Вступ

Актуальність. Розвиток в Україні нових соціально-економічних відносин викликав стрімке зростання різноманітних недержавних підприємств і фірм. Керівник кожної такої організації має секретаря. Секретарі працюють і у  представників вільних професій — адвокатів, нотаріусів, і навіть на малих приватних підприємствах. Управлінський персонал недержавних комерційних організацій, зазвичай, дуже невеликий. Керівники цих фірм займаються переважно рішенням основних виробничих питань, стратегічними проблемами розвитку своїх підприємств, а значну частину управлінської (насамперед — адміністративної) роботи доручають своїм секретарям.

Секретар керівника сучасної фірми має не лише швидко друкувати і оформляти документи, а й складати тексти різних документів, редагувати проекти,  раціонально організувати прийом відвідувачів, і телефонне обслуговування, а  також самостійно розв’язувати багато питань відповідно  доручень та вказівок  від керівника. Цей новий різновид секретарської професії отримав назву секретаря-референта. Як відомо, секретар і референт — досить різні види секретарської професії. Секретар керівника організації — це помічник, який організує діяльність першого керівника, складає для нього документи, організовує наради, переговори, відрядження, здійснює телефонне обслуговування.

Референт — це не тільки фахівець в області секретарської справи, а й у сфері основної діяльності фірми; він готує рішення, доповіді, звіти, виступи керівника, аналітичні документи; аналізує ситуацію та приймає участь у розробці стратегії і тактики діяльності фірми.

1. Єдність естетичних аспектів і обставин конкретної справи

Єдність естетичних аспектів і обставин конкретної справи потребує від референту обов’язків щодо вигляду учасників події та самої події – коли урочисті засоби – зайві. Зустріч без протоколу іноді прагне до більш прагматичних цілей. Де протокол заважає. Цим хочуть підкреслити близькість позицій сторін та особливі відносини між ними. Естетична сторона події відбиває особливі естетичні складові, що повинні впливати на почуття учасників події. Це важливо для легітимації події та для успіху самої справи. Естетичне не є декоративне, у нього самостійна роль підкріплення атмосфери довіри до події, яка відбувається.

Образно-символічні ресурси дійсності багатоманітні і включають не тільки осіб та носії ресурсів. Але й обставини, події, навіть саме середовище. Користуватися цим – вміння застосувати переваги – одна зі справ референції. Представити умови як частину переваг – це мистецтво впливу на подію.

Конкретна справа – конкретні люди. Знайомство з партнерами може починатися з візитної картки, яка часто не дає уяви про людину та її атрибутивні характеристики і може вводити в оману, може не задовольнити необхідність знання про її професійну діяльність. Не завжди зручно задавати прямі питання, тому референт має виконати ряд умов партнерства, долучив до збору інформації додаткові джерела [3, c. 520].

Зовнішній вигляд події теж залежить від ролі референту в його виправданні позиції свого керівництва. „Подати” подію таким чином, щоб гідність учасників не постраждала та вигадати нову і кращу позицію для вирішення справ. Виправдання особо потрібно, коли труднощі і перешкоди зіпсували первісні чекання. Зняти напругу допоможуть поради референта, якого цікавлять урочистості церемонії, реквізити учасників, імідж особистостей, ресурси використання і таке інше.

Від іміджу носія до образного втілення самої ідеї раніш була величезна дистанція, але її можна скоротити. Для цього рекомендується побудова проекту, навколо його розміщуються позиції учасників рішення. Підготувати доступність проекту, обрати кращу точку зору на нього – це теж частина роботи референта [4, c. 570].

2. Імідж референта та його складові

Поняття іміджу в сучасній ділової культурі стосується не тільки людей і ідей. Варто використовувати імідж самого іміджу для привабливості послуг, але не підміняти його престижем, статусом та іншими позиціями учасників. Іноді говорять про чин чи звання як про імідж. Це не так. Не може дорівнювати іміджу і харизму, це категорії неділового рангу, але в ділової комунікації вони важливі і діють не за нормами іміджу. Але знавець справи не тільки і не стільки статус, скільки імідж і ранг в однієї особі.

