Вступ.

1. Номенклатура справ як схема розподілу і групування виконаних документів.

2. Номенклатура справ структурного підрозділу.

3. Зведена номенклатура справ установи.

4. "Перелік типових документів" як основний нормативний документ для визначення термінів зберігання документів.

5. Формування справ.

6. Оперативне зберігання документів.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Під формуванням справ мається на увазі віднесення документів до визначеної справи і систематизація документів у справі. Розподіл документів у справі виконується відповідно до номенклатури справ. Правильне та своєчасне занесення документів до справи забезпечує швидкість пошуку документа та його збереження. Основними нормативними документами, в яких досить повно викладені вимоги щодо формування, оформлення та зберігання справ, є "Основні правила роботи відомчих архівів" та ДСДЗУ.

Формують та зберігають справи в структурних підрозділах за місцем складання документів. Розпорядчі документи, листування та найважливіші внутрішні документи формують і зберігають в секретаріаті керівництва або в канцелярії. В невеликих суб'єктах всі справи можуть зберігатися централізовано у секретаря. У великих суб'єктах в структурних підрозділах виділяються особи, відповідальні за зберігання документів і формування їх у справи. На кожну названу в номенклатурі справу до початку року заводиться папка, на яку переноситься заголовок. На обкладинці справи крім заголовка вказується назва суб'єкта, структурного підрозділу, індекс справи за номенклатурою і термін зберігання (на справах постійного збереження вказується "Зберігати постійно"). Під час виконання документи розкладаються секретарем або особою, відповідальною за цю роботу в структурному підрозділі, тільки в ті справи, що були раніше визначені для них номенклатурою справ. Підшивання документів у справу потрібно робити в той же день до кінця робочого дня. Опрацьовані документи повинні мати відмітку про виконання. Якщо з'явились документи, справа для яких не передбачена номенклатурою, на них заводиться самостійна справа, назва якої дописується в номенклатуру під резервним номером. Для поточного зберігання документів використовують папки-швидкозшивачі або більш зручні папки-реєстратори.

1. Номенклатура справ як схема розподілу і групування виконаних документів

Номенклатура справ — це систематизований перелік найменування справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства.

Визначають три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації. Типова номенклатура є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Примірна номенклатура має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляють органи вищого рівня для мережі установ, що належать до їх сфери управління. Ці види номенклатур використовують як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ. Як правило, індивідуальну номенклатуру справ установи складають з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Номенклатуру справ розробляють на основі аналізу діяльності установи загалом і кожного її структурного підрозділу. При цьому використовують положення про установу та її структурні підрозділи, штатний розпис, номенклатури та описи справ за минулі роки, список кореспондентів, обліково-реєстраційні журнали та картотеки, класифікатори, відомчі та типові переліки із зазначенням термінів збереження справ, а також враховують завдання установи на рік, на який складають номенклатуру[6, c. 154-156].

2. Номенклатура справ структурного підрозділу

Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі із залученням фахівців, підписує керівник структурного підрозділу та обов'язково погоджується з керівником архівного підрозділу установи.

Номенклатуру справ структурного підрозділу складають на підставі вивчення документів з усіх питань його Діяльності.

У номенклатуру справ за минулі роки вносять зміни лише у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи, після чого вона підлягає повторному затвердженню. Якщо таких змін не було, то про це повідомляють відповідну установу державної архівної служби, з якою погоджено номенклатуру. її передруковують і вводять в дію з 1 січня наступного року.

Після виконання документів їх групують у справи, яким надають найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ.

Порядок розміщення справ у номенклатурі справ

структурного підрозділу:

— документи органів вищого рівня;

— організаційно-розпорядча документація самої установи (накази, розпорядження, рішення тощо);

— планово-звітна документація;

— листування; у групі листування першими розміщують справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) -індекс. Індекс справи структурного підрозділу складають з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставлять на кожному томі із зазначенням: т.1., т.2.

У кінці діловодного року номенклатуру справ структурного підрозділу обов'язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис затверджує своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі[10, c. 84-86].

