Вступ

Актуальність теми. Вдосконалення управління архівною справою передбачає інтенсифікацію впровадження комп’ютерних архівних технологій.

Багато проблем виникає з розширенням сфери електронного документотворення та документообігу. Не впроваджуються в архівну справу новітні інформаційно-комунікаційні технології. Внаслідок цього величезний інформаційний потенціал Національного архівного фонду мінімально використовується для задоволення зростаючого попиту громадян, держави і суспільства на інформацію, а також стає реальною загроза безповоротної втрати значної частини сучасної цінної інформації — документів та інших ресурсів в електронному вигляді.

Удоступнення документної інформації вимагає більш швидкого процесу інформатизації архівної справи. Інформатизація архівної справи є одним із важливих факторів для розвитку науки, культури, оперативного пошуку необхідної документної інформації, що зберігається в державних архівних фондах України. Інформатизації архівних установ потребує і входження України в міжнародний інформаційний простір. На сучасному етапі розвитку архівознавства в Україні існують державні програми впровадження комп’ютерних технологій в архівних установах, визначаються і розробляються головні шляхи цих програм.

Розвиток інформаційного суспільства докорінно змінює умови розвитку архівної справи, вимагає трансформації окремих напрямів науково-практичній діяльності архівних установ, розвитку відповідних положень архівознавства, узгодження теоретичних та практичних складових науково-інформаційної діяльності архівів, формування власної документально-інформаційної інфраструктури та інформаційну підтримку державотворчих процесів, соціальної сфери суспільства, української науки та культури.

Мета роботи – розглянути інформаційні технології в архівній справі.

Виходячи з мети дослідження, ми поставили перед собою наступні завдання:

— розглянути тенденції розвитку та значення інформатизації архівної справи;

— з’ясувати характерні риси та особливості комп’ютеризації архівної справи;

— охарактеризувати проблеми впровадження інформаційних технологій в архівній  справі.

Предметом дослідження виступаю документообіг в архівній справі.

Об’єктом дослідження є роль та впровадження інформаційних технологій в архівній  справі.

1. Тенденції розвитку та значення інформатизації архівної справи

Одним із найважливіших стратегічних напрямків діяльності архівних установ України у сфері забезпечення доступу до архівних ресурсів держави є системна інформатизація галузі.

Відмова від ідеологічних чинників як фізичного, так і інтелектуального доступу до інформації сприяє зростанню темпів формування архівних електронних ресурсів в Україні, розвитку системи документальних комунікацій, прискорення темпів обігу інформації у світових мережах, виникають нові форми організації документів, зокрема веб-сайти, електронні архіви, разом з тим і ускладнюються система регулювання сфери інформатизації.

Необхідність інформаційного забезпечення розвитку державотворчих процесів в Україні, завдання створення національної інформаційної інфраструктури викликали, спеціальний Указ Президента України «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» (2000 р.).

Формування Інтернет ресурсів історико-культурної спадщини, можливості створення електронних колекцій історичних джерел, архівних публікацій, інтенсифікація використання ресурсів є одночасно важливим завданням історичної науки, спрямованим на розробку критеріїв формування таких ресурсів джерел, організацію інтелектуального доступу до них та розповсюдження.

На сьогодні співіснують традиційні та електронні технології опрацювання документів, поступово складається нова структура фондів та науково-пошукового апарату.

Останнім часом спостерігається певний поступ у розбудові базових елементів розгалуженої інформаційної системи національного рівня, над створенням якої працюємо упродовж останніх трьох років: кількість персональних комп’ютерів збільшилася із 150 до 240 (для прикладу: два роки тому у Польщі на 900 архівістів припадало 700 машин); 1/3 з них об’єднана у 14 локальних мереж; у 2-х установах (Держкомархів і Держархів Чернігівської області) працюють виділені сервери. Сервером Держкомархіву обслуговуються Комітет, 3 центральних архіви та інститут.

Електронною поштою користуються 35 архівних установ. Деякі з них, незважаючи на заборону Департаменту спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації СБУ, продовжують користуватися послугами безкоштовних поштових серверів в Інтернеті, як українських, так і російських (ukr.net, mail.ru).

21 архівна установа має доступ до ресурсів Інтернет, з них дев’ять підключені через постійне з’єднання (виділені лінії): крім центральних установ у Києві, це — Івано-Франківський, Хмельницький, Чернігівський та Закарпатський архіви.

У семи архівах України (ЦДАГО, ЦДАМЛМ, ЦДІАЛ; областях: Донецьк, Рівне, Харків та у місті Києві) створено відповідні підрозділи з інформаційних технологій [6, c. 53-54].

Не можна не відзначити зусилля і позитивний досвід трьох архівів, які, крім комітету, створили власні веб-сайти (Донецьк, Чернігів, та міста Севастополя). Показово, що на донецькому сайті з’явилася перша серед регіональних архівів Інтернет-виставка (до 60-річчя звільнення Донбасу), Севастопольський і Донецький архіви публікують десятки фотодокументів із своїх колекцій. Нагадаю, що Севастополь першим опублікував електронну версію свого короткого довідника, та виставив в Інтернеті анотації до 14 фондів; поступово з’являються на цих сайтах повнотекстові публікації, базовані на архівних фондах. Що ж до новин, то усі зазначені архіви оновлюють їх нерегулярно і зараз перебувають на рівні листопада-грудня минулого року.