Імідж як доповнення сильної позиції може бути очевидним. Але ця ж якість та функція відбита і іміджем слабкої сторони, наприклад, на переговорах. Це приймають за маску містифікації, компенсацію, роль критика, збереження обличчя, подолання відстані і таке інше. Взагалі первісно це можливість зберегти обличчя заради продовження спілкування. Тому імідж слабкої сторони теж виправданий.

Серед інших особистих якостей, що потрібні сучасному секретарю, можна відзначити і такі, як уміння швидко вслухатись в суть подій чи явищ, товариський характер і контактність, розумна обережність у прийнятті рішень, артистизм — якості, що допоможе секретарю перебороти особисті емоції заради справи, провести на гарному рівні прийом відвідувачів і т.ін., почуття гумору, здатність до самостійного навчання, розширення кругозору [3, c. 521].

У сформованій практиці оцінки праці секретарів прийнято виділяти такі ділові якості:

Професійна майстерність. Ця якість має на увазі володіння комплексом професійних знань, умінь і навичок, передбачених кваліфікаційною характеристикою: уміння стенографувати, друкувати на ПК, знання основ роботи з документами, правил орфографії й пунктуації і т.ін.

Ініціативність. Секретар повинен виявляти самостійність і ініціативу в рішенні питань своєї компетенції, не чекати спеціальних вказівок керівника. Однак, приймаючи те чи інше рішення, секретар повинен бути упевненим, що воно піде на користь справі, не буде передчасним чи помилковим.

Організованість. Уміння організувати своє робоче місце і роботу в офісі, раціонально спланувати розподіл обов’язків за часом, забезпечити своєчасне виконання щоденних операцій.

Відповідальність. Секретар, повинен бути повсякчас готовим прийняти на себе відповідальність за завдання, поставлені керівником, особливо в межах своєї компетенції. Ця якість виробляється, як правило, із досвідом роботи. Керівник, повинен бути впевненим у тім, що його секретар може працювати самостійно і здатний грамотно вирішувати такі питання, як оформлення й складання документів, розшифровка стенограм, повідомлення учасників про наради тощо.

Пунктуальність. Уміння не тільки правильно спланувати захід, а й забезпечити його виконання у встановлений час. Неприпустимі запізнення секретаря як на роботу, так і на ділові зустрічі, наради, засідання. Пунктуальність повинна виявлятися й у своєчасності підготовки документів, доповіді про них керівнику.

Поінформованість. Секретар повинен добре орієнтуватися в питаннях того напрямку діяльності, в якому працює його керівник і організація в цілому, знати положення справ і стан рішення питань у галузі, останні досягнення й проблеми; бути в курсі подій, що відбуваються в підрозділі й організації в цілому.

Дипломатичність, уміння зберігати службову таємницю. При вирішенні різних питань (підготовці документів, бесіді з відвідувачами і по телефону тощо) використовувати тільки фактичну, строго перевірену інформацію. Неприпустимо розголошувати інформацію, що має секретний характер, а також інформацію, що є правдивою, але розголошення якої може завдати шкоди організації чи окремим співробітникам. Секретар повинен бути тактовним, ввічливим і доброзичливим зі співрозмовниками незалежно від особистих стосунків з ними. Насамперед потрібно думати про справу і намагатися зробити її максимально добре в межах можливого. Потрібно правильно зберігати документи, не допускаючи вільного доступу до них інших співробітників [3, c. 522].

