Вступ.

Розділ 1. Теоретично-методологічні аспекти документування в установах.

1.1. Основні положення з документування управлінської діяльності.

1.2. Завдання і функції служби діловодства.

1.3. Функції секретаря і канцелярії.

Розділ 2. Організація документування в господарських товариствах на прикладі банківської установи.

2.1. Організація роботи з документами.

2.2. Реєстрація вхідних документів.

2.3. Порядок роботи з бланками, печатками, штампами.

Розділ 3. Особливості документування управлінської діяльності в господарських товариствах.

3.1. Службові документи та їх класифікація.

3.2. Вимоги до оформлення службових документів.

Розділ 4. Основні форми документів, що використовуються в господарських товариствах.

4.1. Розпорядчі документи.

4.3. Планові документи.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Актуальність теми. Діловодство – це діяльність управлінських працівників щодо створення документів та організації роботи з ними.

Основними функціями документів є інформаційна, соціальна, комунікаційна, культурна, облікова, правова, джерело історії тощо. Організація роботи з документами – це створення умов для руху, пошуку і зберігання документів у діловодстві.

У кожній організації формується своя номенклатура справ та їх номери, порядок розміщення, термін зберігання тощо.

Основними шляхами покращання діловодства в будь-якій організації є застосування режиму «фільтрації» документів, передавання права підпису другорядного значення документів, підвищення швидкості обробки документів, покращання умов праці працівників апарату управління.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.).

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення.

Питанням організації документування в радянський період присвятили свої праці М.Г. Бєлов і В.О. Орлов, Н.А. Бортник, І.І. Ємець, В.Г. Горєлкин, М.К. Козуб, С. Жакіпбеков, Г.Г. Жуйков, Н.І. Іванов, Г.Г. Кірейцев, З.В. Кір’янова, С.С. Кромін, І.С. Мацкевічюс, Ю.С. Румянцев, В.В. Сопко, А.М. Фєдяєв і В.Є. Кириченко та ін. Значний внесок в створення принципів документування зробили зарубіжні вчені E. Хелльмунд і К.Х. Клауке. Проблеми автоматизації документування досліджували М.А. Бортник, І.І. Ємець, Т.А. Краєва, В.Ф. Палій, Я.В. Соколов та інші вчені.

Документи, що формувались в період командної системи, функціонують сьогодні зовсім в інших – ринкових – умовах. Під впливом розвитку економічних відносин суттєво змінюється і зміст відображуваних процесів, самих фактів – дій та подій. Виникли нові об’єкти документування. Об’єктивною стала потреба інакше висвітлювати в навчальній літературі питання про створення документів, їх реквізити, сутність операцій, захист комерційної інформації в умовах комп’ютерного обліку.

Мета і задачі дослідження. Метою дослідження є розробка теоретичних і методологічних основ документування, реєстрації та обробки документів.

Для досягнення поставленої мети були визначені наступні завдання:

• дослідити діючу практику та існуючі підходи щодо документування фактів господарського життя в нових умовах господарювання;

• обґрунтувати місце і роль, значення і функції документування;

• оцінити сучасний стан документування ну господарських товариствах.

Предметом дослідженнябули принципи та процеси документування, сукупність теоретичних, методологічних та організаційних проблем документування в сучасних умовах господарювання.

Об’єкт дослідження– порядок та існуюча система побудови і організації процесу документування на підприємствах України.

Методи дослідження. У процесі дослідження використані різні наукові методи. Теоретичні основи документування досліджувались методом індукції та дедукції. За допомогою цього методу визначено загальний напрям розвитку теорії і практики документування. Шляхом використання методу причинно-наслідкового зв’язку та абстрактно-логічного методу виявлено причини відсутності окремих класифікаційних ознак документування та обґрунтовано необхідність в їх побудові.

Розділ 1. Теоретично-методологічні аспекти документування в установах

1.1. Основні положення з документування управлінської діяльності

Уніфікована система документації (УСД) — це комплекс взаємопов'язаних документів, створених за єдиними правилами і вимогами, що містять інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

УСД призначена для використання як за допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах опрацювання інформації.

Управлінські документи за назвою, формою і складовою реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ДСДОУ, положенням (статутам) про організації, іншим нормативним документам, що містять правила документування. Відповідно до чинного законодавства і компетенції органи управління видають такі розпорядницькі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, доручення, інструкції.

Рішення, постанови і накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний або індивідуальний акт з основних питань компетенції організації. Розпорядження і вказівки видаються з оперативних питань та для організації виконання постанов, рішень і наказів.

Розпорядницький документ може бути скасований (змінений) розпорядницьким документом самої організації або вищестоящої. Дія цього документа може бути припинена відповідними компетентними органами.

Проекти документів, які стосуються інтересів інших організацій, повинні попередньо узгоджуватися з цими організаціями. У разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або формулювання суті розбіжностей.

Хід обговорення питань і рішення, які приймаються на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанови або рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.).

Якщо хід засідання стенографується, текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом.

У межах власної компетенції організації всіх рівнів управління можуть направляти листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими й іншими організаціями та окремими громадянами.

Листи, як правило, повинні складатися у разі, якщо неможливий або утруднений бездокументний обмін інформацією: усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктування і т.д. За необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв'язок, факсом або по телефону.

Проект управлінського документа має бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.

Внутрішнє узгодження проекту документа має проводитися в такій послідовності:

♦ з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими органами і за необхідності — з громадськими організаціями;

♦ з працівниками, відповідальними за вирішенням функціональних питань (головними, старшими фахівцями та ін.);

♦ з фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером);

♦ з юридичною службою;

♦ зі службою документаційного забезпечення;

♦ із заступником голови колегіального органу або заступником керівника організації, в компетенції яких перебувають питання, що містяться в проекті документа.

Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або посадовою особою, що його заміщує, відповідно до її компетенції, встановленої правовими актами: статутом або положенням про організацію, структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов'язків і т.д. Два або більше підписи ставляться в разі, якщо за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб[11, c. 56-58].

Документи грошового, матеріального і кредитного характеру, що є підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також змінюють кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписують керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер). Спільні документи кількох організацій підписують керівники всіх організацій.

Документи, складені комісією, підписують всі члени комісії. Рішення (постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем. Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу за принципом єдиноначальності, мають один підпис.

Право підпису розпорядницьких документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, головному інженеру, керівникам структурних підрозділів.

Затверджувані документи (інструкції, положення, статути та ін.) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу (ради, колегії, збори, наради) і секретар.

Доповіді, доповідні записки, довідки та ін. документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо вирішувані в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.

Існують також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів: затверджувані відповідним розпорядницьким документом або ті, що вводяться ними в дію (додатки до правових актів, що мають самостійне значення); які пояснюють або доповнюють зміст іншого документа; ті, що направляються з листом в інші організації.

Для спрощення документообігу в організації використовують стандартні й уніфіковані форми документів.

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій. Стандартизація документів — це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов'язковості. Встановлено такі категорії стандартів: державні стандарти (ДСТ), галузні стандарти (ГСТ), республіканські стандарти (РСТ). Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх опрацювання, досягненні інформаційної сумісності різних систем документації за однойменними і суміжними функціями управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

До основних етапів уніфікації і стандартизації в організації відносять:

♦ встановлення переліку документів, які беруть участь у документообігу організації;

♦ стандартизація формулярів і текстів документів;

♦ трафаретизація формулярів документів.

Під трафаретизацією розуміють спосіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, характерна для групи документів, умовно поділялася на трафаретну, або постійну, і індивідуальну, або змінну. З цією метою створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі з них мають по кілька стандартних варіантів. Аркуш з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини і частини, що змінюється — вставки.

Ступінь трафаретизації може бути різний: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дають можливість заощадити до 50-75% часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущено в тексті.

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації, їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандартах. Трафаретизація сприяє підвищенню продуктивності праці і поліпшенню культури діловодства[6, c. 37-39].

1.2. Завдання і функції служби діловодства

Діловодство в банку здійснюється спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу, секретарем керівника або іншою посадовою особою банку.

На службу діловодства покладається вирішення таких завдань:

♦ забезпечення єдиного порядку роботи з документами, починаючи з їх створення (одержання) і до відправки або здачі в архів;

♦ встановлення організаційно-правового положення, структури, функцій, прав і відповідальності служб, зайнятих документаційним забезпеченням; визначення посадового складу і кваліфікаційних вимог до працівників цих служб;

♦ створення для них єдиної нормативно-методичної бази (інструкцій, положень, рекомендацій та ін.);

♦ розробка і впровадження нормативних і методичних документів з удосконалення діловодства;

♦ участь в розробці та використання в практичній діяльності засобів і методів автоматизованої обробки документів на базі ПЕОМ.

