ВСТУП

Актуальність теми. Дисциплінарна організація сучасної науки основною структурною одиницею визначає наукову дисципліну, головними рисами якої є єдність дисциплінарного значення і способів дій з ними, загальний зміст спеціальної підготовки дослідників і форми їхньої ідентифікації, єдиний набір засобів дисциплінарної комунікації та інструкцій, які регулюють функціонування дисципліни.

Керування документацією (далі – КД) є невід’ємною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією (далі – установою) і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері КД, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів.

Україна не залишилися осторонь цих процесів. У її інформаційній інфраструктурі відбуваються суттєві зміни, зумовлені інтеграцією України до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства в цілому. Одночасно спостерігається певне відставання вітчизняної теоретичної та методичної бази від потреб сучасної організації роботи зі службовими документами, однією з причин якого виступає відсутність систематичного вивчення зарубіжного досвіду та його творчого застосування у практиці діловодства України.

Документознавство, як й інші молоді наукові дисципліни, маючи широкий практичний вихід у різних галузях людської діяльності, підійшло до стану, коли необхідність узагальнень і розроблення власної теоретичної бази стала нагальною потребою і неодмінною умовою подальшого розвитку.

Ситуація, що склалася, вимагає чіткого дисциплінарного та міждисциплінарного розмежування, уточнення зв’язків і підпорядкованості, визначення пріоритетів і побудови моделі наукової дисципліни, яка на межі двох століть потребує чіткого окреслення свого місця серед інших відомих наукових дисциплін.

Ознакою зрілості будь-якої наукової дисципліни вважається наявність парадигми — «визнані наукові досягнення, які протягом певного часу дають науковій спільноті модель постановки проблем і їхніх рішень». Парадигма вбирає чотири компоненти: типового зразка дослідження; уявлення про предмет, який вивчається; теорій; методів і процедур дослідження.

Базовим компонентом є уявлення про предмет, який вивчає конкретна наукова дисципліна — «Документознавство» вивчає документ.

Постановка питання про формування нової наукової дисципліни належить К.Мітяєву, який вперше увів до наукового обігу середини ХХ століття термін «документознавство» і дав визначення його «як наукової дисципліни, що вивчає в історичному розвитку способи, окремі акти і системи документування явищ об’єктивної дійсності і створені в результаті документування окремі документи, їхні комплекси і системи.

Визначаючи документознавство як наукову дисципліну, що вивчає різні документи і проблеми, які з’являються в означеному процесі, К.Мітяєв справедливо відзначає, що документи, способи і системи документування вивчають різні науки і наукові дисципліни у відповідності зі своїми специфічними завданнями. Дійсно, документ як специфічний матеріальний об’єкт соціального походження, маючи основним елементом структури інформаційну складову, опосередковано може виступати як об’єкт будь-якої дисципліни.

Можливість виникнення загального документознавства, причому з назвою «документологія», прогнозували ще радянські документознавстві та архівознавці (Б. І. Ілізаров, А. М. Сокова). Основні структурні підрозділи і водночас проблемні питання загального документознавства вперше виклав у навчальній програмі вузівського курсу «Документознавство» російський вчений Ю. М. Столяров. Нині цей автор є промотором ідеї щодо назви цієї галузі знань як «документологія» з метою відокремлення її від традиційного документознавства.

В Україні у середині 1990-х років документологія як узагальнююча, синтетична наука про документ згадувалася в деяких публікаціях39. Спорідненість проблематики дисциплін документально-комунікативного циклу відзначалася також у фундаментальних монографіях Л. А. Дубровіної та Г. В. Боряка.

Ідею документології, як нової версії документознавства, підтримала Н. М. Кушнаренко, яка є автором першого в Україні вузівського підручника з документознавства, що містить характеристику структури загального документознавства як комплексної дисципліни.

Теоретичні основи загального документознавства (документології) та традиційного документознавства викладено в монографії С. Г. Кулешова, хоча комплексний характер загального документознавства ним було розкритиковано. Автором оригінальної концепції щодо структури загального документознавства є Г.М. Швецова-Водка. У низці публікацій власну точку зору щодо сутності та завдань документознавства висловив М.С. Слободяник. Загальне документознавство є теоретичною галуззю знань. Воно фактично має представляти узагальнену теорію документа та сукупностей документів.

Важливими для розвитку загального документознавства слід вважати сучасні дискусії «нових» та «традиційних» документознавців на наукових форумах та сторінках спеціальних часописів. Особливо гострими виявилися питання щодо сутності поняття «документ» і похідного від нього змісту документознавства як наукової дисципліни.

Мета дослідження – аналіз передумов формування та комплексна характеристика розвитку документознавства в системі відносин діловодство-архівознавство.

Завдання дослідження:

• проаналізувати ґенезу науки про документ в традиційному документознавстві: визнання “діловодного” чинника в її становленні;
• розглянути міждисциплінарні зв’язки документознавства і архівознавства в архівознавчих студіях;
• дослідити засвоєння документознавством теоретичних здобутків діловодства та архівознавства;
• охарактеризувати теорію документознавства: вклад у розвиток інших галузей науки;
• виявити вплив новітніх технологій на документування, організацію роботи з документами і необхідність теоретичного узагальнення практичного досвіду діловодства;
• дослідити взаємозв’язок керування документаційними процесами й архівів та формування основних концептів документознавства.

Об’єкт дослідження — становлення та сучасний стан розвитку документознавства.

Предмет дослідження — становлення та розвиток документознавства в системі відносин діловодство-архівознавство.

Методи дослідження. Під час дослідження використовувались загальнонаукові методи: історичний, порівняльний, проблемно-хронологічний, поняттєвий та системного аналізу.

Розділ І. Документознавство в міждисциплінарному науковому просторі: історіографічний аспект

1.1. Ґенеза  науки про документ в традиційному документознавстві: визнання “діловодного” чинника в її становленні

Історія виникнення та еволюція трактування терміна «документ» вивчена недостатньо. Серед спеціалістів які досліджували це питання, можна назвати Х. Арітца, Г.Г. Воробйова, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.І. Столярова, А. Суски, Г.Н. Швецову-Водку та інш.