Крім того, щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями:

• мати професійний імідж;
• добре володіти мовою й письмом;
• володіти гарною пам’яттю;
• добре орієнтуватися у часі;
• тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
• уміти красиво оформляти звіти, вести ділове листування керівника;
• швидко освоювати розробки новітніх комп’ютерних програм для офісу, бути енергійним, проявляти ініціативу;
• швидко знаходити взаєморозуміння з колегами й клієнтами;
• підтримувати ефективну роботу офісу у відсутність шефа;
• контролювати фінанси офісу;
• бути обачним у конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Усі названі якості, необхідні секретарю, не даються людині в готовому виді. Потрібна повсякденна праця розуму й душі, наполеглива й відповідальна підготовка до роботи за обраною професією.

Специфіка роботи секретаря полягає в тім, що йому доводиться не тільки виконувати операції з неживими предметами праці (документи, технічні засоби), але і здійснювати численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Варто враховувати і те, що секретарю доводиться повсякчас зіштовхуватися з великою розмаїтістю розв’язуваних задач, різними ступенями складності цих завдань, необхідністю виконувати паралельно кілька робіт. Нерідко „проколи” в роботі секретаря-референта є наслідком його негативних ділових чи особистих якостей. Неможливо, наприклад, ефективно виконувати роботу, якщо секретар не має достатнього уявлення про роль і завдання свого керівника у діяльності всієї організації, не має необхідної професійної підготовки.

Ділові й особисті якості секретаря під час виконання окресленої роботи виявляються в тісній взаємодії і доповнюють один одного. Знання правил прийому відвідувачів і ефективне застосування їх на практиці неможливе, наприклад, без наявності в секретаря таких особистих якостей, як інтелігентність, тактовність, доброзичливість.

Секретар-референт у структурі управління займає „ключове” місце. Він є своєрідним координатором, ,диригентом”, від якого залежить „гра” всього оркестру, тобто колективу організації чи фірми. В обов’язки секретаря входить контролювати левову частку інформаційного потоку підприємства, правильно розподіляти, направляти її за призначенням. Документообіг (як зовнішні документи, так і внутрішні), ділове спілкування з партнерами, відвідувачами, колегами (як візуальне, так і каналами зв’язку), поштові відправлення (як звичайні, так і електронні) — все це сфера діяльності секретаря. Вже означена сфера діяльності накладає на референта особливу роль. Адже вся ця інформація не повинна „загубитися”, її необхідно грамотно обробити, посортувати за ступенями важливості і спрямувати в необхідному напрямі — безпосередньо виконавцям. Крім того, секретар мусить постійно бути „в курсі” всіх справ в організації, постійно тримати „на олівці” список питань, які потребують першорядного вирішення. Необхідно своєчасно інформувати керівника та його підлеглих про назрілі проблеми [7, c. 126-127].

Важливий момент в діяльності секретаря — підтримання в приймальні офісу ділової і в той же час дружньої атмосфери співпраці, партнерства, взаєморозуміння. Для цього він повинен крім всього бути ще тонким психологом, а це — нелегко. Особливо обережним слід бути в розмовах з відвідувачами: адже далеко не всяка інформація розрахована на широке коло слухачів. Слід уникати пустопорожніх розмов, тим більше пліток на адресу співробітників і організації.

3. Зовнішня, внутрішня, загальна, експертна та інші різновиди оцінки результатів роботи референта

Останніми роками професія секретаря-референта зазнала істотні зміни. На секретаря найчастіше сходяться все внутрішні і зовнішні зв’язку підприємства. Саме секретар-референт може бути бездоганним ланцюгом між керівником і співробітників, що втілюють рішення і розпорядження у життя; між керівником та її діловими партнерами. Відповідаючи телефоном, організовуючи прийоми, наради, презентації, обмінюючись діловими паперами, секретар завжди у гущі подій. Хороший секретар може вдвічі підвищити результативність роботи свого керівника, поганий секретар зменшує її наполовину.