Відповідно до покладених на неї завдань служба діловодства здійснює такі функції:

1. В області документування:

♦ проектування бланків документів;

♦ організація за дорученням керівництва банку підготовки низки документів, їх оформлення і випуску;

♦ забезпечення машинописного виготовлення документів, стенографування, копіювання і тиражування документів;

♦ впорядкування документальної бази, дотримання правил підготовки й оформлення документів;

♦ контроль за якісною підготовкою й оформленням документів, скороченням непотрібної переписки, термінами проходження, узгодження і виконання документів;

♦ автоматизована підготовка документів.

2. В області організації роботи з документами:

♦ визначення порядку проходження й опрацювання документів;

♦ прийом, відправлення, експедиційна опрацювання документів; попередній розгляд;

♦ реєстрація й облік документів, ведення журналів і картотек;

♦ організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву банку внутрішніх та тих що надходять і відправляються документів;

♦ організація контролю за виконанням документів, регулювання ходу виконання, узагальнення відомостей про результати виконання документів;

♦ використання в процесі реєстрації, обліку, контролю виконання, пошуку сучасних засобів обчислювальної техніки;

♦ складання номенклатури справ банку; забезпечення формування справ, оперативного зберігання документів і справ; підготовка справ до здачі в архів.

3. В області методичної роботи:

♦ методичне керівництво і здійснення контролю за ор-ганізацією роботи з документами в структурних підрозділах банку;

♦ підвищення кваліфікації працівників служби діловодства і відповідальних за діловодство в структурних підрозділах банку;

♦ вивчення передового досвіду організації роботи з документами в державних структурах.

Організаційна структура служби діловодства банку розробляється з метою встановлення чіткої побудови служби діловодства, раціонального розподілу функцій між посадовими особами служби і підвищення ефективності роботи управлінського апарату.

Вона ґрунтується на чинному законодавстві та норматив-но-методичних документах у сфері діловодства й архівної справи і розробляється відповідно до організаційної структури банку, обліку обсягу документообігу, системою ведення діловодства. До її складу включаються: організаційно-структурна схема служби діловодства, положення про службу діловодства і посадові інструкції працівника служби діловодства.

Організаційно-структурна схема служби діловодства банку складається на основі організаційної структури банку, штатно-посадового складу його працівників, розподілу функцій між структурними частинами служби діловодства і посадових осіб.

Залежно від масштабів діяльності (статутний капітал, фінансовий оборот, наявність філій, відділень та ін.), його організаційної структури і штатно-посадового складу, кадрових і технічних засобів, територіального розміщення, обсягу взаємин із клієнтами і партнерами, кількості опрацьовуваної документації банки умовно можна поділити на три групи: великі, середні, малі.

Віднесення банку до однієї з груп є основою для складання організаційно-структурної схеми служби діловодства банку. На цій підставі розробляються положення про службу діловодства, посадові інструкції її працівників.

Для визначення кількості і найменування посад працівників служби діловодства, нормування їхньої праці банк застосовує певні нормативи і норми[3, c. 263-265].

1.3. Функції секретаря і канцелярії

Як правило, у невеликих банках весь обсяг діловодної роботи виконує секретар керівника або секретар керівника підрозділу банку. Однак цим не обмежуються їхні обов'язки: з докладним описом роботи, рівня відповідальності, освіти й особистісних якостей секретарів різних ступенів кваліфікації можна ознайомитися в спеціальному документі "Ступені кар'єри і підвищення кваліфікації секретаря", розробленому Скандинавською групою Європейської асоціації професійних секретарів (EAPS).

Секретарська робота вимагає уміння швидко переключатися з одного виду діяльності на інший і характеризується широтою і різноманітністю виконуваних функцій. Найважливіша функція — надання максимальної допомоги керівнику й економія його часу. Це завдання має на увазі виконання таких функцій:

♦ Робота з документами. Цей вид діяльності включає весь комплекс робіт, пов'язаних з діловодством: оформлення документів, направлення документів у структурні підрозділи, контроль за термінами виконання документів, прийом документів на підпис керівнику і контроль за правильністю їх оформлення, організація зберігання виконаних документів.

♦ Робота із засобами зв'язку. Ведення телефонних переговорів (за відсутності керівника на робочому місці секретар записує прізвище і телефон абонента, який телефонував, і, по можливості, яке питання його цікавить), прийом і відправлення факсів, повідомлень електронною поштою. Секретар зобов'язаний також стежити за справністю всіх засобів зв'язку, які знаходяться в його підпорядкуванні, і негайно викликати ремонтні служби у разі їх несправності.

♦ Робота з відвідувачами. Включає прийом і допомогу співробітникам підприємства, які звернулися до секретаря, а також відрядженим (направленням у потрібний підрозділ, допомога із влаштуванням у готель). Секретар організовує прийом співробітників та інших відвідувачів у визначені години прийому (попередній запис на прийом до керівника).

♦ Підготовка і проведення нарад. Секретар повинен поінформувати запрошених на нараду за розпорядженням керівника, підготувати список учасників, оформити доповідь керівника. Під час проведення наради секретар веде його протокол.

♦ Роботи господарського характеру. В обов'язки секретаря входить також широке коло питань господарського характеру. Це перевірка якості прибирання кабінету керівника, забезпечення справності всіх технічних засобів, що тут знаходяться, а також всім необхідним канцелярським приладдям.

Секретар повинен мати такі якості:

♦ професіоналізм, кваліфікація і стаж роботи;

♦ надійність, ретельність, висока працездатність;

♦ комунікабельність, уміння уникати конфліктів;

♦ привабливість, елегантність, здоров'я, відсутність шкідливих звичок;

♦ уміння зберігати конфіденційну інформацію.

Професійні навички секретаря:

♦ уміння працювати на комп'ютері (MS Office, Internet Explorer);

♦ знання іноземної мови;

♦ уміння вести діловодство;

♦ комунікативність;

♦ уміння планувати й організовувати виконання доручень.

У великих банках з великим потоком ділових документів організацію діловодства і роботу з документами забезпечує спеціальний підрозділ — канцелярія. Залежно від характеру виконуваної роботи співробітників канцелярії поділяють на дві категорій: фахівці і технічні виконавці.

Фахівці — це референти, методисти, завідувач архіву, завідувач експедицій, редактор, коректор. Технічні виконавці — це секретар-стенографіст, діловод, експедитор, кур'єр.

Основні функції, які виконує канцелярія на підприємстві:

1. Приймання і реєстрація (облік) документів.

2. Розподіл документів і доставка їх виконавцям.

3. Оформлення і відправлення вихідних документів.

4. Стенографування і друкування документів.

5. Контроль за термінами виконання документів.

6. Формування справ і здача їх в архів.

7. Організація зберігання і забезпечення використання документів, що зберігаються в архіві[8, c. 98-101].

Розділ 2. Організація документування в господарських товариствах на прикладі банківської установи

2.1. Організація роботи з документами

Рух документів з моменту їх одержання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу утворюють документообіг банку.

Документи, що надходять до банку, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям.

Прийом і первинна обробка документів здійснюються централізовано експедицією або співробітниками служби діловодства. При надходженні документів у неробочий час вони приймаються черговим співробітником. Конверти з документами, у тому числі рекомендовані, розкриваються, при цьому перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки. Конверти від документів, що надходять, не знищуються, якщо тільки по конверту можна визначити адресу відправника, час відправлення й одержання документа, а також при надходженні особистих або доплатних документів. На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.

Документи з грифом "Особисто" або адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються і передаються за призначенням. Телеграми приймаються під розписку з проставленням дати і часу приймання, а потім передаються на розгляд керівництву і виконання. Текст телефонограми записується (друкується) одержувачем на спеціальному бланку або в журналі й оперативно передається керівнику, якому вона адресована.

Факсограми надходять на офіційний номер факсу банківської установи. При роздрукуванні з факсу інформації, що надійшла, на звичайному папері на ній проставляється реєстраційний штамп і час надходження. Факсограма передається адресату під розписку в день її надходження, термінова — негайно. У разі, якщо факсограма роздрукована на термопапері, з неї знімається ксерокопія, яка завіряється, реєструється і передається адресату в зазначений термін. При надходженні в банк оригіналу документа, на підставі якого була відправлена факсограма, за ним зберігається реєстраційний номер, присвоєний факсограмі, що надійшла раніше.

Документи, що надходять з електронною копією, повинні надсилатися із супровідним листом до магнітного носія. Текст копії на магнітному носії має відповідати тексту документа. Електронні повідомлення, що надсилаються електронною поштою, через систему Інтернет, іншими телекомунікаціями, за відсутності електронного підпису юридичної чинності не мають.

Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли, на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництва, та такі, що направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальним виконавцям. Попередній розгляд здійснюється виходячи з оцінки їхнього змісту, на підставі встановленого в банку, розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам. Документи, адресовані керівництву банку або без зазначення конкретної посадової особи і структурного підрозділу, попередньо розглядаються службою діловодства.

На розгляд керівництва передаються документи, отримані від урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності банку і вимагають рішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою діловодства направляються виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям повинна здійснюватися в день їх надходження до служби діловодства або в перший робочий день у разі надходження документів у неробочий час. Документи, що виконуються кількома структурними підрозділами банку, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначаються особою, яка організовує виконання. За необхідності невідкладного виконання документа допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом банку[12, c. 154-157].