Слово документ (лат. documentum — зразок, доказ, свідчення) походить від іменника «docere» — вчити, навчати. Коріння цього терміну йдуть у індоєвропейський прамову, де воно означало жест витягнутих рук, пов`язаний з передачею, прийомом чи отриманням чогось [6, с. 25].

За іншою версією слово «dek» походить від числа «десять» пов`язано з тим, що у розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь «dek» замінили на «doc» в слові «doceo» — навчаю, навчаю, від якого утворили слова «doctor» — учений, «doctrina» — вчення, «documentum» — те, що вчить, повчальний приклад. У цьому значенні слово документ використовувалося Цезарем і Ціцероном. Пізніше воно набуло юридичне звучання і стало означати «письмовий доказ», «доказ, почерпнутий з книжок, підтверджуючих записів, офіційних актів» [6, с. 28]. У значенні письмового свідоцтва слово «документ» вживалося від середньовіччя до ХІХ ст. З латинської мови воно було запозичене в усі європейські мови.

У російську мову слово «документ» прийшло у період Петра I, як запозичене їх німецької та польської мов, — у значенні письмового свідоцтва. На початку XX ст. воно мала два значення:

1. a) будь-який папір, складений законним порядком і може бути доказом прав на що-небудь (майнових, стану, на вільне проживання) чи виконання будь-яких обов`язків (умови, договори, боргові зобов`язання);

б) взагалі будь-яке письмове свідчення.

Ріст числа юридичних документів привів до виникнення в другій половині ХУІІ ст. У Франції особливої науки під назвою «Дипломатика». Походження науки від грецького слова «diploma» — лист, документ (складений вдвоє). Дипломатика стала вивчати всі публічні (суспільні) документи, на відміну від документів особистого призначення. Її засновником вважається Жан Мабільон, який видав в 1681 році в Парижі «Книгу про мистецтво дипломатики» [6, с. 29].

Базове поняття «документ» визначалося в дипломатиці як будь-яке писемне свідоцтво, яке служить «виникненню, доказам і виконанню прав чи володінню правами». Документ виконував одну з трьох функцій:

1. затвердження нового правового положення (акт дарування, продажу і т.п.);
2. засіб доказу перед судом (письмові докази сторін);
3. переніс повноважень з однієї особи на іншу (вексель, купон акцій і т.інш.) [6, с. 32].

До другої половині XIX ст. в довідкових виданнях деяких країн світу з`являються похідні від слова «документ» терміни: документація — у значенні підготовки й використання підтверджених документами доказів та обсягу повноважень; документний — належить до документа.

У «Тлумачному словнику» В.І. Даля дано тлумачення документа як будь-якого важливого паперу, і навіть диплома, свідоцтва. Похідний термін «документний» упорядник твердив як «до документа що входить» (Т. 1,с. 459) [6, с.33].

Наприкінці ХІХ ст. спостерігається тенденція до звуження меж поняття «документ»: спочатку воно розглядалося як і будь-який предмет, який служить щоб одержати речові докази, потім — як письмове свідчення, що підтверджує певні правові відносини. Поняття використовувалося переважно у юридичному значенні.

З початку XX ст. в терміносистему вводиться нове, ширше розуміння поняття «документ»: його ввів відомий бельгійський учений, основоположник документації — науки про сукупність документів і області практичної діяльності — Поль Отле (1868-1944 рр.).

Поль Отле (1868-1944) та його сподвижник і однодумець Анрі Лафонтен (1854-1943) розробляли теорію документації у стінах Міжнародного бібліографічного інституту, створеного Брюсселі в 1895 р. й у 1931 р. перейменованого як інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу за документацією (Париж, 1937) на базі інституту, у 1938 р. було створено Міжнародну федерацію за документацією (МФД) [10, с. 14].

В наш час МФД є міжнародною неурядовою організацією, об`єднуючою провідні інформаційні наукові центри й бібліотеки, які працюють у галузі теорії та практики документознавства і науково-технічної інформації. Організація видає з 1975 р. журнал «Міжнародний форум по інформації і документації». П. Отле вперше увів у науковий обіг поняття «документ» у значенні, близькому до широкого значення поняття «книга». Його основна праця – видана у 1934 р. фундаментальний «Трактат про документацію». Пояснюючи поняття «книга» і «документ», П. Отле підкреслював, що вона (biblion, чи document, чи qramme) — це термін, який вживається умовно для всього масиву документів. Він поєднує у собі не лише одну книжку у власному значенні слова, рукописну чи друковану, а й журнали, газети, рукописі і графічні репродукції, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії тощо. Вчений розглядав поняття «книга» і «документ» як синонімічні. З контексту ясно, що останнє ширше за своїм обсягом, так як не передбачає обмежень як матеріальної основи документа, так і знаковоюї системи, застосовуваної для запису змісту [10, с. 19].

В узагальнююче поняття «книга-документ» П. Отле включав окремі томи, брошури, журнали, статті, карти, діаграми, естампи, патенти, статистику, записи голосу за допомогою фонографии, діапозитиви чи кінематографічні фільми.

П. Отле вперше використовував комплексний підхід до типологічної класифікації документів, враховує зміст і форму документа, в «Трактаті про документацію».

Усю сукупність документів учений розділив на тричі основних класи:

1. Документи бібліографічні, т. б. тексти, котрі традиційно вважають творами писемності і преси. У тому числі — брошури, монографії, нариси, трактати, керівництва, енциклопедії, словники, періодичні і триваючі видання (журнали, газети, щорічники тощо).

Крім названих, до бібліографічних документів відносилися і тексти особистого походження (листи), офіційні повідомлення й облікові (реєстраційні) книжки (чи журнали), і навіть знаки-вивіски, гасла, квитки, і інші проїзні документи. Вочевидь, що ця класифікація була побудована одночасно у декількох напрямах, що призвело до змішання типів і деяких видів документів.