Отже, вже накопичений різноманітний практичний досвід у створенні електронних ресурсів інформації в системі. Однак він ще не має належного розвитку. Аналіз сторінок державних архівів областей на сайтах обласних державних адміністрацій, м’яко кажучи, дивує повним небажанням керівників використовувати безкоштовні можливості для популяризації і ресурсів, і послуг, що надаються архівами, не кажучи вже про невиконання вимог Указу Президента України від 31 липня 2000 р. № 928 та низки урядових постанов (Постанови КМУ від 4 січня 2002 р. № 3, 29 серпня 2002 р. № 1302, 24 лютого 2003 р. № 208) щодо створення веб-сайтів, а також наказу Держкомателерадіо та Держкомзв’язку від 25 листопада 2002 р. № 327 «Про затвердження Порядку інформаційного наповнення та технічного забезпечення Єдиного веб-порталу органів виконавчої влади». Протокольне рішення засідання Урядового комітету соціального, науково-технічного та гуманітарного розвитку від 11 грудня 2003 р. звертає увагу керівників на незадовільне виконання доручень, передбачених зазначеними нормативними документами.

Отже, сторінки на сайтах ОДА мають лише 7 архівів, з них більшість є короткими довідками на рівні телефонного довідника, в кращому випадку з викладом функцій державного архіву (Кіровоград, Черкаси), або з біографічною довідкою і портретом керівника (Рівне). Повноцінними інформаціями про історію архіву, склад і зміст фондів з переліком платних послуг можна назвати лише сторінки держархівів Львівської та Чернівецької областей. Таку ситуацію аж ніяк не можна кваліфікувати як прозорість у діяльності державних архівів, якщо врахувати що більш-менш детальні відомості надсилаються до комітету нерегулярно, а друкуються лише чотири рази на рік в «Віснику Держкомархіву», як правило, — постфактум.

Надалі стрижневим напрямком є реалізація галузевої програми створення електронної версії Національного фондового каталогу з подальшим наданням доступу до нього через Інтернет. Саме цим шляхом рухаються провідні архівні служби і національні архіви країн світу. За останні два роки у європейському сегменті Інтернету список країн, що оприлюднили у Мережі фондові архівні каталоги загальнонаціонального рівня, значно поповнився. До Великобританії, Німеччини, Угорщини, Швеції, Швейцарії, Хорватії, Польщі, Чехії додалися Португалія, Іспанія, Ліхтенштейн, Туреччина, нові фрагменти фондових каталогів різних відділень Національного архіву Франції. Загалом же в Європі функціонують близько 100 архівних баз даних, з яких 36 створені у Великобританії, 19 — у Франції, 11 — у ФРН. Найбільш же інтенсивно у цьому напрямку останнім часом працювали саме ті країни, що стали новими членами Євросоюзу, оскільки високий рівень представлення архівних інформаційних ресурсів держави в світовій мережі є одним із суттєвих чинників євроінтеграції [4, c. 121-123].

Що ж ми маємо на сьогодні у цій сфері? Передусім, певний поступ: понад 70 тис. фондів (бл. 40% від загального обсягу НАФ) опрацьовано і надіслано до Центру інформаційних технологій Держкомархіву. Дев’ять архівів — ЦДАМЛМ, ЦДІАК України, ЦДІАЛ України, ЦДНТА, державні архіви областей: Волинської, Донецької, Херсонської, Чернігівської, та Державний архів м. Києва) повністю завершили або завершують цю роботу. З іншого боку, якість наповнення баз не завжди є задовільною; а у трьох областях (Івано-Франківськ, Одеса, Тернопіль) і досі не розпочалися роботи з наповнення бази за програмою «Архівні фонди України».

Паралельно з роботою над Національним електронним фондовим каталогом ми зробили справжній прорив у царині максимально широкого удоступнення путівників та архівних довідників інших жанрів: на сьогодні на сайті Держкомархіву опубліковано в електронному вигляді понад два десятки довідників загальним обсягом понад 7 тис. книжкових сторінок. Цей серйозний інформаційний масив нині користується величезною популярністю у відвідувачів сайту.

Інтернет-виставки, запроваджені Держкомархівом з минулого року (це чотири виставки, понад 600 документів,) також витворюють солідний ресурс, не лише рекламно-інформаційного, але й дослідницького характеру. Загалом, з розвитком та нарощуванням інформаційних ресурсів сайт Держкомархіву дедалі більше набуває рис потужного веб-порталу.

В умовах зростання попиту на інформацію документів державних архівів, зростає кількість відвідувачів сайту. Щодоби до сайту звертаються 200-300 користувачів, які надсилають до 3000 запитів (що становить 110 тис. запитів на рік).