Документи, що відправляються банком, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять сортування, пакування, оформлення поштового відправлення і здачу у відділення зв'язку.

Опрацювання і відправка документів здійснюються централізовано експедицією або службою діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку. Документи, призначені для відправки, приймаються повністю оформленими, підписаними і зареєстрованими, з відміткою про категорію поштового відправлення (крім простих відправлень). Перед пакуванням перевіряється правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів. Неоформлені або неправильно оформлені документи підлягають поверненню на доробку. На замовлену кореспонденцію складається опис розсилання, у якому співробітник експедиції проставляє своє прізвище і дату відправки.

За допомогою засобів електрозв'язку здійснюється передача інформації у вигляді телеграм, факсограм, телефонограм, повідомлень електронною поштою.

Телеграми, що складаються в банку, приймаються співробітниками служби діловодства завізованими, підписаними, датованими і зареєстрованими, з позначкою про категорію і вид відправки; відправка телеграм здійснюється відповідно до правил надання послуг телеграфного зв'язку.

Факсограми передаються з паперового носія (тексти, таблиці, графіки, рисунки, креслення і т.д.) службою діловодства за наявності заявки від структурного підрозділу із зазначенням офіційного номера факсу банку-адресата. На оригіналі переданого факсом документа проставляється реєстраційний штамп і час відправки факсограми; оригінали документів після відправки опрацьовуються відповідно до встановлених в банку правил роботи з документами; в окремих випадках за згодою між організаціями адресату не досилається оригінал документа.

Передача телефонограм здійснюється усно каналами телефонного зв'язку і записується (друкується) одержувачем.

Електронні повідомлення передаються електронною поштою, через мережу Інтернет, іншими телекомунікаційними мережами і обробляються відповідно до інструкції з діловодства організації-одержувача.

Документи, що надходять для відправки, повинні оброблятися і відправлятися в той же день або не пізніше наступного робочого дня.

Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки й оформлення має відповідати порядку проходження документів, що відправляються, а на етапі виконання — документів, що надходять.

Проекти нормативних документів (постанови, накази, розпорядження, положення, правила, інструкції і т.д.) після підготовки й узгодження із зацікавленими підрозділами і посадовими особами передаються в юридичну службу для перевірки відповідності змісту документа чинному законодавству, а потім у службу діловодства, яка здійснює контроль за правильністю їх оформлення.

Правильно оформлені документи передаються на підпис керівництву банку відповідно до права підпису документів і розподілу посадових обов'язків. Копії підписаних керівниками розпорядницьких документів в обов'язковому порядку розсилаються в структурні підрозділи, у підпорядкуванні яких знаходяться розглянуті питання.

Передача документів між структурними підрозділами здійснюється через секретарів цих підрозділів або відповідальних за діловодство, з відповідною відміткою в реєстраційній формі.

Порядок функціонування в банку внутрішніх документів в електронній формі визначається відповідними правилами, встановленими банком, які не суперечать законодавству.

Контроль за виконанням документів містить постановку на контроль, попередню перевірку і регулювання ходу виконання, зняття з контролю, направлення виконаного документа в справу, облік і узагальнення результатів контролю виконання, інформування керівника.

Контроль за виконанням документів здійснюють керівники, служба діловодства і відповідальні виконавці. Контроль за виконанням організаційно-розпорядницьких документів здійснюється групою контролю служби діловодства. Контроль за виконанням документів інших систем документації ведеться за дорученням керівників у відповідних структурних підрозділах відповідальними за діловодство виконавцями.

Терміни виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (затвердження) документа.

Термін виконання документів, що надійшли з інших організацій із зазначеним терміном виконання, визначається керівником банку, виходячи з цього терміну, а без зазначення терміну виконання — з дати їх надходження. Типові терміни виконання документів встановлюються актами органів влади і суб'єктів України. Документи без зазначення конкретної дати виконання, які мають у тексті позначку "Терміново" — виконуються у триденний термін, а ті, що мають позначку "Оперативно", — у 10-денний термін, інші — у термін не більше одного місяця.

Зміна терміну виконання здійснюється тільки за вказівкою керівника у такому порядку: типові терміни — прийняттям нового акта, індивідуальні — керівниками, що їх встановили. Призупинити виконання документів, а також скасовувати їх має право тільки вищестояща організація, організація — автор документа й органи Держнагляду. Терміни підготовки (оформлення), представлення (відправлення) і типові терміни виконання документів закріплюються в Інструкції з діловодства банку.

Постановку документів на контроль здійснює керівник банку, служба діловодства або спеціально призначена посадова особа.

Контрольні реквізити про хід і результати виконання документа заповнюються службою діловодства банку або в його структурних підрозділах спеціально призначеними особами.

Якщо документ пересилається на виконання в підвідомчу філію (відділення) з наступним інформуванням про результати розгляду, разом з документом пересилаються два екземпляри реєстраційно-контрольної картки. Після виконання один екземпляр картки повертається із зазначенням дати і змісту виконання. У структурних підрозділах контроль за виконанням документів ведеться аналогічно.

Перевірка виконання здійснюється до закінчення терміну виконання в такому порядку:

♦ завдань наступних років — не рідше одного разу на рік;

♦ завдань наступних місяців поточного року — не рідше одного разу на місяць;

♦ завдань поточного місяця — кожні десять днів, за п'ять днів до закінчення терміну або за запитом.

Документ вважається виконаним після фактичного виконання завдань, доручень, запитів, повідомлення результатів зацікавленим особам і здачі його в справу. Зняття документа з контролю здійснює керівник банку або за його дорученням служба діловодства. Служба діловодства щомісяця готує довідки про стан виконавської дисципліни[9, c. 156-159].

2.2. Реєстрація вхідних документів

Приймання кореспонденції, що надходить в установу, здійснюється централізовано в експедиції (один із підрозділів канцелярії) або секретарем. Конверти знищуються, крім тих випадків, коли тільки по конверту можна встановити адресу відправника. Вся документація, що надходить, сортується на таку, що реєструється, і таку, що не реєструється.

Реєстрація документа — це фіксація факту його створення або одержання шляхом присвоєння унікального реєстраційного номера (індекса документа) і запису відомостей про нього в реєстраційний журнал.

До таких, що не реєструються службою діловодства, відносяться такі види документів:

1. Рекламні матеріали.

2. Повідомлення про наради, конференції та їх програми.

3. Прейскуранти.

4. Друковані видання (книги, журнали, газети).

5. Телеграми і листи про дозвіл відряджень і відпусток.

6. Наукові звіти за темами.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Бухгалтерські документи (місячні, квартальні, піврічні, річні звіти).

9. Листи, надіслані в копії для відомості.

10. Планові документи.

11. Повідомлення про відправлення цінностей, бланків.

12. Статистична звітність (поштова і телеграфна).

Документи, які не реєструються, передаються в структурні підрозділи за приналежністю.

При реєстрації документів на підприємстві слід дотримуватися таких правил:

1) кожен документ реєструється тільки один раз;

2) всі документи реєструються тільки в одному місці;

3) всі документи реєструються за єдиною формою, прийнятою на підприємстві.

Реєстраційний номер документа, як правило, складається з таких елементів:

1) шифру організації в міністерстві або відомстві;

2) номера справи, у якій міститься документ або його копійний екземпляр;

3) порядкового номера документа в реєстраційному журналі.

Реєстрація вхідних документів здійснюється шляхом про-ставлення в правому нижньому куті лицьової сторони першої сторінки документа реєстраційного штампа за допомогою ручного штемпеля із зазначенням на ньому дати й індексу документа.

Для вихідних документів дата й індекс проставляються в лівій частині аркуша під постійними реквізитами бланка на спеціально відведеному місці.

Приклад реєстрації документів:

1.3 AT"Старт" 14 лютого 2004року направлено лист в організацію "Експо-Бізнес" із запитом на участь у виставці — це вихідний документ.

Шифр AT"Старт" 25, номер справи для службових листів 08 і порядковий номер документа в реєстраційному журналі 15 (у такому разі індекс документа має вигляд 25/08-15). У полі

На №__ запис відсутній, оскільки документ ініціативний і не є відповіддю на якийсь інший документ, тому немає і посилання на його індекс.

В AT"Старт" 1 березня 2004року отримана відповідь, зареєстрована в "Експо-Бізнес" під номером 63/17-07 25 лютого.

У полі На № в "Експо-Бізнес" внесли номер листа, на який підготовлена ця відповідь — 25/08-15.

Для AT"Старт" отриманий з "Експо-Бізнес" лист є вхідним документом. При його надходженні в AT"Старт" він одержав реєстраційний номер 25/18-42 (25 — шифр підприємства, 18 — номер справи, 42 — порядковий номер листа в реєстраційному журналі для вхідних документів). Для запису вхідного номера на самому листі в нижній його частині під підписом проставлений штамп, на якому і зазначений вхідний номер[3, c. 134-137].

