Введение

В условиях информационной нагрузки, существующей на современных предприятиях, встает проблема повышения эффективности использования управленческой информации. Активное внедрение информационных технологий обеспечивает только сбор и хранение данных, тогда как для менеджеров важно идентифицировать среди существующего информационного шума нужную единицу информации, будет способствовать целесообразности и своевременности управленческих решений и, как следствие, эффективности производственно-хозяйственной деятельности. В связи с этим актуальным вопросом становится определение качественных характеристик, по которым можно будет оценивать информацию для конкретного управленческого решения.

Важнейшей качественной характеристикой управленческой информации, которая имеет непосредственное влияние на эффективность управленческих решений и может быть оценена, есть ценность. Ценность каждого вида информации в первую очередь определяется в зависимости от решения, для которого она используется. Но даже в условиях того, что информация имеет непосредственную связь с решением, принимается, она должна иметь и другие характеристики качества. Управленческая информация может быть ценной, то есть способствовать эффективности управленческого решения, во-первых, если она содержит данные, которые полностью соответствуют действительности; во-вторых, полученная в то время, когда потребность в ней; в-третьих, не имеет искажений, искажений и полностью удовлетворяет пользователя.

1. Сущность управленческой информации и ее характеристики

Любое управление связано с информацией и информационными процессами. Через многогранность и разносторонность, определений информации много, наиболее охватывающее из них следующее:

Информация — это сведения об окружающем мире, процессы, которые в нем происходят, о событиях, ситуации, чью деятельность, которые воспринимают человек и живые организмы, управляющие машины и другие системы.

Информация представляет собой связующее основу процесса управления, поскольку она сама содержит сведения, необходимые для оценки ситуации и принятия управленческого решения. Любое управление предполагает воздействие на объект, который осуществляется выдачей управленческих команд разработанных на основе анализа имеющихся информационных характеристик ситуации. Отсутствие информации не позволяет руководителю осуществлять сознательные и аргументированные действия, поскольку она служит исходным материалом для теоретической и практической деятельности человека, раскрытие механизма превращения возможности в действительность.

С точки зрения кибернетики, которая считается наукой о ходе информационных процессов, управление — это процесс восприятия, преобразования и передачи информации. Таким образом, процесс управления сводится к работе с информацией, используемой для принятия решений, необходимых для поддержания системы в состоянии упорядоченности и реализации задач.

Управленческая информация — это совокупность необходимых новых и других современных и репрезентативных данных, которые будут способствовать качественному решению управленческих решений и управленческой деятельности.

На принятие рационального управленческого решения влияет такая характеристика информации, как ее достоверность. Достоверность является непременной составляющей ценности, так как при использовании данных, которые не соответствуют реальности, управленческая цель может быть не достигнута или достигнута не в полной мере. Информация считается достоверной, если она отображает реальные факты без искажений. Для того чтобы информация была таким свойством, она должна быть получена из качественных источников и быть сформирована беспристрастно на высоком профессиональном уровне. Таким образом, достоверность может быть оценена такими показателями, как количество проверок, осуществляемых информационный контроллер для подтверждения этой достоверности. Чем больше операций осуществляет контроллер для проверки достоверности, тем больше степень достоверности получает информация.

Количество лиц, которые несут ответственность за достоверность информации, является показателем, который характеризует степень достоверности. Чем больше ответственных за предоставленную информацию и выше их профессиональный уровень, тем больше степень достоверности.

Так, например, информация, которую получает информационный контроллер из Интернета или СМИ имеет наименьшую степень достоверности, а информация, получаемая из отдела бухгалтерии, оценивается как имеющая наибольшую достоверность, поскольку за бухгалтерскую информацию несут ответственность, как минимум, два человека — главный бухгалтер и бухгалтер, который является производителем этой информации. То есть качество информации полностью зависит, прежде всего, от источника, количества лиц, которые ее формируют, и количества проверок, осуществляемых информационный контроллер.

Признаки подлинности управленческой информации можно свести к следующему:

— Надежность и репутация источника поступления информации;

— Профессионализм и компетентность производителя информации;

— Ответственность лиц за достоверность информации;

— Существование дополнительных источников подтверждения достоверности;

— Количество проверок, осуществляемых информационный контроллер для подтверждения ее достоверности.