2. Інші графічні документи, т. б. нетекстові документы: картографічні, образотворчі, нотні. Серед образотворчих названі: іконографічні, що містять друковане зображення (естампи, гравюри, поштові листівки та інші); фотографії; документи, які сприймаються через проекційні устрої (в т. ч. мікроскопи). Як особливий різновид виділено «пам`ятники образотворчі»: написи, монети, медалі, печатки (штемпелі).

До графічних документів П. Отле відносив: «манускрипти» — рукописні книги й інкунабули, і навіть «архівних документів» (управлінські), давні й сучасні. Перший класифікаційний ряд, запропонований автором, ввійшов практично в незмінному вигляді до сучасних класифікацій документа [10, с. 38].

3. Документи-замінники книжки: диски, фонограми, кінофільми і поряд із цим — радіомовлення (запис і передача звуку), телебачення, в т. ч. телефотографія, радіотелефотографія та власне телебачення.

Особливе місце у цьому класифікаційному ряді зайняли «документи трьох вимірів»: природні (мінерали, рослини, тварини) і штучні, створені людиною (матеріали, продукти, технічні об`єкти, і навіть медалі, макети, рельєфи). До них віднесено також наукові інструменти, дидактичні матеріали, наочне приладдя. Особливо виділено у тому числі тривимірні витвори мистецтва: твори архітектури та скульптури.

Якраз у такому широкому значенні поняття «документ» використовувалося згодом, коли йшлося не тільки про фонди бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних служб, а й соціальних, зокрема, масових комунікаціях загалом. Підбиваючи підсумки, можна виділити такі значення «документа», запроваджене в науковий обіг П. Отле:

а) будь-яке джерело інформації, передачі людської думки, знань, незалежно від тоого, втілено воно у матеріально-фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі, вважатиметься документом. Це охоплює як матеріальні об`єкти — носії інформації, так і радіо-, телепередачі, театральні спектаклі;

б) документами є матеріальні об`єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною до створення будь-яких колекцій. Сюди входять як предмети штучні, створені людиною, і природні, технічні предмети, які перебувають у музеї;

в) у склад документів входять також матеріальні об`єкти, створені людиною спеціально для фіксування, збереження і відтворення інформації з метою її передачі у просторі і часі, незалежно від способу фіксування. І це документи «написані» (тобто з інформацією, зафіксованою знаками письма), і образотворчі, фонозаписи і фільми (результати машинного запису зображення і звуку) [10, с. 42].

Автор «Трактату…» неодноразово підкреслює синонімічність понять «документ» і «книга»; з контексту можна було зрозуміти, перше він розглядає як більше широке.

Отже, П. Отле ввійшов у історію документознавства як основоположник документації — науку й практики. Він перший увів в науковий обіг базове поняття «документ», й розкрив його найширший сенс. П. Отле зробив першу спробу комплексної класифікації документів за сукупністю ознак. Хоча вона й мала істотні недоліки, автору вдалося згрупувати існуюче розмаїття джерел інформації, які функціонують у соціальній комунікації. Згодом теоретичні думки вітчизняних і зарубіжних фахівців рухалися у тому напрямі, як і думка документаліста П. Отле.

Концепція П.Отле розглядає документ як носій соціальної інформації. Однак у довідкових виданнях на той час продовжує існувати вузьке значення цього слова: крім юридичного, вводиться поняття «історичний документ» (фіксований свідоцтво про будь-яку епоху, особистість та т.д.) і «лічильний документ» [10, с. 45] (який служить основою здійснення господарських дій — приймання й видачі цінностей). Узагальнюючого визначення просто немає.

Починаючи з 50-х років в офіційній термінології слово «документ» трактується у вузькому, широкому і найширшому значенні.

Вузьке значення зводилося до ділового паперу, письмового посвідчення, історичного джерела.

У широкому значенні поняття документ було надто поширене у 1960-1970-ті роки.

В загальному вигляді воно було зафіксоване у «Большой советской енциклопедии», «Українській радянській енциклопедії», в енциклопедичних словниках. Наприклад в «Большой советской енциклопедии» документ визначався як матеріальний об`єкт, у якому інформацію на її поширення у просторі і часі (зокрема й т.зв. тривимірні витвори мистецтва — архітектуру і скульптуру).

У 1980-х — початку 90-х років використовують і саме широке тлумачення, за яким документом вважатимуться будь-який матеріальний об`єкт, що має інформацію: від письмового документа, грамплатівок і кінофільмів до творів мистецтва (архітектурних споруд, графіки, живопису, скульптури), від зразків мінералів, гербаріїв, історичних реліквій до виробів в промисловості й техніки (годинник, автомобіль, гвинтівка) тощо [13, с. 10]. Кордони поняття стали погано помітні, що ускладнило його використання. Як висловлювався А. В. Соколов, що документом стали вважати навіть слона в зоопарку.

Саме тому спочатку книгознавці і документалісти, а потім і інформатики розпочали обгрунтування нового широкого значення терміна «документ», пов`язаного з поняттям «інформація» і «комунікація».

Суттєвий внесок в уточнення та розвитку поняття «документ» як одного з основних в документознавстві, інформатиці, документалістиці, бібліотекознавстві і бібліографознавстві внесли Г.Г.Воробйов, Р.С.Гіляревський, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черний, Г.Н.Швецова-Водка та інших. Документалісти і інформатики першими відмовилися від самого широкого значення документа, обмеживши його зміст обов`язковими атрибутивними елементами: наявність інформації та матеріального носія (Г.Г.Воробйоев). У 60-ті роки А.І. Михайлов, А.И.Черний і Р.С.Гіляревський, крім названих, вводять функціональну ознаку документа. Відповідно до їхніх визначеннь, документ — це матеріальний об`єкт, у якому закріплено інформацію, спеціально готовий до її передачі у просторі і часі. Це визначення було широко розповсюджене в 1960-1970 рр. [13, с. 11].

Близьке до цього відомого тлумачення документа знаходиться і в ГОСТі 16487-83 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення», згідно якого документ – це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеною людиною способом для передачі в часі і просторі».

