Вступ.

1. Поняття та особливості оформлення довідок.

2. Форма і порядок заповнення довідки про заробіток для обчислення пенсії.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Актуальність дослідження. Довідка — документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій. Правильне оформлення довідки – досить актуальне питання, оскільки це один з найрозповсюдженіших документів і широко використовується у діловодстві. Досить широко використовуються довідку про заробітну плату, тому правила оформлення порядку заповнення довідки про заробіток є актуальним на сьогоднішній день.

Довідки діляться на дві групи:

— особисті — підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

— службові — містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

— зовнішніми — укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

— внутрішніми — укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Мета роботиполягає в тому, щоб на основі доступної літератури проаналізувати та з’ясувати основні риси оформлення довідки про заробітну плату.

Для досягнення цієї мети у роботі вирішується ряд задач:

· визначити поняття та особливості довідки;

· охарактеризувати реквізити довідки;

· дослідити форму і порядок заповнення довідки про заробіток для обчислення пенсії;

· проаналізувати оформлення довідок про заробітну плату.

Об’єктом дослідженняє довідкова документація та правила її оформлення.

Предметом дослідженнявиступає форма і порядок заповнення довідки про заробіток для обчислення пенсії.

1. Поняття та особливості оформлення довідок

Довідка — це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові.

Текст особистої довідки є типовим, тому слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити.

Довідка — це документ, який засвідчує біографічні та юридичні факти, діяльність окремих службових осіб. У діловодстві підприємства найчастіше виникає потреба складати довідки, що засвідчують роботу й оплату праці співробітників. Керівництво підприємства зобов’язане видавати довідки на прохання працівника про роботу в цій організації. При цьому можуть вказуватись спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи й розмір заробітної плати.

Для зручності оформлення можна підготувати довідки на бланках формату А5 з адресними даними підприємства й трафаретним текстом.

Довідка, як правило, починається з прізвища, імені та по батькові особи (в називному відмінку), про яку даються відомості. Далі викладаються дані про посаду, зарплату.

У правому верхньому куті вказується місце, куди надається довідка. На довідці обов’язково повинна бути дата підписання. Якщо здійснюється облік видачі довідок в окремому журналі, то поруч з датою проставляється порядковий номер довідки. Такі довідки готуються в одному примірнику. Одним із варіантів довідки є документ, що складається на вимогу керівництва й містить інформацію на господарську тематику. Наприклад, довідка про хід реалізації продукції за останній місяць. Довідки можуть бути внутрішніми й зовнішніми.

Довідки, що призначені для керівника підприємства й не виходять за межі фірми, складає й підписує виконавець. При підготовці розгляду важливих питань на засіданнях колективних органів практикується підготовка розгорнутих довідок з аналізом діяльності підвідомчих організацій.

Довідки, що готуються на запит зовнішніх організацій, підписує керівник підприємства. При цьому довідка повинна мати заголовок, у якому розкривається короткий зміст і вказується дата чи період, до якого відносять наведені у довідці відомості. Якщо є потреба включити в довідку відомості з кількох питань, текст поділяється на розділи, які повинні мати заголовок і нумерацію арабськими цифрами.

Реквізити:

· Назва виду документа.

· Назва організації, що видає довідку.

· Дата видання.

· Номер.

· Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).

· Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

· Текст.

· Призначення (куди подається довідка).

· Підписи службових осіб.

· Печатка.

Текст довідки може оформлятися у вигляді таблиці, якщо він має цифрові показники.

Довідки з виробничої тематики складаються у двох примірниках.

Один відправляється адресату, другий підшивається до справи. За наявності в довідці відомостей фінансового характеру вона підписується керівником організації, головним бухгалтером і завіряється печаткою (див. зразок).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Основні напрями кадрового діловодства:

· облік особового складу установи;

· підготовка звітів та необхідних довідок про рух кадрів;

· облік стану підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів та зарахування їх до резерву;

· облік та реєстрація документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням;

· організація документообігу з метою забезпечення чіткого виконання документів та доручень керівництва з питань роботи із кадрами;

· оформлення та ведення особових справ працівників.

Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Міністерство освіти та науки України

Київський національний університет імені Тараса Шевченка

Довідка

20.05.08№ 48 м. Київ

Пан(і) Явдошина Ірина Миколаївна навчається на IIIкурсі денного відділення Інституту журналістики. Видано для подання до ЖЕКу.

Директор Інституту журналістики(підпис)А. С. Трунь

Реквізити установи

Відділ кадрів

Зовнішні довідки укладаються для подання до вищої установи, підписують їх, крім укладача, керівник підприємства і завіряються печаткою.

Внутрішні довідки подають керівникові підприємства або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не завіряються печаткою.

2. Форма і порядок заповнення довідки про заробіток для обчислення пенсії

До заяви про призначення пенсії додається довідка про заробіток, яка видається на підприємстві, де працює заявник, у одноденний термін після одержання заяви працівника.

Сума заробітку в довідці про заробіток для обчислення пенсії записується у вигляді 150,20.

Відповідальність за правильність заповнення довідки про заробіток для обчислення пенсії несуть працівник підприємства (кооперативу), на якого покладено обов'язок підготовки довідки про заробіток для обчислення пенсії, та посадові особи, які її підписали.

У відповідних рядках заповнюються такі реквізити заголовної частини: прізвище, ім'я, по батькові особи, заробіток якої вказується в довідці.

У графах "Сума заробітку з розшифровкою" у відповідних рядках за певний період роботи вказуються:

періоди, за які враховується заробіток, які записуються у вигляді з 01.01.91 по 31.12.92 або з 03.03.90 по 27.09.90;

кількість місяців, за які буде враховуватись заробіток для обчислення пенсії відповідно по кожному періоду;

загальна сума заробітку за відповідні періоди, на які за діючими правилами нараховуються страхові внески. При цьому в загальну суму враховуються: основний заробіток, а також премії, надбавки, доплати тощо, які носять постійний характер та передбачені системою оплати праці та на які нараховуються страхові внески. Натуральна оплата праці визначається за роздрібними цінами того періоду, коли провадилась оплата праці.

Довідка про заробіток для обчислення пенсії підписується керівником і головним бухгалтером підприємства (кооперативу) і завіряється печаткою даного підприємства (кооперативу).

Форми довідок про працівників і державних службовців різні у зв'язку з умовами оплати праці за ранги, вислугу років.

Довідки про заробіток для обчислення пенсії і про заробітну плату державного службовця надаються за наступними формами.

Висновки

Отже, довідка — документ, що містить опис та підтвердження тих або інших фактів та подій. Довідки бувають двох видів: довідки, які засвідчують юридичний факт і видаються громадянам та суб'єктам (найчастіше особистого характеру), та довідки інформаційного характеру, що містять опис фактів та подій, які складаються за запитами або вказівкою об'єктів та посадових осіб і суб'єктів.

Найчастіше видаються довідки громадянам з підтвердженням місця навчання, роботи та проживання, заробітної плати та ін. Вони складаються на загальному бланку, а оскільки їхній текст має, як правило, типовий характер, використовуються раніше роздруковані трафаретні тексти. Такі довідки починаються із зазначення у формі називного відмінка прізвища, імені, по батькові особи, про яку даються дані, а в кінці вказується місце подання довідки.

Довідки інформаційного характеру можна поділити на дві групи: ті, які складаються у суб'єкті, та ті, які направляються за межі суб'єкта. Внутрішні довідки оформляють на чистих аркушах паперу, але вони містять надруковані основні реквізити бланка з зазначенням найменування структурного підрозділу.

Довідка, що направляється в інші суб'єкти, оформляється на загальному бланку. Текст довідки може поділятися на розділи, містити таблиці та додатки. Довідка обов'язково має заголовок. В нього може включатися дата або період, за який подаються довідки.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.

4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.

6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

7. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.

8. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.

9. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

10. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

11. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.

12. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.

13. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.