Номенклатуру справ структурного підрозділу установи друкують у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюють графи погодження з експертною комісією (ЕК) структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи):

— перший примірник — недоторканий, зберігають у структурному підрозділі;

— другий примірник — передають у канцелярію установи;

— третій примірник — використовують при формуванні справ і пошуків потрібного документа[10, c. 87].

3. Зведена номенклатура справ установи

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу канцелярія зводить в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

Організації, які належать до сфери управління установи, складають окремі номенклатури, які не включають у зведену номенклатуру справ установи.

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур структурних підрозділів, вивчають і аналізують діяльність установи загалом. Для цього використовують положення (статути) про установи та їх структурні підрозділи, штатні розписи, типові чи примірні номенклатури, номенклатури та описи справ за минулі роки, класифікатори документів і кореспондентів, що ведуть в установі, РКК, типові та відомчі переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також враховують завдання установи на наступний рік.

Під час складання зведеної номенклатури справ можна використовувати структурний або функціональний принцип внутрішньої побудови.

Структурний принцип використовують у разі чітко встановленої в установі структури. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів, які розміщують у відповідності із затвердженою структурою. Як перший розділ вказують загальний відділ (канцелярію).

Всередині розділів номенклатури справи розміщують за ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв'язку документів, що в них розміщені.

Порядок розміщення справ у межах розділів номенклатури:

— документи директивних органів;

— організаційно-нормативна документація (статути, положення);

— розпорядча документація установи (накази, розпорядження);

— планово-звітна документація;

— листування; в групі листування першими розміщують справи, які містять листування з вищими органами державної влади.

Функціональний принцип, тобто за напрямами діяльності, використовують у разі розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами, службами та окремими виконавцями. Розділи та підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції та галузі і розміщуються в ній за ступенем важливості. Наприклад, планування, фінансування тощо.

До зведеної номенклатури справ установи включають найменування:

— справ, що відображають всі документовані ділянки роботи установи;

— справ, не закінчених діловодством, що надійшли від інших установ для їх продовження, в тому числі документи, створені за допомогою ПК;

— справ з питань, вирішення яких триває понад рік (перехідні справи); їх вносять до номенклатури кожного року протягом усього терміну їх вирішення;

— справ громадських організацій (профспілкової, громадських товариств); їх розміщують в кінці номенклатури після справ основних структурних підрозділів[13, c. 76-78].

У номенклатуру справ не включають збірники законодавчих актів та постанов Кабінету Міністрів України, розпорядження Адміністрації Президента України, друковані видання (книги, брошури, бюлетені, реферативні журнали, довідники тощо).

Найменування справ у номенклатурі у стислій формі, конкретно відображають зміст документів. Основною частиною найменування справи є виклад змісту питання, з якого її заводять.

Усім структурним підрозділам установи за номенклатурою справ присвоюють умовні позначення — індекси (арабськими цифрами). Кожна внесена в номенклатуру справа має індекс, який складається з поєднання індексу структурного підрозділу та номеру справи за номенклатурою цього підрозділу.

Протягом усього терміну дії номенклатури в ній своєчасно роблять відмітки про заведення справ, про передачу їх в архів, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в інші установи для продовження. Ці відмітки слід робити у графі "Примітки".

Введення будь-яких нових справ поза номенклатурою не дозволено.

У кінці ділового року номенклатуру справ установи обов'язково закривають підсумковим записом. Підсумковий запис затверджує своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ повідомляють архівний підрозділ установи.

Зведену номенклатуру справ складають наприкінці поточного року (не пізніше листопада-грудня). Після остаточного доопрацювання її погоджують з експертною комісією установи і експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. Зведену номенклатуру справ затверджує керівник установи. Установи, які не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатури справ з експертною комісією органів вищого рівня. Після цього номенклатуру вводять в дію з 1 січня нового календарного року.