У Росії на початку 90-х років водночас, уточнюючи сенс поняття «документ» О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров запропонували трактувати його як матеріальний об`єкт — носій соціальної інформації.

В цей же час в Україні досліджували об`єм і зміст поняття «документ» С.Г. Кулешов і Г.Н. Швецова-Водка. Вони дійшли висновку, що документи – це матеріальні об`єкти, які створюються спеціально з метою зберігання та розповсюдження (передачі) в просторі і часі змістовної соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільній діяльності. Завдячуючи вченим, документ став розглядатися як один з найважливіших джерел інформації і засобів соціальної комунікації [13, с. 11].

Багато книгознавців (М.Н. Куфаєв, Е.Л. Немировський та інші) не бачили потреби у введенні узагальнюючого терміна «документ» і пропонували використовувати в такій якості поняття «книга». Але з появою різноманітних типів і видів носіїв (джерел) інформації, які функціонують в документно-комунікаційній сфері діяльності, поняття «книга» і «література» з метою уникнення термінологічної плутанини вже не можуть використовуватися як узагальнюючі. Краще за все тут підходить термін «документ». Дискусії з приводу співвідношення понять «книга» та «документ» не завершуються і до сих пір.

Отже, за тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося. І до нашого часу застосовуються визначення, які то надають йому найширший сенс, то звужуючи його розуміння до одного якогось виду документа. Оперуючи поняттям «документ», необхідно щоразу уточнювати, яке саме значення в нього вкладається, на вирішення теоретичних чи практичних завдань [13, с. 12].

Поняття «документ» є фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реальних предметів, які служать об`єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використання документної інформації в суспільстві.

Це широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже у кожній галузі знання маємо одну чи кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об`єктів, яким надається статус документів. Документ є об`єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначний і залежить від того в якій галузі та з якою метою його використовують.

На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яку можна використовувати як одиницю в документному процесі.

У документоведенні застосовується таке визначення документа: «Документ — це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі».

Таке визначення розроблено й затверджено Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) з участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, і Міжнародної федерації документації, Міжнародної ради по архівам, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, т. б. за допомогою не тільки знаків письма, а й зображення, звуку тощо. п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об`єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам`ятники, зразки порід тощо. п.).

В Україні офіційно прийняті три визначення документа (ДСТУ):

1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиница в процесі здійснення інформаційної діяльності.
2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачи в часі та просторі.
3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Материальний об`єкт, який містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і який має відповідно діючого законодавства правове значення [9, с. 11].

Названі в визначеннях ознаки документа припускають:

—         наявність інформації, змісту;

—         стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове користування та зберігання документа;

—         функціональне призначення передачі інформацією в просторі і часі, тобто від використання в соціальних комунікаційних каналах.

Документ спеціально створюється із єдиною метою збереження і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Історія виникнення і еволюція тлумачення терміна «документ» вивчена недостатньо. За тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося.

Відношення між різними визначеннями документа будується за принципом ієрархії – залежності одного поняття від іншого, де кожне більш широке поглинає , заключає в себе менш широке. Необхідність поетапного звуження об`єма поняття «документ» визвана практичною метою визначення предмета діяльності тієї чи іншої галузі. Визначення документа І обов`язкове для використання в усіх сферах нормативної документації: в довідковій, учбово-методичній та іншій літературі, яка відноситься до галузі інформації та документації. Значення документа ІІ прийнято в галузі книговидання та книгорозповсюдження. Галузь використання визначення документа ІІІ – діловодство та архівна справа.

Для документознавства в даному випадку найбільш прийнятним є визначення документа ІІ: який розуміють так – він представляє собою двухсторонню одиницю – поєднання матеріального об`єкта з інформацією, яка закріплена створеним людиною способом. Без однієї з цих сторін – немає документа. Дотримання такого признаку, як створений людиною спосіб закріплення інформації, не дозволяє вважати документом, наприклад, ген: генетична інформація, закріплена способом, створеним природою, а не людиною.

Це визначення дозволяє обмежити коло основних документів – об`єктів документно-комунікаційної діяльності, зосередити увагу на визначенні, яким оперують бібліотекознавство, бібліографознавство, книговедення та інші близькі до них галузі знань.

В бібліотечній, бібліографічній, книготорговій, інформаційній діяльності працюють з спеціально виготовленими об`єктами, т.б. документами, що виконують одночасно дві функції, які є головними для документа – це зберігання та передача інформації в часі і просторі. Існує безліч предметів, на яких зафіксована інформація, наприклад предмети побуту, вивіски, рекламні щити, будівлі і т.п. Вони також зберігають і передають її в часі, а деякі – і в просторі, але для них ці функції є другорядними. Значення Документа ІІ виводить з числа документів предмети, які не можуть бути включені в документний фонд і не призначені для широкого розповсюдження в суспільстві.

Названі у визначені ознаки документа:

1. наявність інформації, змістовність;
2. стабільну речову (матеріальну) форму, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа;
3. функціональну приналежність для передачі інформації в просторі і часі, т.б. для використання в соціальних та комунікаційних каналах [9, с. 13].

Основною складовою документа виступає інформація, тобто, різноманітні свідоцтва, дані, знання, які передаються в процесі комунікації. Інформація, що міститься в документі, має специфічні риси:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створений людиною для використання в суспільстві.
2. Документ несе у собі семантичну (смислову) інформацію, яка є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту – одна з головних ознак документа. Беззмістовна інформація документом бути не може.
3. Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Виключення становлять незакінчені літературні твори, ескізи, чорновики, які характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника).
4. Як будь-який об`єкт, який має знакову природу, повідомлення представляють собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, якщо знаєш знакову систему кодування декодування інформації [9, с. 14].

Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому вигляді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), представляючи читачу (реціпієнту) можливість декодувати та оволодівати відповідними знаннями. Знаковість – обов`язкова ознака будь-якого документного повідомлення.