2.3. Порядок роботи з бланками, печатками, штампами

У банківських установах обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи, що містять повну назву банку; бланки з кутовими і поздовжніми штампами, що мають необхідний трафаретизований текст документів; посвідчення особи, відрядні і відпускні посвідки, а також всі види пропусків, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, свідоцтва), трудові книжки.

Порядок обліку інших видів бланків визначається інструкцією з ведення діловодства в банку. Контроль за їх виготовленням, зберіганням і використанням покладається на службу діловодства і відповідальних за діловодство.

Особи, персонально відповідальні за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказом керівника банку.

Облік печаток і штампів ведеться в журналі — бланків — у журналі обліку бланків, окремо за видами бланків. Видача їх здійснюється під розписку у відповідних журналах. Журнали обліку включаються в номенклатуру справ. їх сторінки нумеруються, прошиваються й опечатуються. Печатки і штампи повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати в надійно замкнутих шафах, що опечатуються. На бланках посвідчень особи, відрядних і відпускних посвідчень, усіх видів пропусків, документів про освіту (дипломів, атестатів, свідоцтв) типографським способом або нумератором проставляються порядкові номери, а за необхідності і серії. Порядкові номери і серії проставляються на всіх частинах (аркушах) цих бланків.

Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється не рідше одного разу на рік комісією, яка призначається наказом керівника банківської установи. Про проведені перевірки робляться відмітки в журналах обліку після останнього запису. У разі виявлення порушень в обліку, зберіганні і використанні печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом і доводяться до відома керівництва.

Печатки бувають двох видів: прості і гербові. Прості печатки — круглі, прямокутні, квадратні, трикутні. їх ставлять на копіях, розмножених екземплярах розпорядницьких актів, на довідках про трудову діяльність громадян, пропусках, під час відправки бандеролей, пакетів та ін.

Гербова печатка ставиться на документах, перелік яких передбачений нормативними актами:

♦ акти списання;

♦ листи погодження проектів нормативно-правових актів;

♦ довідки (лімітні; про виплату страхових сум, нараховану заробітну плату, з місця роботи та ін.);

♦ доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення;

♦ договори;

♦ заяви (на акредитив, про відмову від акцепту та ін.);

♦ зразки відбитків печаток і підписів співробітників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції;

♦ посвідка про відрядження;

♦ кошторис витрат (на утримання управлінського апарату, капітальне будівництво та ін.);

♦ гарантійні листи;

♦ подання про нагородження орденами і медалями;

♦ реєстри (чек);

♦ штатний розклад;

♦ титульні списки.

Відбиток печатки ставлять на документах поряд з підписом таким чином, щоб вона частково захоплювала посаду і підпис. У фінансових документах, що направляються в банківські установи, печатка не повинна захоплювати підпис. На службових листах, надрукованих на фірмовому бланку, печатка не ставиться[1, c. 312-315].

Розділ 3. Особливості документування управлінської діяльності в господарських товариствах

3.1. Службові документи та їх класифікація

Документ є засобом закріплення на папері або іншому матеріалі інформації про конкретні факти, події і явища об’єктивної дійсності та інтелектуальної діяльності людини.

Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому.

Діяльність підприємства, установи, організації відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації.

Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи, організації. Система документування – це сукупність процесів у створенні всіх видів документації, яка використовується, наприклад, в органах державної податкової служби.

Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів.

Робота з готовими документами, створеними в установі та одержаними ззовні, називається документообігом. Документообіг об’єднує такі процеси діловодства, як приймання, реєстрація і розгляд документів, рух документів до виконавців, контроль за виконанням, зберігання і використання документів тощо.

Головне завдання служби діловодства – організувати документообіг таким чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну діяльність установи.

З метою кращого розуміння суті документування управлінської діяльності, вироблення специфічних вимог до окремих видів документів, останні прийнято поділяти на певні однорідні групи, тобто класифікувати.

Документи можна класифікувати за різними ознаками, зокрема, за змістом, походженням, формою, за місцем складання, за термінами зберігання тощо[14, c. 271-274].

3.2. Вимоги до оформлення службових документів

Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів

Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів.

При документуванні управлінської діяльності органами державної податкової служби України організаційно-розпорядчі документи (ОРД) оформляються на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (210 х 146 мм). Інколи використовується папір формату А3 (420 х 297 мм).

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів.

Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів.

При оформленні ОРД використовується такий склад реквізитів:

1 – Державний герб України;

2 – емблема підприємства, організації, установи;

3 – зображення нагород;

4 – код підприємства, організації, установи;

5 – код форми документа;

6 – назва міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;

7 – назва підприємства, установи, організації;

8 – назва структурного підрозділу;

9 – індекс підприємства зв’язку, поштова, телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс (вихідний номер документа);

13 – посилання на індекс і дату вхідного документа;

14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;

20 – позначка про контроль;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатку;

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – печатка;

27 – позначка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця та номер його телефону;

29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 – відмітка про перенесення даних на машинний носій;

31 – відмітка про надходження.

На документах реквізити повинні розташовуватися відповідно до формуляра-зразка, з дотриманням полів, встановлених ГОСТом 6.38 – 90: ліве поле – 20 мм, верхнє поле – не менше 10 мм; праве і нижнє – не менше ніж 8 мм (схематичне розташування реквізитів див.рис. 3.1).

Оформлення бланків документів

Бланк документа – це аркуш паперу відповідного формату, на який заздалегідь нанесені постійні реквізити і залишене місце для змінної інформації, що вноситься під час оформлення (виготовлення) конкретного документа.

Є два види бланків ОРД:

– для службових листів;

– загальний бланк.

При виготовленні бланків для листів на них обов’язково зазначаються реквізити 1–3, 6–9, а також вказується місце для реквізитів 11–13.

Загальні бланки (для наказів, розпоряджень, протоколів та інших ОРД) повинні мати реквізити 1–3, 6–8, а також визначені місця для реквізитів 10–12, 14.

В управлінській діяльності практикується виготовлення на основі загального бланка спеціальних бланків для окремих видів документів – найчастіше наказів, а також розпоряджень, протоколів, довідок тощо.

Розташування постійних реквізитів на бланках може бути поздовжнім або кутовим, центрованим чи прапоровим.

Рис. 3.1. Схематичне розташування реквізитів на папері формату А4

Поздовжнє розташування реквізитів передбачає їх нанесення вздовж верхньої частини аркуша; кутове – у лівому верхньому куті.

Як поздовжнє, так і кутове розташування реквізитів може бути центрованим (кожний рядок реквізиту однаково віддалений від лівого і правого полів аркушу) і прапоровим (кожний рядок починається від лівого поля аркуша).

Крім згаданих бланків, можуть виготовлятися посадові бланки, в яких зазначається додатковий реквізит “Назва посади”. Розташовується він нижче від реквізиту 7.

Бланки документів потрібно виготовляти на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору[7, c. 185-189].

Вимоги до текстів документів

Текст – центральний реквізит будь-якого документа. Це та структурна його частина, що несе найбільше інформаційне навантаження. Правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на адресата.

У структурі тексту можна вичленувати декілька логічних елементів, що сприяють правильній послідовності викладення змісту:

1) вступ, в якому зазначаються причини складання документа, характеризується соціальна ситуація або умови написання; у цій частині тексту можуть робитися посилання на розпорядчі документи вищих органів або організацій, що зумовили оформлення документа;

2) основна частина, де викладається суть питання, аналізуються факти, цифри, докази, аргументи;

3) закінчення (заключна частина) містить суть документа (пропозицію, прохання, рішення тощо).

Вираженням композиційної будови документа виступає рубрикація – виділення окремих частин тексту, об’єднаних змістом, логічно завершених – графічне, з допомогою заголовків тощо.

Універсальним засобом рубрикації є абзац – відступ від початку рядка на п’ять знаків, а також частина тексту між двома такими відступами. Структурно абзац представляє собою окрему закінчену думку.

Абзаци для кращого членування тексту можуть доповнюватись нумерацією його частин.

У практиці ведення документації використовуються дві системи нумерації:

1) буквено-цифрова (традиційна);

2) цифрова (порівняно нова).

Буквено-цифрова нумерація базується на використанні різних графічних знаків – цифр (римських, арабських), літер. Розрізнювальне значення мають також розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка).

Схематично цей спосіб нумерації можна зобразити таким чином:

А. Б. В. Г. …

І ІІ ІІІ IV …

1) 2) 3) 4) ….

а) б) в) г) …1

Однак на практиці великі літери майже не використовуються. Найзначніші частини документа нумеруються римськими літерами, після яких не ставляться крапки.

Структурні частини наступного порядку позначаються арабськими цифрами з крапкою (речення після них завжди починається з великої літери). Дрібніші підрозділи позначаються арабськими цифрами з дужкою (крапка після дужки не ставиться; фраза пишеться з малої літери). Найменші структурні частини нумеруються малими літерами українського алфавіту з дужкою після них.

Для важливих за значенням і значних за обсягом частин тексту використовуються спеціальні найменування – “частина”, “розділ”, “глава”, “параграф” тощо, які також нумеруються.