Але супровід сайту, підготовка фондових каталогів і путівників, — це, так би мовити, верхній, поточний, інституційний та пофондовий рівень наших стратегічних завдань. Цей бар’єр загалом подолали більшість розвинутих країн.

Аби рельєфніше окреслити ситуацію в галузі, нагадаю, що відносно новою тенденцією, яка набуває зараз стрімкого розвитку у світі, є публікація в Інтернеті архівних описів, що розкривають зміст документної інформації вже на рівні одиниці зберігання. Наведу лише два приклади. За оцінками національного архівіста Канади, для повного представлення усіх архівних інвентарів країні знадобиться ще 5-7 років (нині опубліковано до 40% описів усіх фондів Національного та провінційних архівів); керівництво польської архівної служби оцінює свої перспективи у цьому напрямку у 10-20 років інтенсивної роботи. Зрозуміло, що цей гігантський розрив між рівнем представлення архівних ресурсів провідними країнами світу і початковим етапом інформатизації, на якому перебуваємо ми зараз, нам належить подолати спільними зусиллями [5, c. 82-83].

З 2005 p. необхідно здійснити заходи щодо надання громадянам послуг з використанням електронного цифрового підпису, на що звертається увага у протокольному рішенні засідання Урядового комітету від 11 грудня 2003 р. Набуття чинності двох Законів України — «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис» ставить перед архівними установами нові завдання, які мають вирішуватися в рамках різних програм — галузевих, регіональних і загальнодержавних. Це, передбачено у державній програмі «Електронна Україна», що нині готується для розгляду в Уряді. Сьогодні ж доводиться констатувати, що суттєвою перешкодою на шляху впровадження інформаційних технологій в архівах, крім недостатнього фінансування, є практична відсутність кваліфікованих фахівців, пов’язана з неможливістю їхнього утримання як в органах виконавчої влади, так і в архівних установах.

Не можна не наголосити на ще одному важливому напрямі, що потребує розвитку: це проблеми розвитку архівної теорії та архівознавства як спеціальної історичної дисципліни у контексті тих комунікаційних процесів, що змінюють світ. Архівна галузь, на жаль, поки ще не готова до кардинального стрибка в цьому напрямі, однак необхідність наукового прогнозування розвитку суспільства прямо пов’язана з готовністю архівної справи до нових технологій зберігання «документальної пам’яті» України [10, c. 44-45].

2. Характерні риси та особливості комп’ютеризації архівної справи

Перспектива запровадження сучасних технологій в архівній справі визначається сучасним станом державного та світового інформаційного простору, державною політикою щодо стратегічного планування розбудови інформаційного суспільства в Україні та проектами Державного комітету архівів України (далі — ДКАУ), спрямованими на реалізацію процесів інформатизації галузі. А сучасне уявлення про архівні установи, які гарантують забезпечення конституційних прав громадян на отримання інформації, надають їм перспективу активної участі в формуванні державної інформаційної політики та гармонізації і координації її з завданнями своєї галузі.

Розвиток інформаційних телекомунікацій робить світ більш взаємопов’язаним та прозорим. За останні десять років комунікаційні системи впевнено змінюють технологічні процеси архівних установ України, наближають їх інформаційні ресурси до глобального інформаційного простору. Глобалізація архівної діяльності в контексті загальносвітового розвитку вимагає її трансформації, результатом якої є перетворення документно-інформаційних ресурсів в інформаційний продукт. Перспективи розвитку архівної справи в Україні диктуються головними чинниками світової тенденції застосування інформатизаційних процесів щодо зберігання та репрезентації історичного надбання людства. Отже, входження українських архівів до єдиного інформаційного простору зумовлено потребою залучення сучасних засобів обробки величезних масивів інформації, відсутністю можливості повного задоволення наукового попиту користувачів тільки документальним масивом своєї установи, необхідністю запроваджувати новітні технології для організації збереження існуючих масивів та отримання наступних. Передусім слід відзначити, що рівень розвитку інформатизації архівних установ держави істотно характеризує її місце у цивілізованому світі [10, c. 47].

Як відомо, розвиток телекомунікаційної мережевої взаємодії усіх галузей життєдіяльності суспільства, процесів генерації та інтеграції їх інформаційних ресурсів неможливо здійснити без залучення науково-технічного потенціалу держави для розробки вітчизняних базових напрямів реалізації головних завдань інформатизації суспільства.

У розробленому Державним комітетом зв’язку та інформатизації України проекті програми «Електронна Україна» провідне місце посідає Державна науково-технічна програма розвитку Інтернету в Україні (2000 р.)17. Проект програми охоплює усі технологічні спрямування інформатизації різних галузей діяльності держави. Водночас програма має на меті скоординувати ту інформатизаційну діяльність, яку вже проводять ці галузі. Це стосується й запровадження інноваційних технологій в архівних установах України. Програма передбачає, по-перше, вирішити питання техніко-програмного забезпечення (головний чинник), яке сприятиме якості доступу до інформаційних ресурсів усіх регіонів України. Цим завданням повинна відповідати й державна магістраль передачі даних, до якої важливим сегментом повинна увійти мережа Інтернет-ресурсів архівних установ.