Зведену номенклатуру справ друкують у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами. Примірники зведеної номенклатури справ розподіляють в такому порядку:

— перший — зберігають у справі в канцелярії;

— другий — передають до архівного підрозділу установи для здійснення контролю за формуванням справ у структур-них підрозділах;

— третій — надсилають до відповідної державної архівної установи, з якою погоджено зведену номенклатуру справ;

— четвертий — розподіляють за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи[7, c. 237-239].

4. "Перелік типових документів" як основний нормативний документ для визначення термінів зберігання документів

Основним нормативним документом для визначення термінів зберігання документів та їх відбору для передавання до складу Національного архівного фонду (НАФ) України або для знищення документів є "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів" (Київ 1997). Цей перелік складено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України та Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства.

Перелік включає документи, що утворюють під час документування управлінських функцій в органах державної влади, місцевого самоврядування та інших установах.

Перелік використовують під час формування справ, підготування різних видів номенклатур справ, розроблення схем класифікації документів та галузевих переліків із зазначенням термінів їх зберігання, а також у практичній роботі експертно-перевірних комісій державних архівів та експертних комісій установ.

Перелік побудовано за функціональним принципом і включає розділи, які відображають основні напрямки діяльності фондоутворювачів, що властиві їм незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності.

Документи у розділах і підрозділах розміщено у логічній послідовності за ступенем значущості їх видів і питань, які в них відображено.

Статті переліку мають наскрізну нумерацію. Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа. Терміни зберігання документів диференційовано за двома групами організацій:

— організації, внаслідок діяльності яких утворюються документи, що мають наукову, історико-культурну цінність і підлягають включенню до складу НАФ;

— організації допоміжного характеру, безпосередньо від яких документи до складу НАФ не входять.

Обчислення термінів зберігання документів проводять з 1 січня року, який йде за роком закінчення їх діловодством. Наприклад, термін зберігання справ, закінчених діловодством у 2003 році, починається з 1 січня 2004 року.

Обчислення терміну зберігання документів, яким встановлено термін зберігання 75 років — "В", слід проводити з урахуванням віку людини (позначеного літерою "В") на момент закінчення справи. Тривалість зберігання документа після закінчення у діловодстві повинна дорівнювати різниці 75 років — "В", де "В" — вік особи на момент закінчення документа.

Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначають самі організації.

Терміни зберігання документів, визначені у цьому переліку, є мінімальними. їх не можна скорочувати. Підвищення термінів зберігання документів, передбачених цим переліком, дозволено у випадках, якщо ця необхідність зумовлена спеціальними особливостями роботи конкретної фірми.

Примітки, що застосовано у переліку, коментують і уточнюють терміни зберігання документів[9, c. 164-167].

5. Формування справ

Терміни "справа", "формування справ" стандартизовано. У державному стандарті — ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення" — так сформульовано їх означення:

Справа — це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справ — це визначення належності документів до певної справи та систематизація документів усередині справи.

Формування справ передбачає групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Під час формування справ слід дотримуватися таких правил:

1. У справу підшивають документи, роботу з яким закінчено; кожний документ, внесений до справи, має бути належним чином і правильно оформлений (містити позначку про виконання документа і направлення його до справи).

2. До справи вносять лише один примірник — оригінал документа (у разі його відсутності — копію, засвідчену в установленому порядку).

3. Групувати у справи документи одного діловодного року, за винятком особових, судових, перехідних справ. Особові справи формують протягом всього часу роботи особи в установі.

4. Групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового термінів зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового термінів зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можна групувати протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій — документи тимчасового терміну зберігання.

5. Включати до справи документи тільки з одного питання або з групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс; спочатку — ініціативний документ, а потім — всі інші в логічній послідовності.

6. Якщо документи за своїм змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводять нову справу з обов'язковим внесенням її найменування та терміну зберігання в чинну номенклатуру справ.

7. Документи, створені за допомогою ПК, групують у справи на загальних підставах.

8. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

9. У справу не підшивають чорнові, особисті, дублетні документи, документи, що підлягають поверненню, та розмножені копії.

10. Документи в середині справи групують у хронологічному чи логічному порядку або їх поєднанні.