Слід пам’ятати, що нумерація рубрик можлива тоді, коли є хоча б два однорідних елементи перерахування; однотипні засоби виділення (слова, цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однорідних частин тексту.

Останнім часом в умовах переважання машинної обробки інформації набуває поширення цифрова система нумерації, за якою використовуються лише арабські цифри, після яких ставляться крапки, словесний текст пишеться з великої літери. Номери найбільших за обсягом частин тексту складаються з однієї цифри. На другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (наприклад, 1.1.; 1.2.; 1.3. і т.д.); на третьому – із трьох (1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. і т.д.)

Таким чином, номер кожної складової частини включає номери частин вищих ступенів поділу. Кількість цифр у номері частини вказує на кількість рівнів або ступенів поділу.

На відміну від попереднього, традиційного способу нумерації, цифровий не має обмежень щодо глибини поділу тексту. В окремих випадках можуть використовуватися і заголовки до частин документа.

Специфіка мовного оформлення документа визначається багатьма чинниками:

1) сферою спілкування (документи використовуються в офіційній сфері зі стійкими ієрархічними відносинами, що регулюються правовими нормами);

2) авторством документів (незалежно від безпосереднього укладача, автором виступає організація, установа, підприємство в цілому. Хоча діловий папір підписує одна особа, його автор – “колектив”, посадова особа-укладач виступає від імені юридичної особи);

3) повторюваність управлінських дій і ситуацій, що зумовлює повторюваність управлінської інформації, а отже – використання одних і тих самих мовних засобів;

4) тематичною обмеженістю кола питань, які знаходять відображення в певних видах документів.

У процесі багаторічного використання пройшов відбір найбільш відповідних мовних засобів, що сприяють ефективності документів.

Обов’язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність нормам офіційно-ділового стилю.

Офіційно-діловий стиль – це система мовних засобів (слів, словосполучень, речень), способів їх поєднання, що використовуються в офіційному спілкуванні.

Особливості офіційно-ділового стилю:

– нейтральний, коректний тон викладення думки, що не допускає суб’єктивізму, надмірної емоційності;

– точність, однозначність і зрозумілість формулювань;

– лаконічність, стислість;

– уніфікованість, стандартизованість мовних засобів;

– використання термінів, спеціальних слів.

Перед автором кожного документа звичайно постає відразу декілька завдань:

– якомога точніше й повніше подати інформацію;

– досягти найбільшого впливу на адресата;

– сформулювати позитивне враження про авторів документа[15, c. 49-53].

Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам’ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.

Виконанню документом усіх функцій сприятиме також дотримання рекомендацій про використання мовних засобів:

1. Оскільки документ призначається широкому колу адресатів, з якими відсутній безпосередній контакт, краще віддавати перевагу простим реченням – доступним, зрозумілим, однозначним. Проте в окремих випадках не варто відмовлятися і від складних речень, найчастіше складнопідрядних. Вони сприяють переконливості, аргументованості формулювань, дають можливість пом’якшити наказ, претензію, відмову тощо.

2. Для точності і чіткості формулювань у простих реченнях офіційно-ділового стилю використовують прямий порядок слів: підмет ставиться перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене означення – після означуваного слова, обставини – перед дієсловом-присудком.

3. У діловому мовленні надзвичайно активно використовуються конструкції “дієслово + іменник”:

– надати допомогу замість допомогти;

– здійснити ремонт замість відремонтувати;

– справити враження замість вразити та ін.

Словосполучення, на відміну від дієслів, точніше передають значення – називають і дію, і предмет цієї дії.

4. Для текстів документів характерне використання вставних слів і словосполучень, які виконують різні функції: служать для зв’язку частин тексту, вказують на джерело інформації, передають ставлення автора до висловленої думки, пом’якшують категоричність висловлень.

Найпоширеніші вставні слова і словосполучення безперечно, без сумніву, очевидно, головним чином, у першу чергу, звичайно, звісно, здається, можливо, навпаки, на жаль, на наш погляд, на нашу думку, наприклад, нарешті, очевидно, отже, по-перше, по-друге, як видно, як свідчать.., за даними та ін.

Вставні конструкції на письмі завжди виділяються комами.

5. Стислість, зрозумілість, доступність текстів досягається використанням стійких (шаблонних, стандартних) словосполучень – готових мовних конструкцій. Їх наявність у діловому мовленні є результатом регламентованості службових стосунків, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового спілкування. Мовні формули виникають у результаті уніфікації мовних засобів. Інколи вони є елементами, що визначають видову приналежність документа.

Наприклад, у заявах використовуються такі мовні конструкції: “за сімейними обставинами”, “прошу надати можливість”, “за власний рахунок”; в актах: “комісія у складі…”, “перевіркою встановлено”; у наказах: “зважаючи на викладене вище”, “контроль за виконанням наказу покласти на …” та ін.

Уніфіковані формулювання дають можливість заощаджувати на складанні офіційних листів 40–50 % часу, утричі скорочують час, що витрачається на написання та редагування ділових текстів, сприяють підвищенню культури офіційного писемного мовлення1.

З метою скорочення текстів, надання їм офіційного характеру замість підрядних частин складних речень можна вживати дієприслівникові звороти, які називають причину того чи іншого рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не закінчувати речення. Вживаючи дієприслівникові звороти, треба пам’ятати, що дієприслівник повинен стосуватися іменника, який називає особу – діяча, а не предмет – об’єкт дії.

Неправильно: доопрацювавши проект, він був затверджений членами комітету.

Правильно: доопрацювавши законопроект, члени комітету його затвердили.

Вживання великої літери у власних назвах

Індивідуальні імена людей і міфологічних істот

З великої літери пишуться імена, по батькові, прізвища, псевдоніми, прізвиська людей: Михайло Сергійович Грушевський, Володимир Іванович Вернадський, Володимир Мономах, Остап Вишня (Павло Михайлович Губенко).

У складних прізвищах, псевдонімах та іменах, які пишуться через дефіс, кожне слово починається з великої літери: Драй-Хмара, Гулак-Артемовський, Максимович-Амбодик, Миклухо-Маклай, Нечуй-Левицький.

Географічні й топографічні власні назви

1. Усі слова пишуться з великої літери у назвах держав та автономних адміністративно-територіальних одиниць: Князівство Монако, Держава Бахрейн, Республіка Польща, Угорська Республіка, Автономна Республіка Крим.

2. У назвах груп або союзів держав усі слова, крім рядових назв, пишуться з великої літери: Закавказькі держави, Балканські держави.

3. У назвах автономних областей та округів, а також країв, областей, районів з великої літери пишеться лише перше слово: Краснодарський край, Вінницька область, Кам’янець-Подільський район.

4. Неофіційні назви держав, одиниць територіального поділу та образні назви географічних об’єктів пишуться з великої літери: Буковина, Волинь, Причорномор’я, Велика Британія, Славутич (Дніпро), Полісся, Полтавщина.

5. Географічні й топографічні власні назви (назви вулиць, бульварів, провулків, проспектів, майданів, парків, шляхів тощо пишуться з великої літери (крім родових назв у їх складі): Андріївський узвіз, Харківське шосе, майдан Незалежності, Європейська площа.

Коли загальне слово, що входить до географічної назви не виражає родового поняття, то воно пишеться з великої літери: вулиця Сім’ї Сосніних, проспект Академіка Вернадського, вулиця Ярославів Вал, вулиця Кузнецький Міст.

Вкажемо на найпоширеніші відхилення від правил.

1. Замість активних дієприкметників та прикметникових форм на –уч(ий), -юч(ий), функціонування яких в українській літературній мові обмежене, потрібно використовувати:

а) описові конструкції з який або що:

рос. мовою: укр. мовою:

проживающий по адресу – що(який) проживає за адресою;

собирающий налоги – що(який) збирає податки;

влияющий на развитие – що (який) впливає на розвиток;

б) віддієслівні іменники на -ач, -ник:

заведующий отделом – завідувач відділу;

командующий армией – командувач армії;

нападающий – нападник;

в) прикметники

следующее решение – таке рішення;

следующий месяц – наступний місяць;

вышестоящая организация – вища організація;

текущий ремонт – поточний ремонт.

2. Надмірне використання прийменника по в документах – поширена помилка сучасного ділового мовлення. Очевидно, вона спричинена впливом російської мови, де цей прийменник дуже продуктивний.

Щоб не зловживати прийменником по в документах, потрібно пам’ятати про такі російсько-українські паралелі.

3. Надзвичайно широко використовується прийменник при, у більшості випадків невиправдано.

Доречним є його вживання у словосполученнях із значенням “вказання на наявність чогось поряд, а також вказання на службу десь”: залишити при штабі, проводити стажування при кафедрі фінансів, бібліотека при заводі; “у присутності”: при свідках, при сторонніх.

Значення близькості до чогось може передаватися словосполученнями з прийменниками при або біля, коло: коло (біля, при) станції, коло (край) дороги (при дорозі).