Тому необхідною передумовою позитивних зрушень виступає перспектива розробки вітчизняних конкурентоспроможних програмних продуктів, що покликано спрощувати залучення інформаційних ресурсів установ до національної інформаційної мережі.

У рамках цієї програми ДКАУ у 2001 р. розробив три проекти інформатизації галузі, розраховані на реалізацію у 2002-2004 рр. Перш за все, передбачалося створення розгалуженої телекомунікаційної мережі веб-серверів архівних установ для їх подальшого поєднання на веб-порталі Держкомархіву; створення типової моделі технологічного циклу автоматизації державного архіву обласного рівня; запровадження локальних мереж центральних історич-них архівів та репрезентація їх інформаційного ресурсу на веб-порталі ДКАУ. При плануванні перспективних завдань проектів був врахований постійно зростаючий попит суспільства на архівну інформацію та входження України до глобальної інформструктури. Тому, як наслідок, головною метою визначається побудова галузевої інформаційної системи веб-ресурсів, що здійснюється за трьома напрямами: 1) створення Центру веб-ресурсів, до бази якого надходить та зберігається інформація з галузевих серверів; 2) створення веб-серверів регіональних установ у 7 центральних, 24 обласних держархівах, Держархівах АРК, міст Києва й Севастополя; 3) побудова галузевої мережі передавання даних з потужним комунікаційним Центром у ДКАУ, який покликаний забезпечувати передавання інформації в Інтернет та здійснювати захист інформації від несанкціонованого доступу. Складність та значна вартість цих робіт передбачають повну реалізацію програмних завдань за 5 років [11, c. 131-133].

В умовах інформаційної глобалізації автоматизація архівної справи стає дедалі все більш пріоритетним напрямом архівної політики, але стартовий рівень забезпечення установ галузі комп’ютерною технікою та програмним забезпеченням є дуже неоднорідним. Це суттєво утруднює їх роботу по створенню єдиного інформаційного продукту та потребує підтримки як в технологічному та науковому, так і в організаційному та фінансовому плані. Тому розроблена ДКАУ програма як динамічна та функціональна система надає можливості поетапного удосконалення матеріально-технічної бази установ; формування електронного ретроспективного продукту; забезпечення сумісності галузевого електронного ресурсу; формування та репрезентації інтегрованого інформаційного продукту;

створення веб-сайтів установ галузі; покращення стану розвитку телекомунікаційної структури регіону;запровадження системи електронної доставки документів; підвищення можливості сучасного комплектування електронними документами фондоутворювачів; підвищення статусу установ галузі в єдиному національному та глобальному інформаційному просторі.

Координаційним центром реалізації завдань перспективи інформатизації галузі виступає ДКАУ, під егідою якого у 1998 р. була розроблена Концепція інформатизації архівних установ України, головні напрями якої не втрачають актуальності й сьогодні. Окремим питанням постає опрацювання збільшеного потоку електронних документів, визначення критеріїв відбору для їх архівного зберігання, уніфікації описування електронних документів; зокрема, забезпечення адекватного опису інформації окремих файлів у CD-ROM, DVD; обов’язкового врахування при описуванні групи документів програмних платформ, на яких вони створюються, можливості їх сумісності тощо.

Впровадження комунікаційних технологій для репрезентації документального ресурсу НАФ призводить до утворення електронного архіву (далі — ЕА), який забезпечує в віртуальному середовищі користувачів інформацією. На вирішення пріоритетних завдань віртуалізації архівних фондів спрямовані й програми ДКАУ: наповнення електронного ЦФК, запровадження інформатизаційних процесів в установах галузі та створення галузевої інформаційної мережі.

У рамках вирішення завдань, окреслених указами та розпорядженням Президента України, ДКАУ розробив Програму інформатизації архівної справи; створив Центр інформаційних технологій та розпочав формування галузевої веб-сторінки галузі [8, c. 25-27].

На сьогодні нова парадигма інформатизації галузі полягає у формуванні розподіленого інформаційного ресурсу для його репрезентації у такій ієрархічній схемі: установа — регіональна — галузева — національна — світова інформаційна мережа.

Стратегія формування інтегрованої архівної мережі базується, перш за все, на Державній програмі розвитку Інтернету в Україні згідно з проектом «Електронна Україна». Практичним втіленням Програми інформатизації архівної галузі є створення Центру інформаційних технологій ДКАУ, діяльність якого спрямовувалася на розробку структури офіційного веб-сайту галузі, на якому представлена різноманітна фахова інформація. Треба відзначити, що сайт ДКАУ є головним порталом загальнонаціональної архівної інформаційної системи, тому першочерговим його завданням є репрезентація інформаційного ресурсу галузі, що представлено електронним довідником інституаційного рівня «Архівні установи України», який охоплює інформацію щодо 56 архівів-зберігачів фондів та має перспективу гіпертекстового посилання.