5. Документ – це інформація, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, — письмо, графіки, фотографія, звукозапис і т.п.
6. Документ має субстанціональність (речність). Для документа важлива стабільна речова форма. Запис «вилами по воді» документом вважати не можна [9, с. 15].

Існує також інтерпретація поняття «документ» якої притримуються ІСО і яка відображена в ДСТУ 3017-95: це забезпечення взаєморозуміння між основними соціальними інститутами по зберіганню і організації користування документами – бібліотеками, архівами, музеями, інформаційними центрами.

Поняття «документ» виступає як родове для видових: опублікований, неопублікований, ізодокумент, кіно-, фоно-, фотодокумент. З цієї точки зору різновидом документа являються: рукопис, книга, журнал, газета, буклет, листівка, карта, ноти, фільм, грамплатівка, мікрофільм, магнітна стрічка, магнітний та оптичний диск і т.п [9, с. 17].

Наявність узагальнюючого поняття «документ» не виключає можливості існування більш часткових, вузькоспеціальних трактувань, які можна застосувати до різних галузей суспільної діяльності і науковим дисциплінам: історичному джерелознавству, діловодству, дипломатії, юридичній науці. Деякі спеціалісти не вважають документами художні твори, пам’ятки писемності минулих років. Інші визнають такими лише об’єкти, які мають правове значення і т.п.

Див. всі публікації, монографії  В. Бездрабко, С. Кулешова – адептів традиційного/класичного документознавства

1.2. Міждисциплінарні зв’язки документознавства і архівознавства в архівознавчих студіях

Архівознавство як система знань, або комплексна наука про архівну справу, тісно пов’язане також із іншими науками і навчальними дисциплінами, насамперед з історією, правознавством, філософією, культурологією. Як структурна одиниця спеціальних галузей історичної науки архівознавство є невід’ємним від вузлових проблем всесвітньої історії, зокрема історії порубіжних з Україною держав: Білорусі, Литви, Молдови, Польщі, Росії, Румунії, Словаччини, Туреччини, Угорщини, Чехії — країн, з якими пов’язане історичне минуле українського народу, або країн, де живуть українці: Австрії, Аргентини, Болгарії, Великобританії, Казахстану, Канади, Німеччини, Сполучених Штатів Америки, Франції, Швеції та ін.

Численними артеріями взаємопроникнуті архівознавство та історія України, української державності, культури, філософської думки, але найрельєфніше ці зв’язки окреслюються з такими галузями знань як українознавство, історичне джерелознавство, археографія, історична географія; з джерелознавчими дисциплінами — палеографією, дипломатикою, сфрагістикою, текстологією, метрологією, хронологією та ін.

Архівознавство спирається на здобутки політології, етнології, зокрема в тих розділах, що стосуються історії політичних партій та рухів, їх документальних масивів, формування української нації, етносів та етнічних груп, пам’яток історії та культури. В результаті взаємодії цих наук започатковується архівософія, покликана осмислити філософію архівістики, феномен архівів у всесвітньо-історичному процесі й розвитку цивілізацій.

Різноманітні плідні зв’язки пов’язують архівознавство з документознавством — спеціальною дисципліною, яка вивчає закономірності утворення документів і займається розробленням методів їх створення, принципів організації документообігу та побудови систем документації. Обидві науки мають справу з документами, але документознавство досліджує ті, які функціонують у сфері управління, а архівознавство — у сфері їх зберігання та використання як носіїв історичної пам’яті та інформації. Спираючись на здобутки документознавства, архівознавці глибше проникають у зміст документів, встановлюють їх походження і характер, ідентичність та інформаційну цінність[9, c. 14-15].

Архівознавство не належить до замкнутих, суто галузевих дисциплін. Сфера його функціонування в суспільстві практично не обмежена і тісно пов’язана з формуванням культурних, правових, технологічних, соціальних і філософських тенденцій. Відтак архівна наука має численні зв’язки з іншими науковими дисциплінами. Сьогодні актуальною є думка російського вченого В. М. Автократова, що “широта діапазону міждисциплінарних зв’язків архівознавства визначається тим, що воно, будучи дисципліною історичного циклу наук, має об’єктом дослідження документи і системи документів і вирішує інформаційні завдання”. Відомі визначення архівознавства як науки, що лежить “на стику традиційних історичних і сучасних інформаційних та соціологічних наук” (В. М. Виноградов, М. І. Стяжкін, М. Ш. Цаленко, Е. Г. Чумаченко), “виду природної та соціальної науки, яка потребує втручання історії адміністративних установ, адміністративних наук, соціології організацій, соціальної психології, науки інформації та комунікації” (Бруно Дельмас), галузі науки “близької до управління, а можливо — до інформатики” (Дарія Наленч), “системи знань” (Я. С. Калакура), складової “соціальних комунікацій” (Н. М. Кушнаренко та ін.). Історіографія архівознавства засвідчує типовість підходу тлумачення архівної науки як невід’ємної складової зовнішньої по відношенню до неї системи або системи з внутрішнім поділом на підсистеми. Як будь-яка наука, що розвивається на перетині кількох дисциплін, де в результаті міждисциплінарної взаємодії формуються спільні критерії істинності пізнан-ня, що зумовлюють взаємодоповнюваність відомостей, апробовуються нові методи, виробляється нове знання, архівознавство розвивалося з урахуванням цих чинників. Засвоєння, у процесі становлення та розвитку, результатів, отриманих іншими галузями знань, поряд із формуванням власної теорії та методології сприяло його виокремленню із групи допоміжних (спеціальних) історичних дисциплін у самостійну науку.

Серед різновекторних міждисциплінарних зв’язків архівознавства можна окреслити кілька груп. До першої слід віднести взаємозв’язки з науками, які складають методологічну базу архівознавства (філософія, історія). Вони особливо важливі на сучасному етапі в умовах глобалізації світу, коли інтеграція гуманітарних і природничих дисциплін все чіткіше виявляється як провідна тенденція науки, а “феноменологічна за своєю основою, джерелознавча за ключовою позицією” парадигма поступово витісняє в історичних науках традиційну наративістську. Розглядаючи наратив як спосіб повсякденного мислення, покликаний осмислити причинно-наслідкові зв’язки події, що відбулася, видатна російська вчена-джерелознавець О. М. Медушевська вважає наративну логіку історика логікою “повсякденного і ненаукового мислення” та протиставляє їй “метадисциплінарний діалог” задля надання суспільству нового, системно побудованого, доказового знання. У цьому діалозі важливе місце вона відводить філософії.