Розпорядчі документи разом з додатками групують у справи за їх характером і хронологією.

Статут установи та інші засновницькі документи вміщують в окрему справу.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них, а через це їх розміщують разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групують у справи за напрямами діяльності установи. За невеликої кількості таких документів їх формують в одну справу. Усередині справи документи систематизують за датами доручень[2, c. 91-93].

Документи засідань колегіальних органів групують у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо); документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо). Протоколи групують у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизують за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним. Протоколи загальних зборів акціонерів зберігають окремо від протоколів засідань Ради директорів. Додатки та доповнення підшивають до відповідних протоколів.

Контракти (договори) підприємства поділяють на дві групи і зберігають у різних справах. Першу групу становлять комерційні контракти (договори) між підприємствами, другу — трудові контракти, трудові договори, трудові угоди.

Затверджені плани, звіти, кошториси групують у справах окремо від проектів цих документів.

Листування групують за змістом та кореспондентським принципом і систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

Накази про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток, про накладення стягнення на працівників, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо, групують у різні справи.

Документи з особового складу установи (особові справи, особові картки) розташовують в алфавітному порядку прізвищ працівників.

Документи в особових справах групують у хронологічному порядку їх надходження у такій послідовності:

— внутрішній опис документів, включених до справи;

— заява про прийняття на роботу;

— скерування або подання;

— особовий листок обліку кадрів;

— автобіографія;

— документи про освіту;

— витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення;

— доповнення до особового листка обліку кадрів;

— доповнення до особового листка про заохочення;

— довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групують в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включають.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не виключають у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизують в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

Методичне керування і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює загальний відділ (канцелярія)[4, c. 79-81].

6. Оперативне зберігання документів

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний відділ установи зберігають за місцем їх формування у справах. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщують відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси за номенклатурою.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують керівники структурних підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство.

З метою забезпечення збереження документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіальних органів зберігає відповідальний секретар. На стрічці і коробці роблять відмітка про дату засідання і час запису. Секретар відповідає за їх збереження.

Документи, створені за допомогою ПК, зберігають на загальних підставах.

Видачу справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюють з дозволу керівника установи. На видану справу заводять карту-замінник, у якій зазначають структурний підрозділ, номер справи, дату її видачі, кому видано справу, дату її повернення. Передбачено графи для підписів про одержання й повернення справи.

Вилучення документа із справи постійного терміну зберігання заборонено. У виняткових випадках вилучення документа дозволено з дозволу керівника установи після обов'язкового залишення у справі завіреної копії документа[1, c. 274-276].

Висновки

Номенклатура справ — обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік найменувань справ, що формують в її діловодстві, із зазначенням термінів зберігання справ. Типова номенклатура справ — типовий систематизований перелік найменувань справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації.

В справу документи підшиваються в хронологічній послідовності. Це означає, що документи розміщують в послідовності вирішення питання, причому в листуванні документ-відповідь повинен бути підшитим за документом-запитом. Хронологія, таким чином, зберігається за ініціативними документами. Розпорядчі документи-накази, розпорядження, ухвали підшиваються чітко за хронологією.

Допустима алфавітна систематизація однорідних документів усередині справ, коли використовуються прізвища авторів, назви суб'єктів, кореспондентів, назви адміністративно-територіальних одиниць та ін. Документи, що мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні тощо), групуються в нумераційному порядку.

Документи формуються в справу за один календарний рік.

Винятки становлять справи, які продовжуються й наступного року, судові й особові справи, які формуються впродовж всього періоду роботи особи в суб'єкті, документи виборних органів і постійних комісій, депутатських груп, які формуються за період їх скликання. В навчальних закладах справи формуються за навчальними роками, в театрах — за театральними сезонами. Свою специфіку має формування історій хвороб, справ на рукописи та фільми та ін.

Справи за пропозиціями, заявами та скаргами громадян формуються окремо від загального листування.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.

4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.

6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

7. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.

8. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.

9. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

10. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

11. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.

12. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.

13. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.