Выделяют такую ​​качественную характеристику информации, как ее объективность, которая также может повлиять на ее ценность и результативность управленческого решения. Информация считается объективной, если она не зависит от каких-либо мысли. Объективность информации теряется в результате обработки ее субъектом. Это означает, что наиболее объективная информация существует только в момент ее возникновения, и чем больше она обрабатывается различными субъектами, тем менее объективной она есть. Информация, возникает на рабочих местах и ​​передается через различные организационные звенья к высшему руководству, в конце своего пути превращается в такую, что наименее объективной. Таким образом, объективность управленческой информации может оцениваться количеством пунктов обработки информации.

Объективная информация может быть сформирована только беспристрастными лицами, которые могут независимо отразить в документах необходимые данные. У производителя информации должна отсутствовать личная заинтересованность в искажении фактов.

Признаки объективности управленческой информации можно свести к следующему:

— Количество пунктов обработки информации;

— Независимость пункта производства информации;

— Отношение поставщика информации в ее смысловой нагрузки.

В научной литературе выделяют очень важную характеристику управленческой информации — релевантность (от англ. «Relevant» — уместна, что касается дела). Управленческая информация приобретает состояния релевантной (существенной) тогда, когда она оказывает существенное влияние на принятие управленческих решений и отсутствие ее может привести существенные последствия для деятельности предприятия. Информация оценивается как иррелевантная, если она не касается задача, решаемая. Поэтому, изучая факторы влияния на релевантность управленческой информации, следует обратить внимание на направление деятельности, к которому относится управленческое решение. Если управленческая информация имеет значение для наиболее прибыльных видов деятельности предприятия или имеет отношение по поддержке платежеспособности, тогда она имеет высокий уровень релевантности. Релевантность различных видов информации может также отличаться в зависимости от того, насколько она может добавить определенности в решении вопроса. Ведь разные единицы информации могут абсолютно, существенно или частично уничтожить степень неопределенности при принятии управленческого решения.

Также следует отметить, что одна информация будет иметь разные уровни релевантности для разных уровней управленческого персонала, которому она предоставляется. Например, данные о процентных ставках по кредитным средствам имеют наивысшую степень релевантности для начальника финансового отдела, и наименьшую релевантность — для начальника производственного цеха.

Последствия принятия ошибочного решения влияют на оценку релевантности управленческой информации. Если управленческое решение не может принести ощутимый результат даже при использования наиболее существенной и полезной управленческой информации, то в общей оценке релевантности конкретного вида данных эта единица информации будет иметь самый низкий степень.

Управленческая информация имеет очень схожую с релевантности свойство — актуальность, но следует различать эти две характеристики. Актуальность управленческой информации отражает степень влияния на принятие управленческих решений, тогда как актуальность информации характеризует существование связи с реальными вопросами, которые требуют решения. Релевантная информация всегда актуальна. Актуальная информация становится релевантной только в условиях существенного влияния на управленческие решения. Таким образом, факторами влияния на актуальность информации может выступать количество вопросов, требующих решения в конкретный момент получения информации. Но этот фактор мы учли при оценке релевантности управленческой информации. Поэтому в связи с тем, что признак релевантности уже включает характеристику актуальности, выделять в отдельную качественную характеристику актуальность информации не имеет смысла.

Признаки релевантности управленческой информации можно свести к следующему:

— Количество управленческих решений, на которые информация может повлиять;

— Степень прибыльности направления деятельности предприятия, к которому относится управленческое решение;

— Степень отношение к поддержке платежеспособности предприятия;

— Уровень управленческого персонала, которому предоставляется информация;

— Степень неопределенности ситуации при принятии управленческого решения, к которому относится информация на момент получения данных;

— Степень последствий при принятии ошибочного управленческого решения.

Ценность управленческой информации также обеспечивается полным отражением нужных фактов. Ведь отсутствие некоторых важных элементов снижает практическую пользу от использования, то есть снижает степень достижения управленческой цели. Полнота информации — это качественный признак, характеризующий информацию как достаточную для принятия решения. Полной можно назвать такую ​​информацию, которая абсолютно соответствует запросу потребителя, то есть такая информация не должна иметь недостатков, вызвать потребность в уточнениях. В зависимости от полноты информация может делиться на недостаточную, полную и избыточную. Неполная информация может привести к ошибочному выводу и нерационального решения. Избыточная информация негативно влияет на эффективность управления, поскольку отнимает у получателя время на ее переработки и отделения нужной части.

Признаки полноты управленческой информации можно свести к следующему:

— Соответствие данных запроса пользователя;

— Отсутствие дополнительных уточнений;

— Отсутствие лишних данных.