Подібні ідеї поділяє й відомий французький вчений Бруно Дельмас: “Сьогодні використання архівів виходить за рамки дисципліни, оскільки вони стали основним джерелом наукових і технічних знань, коріння і пам’яті, а також джерелом ідентифікації людей і родин, соціальних груп, підприємств і громадських або приватних громад”. У ситуації прийняття ключового постулату феноменологічної парадигми історії про цілісність і системність навколишнього світу надзвичайної ваги набуває вміння осмислювати і використовувати архівну інформацію та здобутки архівознавства. Тобто, плин часу, розвиток наукових знань і бурхливі геополітичні зміни не позбавили актуальності блискучу думку українського вченого В. О. Романовського: “Щоб використати увесь досвід минулих часів, щоб запобігти помилкам у подальшому будівництві, щоб зрозуміти розвиток і напрямок життя, однаково і адміністратор, і політик повинні звернутися до архіву, щоб знайти відповідь на пекучі питання сучасності”. Без такої міждисциплінарної взаємодії неможливе компетентне осмислення людством власного історичного досвіду в глобальному масштабі.

Зважаючи на ці аргументи та визначальний характер міждисциплінарного підходу в гуманітаристиці, на сучасному етапі розвитку архівознавства Т. І. Хорхордіна запропонувала виокремлення такої спеціальної дисципліни, що формується на стику методології і теорії наукознавства, філософії (культурології) та інформатики, як архівософія. Методологічним підґрунтям роздумів дослідниці було вчення видатного природознавця і мислителя-гуманіста В. І. Вернадського (1863-1945) про біосферу, світоглядну систему антропокосмізму — систему уявлень про єдність природної (космічної) і людської (соціально-гуманітарної) сторони об’єктивної реальності, одним із творців якої був учений, та вчення про ноосферу (сферу розуму, “царства розуму”), сутність якого полягає у визнанні переходу біосфери до ноосфери в результаті динамічного розвитку науки і наукового знання та його впливу на людину, суспільство і природу, на планету в цілому. В контексті вчення про ноосферу документ розглядається як всюдисуще єство, що саме по собі проникає під землю, під воду, у небеса й у космос. Розуміння необхідності вивчення першоджерел, реальної інформації, закодованої у документах, що зберігаються в архівах, як вихідного пункту будь-якого пошуку нового знання, Т. І. Хорхордіна вважає визначальною спонукою розвитку цієї дисципліни.

На її думку, архіви є сукупним джерелом загальногуманітарних знань. Вони мають властивості всесвітності, загальнолюдськості, невичерпності за своєю інформаційною ємністю і повинні складати єдиний відкритий архівно- інформаційний простір та функціонувати на загальнообов’язковій для всіх категорій і видів архівів правовій основі. Лише за умови дотримання принципів аполітичності та позаідеологічності архіви посядуть у суспільстві належне їм місце історико-соціокультурного феномену загальнолюдського масштабу. На наукове осмислення цього феномену орієнтована архівософія. Сучасність підходу Т. І. Хорхордіної до розуміння архівів як специфічного прояву “зовнішньої пам’яті” людини і водночас “твору культури” у філософському сенсі поняття підтвердили дискусії на XV Міжнародному конгресі архівів (Відень, 2004) під загальною темою “Архіви. Пам’ять. Знання”.

Про зв’язок архівознавства з історією наголошується практично в усіх працях, які торкаються проблеми міждисциплінарних контактів архівної науки. Як відомо, давньогрецьке слово “oтop^a” (історія, оповідання), з яким пов’язана етимологія назви цієї науки, означає знання, набуте дослідженням. Об’єктивне вивчення минулого людства не можливе без джерельної інформації, яка міститься в письмових і матеріальних свідченнях минулих подій. Очевидно, що наукові висновки та узагальнення в історії мають спиратися на інформацію, що міститься в архівних документах. Або, як стверджують московські вчені В. М. Виноградов, М. І. Стяжкін, М. Ш. Цаленко, В. Г. Чумаченко, “зв’язок архівознавства з історією зумовлений тим, що воно вивчає методи надання необхідних відомостей для конструювання адекватної моделі минулого.

До другої групи наук, пов’язаних із архівознавством, належать близькі до нього щодо об’єкта, завдань і/або предмета дослідження, які часто об’єднують однією збірною назвою — допоміжні історичні дисципліни, спеціальні історичні дисципліни або спеціальні галузі історичної науки (М. Я. Варшавчик). До них відносять археографію, джерелознавство, дипломатику, генеалогію, геральдику, емблематику, епіграфіку, історіографію, картографію, метрологію, нумізматику, палеографію, сфрагістику, хронологію та ін14. Ці джерелознавчі галузі знань, орієнтовані на з’ясування закономірностей формування джерел і виявлення закодованої в них інформації, вивчають окремі типи (види) історичних джерел та розробляють теоретико-методологічні засади їх дослідження. Варіативність терміна “допоміжні історичні дисципліни” свідчить про те, що в процесі розвитку більшість із цих дисциплін, зародження яких зумовила необхідність вивчення писемних історичних джерел, набували самостійності й перетворювалися на окремі галузі історичної науки. Відтак у історіографії архівознавства щодо визначення статусу архівної науки особливо “дискусійним” був терміноелемент “допоміжна”. Як зазначав знаний український науковець Ф. П. Шевченко, “назву “допоміжні” беремо в лапки, бо вона досить-таки умовна, а значення цих дисциплін велике. Від їх розробки в значній мірі залежить якість наукової продукції, краще пізнання фактів, розуміння першоджерел”. Обстоюючи самостійність архівної науки, в цьому контексті, В. О. Романовський в 1920-х рр. наголошував, що “архівознавство має не тільки допоміжне для історичної науки значення, але й самостійне і це останнє полягає як у вивченні історії архівів та архівного законодавства (в цьому архівознавство стикається з історичною наукою і певною мірою допомагає їй), так і в розробці самостійних проблем збереження архівацій для зручного користування ними з практичною та науковою метою”.