Пофондовий рівень подання інформації заплановано репрезентувати інформаційною системою «Центральний фондовий каталог», що теж передбачає гіпертекстове посилання на структурні частини фондів згідно з програмою „Архівні фонди України»22 та створення путівників нового покоління — електронних анотованих реєстрів описів фондів. Система ЦФК розглядається як комплексна інформаційно-пошукова система, створена на єдиних концептуальних і практичних підходах по формуванню та доступу до інформаційного ресурсу, узгоджена з Міжнародним стандартом описування архівних документів 1БАВ(0).

У свою чергу, концепція програмного продукту «Архівні фонди України» полягає у формуванні інформаційної системи ЦФК, складовими якої є сегменти архівних масивів окремих установ галузі, що створювалися, по-перше, за рекомендаціями опису до БД «Аркуш фонду» та, по-друге, методом конвертації до програми раніше складених у різних форматах БД. Ця програма дає можливість створювати інформаційний ресурс за єдиною методикою та на єдиній програмній платформі, з наступним інтегруванням його в єдину розподілену галузеву систему — ЦФК з перспективою репрезентації інформації в мережі Інтернет.

Необхідність підвищення ефективності використання НАФ як інформаційного ресурсу; збереження цінних колекцій та фондів шляхом створення їх електронних копій; окреслення правових, організаційних та технологічних принципів створення електронного архіву в юридичному державному та світовому полі на сучасному етапі набувають статусу головної мети. Тому актуальним стає питання окреслення правового статусу ЕА як найбільш цінної частки загальнонаціонального інформаційного ресурсу, що вимагає дотримання прав інтелектуальної власності та авторського права, окреслення прав та обов’язків учасників організації діяльності ЕА, порядку надходження електронних масивів документів державного й комерційного походження та закріплення типових варіантів форматів доступу.

ЕА по суті є інтегрованим інформаційним ресурсом, який створюється галузевими архівними установами та організаціями, які мають на збереженні архівні фонди. Проект запровадження цієї технології повинен опікуватися нормативними актами держави, якими вона підтверджує свою зацікавленість збереженням національного надбання та надає цьому суттєву фінансову підтримку [1, c. 176-177].

Структура ЕА поєднує декілька методик збереження та репрезентації архівної інформації — це потужна автоматизована система, яка повинна зберігати файли архівних документів та забезпечувати збереження страхової інформації на CD чи DVD. Теоретично автоматизована система для збереження та використання інформації має ряд переваг — це й облік документів, контроль за запитами, швидке виконання тематичних запитів, безпосередня репрезентація в мережах тощо. Але вона потребує фінансової підтримки та модернізації відповідно до вимог часу. Методика збереження інформації на фізичних електронних носіях має переваги в заощадженні площ архівосховищ, але передбачає періодичний перезапис та конвертацію інформації на модернізованому обладнанні та програмних продуктах удосконалених систем зчитування.

Складна система повнотекстового наповнення головного порталу ЕА, на нашу думку, передбачає декілька етапів: 1) створення електронної версії ЦФК та репрезентація його у глобальній інформаційній мережі; 2) поетапне залучення до інформаційної системи тематичних та облікових БД, у тому числі й зарубіжної Україніки; 3) введення до обігу повнотекстових БД (далі — ПБД) оцифрованних документальних масивів; 4) розробка нормативних актів згідно з прийнятими Законами «Про електронний документ та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис»23 щодо отримання на збереження сучасних електронних масивів безпосередньо від фондоутворювачів; 5) утворення на базі ЦФК тематичних ПБД архівного документального масиву. Підвалини створення ЕА закладаються вже сьогодні, але відсутність відповідного державного фінансування, незадовільне положення на державному ринку програмних продуктів та технічних засобів, висока вартість послуг провайдерів, невелика кількість чи відсутність сучасної потужної техніки спричиняють затримку інноваційним впровадженням ідей інформатизації галузі та формуванню ЕА в життя. Тому реальне втілення перспективи формування ЕА є завданням на майбутнє, вирішення якого прямо пов’язане з розв’язанням недоліків сьогодення архівної галузі.

Входження України до глобального інформаційного середовища окреслює найближчу перспективу, яка постає у реалізації тих завдань, що визначені стратегічною політикою ДКАУ, та втілюється в удосконаленні традиційних технологічних процесів, формуванні електронного довідкового апарату, репрезентації електронного інформаційного ресурсу установ в інформаційних системах та створенні тематично-облікових БД, заанонсованих ДКАУ: «Архівні зібрання України», «Генеральний довідник «Архівні установи України», „Зарубіжна Україніка», «Анотовані реєстри описів фондів державних архівів», «Еліта України XVIII-XX ст.: Національний реєстр особистих фондів», «Документи з історії і культури євреїв в архівах України» тощо.