Качество информации также зависит от своевременности ее получения. Управленческая информация может быть очень полезной, если она была разработана в нужный момент времени, в момент наибольшей потребности пользователя в такой информации. Если информация поступает до этого момента возникновения потребности в ней, она приобретает свойства неактуальной в конкретный промежуток времени и может быть утеряна в общей массе информационных данных. Если информация поступает позже нужного времени, она также становится неактуальной, и расходы, связанные с получением этой информации становятся бесполезными.

2. Хранение управленческой информации и ее особенности

Большинство управленческой информации фиксируется, поскольку только при таких условиях ее можно передавать, принимать, обрабатывать, хранить. Материальным носителем фиксированной информации является документ.

Сохранение документов и дел в структурных подразделениях обеспечивают руководители этих подразделений и должностные лица, ответственные за делопроизводство. Дела должны храниться в рабочих комнатах или специально отведенных для этого помещениях, в шкафах и столах, которые закрываются.

Магнитные ленты и фонограммы заседаний коллегиальных органов хранятся у ответственного секретаря, который несет ответственность за их сохранность. На ленте и коробке делается отметка о дате заседания и время записи.

Документы, созданные с помощью ПК, хранятся на общих основаниях.

Выдача дел во временное пользование другим подразделениям организации или другим организациям осуществляется с разрешения руководителя. На выданное дело заводится карта-заместитель дела, в котором указываются название дела, ее индекс по номенклатуре, дата выдачи, кому дело выдано, дата ее возвращения, подписи лиц, выдавших и приняли дело.

Изъятие документов постоянного хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документа допускается с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа.

Законченные в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения «подлежат сдаче в архив организации для хранения и последующего использования. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) могут передаваться в архив организации по согласованию с ее руководителем [5 c. 215 -216].

Архив — это учреждение или его структурное подразделение, организует и обеспечивает отбор, накопление архивных документов, их учет, хранение, использование. Неправильно применять термин «архив» в архивохранилища — специально оборудованного помещения, предназначенного для хранения архивных документов.

«Правилами работы архивных подразделений для документов временного хранения (свыше 10 лет) используется термин« документы долговременного (свыше 10 лет) хранения », однако стандартом ДСТУ 2732 его не закреплено.

Подготовка документов к передаче в архив организации включает:

— Экспертизу ценности документов;

— Оформление дел;

— Составление описей дел.

Экспертиза ценности документов — это определение на основании действующих принципов и критериев культурной ценности документов.

Ценность документа — информационные и другие характерно политики документа, обусловливающие его значимость для личности, общества, государства.

Экспертиза ценности документов предусматривает всестороннее изучение документов с целью оценки их научного, историко-культурного значения. Выводы экспертизы является единственным основанием для включения документов в Национальный архивный фонд, а также для установления сроков хранения документов.

Принципы, по которым проводится экспертиза ценности документов, это:

— Принцип объективности — когда в основу оценки документов берутся объективно существующие факторы содержания, значимости фондообразователей (далее авторов), юридической силы документов, их оригинальности, времени создания, повторяемости информации в других документах;

— Принцип историзма, предусматривающий изучение сведений об авторах и содержания документов, которые они составили, исходя из особенностей того времени, когда возникли эти документы;

— Принцип всесторонности и комплексности, заключающийся в изучении сведений об авторах и документы, которые они составили, не изолированно, а в составе определенных комплексов (архивных фондов, коллекций), с учетом их места среди документов других авторов [3, c. 5-7].

Основными критериями при определении ценности документов являются:

— Критерий происхождения — изучение роли и значения авторов в жизни общества, значимости событий, явлений, предметов, отраженных в документах, времени и места их возникновения;

— Критерий содержания — установление значения информации ,, что содержится в документах, ее повторяемости в других документах, целевого назначения, видов и разновидностей документов, степени их сохранности в составе определенного комплекса документов;

— Критерий внешних особенностей — учет оригинальности, наличия или отсутствия резолюций, виз, пометок, художественных, палеографических, языковых и других особенностей в оформлении, физическом состоянии документов.

Экспертиза ценности документов в организации осуществляется:

— В текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, формирования документов в дела и проверки правильности отнесения документов к делам;

— При подготовке дел к последующему хранению, в том числе в составе Национального архивного фонда.

Экспертиза ценности документов, их отбор для дальнейшего хранения осуществляются экспертной комиссией организации, действующей на основании Положения о такой комиссии, которое разрабатывают на основе Типового положения об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации.