Формування допоміжними історичними дисциплінами специфічних методів та самостійної мети досліджень вважав обґрунтованою підставою виокремлення з них окремих спеціальних дисциплін С. М. Каштанов. Статус самостійної самодостатньої науки, проблематика якої охоплює все, що стосується архіву в найширшому розумінні цього слова, обстоював польський науковець Адам Камінський. Наприкінці XX ст. О. М. Медушевська пояснювала віднесення професійно пов’язаних із документами, архівами та історичними джерелами галузей науки і діяльності до допоміжних або службово-прикладних уявленням суспільства у XX ст. про гуманітаристику як “вторинне і необов’язкове для серйозного вивчення поля діяльності”. Водночас, як прихильниця і репрезентант концепції архівів як складової пам’яті ноосфери, вона стверджувала, що ці дисципліни на сучасному етапі тяжіють до вироблення разом із природничими та точними науками спільних підходів для становлення єдиної науки про людину і мають непересічне значення для формування суспільної свідомості.

Особливе місце серед міждисциплінарних зв’язків архівознавства із дисциплінами цієї групи мають ті, що спираються на принцип походження і пов’язані з поняттям про життєвий цикл документа. Йдеться, зокрема, про зв’язки з документознавством та діловодством як його практичною сферою, історією державних установ, джерелознавством тощо. Зв’язок архівознавства з документознавством як наукою, що комплексно вивчає характеристики документів, процеси їх створення, зберігання, функціонування, а також історію розвитку цих характеристик і процесів, та діловодством як видом практичної діяльності, що охоплює процеси документування службової інформації, організаційної роботи зі службовими документами, зумовлений насамперед спільністю об’єкта дослідження.

Утім, документознавство й діловодство та архівознавство мають своїм об’єктом документ на різних стадіях життєвого циклу. Документознавство й діловодство досліджують документи, що перебувають у актуальному, динамічному стані, тобто на стадії виконання ними тієї соціальної функції, заради якої вони створювалися. Архівознавство ж вивчає документи на статичній стадії — як такі, що втратили актуальність, але зберігають наукову і культурну цінність й реалізують свою мнемонічну функцію. Ці дисципліни, як зауважував російський теоретик архівознавства В. М. Автократов, близькі також увагою до процесу документування, який він визначав як процес і способи закріплення інформації для використання і зберігання. На походженні терміна “документування” від слова “документ” наголошував російський учений К. Г. Мітяєв, розглядаючи документування, по-перше, як “процес фіксації інформації”, по-друге, як вказівку на те, що “носієм тієї чи іншої інформації є документи, що інформації притаманний діловий характер і засвідчується документами”. Сукупність процесів створювання службових документів, змістом яких є організаційно-розпорядча документація та організація документообігу (тобто, руху службових документів в установі від дати створення до дати виконання чи надсилання), формування справ, зберігання службових документів, користування ними у поточній діяльності установи належить до предметної сфери загального діловодства.

Для архівознавства процес документування службової інформації має непересічне значення, оскільки фіксує факти вироблення, прийняття і виконання управлінських рішень у конкретній установі і всебічно відображає діяльність установи-фондоутворювача. Важливе значення в діловодстві й архівознавстві має пов’язане з процесом створення й функціонування документа поняття про юридичну силу документа, під якою розуміють властивість документа, надану йому чинним законодавством, що є підставою для вирішення правових питань, здійснення правового регулювання та (або) управлінської функції.

Існує й ширше розуміння процесу документування. Так, у Міжнародному бібліографічному інституті31 під терміном “документування” розуміли надання вичерпної документації про що-небудь, тобто організацію залучення до суспільного обігу всього комплексу письмових чи графічних джерел людського знання, представлених різними документами, переважно — друкованими текстами. На специфіку процесу документування, яка підкреслює його наддисциплінарний характер, зауважували російські вчені В. М. Виноградов, Н. І. Стяжкін, М. Ш. Цаленко, В. Г. Чумаченко. На їхню думку, документування притаманне лише людському суспільству і призначене для фіксації індивідуального або групового знання з наступним його поширенням і багаторазовим відтворенням. Таке розуміння процесу документування має значення для архівознавства не лише з огляду на специфіку формування фондів особового походження, але й урахування його точок дотику з інформаційними та соціологічними науками.

Слід зазначити, що науковці пострадянського простору розрізняють у структурі сучасного документознавства спеціальне, загальне та історичне документознавство. “Єдиним конституйованим представником” (за влучним висловлюванням відомого українського документознавця С. Г. Кулешова) і найдетальніше розробленим напрямом спеціального документознавства є традиційне або управлінське документознавство, яке вивчає теорію та методику документування управлінських процесів. Воно зосереджує увагу на типології та класифікації управлінських документів, вивченні моделей їхніх характеристик змісту та зовнішньої форми, на функціях управлінських документів та окремих характеристиках документної інформації.

У зарубіжній науці, яка не оперує поняттям “документознавство”, близький до проблематики управлінського документознавства зміст має дисципліна “керування документаційними процесами” (англ. “records management”). Саме управлінське документознавство має найтісніший зв’язок із архівознавством, оскільки його головним об’єктом є управлінська документація, а спрямовані на застосування в діловодстві результати досліджень дають підстави для розвитку теоретичних засад фондування, обліку, експертизи цінності, формування архівного фонду, класифікації архівних документів. Дотримання наступності, уніфікації та безперервності в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві українська дослідниця К. Т. Селіверстова визначила як принцип континуїтету.