Сучасні технології спрощують реалізацію завдань, окреслених ДКАУ, щодо утворення тих інформаційних продуктів, які покликані більш повно розкривати зміст архівних фондів, сприяють формуванню єдиного масиву документів, що розпорошені по різних сховищах, за тематикою, а деякі з них взагалі не відомі дослідникам. Заанансовані БД обіймають певний масив документів, що надалі, безумовно, буде репрезентовано в глобальній інформаційній мережі.

Треба відзначити, що в рамках цього питання, безперечно, всі заанонсовані ДКАУ програми та проекти, як-то, «Реєстр розсекречених архівних фондів», «Національний реєстр втрачених та переміщених архівних фондів», «Празькі архіви»: Зведений каталог архівів української еміграції в міжвоєнний період» — мають можливість при формуванні загальногалузевої інформаційної системи увійти до неї тому, що при їх створенні використовується комп’ютерний набір, тобто це є інформаційним продуктом [7, c. 38-39].

Задекларовані незалежною Україною права її громадян на отримання та використання інформації є однією з необхідних умов становлення та розвитку демократичних перетворень у суспільстві. Архівні установи та інформаційні ресурси, які вони зберігають, відіграють важливу роль у формуванні інформаційного суспільства в Україні, забезпечують історико-культурну єдність держави, що є життєво необхідною умовою її економічного зростання, успішних політичних реформ та зміцнення її міжнародних зв’язків, у тому числі шляхом репрезентації в глобальній інформаційній мережі документального надбання держави.

3. Проблеми впровадження інформаційних технологій в архівній  справі

Головними завданнями, що передують безпосередньо формуванню інформаційних масивів архівної інформації, є:

а) визначення об’єктів та пріоритетів у комп’ютеризації технологічних процесів архівної справи в галузі управління, комплектування, обліку, використання, зберігання документів;

б) створення методичних засад єдиних принципів каталогізації та методики опису архівних фондів і документів для комп’ютеризації систем, стандартизація архівних описів відповідних об’єктів комп’ютеризації для переведення на електронний формат;

в) створення уніфікованої та стандартизованої термінології, єдиного термінологічного та лінгвістичного забезпечення співіснування різних інформаційних масивів, узгоджених систем класифікації документної інформації.

Ці процеси тісно пов’язані між собою методичними засадами.

Комп’ютеризація технологічних процесів архівної справи в галузі управління, комплектування, обліку, використання, зберігання документів має базуватися на підготовці типових науково-методичних, зокрема регламентуючих документів, які забезпечуються існуючими нормативно-інструктивними документами, що розроблялися архівною галуззю протягом усього періоду її існування. Переведення цього технологічного циклу архівної справи на машиночитані носії можна здійснювати як зверху, від Головархіву України, так і знизу – у кожному державному архіві відповідного рівня [1, c. 179].

Комп’ютеризація організаційно-управлінських функцій Головархіву здійснюється за такими напрямами:

1. Централізоване управління архівною справою (відповідно до матеріального, фінансового, кадрового стану та структури системи) і створення локальних БД, не пов’язаних з інформаційними ресурсами архівної галузі. Це завдання може бути швидко й ефективно виконано, оскільки воно документаційно уніфіковане і не потребує складного програмного забезпечення.
2. Централізоване управління інформаційними ресурсами архівної галузі через комп’ютеризацію основних функцій Головархіву у галузі централізованого обліку ресурсів державних архівів та їх використання, а також Державний реєстр національного культурного надбання, який передбачає облік не лише державного, а й НАФ України. Це управління здійснюється на базі узагальненої інформації рівня паспорта архіву, центрального фондового ката-логу, БД установ – джерел комплектування державних архівів НАФ України, зведених баз даних за складом документів, що підлягають зберіганню в державних архівах, та іншої зведеної інформації, яка буде необхідною для управлінських рішень постійного характеру. В цьому напрямі, як зазначалося, в Головархіві почалися роботи по створенню БД “ФК”.

Комп’ютеризація організаційно управлінських функцій центрального, обласного та районного масштабів здійснюється на рівні конкретного архіву і також у двох вказаних напрямках – комп’ютеризація технологічних процесів управління справою та управління інформацією з комплектування, обліку документів та зберігання інформа-ційного масиву архіву (створення страхового фонду та повнотекстових БД).

Комп’ютеризація системи НДА архівної установи є другим за організаційно-обліковим і найскладнішим завданням. Вона охоплює:

а) процеси створення системи НДА за складом та змістом фондів з урахуванням можливостей традиційних та комп’ютерних технологій, систем і БД різної документної інформації рівнів документів, справ, груп справ, фондів, груп фондів, залежності від доцільності та оперативних потреб архіву;

б) організацію науково-публікаційної та науково-інформаційної діяльності архіву, яка базується на інших методичних і технологічних засадах.

Найдоступнішим вирішенням є послідовне закладення до БД архівних описів каталогів на комп’ютерні носії та автоматичне створення за цими даними каталогу нових надходжень у комп’ютерному режимі, а також переведення існуючих каталогів ретроспективної інформації у базах, не повертаючись до фондів на картковому рівні [1, c. 181-182].