Від фаховий рівень секретаря великою мірою залежить престиж фірми. Такі його якості, як старанність, ініціатива і високий професіоналізм допоможуть керівнику підприємства долати виробничі труднощі й вирішувати наявні проблеми. У разі жорсткій конкуренції деякі керівники можуть дозволити вибирати секретаря тільки за зовнішніми даним. Такі якості, як зростання, зрости і «кількість друкованих знаків на хвилину», дедалі більше поступаються місце освіченості, інтелекту, комунікабельності і стажу роботи. Сьогодні у всіх розвинених країн для підготовки секретарів особливу увагу приділяють розширенню професійної ерудиції, кругозору, підвищенню здібності вирішувати різноманітні ділові задачі.

Антропологічний вимір роботи референта визначено природою його діяльності – спілкування з людьми є коло коливань його мотивацій. Середовище референта багатомірне і його не можна розуміти як кооперацію одного рівня людей. Саме структурованість поля взаємодії – стан, у якому можливо вирішення проблем [6, c. 32].

Зовнішня, внутрішня, загальна, експертна як різновиди оцінки результатів роботи референта націлені на різні сторони однієї справи – вирішення справи. Самооцінка напроти для референта – можливість підготуватися до критики і оцінок ззовні. Забезпечити зрозумілість своєї позиції у справі.

Експерти і референт в ролі експерту не одне й теж саме. Чи можна вважати експерта референтом у своєї справі, а референта експертом у справі експерта.

Робота референта як предмет і модель експертної оцінки стосується його дій і уявляють собою референцію референції в той же час. Можна зазначити сам підбор референтів як справу референтської діяльності. Підбор референтів традиційно є справа керівництва, але існує ієрархія самих референтів, нижча частина ланцюжка підбирається низкою умов, в том числі за участю референтів Референтська справа в нашої країні вже має свій досвід, як практичний, так і теоретичний. Підготовка референта проводиться і засобами вищої гуманітарної освіти, що і містить вирішення завдань курсу теорії та методики референтської діяльності [1, c. 13].

Висновки

Професія секретаря, мабуть, найближча до професії актора. Специфіка і складність роботи секретаря пов’язана з тим, що вона завжди на виду, у центрі спілкування із тодішнім керівництвом, колегами, клієнтами. Усмішка, приємний голос, легка хода, впевнені жести і доброзичливість незалежно з гарного настрою створюють особливо атмосферу в офісі.

Основи секретарської справи можна освоїть за порівняно період часу, а справжнє майстерність, як і на будь-якій професії, завжди приходить із роками. Хороший секретар – це, передусім, професіонал! Методом спроб і помилок, після придбання необхідних напрацювань, постійно підвищуючи свій професійний рівень, секретар починає відчувати тонкощі свого справи. Це дозволяє йому вільно виходити із тяжких ситуацій, зокрема вміти зберігати конфіденційні відома і бути при це самим поінформованою і товариською людиною.

Наш час невипадково називають часом інформаційного буму. Джерелом необхідної інформації не є лише журнали, газети чи книжки, а й електронні бази даних, локальні й глобальні комп’ютерні мережі, такі як Інтернет. Важливо, щоб секретар орієнтувався у тому інформаційному морі та знав, де шукати потрібну інформацію.

Список використаної літератури

1. Бишоф А., БишофК. Секреты эффективного делового общения. М. 2007. С. 9-15
2. Герасимчук А.А. , Тимошенко З.І. курс лекцій з філософії. К. 2007. С. 410-413
3. Гойхман О.Я., Гончарова Л.М. и др. Референт руководителя. М. 2006. С. 519-524
4. Мильнер Б.З. Теория организации. М. 2004. С.568-575
5. Пивонева Н.Е. Речевые и письменные коммуникации. СПб. 2005. С.8-12
6. Попов С.Г. Организационное поведение. М. 2007 С. 30-34
7. Смирнов Г.Н. Этика деловых отношений. М.2008. С. 122-140
8. Тимофеев М.И. Деловое общение. М. 2006. С.35-44
9. Чернов И.В. Современная практика делового общения: ключевые моменты. М. 2008. С. 116-121