Вказання на обставини, умови, за яких що-небудь відбувається, позначається словосполученнями із різними прийменниками або безприйменниковими конструкціями.

рос. мовою: укр. мовою:

при температуре 60оС – при температурі 60оС;

при всякой погоде – за будь-якої погоди;

при условии невыполнения – за умови невиконання

обязательств зобов’язань

при одном воспоминании о … – від самої згадки про…

при этих словах – сказавши це

при исполнении служебных – під час виконання

обязанностей службових обов’язків

при подписании договора – під час підписання

договору

при принятии решения – приймаючи рішення

при изучении – у процесі вивчення

при жизни – за життя

при феодализме – за часів феодалізму

при капитализме – в умовах капіталізму.

Заголовок до тексту документа

Заголовок складається до тексту документа, який оформляється на бланку чи аркуші паперу формату А4. Він повинен бути коротким, точним, розкривати зміст документа і граматично узгоджуватися з назвою документа та відповідати на запитання “про що?” або “чого?” Наприклад: наказ (про що?) “Про підготовчу роботу до …”, протокол (чого?) “Засідання колегії”.

Заголовок формулюється складачем документа, його обсяг не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту при довжині рядка у 28 друкованих знаків. Не рекомендується перенесення слів.

Друкується заголовок без абзацу. В кінці заголовка крапка не ставиться.

Адресування документів

Документи адресують підприємствам, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства входить до назви посади адресата.

Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств, установ, тоді адресат зазначається узагальнено.

У документі може зазначитися не більше чотирьох адресатів, при цьому слово “копія” не проставляється.

В разі направлення документа більш як за чотирма адресами, складається список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

Якщо документ надсилається разовим кореспондентам або вперше, то до складу реквізиту “Адресат” слід включати і поштову адресу.

В кореспонденції, яка надсилається урядовим організаціям та постійним адресатам, їх поштова адреса на документах не зазначається.

Адресуючи документ приватній особі, спочатку зазначають поштову адресу, потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

08200, Київська обл.,

м. Ірпінь,

вул. Гагаріна, 9, кв. 6

Прізвище, ініціали

Датування та індексація документів

Дата – один із реквізитів, який надає документу юридичну силу. Датою наказу, розпорядження, листа, довідки, службової записки та інших є дата їх підписання; рішень колегії – дата їх прийняття; акта, протоколу – дата зафіксованої події; статуту, положення, інструкції – дата затвердження.

Дата оформляється двома способами: цифровим і словесно-цифровим.

Перший спосіб передбачає проставлення трьох пар арабських цифр у такій послідовності: день (число) місяця, місяць, рік. Наприклад, дату 25 лютого 1999 року цифровим способом слід позначити так: 25.02.99. Починаючи з 2001 року, рекомендується рік писати повністю. Тобто запис словесно-цифровим способом дати 25 лютого 2001 року матиме такий вигляд: 25.02.2001.

На документах, які містять інформацію фінансового характеру, дату проставляють словесно-цифровим способом: 30 березня 2001 року.

Дата проставляється в лівій верхній частині бланка документа у відведеному для цього місці. Якщо документ оформляється не на бланку, дата ставиться нижче від підпису зліва.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові позначки на документах, пов’язані з їх проходженням, виконанням (резолюції, погодження, візи, затвердження, позначки про виконання документа і направлення його до справи).

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Індекси можуть бути простими і складними. Простий індекс складається із порядкових номерів певної групи документів у межах календарного року.

Складний індекс, крім порядкового номера, включає індекс за номенклатурою справ. У системі ОДПС індекс справи за номенклатурою повинен складатися з індексу (номера) структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах самостійного структурного підрозділу. Наприклад: 25-231, де 25 – номер самостійного структурного підрозділу управління, 2 – номер відділу у складі управління, 31 – номер справи зазначеного відділу.

Індексація вхідних, вихідних та внутрішніх документів має свої особливості.

Індекс вхідного документа складається із порядкового номера з початку року (за журналом реєстрації) і може доповнюватись постійними позначками груп кореспондентів, видів документа тощо.

Індекс вихідного документа складається із порядкового номера документа з початку року за журналом реєстрації, постійної позначки певної реєстраційної групи кореспондентів та індексу справи, де зберігається копія документа. Наприклад: № 139 / 2 / 05-031, де 139 – порядковий номер вихідного документа з початку року, 2 – номер реєстраційної групи кореспондентів, 05-031 – номер справи за номенклатурою.

Індекс внутрішнього документа (крім розпорядчих документів) складається із порядкового номера певної реєстраційної групи документів з початку року та індексу справи, де зберігається документ. Розпорядчі документи, як правило, мають прості індекси, але в ряді випадків можуть доповнюватися окремими буквами (накази з кадрових питань, з матеріального стимулювання тощо).

Індекс проставляється на відповідному місці документа, визначеному формуляром-зразком.

Він забезпечує юридичну повноцінність документа, дозволяє швидко розшукати необхідний документ при здійсненні довідково-інформаційної роботи, забезпечує зберігання документа та можливість контролю за його виконанням.

Погодження та засвідчення документів

Проекти підготовлених документів перед їх підписуванням або затвердженням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами ОДПС, окремими посадовими особами. Мета погодження – підвищення якості ділових паперів.

Є дві форми погодження документів:

1. Внутрішнє (із структурними підрозділами та службовими особами).

2. Зовнішнє (з іншими організаціями).

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа.

Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує проект документа, та дату візування. Може зазначатися при потребі і найменування посади.

Віза проставляється як на лицевому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа, що залишається в установі.

Зовнішнє погодження оформляється відповідним грифом. Він ставиться нижче від підпису і включає слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали й прізвище та дату погодження.

Якщо погодження проводиться більше ніж трьома установами, застосовують аркуш погодження, який додається до документа.

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

Підпис – обов’язковий реквізит документа, він є формою вираження законності документа і відповідальності за його зміст.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (фінансові документи, акти), ставлять два чи більше підписів. При цьому їх розміщують один під одним у послідовності відповідно до посади.

Документи, підготовленіОДПС разом з іншими установами, оформляються не на бланках і підписуються керівниками цих установ. Підписи ставляться на документі поряд, на одному рівні. До назви посади в цьому випадку включається і назва установи.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні та секретарем.

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписується особою, яка виконує її функції із виправленням назви посади і розшифруванням підпису.

Затвердження документа є особливим способом його засвідчення після підписання, що забезпечує поширення дії документа на відповідне коло установ або осіб.

Затвердження здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. При першому способі гриф затвердження складається із таких елементів: слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження[4, c. 137-143].

Розділ 4. Основні форми документів, що використовуються в господарських товариствах

4.1. Розпорядчі документи

Розпорядча діяльність документується шляхом прийняття рішень колегії, видання наказів та розпоряджень.

Накази

Накази за своїм змістом і призначенням поділяються на накази з питань основної діяльності, з кадрової роботи, праці і заробітної плати тощо.

Наказ із питань основної діяльності – це розпорядчий документ, в якому керівником приймається управлінське рішення з організаційних питань, планування, звітності, фінансування, удосконалення структури тощо з метою повного і своєчасного виконання законів, рішень та доручень органів вищого рівня.

Накази бувають ініціативні та на виконання рішень вищих органів. Ініціативний наказ видається з метою оперативного впливу на діяльність колективу з урахуванням ситуації, яка склалася, та перспектив розвитку.

Проекти наказів готуються працівниками установи, організації, погоджуються з керівниками чи головними спеціалістами відповідних структурних підрозділів, юридичною службою і підписуються керівником.

Накази вступають у силу з моменту їх підписання, якщо в тексті не вказано іншого терміну.

Накази оформляються на відповідних бланках і мають такі реквізити: назва установи, організації; назва виду документа (Наказ); дата; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис; візи; прізвище і номер телефону виконавця.

Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої.

У констатуючій частині може вказуватись мета і причини видання наказу, дається посилання на документ, який став підставою для підготовки наказу.

У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх виконання осіб, терміни виконання. Розпорядча частина починається словом “НАКАЗУЮ”, яке друкується великими літерами на окремому рядку без абзацу.

Розпорядча частина тексту наказу, як правило, поділяється на пункти, які позначаються арабськими цифрами. У кожному пункті вказується конкретна дія, виконавці і терміни виконання. В останньому пункті наказу, як правило, вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

У наказах, які видаються на виконання рішень вищих органів, констатуюча частина, як правило, не пишеться. Замість цього вказується, на виконання якого документа підготовлено наказ.

Зміст доручень, вказаних у наказі, доводиться до конкретних виконавців найчастіше у формі витягів з наказу.

Розпорядження

З оперативних питань діяльності та для організації виконання доручень органів вищого рівня, наказів органів державної податкової служби, рішень колегій можуть видаватися розпорядження.

Реквізити розпоряджень аналогічні реквізитам наказів. При цьому констатуюча частина тексту в них відділяється від розпорядчої словами: “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, “ПРОПОНУЮ”, “ДОРУЧАЮ”, “ВИМАГАЮ” та ін.