Отже, об’єктом автоматизації є окремі технологічні процеси і НДА в управлінні архівною справою та інформацією. Вибір об’єкта супроводжується його описуванням для створення моделі даних. Такими об’єктами мають стати технологічні процеси, зокрема комплектування, облік та різні види НДА (описи, каталоги, покажчики), які технологічно пов’язані між собою.

Єдність політики інформатизації складається з необхідності уніфікації архівного опису різного рівня та проведення стандартизації технологічних процесів як на архівознавчому рівні, так і на рівні типологізації програмних рішень, створення єдиних для типових завдань програмно-технологічних комплексів і нових рішень, які були б сумісними, але вирішували б різні завдання відповідно до об’єктів інформації.

Моделі даних (форма опису) містять стандартизовану структуру опису архівної інформації, яка застосовується в усіх вертикальних та горизонтальних структурах архівної галузі та має стати обов’язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв’язок різних технологічних процесів і систем в архівній галузі України.

Найважливішим є стратегічне визначення головних і другорядних об’єктів інформатизації та державних пріоритетів під час реального створення систем, оскільки це вимагає різної організації науково-методичної та інформаційно-технологічної роботи. Умовно програму інформатизації архівної справи можна поділити на такі напрями:

1. Автоматизацію поточної технології в її повному циклі – від комплектування та обліку до створення електронних каталогів, БД та інформаційних систем за складом і змістом документів НАФ, що забезпечить замкнуте коло технології галузі від певного часового відтинка, наприклад, від 01.01.98 р. Послідовна єдність технологічного циклу забезпечить повну автоматизацію процесу експертизи, комплектування, обліку, НДА, створення страхового фонду копій на базі взаємопов’язаної системи в кожному архіві.
2. Автоматизацію ретроспективної інформації внутрішньо-фондового рівня, поставленої на облік в архівних установах та відображеної в системі НДА, що існує в традиційному режимі. Надзвичайно складний родовидовий та хронологічний склад документів як об’єктів потребує створення окремих стандартних археографічних структур опису для локальних БД, і цю роботу досі не вдається проводити системно. В Україні ще не має досвіду створення БД на архівні ретроспективні документи і обмежувалася лише БД на предметно-тематичну інформацію, яка застосовувалася на соціально-правових запитах.

Світова практика спирається на стратегію комп’ютеризації, зокрема процесу поточної технології та централізованого обліку верхнього рівня ретроспективної інформації – рівня архіву та фонду.

Найдоцільнішою на першому етапі є комп’ютеризація процесів комплектування та централізованого обліку як на рівні Головархіву, так і окремого архіву: облікова інформація рівня установ-джерел комплектування та рівня архівного фонду, розробки якої почато в архівній системі. Цей напрям може бути реалізований дальшою роботою над створенням системи “ФК” та формуванням БД “Джерела комплектування”.

Розгортання комп’ютеризації потребує розроблення відповідної стандартизованої архівної термінології та її використання в комп’ютерних системах. Важливим завданням є розробка предметних рубрик класифікаційних схем, що містять класифікацію за системою знань, адміністративно-політичним і територіальним поділом, географічних найменувань, персоналій, авторитетні бази даних (установ та імен). За цими рубриками буде здійснюватися загальний пошук документів. Лінгвістичне забезпечення базується на централізованому введенні загальногалузевих схем класифікації та архівних словників.

Важливим завданням є комп’ютеризація обліку та використання нетрадиційних носіїв інформації. Цей окремий ще не впроваджений в архівах напрям діяльності потребує науково-методичного, технологічного та організаційного вирішення архівної галузі в цілому [9, c. 186-187].

Загальнонаціональний рівень формування інформаційного ресурсу з реалізацією зведеної облікової та науково-пошукової інформації, яка передбачає вихід за мережі державної архівної системи на рівень НАФ, є НАІС.

Інформаційно-технологічні аспекти впровадження автоматизованої технології передбачають вибір та пристосування до архівних завдань відповідного програмного забезпечення з орієнтацією на його дальший розвиток та підтримку, типізацію методів в проектних рішень під час впровадження ПЗ та побудові інформаційних систем і мережі відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою, а також постійну підтримку функціонування систем, захист інформації, оновлення обладнання та модифікації програмних рішень.

В сучасних умовах системного підходу до інформатизації архівної галузі принципового значення набуває типізація програмного забезпечення та основних технологічних рішень, що дозволить ефективно використовувати матеріальні ресурси та кадровий потенціал архівних установ, забезпечити сумісність національних, регіональних і локальних БД архівної системи на рівні горизонтальних та вертикальних зв’язків.

Вибір програмного забезпечення і технологічних рішень повинен спиратися на вивчення загального та специфічного в об’єктах комп’ютеризації та єдиної програми інформатизації галузі, створення типових технологічних модулів, передбачати виходи на світові бази даних, передусім в Інтернет.

