, відсутня [5, c. 43-44].

Розпорядча частина зведених наказів складається з пунктів та підпунктів, що нумеруються арабськими цифрами. При цьому існує певна послідовність розташування розпоряджень у складних наказах (Додаток 3). Так, у першому пункті наказу слід подавати розпорядження про прийняття (призначення) на роботу (посаду). У другому — про переведення (переміщення) на інші посади, в останньому — про звільнення.

Кожний пункт наказу з особового складу починається дієсловом, наприклад: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАГОРОДИТИ, НАДАТИ, ЗВІЛЬНИТИ, яке друкують з окремого рядка великими літерами без відступу від межі лівого берега. Розпорядча частина наказу про прийняття на роботу може починатися дієсловом ПРИЙНЯТИ (для рядових працівників) або ПРИЗНАЧИТИ (для керівного складу підприємства).

Підпункт у межах пункту починається із зазначення прізвища, імені та по батькові працівника, щодо якого здійснюється відповідна управлінська дія. При цьому прізвище завжди друкують великими літерами, а ім'я та по батькові звичайним шрифтом. Потім вказується посада, на яку призначається, переводиться або з якої звільняється працівник, та структурний підрозділ. Далі зазначається зміст конкретної управлінської дії.

У межах кожного пункту прізвища працівників розміщуються в алфавітному порядку. У кінці кожного пункту (підпункту) наказу зазначається підстава для видання розпорядження. При прийнятті на роботу підставою є заява працівника, трудовий договір (контракт), в інших випадках — відповідні документи (подання, пояснювальні та доповідні записки, рішення кваліфікаційних та атестаційних комісій тощо).

Наказам з особового складу під час реєстрації надаються специфічні індекси. Особливість індексування цих документів полягає у додаванні до порядкового номера умовного літерного позначення. До реєстраційного індексу зведених наказів з особового складу найчастіше додають літери ОС (особовий склад) або літеру К (кадри), наприклад: № 187-ОС або № І87-К. Якщо накази з особового складу видаються окремо, то вони можуть мати такі літерні позначення: накази про відрядження — В, накази про заохочення — 3, накази про стягнення — С тощо. Система літерно-цифрових індексів розробляється з урахуванням специфіки складання і реєстрації наказів та формування їх у справи, прийнятої на кожному конкретному підприємстві й обумовленої в Інструкції з діловодства підприємства.

Проект наказу з особового складу візується керівником кадрової служби або, за відсутності такої служби на підприємстві, працівником, відповідальним за роботу з персоналом.

Наказ підписує керівник підприємства, після чого його доводять до відома працівника(-ів), вказаного(-их) у ньому, під розписку [3, c. 87-89].

Висновки

Отже, ми розглянули загальні вимоги до оформлення будь-яких наказів, що видаються на підприємствах. Слід зазначити, що залежно від змісту розрізняють накази з основної діяльності, накази з адміністративно-господарських питань та накази з особового складу.

Накази з основної діяльності видають з питань:

• утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування, зміни діяльності підприємств або їх структурних підрозділів (наприклад: Наказ про створення промислового об'єднання; Наказ про ліквідацію підприємства і створення ліквідаційної комісії; Наказ про перерозподіл обов'язків між керівництвом підприємства);

• затвердження або внесення змін до статутів, положень, структури і штатної чисельності, штатного розпису, інструкцій, правил, планів тощо (наприклад: Наказ про затвердження Типової номенклатури справ для мережі підвідомчих установ; Наказ про внесення змін у Статут корпорації; Наказ про внесення змін у штатний розпис апарату управління підприємства).

Накази з основної діяльності видаються на виконання розпорядчих документів (постанов, рішень, доручень, вказівок, наказів, розпоряджень) та директивних листів організацій вищого рівня або за ініціативою керівника підприємства чи підлеглих структурних підрозділів.

Накази з адміністративно-господарських питань видають у тому разі, коли такі питання потребують правового регулювання, наприклад: Наказ про встановлення на підприємстві порядку користування мобільним зв'язком; Наказ про створення робочої групи для виконання позапланової науково-дослідної теми; Наказ про розподіл коштів за виконання договірної теми тощо.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

3. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

4. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.

5. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

6. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

7. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.

8. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.