Підписуватися розпорядження можуть, крім керівника, його заступниками в межах їх компетенції[5, c. 52-55].

4.2. Інформаційно-довідкові документи

До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. До цієї групи документів належать різноманітні листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.

Акти

Акт – це організаційний документ, який складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів та подій.

Акт, як правило, оформляється на бланку і має такі реквізити: назва організації; гриф затвердження (при необхідності); назва виду документа (Акт); дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст; підписи.

Заголовок до тексту повинен відповідати на запитання: “чого?” (“Інвентаризації”, “Перевірки стану …” і т. д.).

Текст акта складається із вступної та констатуючої частин.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.

При переліку осіб, що брали участь у складанні акта, вказуються їхні посади, прізвища та ініціали.

Якщо акт складено комісією, то першим вказується прізвище голови, а потім, за алфавітом, прізвища членів комісії.

У констатуючій частині викладають суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлятися у вигляді таблиці.

У кінці тексту слід вказувати дані про кількість примірників складеного акта, місце їх знаходження або адресатів, яким вони направлені.

Акт підписується головою і членами комісії, а також особами, які брали участь у складанні акта (без зазначення посад). Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.

Датою акта є дата актованої події.

Службові листи

Службовий лист – це один із основних засобів обміну інформацією між громадянами, установами, організаціями і підприємствами, а також засобом оперативного управління діяльністю організацій і установ.

Усі листи поділяються на такі види: ділові; особисті (приватні); рекомендаційні; прямої поштової реклами.

Ділові листи за функціональною ознакою поділяються на дві категорії: листи, що потребують (вимагають) відповіді (лист-запит; лист-пропозиція; лист-прохання; лист-вимога; лист-нагадування) та листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь; лист-підтвердження; гарантійний лист; супровідний лист; лист-відмова).

За кількістю адресатів розрізняють листи: звичайні (надсилаються на одну адресу) і циркулярні (за багатьма адресами).

За кількістю авторів є листи індивідуальні та колективні.

Вкажемо характерні ознаки окремих видів листів:

1. Інформаційні листи – це службові листи, в яких автор інформує адресата про якісь факти, події, заходи. Такі листи можуть готуватися як листи-відповіді про виконання певного доручення ОДПС вищого рівня.

Інформаційні листи можуть бути також ініціативними.

Різновидом інформаційних листів є рекламні листи. Вони мають ініціативний характер і містять детальний опис товарів або послуг. Направляються такі листи конкретним адресатам з метою залучення їх до числа замовників – покупців готової продукції чи послуг.

Особливістю таких листів є те, що в тексті зазначається поштова адреса автора листа, телефон для довідок, номери рахунків у банках, незважаючи на те, що листи оформляються на фірмових бланках.

2. Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт (участь у конференціях, нарадах; одержання вантажів, цінних паперів тощо).

У листах-підтвердженнях може бути також інформація про чинність затверджених інструкцій, правил, положень, раніше укладених угод та ін.

Розпочинається текст таких листів словами “підтверджуємо”, “підтверджуючи” і т. п.

3. Листи-нагадування – це службові листи, за допомогою яких нагадується про наближення чи закінчення раніше встановлених термінів викоання певних доручень, завдань чи взятих зобов’язань з проханням (вимогою) вжити відповідних заходів. Тексти таких листів, як правило, розпочинаються словами: “нагадуємо”, “нагадую”.

4. Гарантійні листи – це такі службові листи, якими підтверджуються певні зобов’язання чи умови, дається гарантія оплати за товари чи послуги, надання роботи тощо. Якщо в гарантійному листі містяться дані фінансового або матеріального характеру, то в тексті необхідно продублювати банківські реквізити автора листа, незважаючи на те, що вони можуть бути відображені на фірмовому бланку.

Гарантійні листи підписуються керівником і головним бухгалтером, підписи засвідчуються печаткою.

5. Супровідні листи – це такі службові листи, в яких повідомляється про направлення адресатові документів, що додаються до листа.

Такі листи оформляються у більшості випадків на бланках формату А5, оскільки текст їх невеликий за обсягом. Обов’язковим реквізитом таких листів є позначка про наявність додатків.

6. Листи-відповіді – це службові листи, в яких даються відповіді на різного роду ініціативні листи (запити, прохання, звернення тощо). Якщо в тексті таких листів ставиться декілька питань, то відповідати необхідно на кожне з них. При цьому, якщо відповідь негативна, обов’язково треба обґрунтувати неможливість позитивного вирішення прохання.

До складання листів ставляться ті ж вимоги, що і до інших службових документів. Листи повинні бути присвячені, як правило, одному питанню, тобто простими.

Реквізити службових листів: назва й адреса організації-відправника листа; дата; індекс; адресат; заголовок до тексту; текст; перелік додатків; підпис керівника; прізвище виконавця та номер його телефону.

У листах-відповідях заповнюється реквізит “посилання на індекс і дату вхідного документа”.

Особливості оформлення листів іноземним партнерам

Листи діловим партнерам із зарубіжних країн повинні складатися з урахуванням міжнародних стандартів на основні документи. Від якості підготовленого листа, його оформлення нерідко залежить результат спілкування адресата з автором, особливо на початковій стадії, коли стосунки лише зав’язуються.

Готуючи листа іноземному партнеру, необхідно написати так, щоб привернути його увагу до певної ситуації чи проблеми, дати змогу легко зрозуміти суть послання, спонукати його діяти у бажаному для автора напрямі.

Для цього після визначення мети листа доцільно скласти його план (вступ, основний зміст, заключна частина), обрати необхідний стиль і тон листа.

Стиль міжнародного листа швидко змінюється, спрощується, стає менш офіційним. Наводимо рекомендації до підготовки листів іноземним партнерам:

– кожне положення пишіть з нового рядка;

– пишіть про те, чого ви хочете, найбільш просто, зрозуміло;

– не пишіть агресивно;

– знайте міру, висловлюючи компліменти;

– пам’ятайте, що справжні почуття створюють більший ефект, ніж фальшиві;

– не допускайте командно-бюрократичних фраз, які стали нормою вітчизняного діловодства. Виключіть фрази типу “Ми пропонуємо всім взяти участь …”, “Про виконання повідомте …”, “Направляється для керівництва” тощо. Етично відстоюйте свої інтереси;

– не перебільшуйте значущості свого становища; пам’ятайте, що для іноземного партнера вітчизняні звання не мають навіть другорядного значення. Здобути авторитет можна тільки справжніми знаннями та досвідом роботи;

– прискіпливо перевіряйте текст з погляду повноти відображення інформації та ясності викладу. Згадуйте вираз французького теоретика класицизму Ніколя Буало: “Хто ясно мислить, той ясно викладає”.

Складаючи діловий лист до іноземного партнера, використовують такі елементи (реквізити), як заголовок, дата, найменування, адреса того, хто отримує листа, вступне звертання, основний текст, заключна форма ввічливості, підпис, позначка про наявність додатків.

Реквізити листа розміщуються відповідно до національно-культурних традицій, згідно з вимогами законодавства країни адресата.

Особливості оформлення окремих реквізитів листів до іноземних партнерів:

дата (відправлення) – проставляється у правому верхньому куті під заголовком (дані про автора листа) так, щоб остання цифра закінчувала рядок правого поля листа;

адресат – складається з найменування організації, посади адресата, його імені та поштової адреси. Розташовується нижче від рядка з датою;

вступне звертання – це формула ввічливості. Пишеться з лівого боку листа під адресою;

основний текст листа – складається з інформації для адресата, і є головним реквізитом документа.

При оформленні тексту необхідно враховувати такі моменти:

– текст листа повинен складатися з абзаців, кожний з яких містить закінчену думку. В американських листах абзаци друкують без відступу, в англійських – починають з червоного рядка (як у вітчизняних);

– короткі листи потрібно друкувати через два інтервали;

– для наступних сторінок тексту використовуються або звичайні аркуші, або бланки, зазначаючи на них номер сторінки;

– не можна допускати в тексті ніяких орфографічних помилок. Написаний непрофесійною мовою лист створює враження про низький професіоналізм виконавця (установи, фірми);

– підпис – справа на аркуші, нижче від заключної форми ввічливості і включає в себе повне ім’я автора листа із зазначенням його посади.

Службові телеграми

Телеграма – це документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом).

Використовуються у разі необхідності вирішення термінових питань. За терміновістю телеграми бувають прості, термінові, “блискавки”, урядові.

Характерна риса телеграм – особлива стислість. З тексту вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки (залишають лише тоді, коли зміст без них втрачає зрозумілість, точність). Розділові знаки пишуться скорочено літерами: “крп”, “км”, “лпк”. Знаки: №, “–“, “+”, 0 (нуль) пишуться словами. Перенесення слів не допускається.

Оформляються на спеціальних бланках або на чистому аркуші паперу. Друкується телеграма у двох примірниках, з одного боку аркуша великими літерами через два інтервали між рядками.