Высочайшее качество, а значит, и ценность управленческая информация получит в условиях существования таких признаков:

— Высокие репутация и надежность источников получения;

— Ответственные и высокопрофессиональные производители информации;

— Дополнительные источники подтверждения достоверности информации;

— Первоисточник получения информации;

— Независимость и незаинтересованность производителей;

— Наличие двух и более управленческих задач из самых прибыльных видов деятельности, к которым относятся данные;

— Высокая степень неопределенности;

— Информация предоставляется высшему звену управленческого персонала;

— Существует большой риск получить убытки от принятия ошибочного управленческого решения;

— Данные полностью соответствуют запросу пользователя и не имеют лишних элементов;

— Информация существует в момент возникновения потребности в ней.

В системе информационного контроллинга каждой единицы информации должен быть присвоен соответствующий статус качественной характеристиками, значительно повысит как качество самого процесса принятия решений пользователями указанной информации, так и их эффективность.

С другой стороны, информационный контроллер должен следить, чтобы информация соответствовала как можно большему количеству высоких значений приведенных параметров и совершенствовать качество путем достижения высоких уровней оценки.

Заключение

Хранение в настоящее время реализуется главным образом при использовании концепции базы данных, склада (хранилища) данных.

На предприятиях процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота, последовательностью прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.  Информационный поток — группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов.

В результате особую роль на предприятии уделяют хранению информации. Хранение информации — это процесс поддержания исходной информации в виде, обеспечивающем выдачу данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки.

Процесс хранения связан с необходимостью накопления и долговременного хранения данных, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки, обеспечением их актуальности,  целостности, безопасности, доступности.

Характеристика своевременности управленческой информации тесно связана с обобщающим показателем ценности информации. Взаимозависимость между своевременностью и ценностью информации, характеризующей увеличение ценности информации до момента ее использования, приобретения максимальной ценности в момент использования и отсутствие ценности после момента возможного использования.

Совокупность всех перечисленных качественных характеристик управленческой информации определяет ее ценность, то есть способность способствовать достижению управленческой цели.

Каждый признак качественных характеристик управленческой информации имеет три уровня оценки: высокий, средний и низкий. В зависимости от уровня оценки каждого параметра, информационный контроллер может присваивать управленческой информации соответствующий статус достоверности, объективности, релевантности, полноты или своевременности, что в совокупности дает уровень ценности.

В выводах необходимо отметить, что основными качественными характеристиками управленческой информации, которые обеспечивают ее ценность, были определены: достоверность, объективность, релевантность, полнота и своевременность.

В результате логического анализа сущности качественных характеристик управленческой информации было установлено основные признаки, по которым можно оценивать качественный уровень управленческой информации, совершенствует саму информационную базу и повышает эффективность процесса принятия управленческих решений. С другой стороны, такая система признаков позволяет информационном контроллеру совершенствовать некачественную информацию путем достижения высоких значений уровней оценки этих признаков.

Список использованной литературы

1. Беспянська Г. Методика разработки номенклатуры дел предприятия // Секретарь-референт. — 2007. — № 11. — C. 9-15
2. Бибик С. Деловые документы и правовые бумаги: Письма, протоколы, заявления, договоры соглашения / Светлана Бибик, Галина Сюта ,. — М .: Фолио, 2005. — 491 с.
3. Блощинская В. Современное делопроизводство: Учебное пособие / Виолетта Блощинская, — М .: Центр учебной литературы, 2005. — 319 с.
4. Боровский В. Н. Делопроизводство в банковских учреждениях: Учебное пособие. — М .: Центр учебной литературы, 2006. — 223 с.
5. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту / С.Д. Гавриленко. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.
6. Головач А. Образцы оформления документов: Для предприятий и граждан / Анатолий Степанович Головач; А.С.Головач. — Донецк: Сталкер, 1999. — 349 с.
7. Гончарова Н. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — М .: Центр учебной литературы, 2006. — 259 с.
8. Диденко А. Современное делопроизводство: Учеб. посибн. для проф.-тех. закл. образования / Анатолий Диденко. — Третий вид .. — М .: Просвещение, 2001. — 383 с.
9. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / [Т. В. Кузнецова и др.]. — М .: Экономика, 2001. — 270 с.
10. Загорецкая А. Номенклатура дел // Секретарь-референт. — 2005. — № 11. — C. 13-19