Програму інформатизації галузі слід будувати з урахуванням матеріально-технічних можливостей галузі з метою поетапного розвитку комп’ютеризації. Розробка єдиного ПЗ і єдиних технологічних рішень національного й галузевого рівнів опису фондової інформації дозволить створити систему, яка виконуватиме не лише обліково-пошукові (тобто виконання внутрішньогалузевих потреб), а й науково-пошукові функції (тобто виконання соціальних потреб суспільства).

Отже, важливим завданням є проблема сумісності існуючих БД та перспективних, вихід на бази даних країн Польщі, Чехії, Словаччини, Угорщини, Румунії, Росії, країн Балтії, Білорусі, Молдови та ін. країн з метою об’єднання ресурсів “україніки” в зарубіжних архівах, створення матеріальних баз даних, налагодження доступу до існуючих баз даних, копіювання матеріалів, що зберігаються в архівах, передусім в Росії, на компакт-дисках [1, c. 190].

Висновки

Особливості архівознавства, його роль і місце в системі знань і практичної діяльності пов’язані з тим, що його основний об’єкт — архівна справа з усіма її компонентами, з одного боку, сягає у сферу історії, історичної пам’яті, а з другого — невіддільна від державно-політичного, культурно-духовного, соціально-економічного життя суспільства, є явищем не тільки національним, внутрідержавним, але й міжнародно-світовим. Інтегративні процеси, якими дедалі більше характеризується сучасний світ, зачепили архівну галузь, перетворивши її на сферу міжнародного співробітництва. Ось чому архівознавство досліджує і вивчає тенденції розвитку архівної справи як на регіональному (країнознавчому), так і на міжнародному рівні. Саме ж архівознавство набуває історіософського характеру, вторгається в усі сфери суспільного життя, насамперед духовного.

Україна брала участь у АІПС ЦФК, але до початку 90-х років українська архівна справа практично не автоматизувалася. Після здобуття незалежності України в архівній системі відбулися помітні зміни, юридичне закріплені в Законі України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, концепції розвитку архівної справи та інших документах. Курс на демократизацію архівної справи дав новий поштовх для розвитку її комп’ютеризації.

На початку 90-х років Україна вже мала певний досвід створення архівних інформаційних ресурсів та локальних БД різних рівнів:

а) загальносистемного – створення АІПС загальноукраїнського Фондового каталогу (ФК);

б) внутріархівного – база даних фондового та подокументного рівня з актуальних питань;

в) загальноукраїнської системи “Національна архівна інформаційна система “Архівна та рукописна україніка” (НАІС).

Отже, в умовах інформативного вибуху, що набув глобального характеру на зламі століть, своєрідної революції в комп’ютерних технологіях на одне з чільних місць архівістики висуваються проблеми інформатизації архівної справи. Інформатизація є важливим чинником входження архівної системи України у світовий інформаційний простір.

Список використаної літератури

1. Архівознавство: Підручник для студентів іст. ф-тів вищ. навч. закладів України. Вид. 2-ге виправлене і доп./ За заг. ред. Я. С. Калакури, І. Б. Матяш. — К., 2002.
2. Асеев Г.Г., Шейко В.Н. Информационные технологии в документоведении: Учеб пособ. для студ. гуманит. спец. ин-тов культуры .- Х., 1997.
3. Белозеров Н.И., Исаев Г.Н. Основы научной информации и информационно-поисковые системы в архивном деле: Учеб. пособ. — М., 1984.
4. Боряк Г.В. Десять років інформатизації архівної справи в України: проблеми, здобутки, перспективи// Архівознавство. Археографія. Джерелознавство: Міжвід. зб. наук. праць. — К., 2002.- Вип. 5: Архіви – складова інформаційних ресурсів суспільства.
5. Боряк Г.В. Національна архівна спадщина України та державний реєстр “Археографічна україніка”: Архівні документальні ресурси та науково-інформаційні системи. — К., 1995.
6. Дубровіна Л.А., Боряк Г.В., Кіржаєв С.М. Національна архівна інформаційна система (НАІС): актуальні проблеми “Архівної та рукописної україніки” і шляхи створення зведеної бази даних на бібліотечні, музейні, архівні колекції, фонди// Бібліотечний вісник. — 1993.- № 3-4.
7. Дубровіна Л.А., Кіржаєв С.М. Структура і зразки автоматизованого опису архівного фонду для Національного зведеного банку даних// Архівна та рукописна Україніка. — К., 1992.
8. Захарченко Т.М. Застосування ЕОМ у роботі державних архівів України// Архіви України. — 1996.- № 4-6.
9. Інформатизація архівної справи в Україні: сучасний стан та перспективи. Збірник наукових праць. — К., 1996.
10. Кисельов І.М. Про автоматизовану інформаційну систему архіву // Студії з архівознавства та документознавства: Т.2. — К., 1997.
11. Онищенко О. Документально – інформаційні ресурси архівів та бібліотек – спільна база для розвитку науки, освіти, культури// Архівознавство.
12. Археографія. Джерелознавство: Міжвід. зб. наук. праць. — К., 2001.- Вип. 4: Студії на пошану Руслана Пирога.