Інформація, яка не підлягає передачі (назва і поштова адреса відправника, підпис посадової особи, дата, індекс), друкується, як правило, під суцільною рискою нижче від основного тексту. Телеграма візується виконавцем, підписується керівником, завіряється печаткою.

Реквізити телеграми: назва виду документа; категорія; адресат і телеграфна адреса; текст із зазначенням особи, що підписала телеграму; назва організації-відправника; поштова адреса; підпис; дата; індекс; печатка.

Телефонограми

Телефонограма – це документ, що є оперативним повідомленням, переданим телефоном. Текст телефонограми повинен бути лаконічним, чітким, стислим, (як правило, до 50 слів), конкретним. Складену та оформлену телефонограму повинен підписати керівник або інший відповідальний працівник установи, організації.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних або спеціальних бланках.

Реквізити телефонограми: назва установи, організації; назва виду документа; адресат; дата; індекс; текст; підпис.

Крім цього, на телефонограмі зазначається прізвище особи – передавача телефонограми, номер службового телефону, час передачі; посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону.

Складена вихідна телефонограма підписується, реєструється в журналі вихідної кореспонденції і передається адресатові телефоном. Вхідна телефонограма записується працівником організації – одержувачем, друкується на окремому аркуші та передається для розгляду керівником.

На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки у спеціальних журналах.

Довідки

Довідка – це документ інформаційного характеру, в якому описуються і встановлюються певні факти, події. Довідки можуть бути службового та особистого характеру.

Довідка службового характеру складається на запит чи вказівку вищих органів або службових осіб. Якщо довідка подається структурним підрозділом чи окремою службовою особою всередині установи, вона підписується автором або керівником структурного підрозділу. Текст службової довідки, як правило, має всі логічні елементи (вступ, докази, висновок), які розташовуються в прямому порядку. Довідки, що направляються за межі товариства, оформляються на бланках і містять такі реквізити: назву установи, організації – автора документа; назву виду документа (довідка); дату; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис.

При наявності даних фінансового характеру довідку підписують керівник і головний бухгалтер. Довідки особистого характеру оформляються, як правило, на трафаретних бланках.

Доповідні записки

Доповідна записка – це документ, адресований керівникові даної або вищої організації. Він містить у собі обґрунтований виклад з конкретного питання з висновками та пропозиціями. Доповідні записки можуть бути: звітними, інформаційними, ініціативними, внутрішніми, зовнішніми.

Доповідні записки внутрішнього характеру оформляються, як правило, на чистих аркушах паперу та підписуються автором.

Зовнішні доповідні записки складаються на бланках і повинні мати підпис керівника ОДПС або його заступника.

Реквізити доповідної записки (зовнішньої): назва установи, організації – автора документа; назва виду документа; дата; індекс; місце складання; адресат; заголовок до тексту; текст; підпис.

Пояснювальнізаписки

Пояснювальна записка – це документ, яким пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту тощо.) або розкриваються причини невиконання певного доручення, порушення трудової дисципліни тощо.

За своїм змістом і призначенням пояснювальні записки поділяються на дві групи: службові (оформляються на бланку) і особисті.

Вимоги до оформлення пояснювальних записок аналогічні до складання довідок і доповідних записок.

Доповіді і звіти

Доповідь – це документ, у якому викладаються певні питання, робляться висновки, оформляються пропозиції.

Готуються доповіді для публічного повідомлення з конкретно визначеної теми (періоду) на колегіях, нарадах, засіданнях. Вони можуть бути поточними, звітними, науковими та ін.

У тексті доповіді обов’язково повинні бути такі логічні елементи, як вступ, основна частина (обґрунтування) і висновки.

У вступній частині доповіді слід зазначати причини, які викликали необхідність розгляду питання та підготовки доповіді.

Основна частина доповіді повинна бути насичена фактами, які підтверджуються інформацією про перевірку роботи, висновками наукових установ, слідчих органів тощо.

У висновках доповіді повинні бути сформульовані конкретні пропозиції, мають даватися дані оцінки.

Підготовка доповіді – кропітка й відповідальна робота, яка вимагає глибокого вивчення стану справ у відповідній галузі (напрямі діяльності), ознайомлення із результатами наукових досліджень, передовим досвідом роботи (власним і зарубіжним).

До підготовки доповіді повинні залучатися висококваліфіковані фахівці, науковці, практичні працівники. Організовує роботу щодо підготовки доповіді особа, яка повинна виступати з такою доповіддю на відповідному зібранні. Це, як правило, заступники керівника, керівники структурних підрозділів.

Звіт – це документ про стан (хід) виконання доручень, завдань, планів.

Він може бути табличної або текстової форми (залежно від тематики звіту).

Звіти можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Оформлятися звіти можуть на трафаретних бланках або звичайних аркушах паперу. Реквізитами звіту, як правило, є: назва документа (Звіт) і його тематичне спрямування; звітний період; назва органу, що звітує; підпис; дата.

Протоколи зборів, засідань, нарад

Протокол – один з найпоширеніших документів діяльності колегіальних органів. У ньому фіксується місце, час, мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів, рішень (ухвал) з обговорених питань.

Проведення засідання колегії передує велика підготовча робота, у ході якої складається група документів, що супроводжує протокол: порядок денний, списки учасників, доповіді та тези доповідей, довідки з обговорюваних питань, проекти рішень з кожного питання.

Складається протокол, як правило, під час засідання. Якщо засідання стенографується або записується на магнітну плівку, протокол може складатися після їх розшифрування.

Якість протоколу великою мірою залежить від кваліфікації, уміння особи, яка складає протокол, розібратися у суті обговорюваних питань.

За обсягом фіксованих даних протоколи можуть бути стислими й повними. У стислих протоколах зазначають лише питання порядку денного, прізвища доповідачів і тих, хто виступив, та прийняті рішення.

Протоколи оформляються на загальних бланках і мають такі реквізити: назву установи, організації; назву виду документа (Протокол); дату засідання, наради, конференції; індекс; місце засідання; гриф затвердження (якщо потрібно); заголовок до тексту; текст; перелік додатків (якщо є); підписи (голови й секретаря).

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну й основну.

У вступній частині зазначають кількість присутніх (10–12 чоловік – персонально, якщо більше присутніх – зазначається лише кількість, а список учасників додається), прізвища голови й секретаря, порядок денний.

Основна частина тексту повного протоколу складається із розділів, які відповідають кожному пункту порядку денного. Кожний розділ у свою чергу поділяється на підрозділи: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”.

Слово “СЛУХАЛИ” пишуть в одному рядку із цифрою, що позначає питання порядку денного, великими літерами без абзацу. Прізвище й ініціали доповідача зазначаються з нового рядка, з абзацу, у родовому відмінку та підкреслюються. Потім ставиться тире та пишеться зміст доповіді. Після цього пишуться запитання і відповіді (якщо були).

Підрозділ “ВИСТУПИЛИ” оформляється аналогічно.

У підрозділі “УХВАЛИЛИ” зазначають зміст прийнятого рішення з обговореного пункту порядку денного[10, c. 103-109].

4.3. Планові документи

Важливим засобом ефективного управління в системі державної податкової служби України є планування роботи. План – це документ, яким встановлюється конкретний перелік заходів, термінів їх виконання, відповідальних осіб за організацію виконання.

Схема побудови плану залежить від змісту заходів та організації їх виконання. У практиці здебільшого використовується таблична форма.

Реквізити планів: гриф затвердження; назва виду документа (План) із зазначенням виду плану чи заходу, періоду планування; текст; підпис.

При табличній побудові тексту в таблиці прийнято виділяти такі основні графи: “найменування заходів”; “термін виконання”; “відповідальні виконавці” (в індивідуальних планах не вказується); “позначка про виконання”.

Плани підписуються посадовими особами, відповідальними за їх складання та організацію виконання – секретарями, керівниками структурних підрозділів, спеціалістами (індивідуальні плани).

Затверджуються плани після їх погодження (при необхідності) керівниками структурних підрозділів залежно від виду плану та запланованого заходу[3, c. 167-168].

Висновки

Сучасне діловодство – система життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Діловиробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації у виборці управлінських рішень. Велику увагу приділено підготовці та оформленню документів що виникають у процесі діяльності будь-якої установи. Вичерпно розглянуто склад загальної документації, необхідної для реалізації її функціональної мети, а також оптимальний перелік реквізитів, які допомагають користувачам оперативно підготувати документ.

Детально описано технологію, порядок контролю за виконанням документів за строками і з суті питання, організацію роботи апарату управління з оперативного пошуку та роботі з необхідною інформацією.

Таким чином, знання основ діловодства та документування на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.

4. Бутинець Т.А. Документування господарських фактів: теорія, методологія, комп’ютеризація. Наукове видання – Житомир: ЖІТІ, 1999. – 412 с.

5. Бутинець Т.А. Документи та їх роль в господарстві // Економіка: проблеми теорії та практики. Збірник наукових праць. Випуск 42. – Дніпропетровськ: ДНІ, 2000. – С. 52-55

6. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

7. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.

8. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

9. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.

10. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.

11. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

12. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

13. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.

14. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.

15. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.