Окрім того, існує й історичне підґрунтя цих зв’язків. Фундатором документознавства як наукової дисципліни вважають К. Г. Мітяєва, який виокремив її з архівознавства. У 1940-х роках, викладаючи в Московському державному історико-архівному інституті курс “Теорія і практика архівної справи”, вчений запровадив окремий підрозділ цього курсу — “Загальне документознавство”, в якому розглядалися класифікація документів Державного архівного фонду, методика вивчення документів та стисла історія діловодства. Таким чином, він обґрунтував теоретичні засади нового наукового напряму, зосереджуючи увагу переважно на управлінській документації, зокрема — організаційно-розпорядчій. З розвитком науки погляди змінювалися, почали поступово формуватися інші напрями спеціального документознавства: кінофотофонодокументознавство (аудіовізуальне), картографічне, науково-технічне документознавство тощо.

У 1960-х роках К. Г. Мітяєв визначив документознавство як “наукову дисципліну, що вивчає в історичному розвитку способи, окремі акти і системи документування явищ об’єктивної дійсності та створювані в результаті документування окремі документи, їхні комплекси та системи”. Вчений розглядав його в тісному зв’язку з архівною справою з огляду на те, що основну масу документів, які зберігаються в державних архівах, складають утворені в діловодстві документи службового походження, і вважав, що документознавство має стати “вступом у теорію і практику роботи з документами в архівах”.

У 1970-х роках документознавство розвивалося як теорія документаційного забезпечення управління, однак документ уже почали розглядати як інформаційну систему (А. М. Сокова). Згодом набули поширення думки про те, що документознавство має досліджувати не лише управлінську документацію, а й всю сукупність документів (Я. З. Лівшиць, А. М. Сокова). До сфери його досліджень було включено машиночитані, пізніше — електронні документи. Результати таких досліджень мають непересічне значення для архівознавства, до функцій якого додалися проведення експертизи цінності та забезпечення збереженості електронних документів, які широко обговорюються архівною спільнотою в останні десятиліття XX ст.- першому десятилітті XXI ст.

Як доведено вченими, теорія документа у спеціальному, зокрема управлінському, документознавстві спирається на здобутки загального документознавства. За визначенням С. Г. Кулешова, загальне документознавство є “метанауковою надбудовою для всіх наук документально-комунікаційного циклу, що пов’язані з вивченням характеристик зовнішньої форми, змісту, функцій документа, проблемами його класифікації та типології, закономірностей історії та функціонування, а також розробленням універсальних технологій роботи з документами”.

Історія документознавства свідчить про періодичну актуалізацію питання щодо існування метанауки про документ. Першим це питання порушив геніальний бельгієць Поль Отле (1868-1944), сформулювавши на початку 1930-х років постулат про необхідність “загальної науки і технології документа” — “документології” або “бібліології”, яка б “системно охоплювала всю сукупність відомостей, що належать до вироблення, зберігання, поширення і використання рукописів та будь-яких документів”.

Запропонований Полем Отле термін набував нових значень у другій половині XX ст., зокрема в працях Б. С. Ілізарова, Л. А. Дубровіної, С. Г. Кулешова, М. В. Ларіна, К. Г. Мітяєва, Г. М. Швецової-Водки, В. В. Бездрабко та ін. Наприклад, Б. С. Ілізаров “документологією” вважав метанауку, що об’єднала б усі дисципліни, для яких документ є об’єктом дослідження: архівознавство, археографію, документознавство, інформатику, джерелознавство. На його думку, в процесі міждисциплінарної інтеграції цих дисциплін відбувається запозичення передусім методичних та методологічних знань. Про “майбутню теоретичну дисципліну, об’єктом якої стануть письмові документи всіх країн і часів” мріяв професор паризької Школи хартій А. Жирі.

Натомість С. Г. Кулешов не поділяє думки щодо “документології” та “загального документознавства”, делегуючи компетенції цієї наукової дисципліни розроблення “питань теорії документа, вивчення закономірностей генезису та еволюції документів, загальні для всіх наук проблеми функціонування документів, практики їхнього створення і роботи з ними”. Результати здійснюваних у межах загального документознавства досліджень складу і змісту функцій документа, зокрема під час прояву його різних функцій (як засобу комунікації, джерела інформації, пам’ятки культури) важливі для поглиблення поняття про методи архівознавства, зокрема розроблення принципів функціонального аналізу.

До архівознавства має відношення й історичне документознавство, орієнтоване на вивчення закономірностей утворення документів, історичних аспектів уніфікації форм управлінських документів та систем документації. Виокремлення цього напряму в документознавстві належить А. М. Соковій, яка першою обґрунтувала принцип історизму в документознавстві та визначила завдання конкретно-історичного аналізу в цій науці. Розглядаючи міждисциплінарні зв’язки історичного документознавства, вчена наголошувала на його близькій спорідненості з джерелознавством, завдання якого полягає у вивченні закономірностей походження джерел, з’ясуванні їх автентичності, достовірності, адекватності джерел історичній дійсності, інформаційного потенціалу, визначення складу і структури джерельної бази, розробленні теорії та методики виявлення, відбору та опрацювання джерельної інформації, використання її в наукових дослідженнях.

Міждисциплінарне значення джерелознавства полягає у виробленні загальних прийомів наукової критики та методів роботи з усією масою історичних джерел. У цьому контексті А. М. Сокова орієнтувала на застосування джерелознавчого підходу до наукового розроблення критеріїв складання переліків документів із термінами їх зберігання та номенклатур справ, проведенні експертизи цінності документів, стандартизації характеристик документа задля забезпечення можливості його подальшого архівного зберігання і використання як історичного джерела, тобто продукта матеріальної чи духовної культури, призначеного для отримання відомостей про процеси суспільного розвитку. Тим самим вона опосередковано звертала увагу на взаємозумовленість окремих напрямів документознавства, джерелознавства та архівознавства. З огляду на “дуже високу міру подібності головного концептуального завдання” історичного документознавства та джерелознавства, яке полягає у виявленні закономірностей утворення документів/історичних джерел, С. Г. Кулешов справедливо наголошував на необхідності поглибленого розроблення проблем історичного документознавства.

Зауважимо, що проблема трансформації документа в історичне джерело, фази якої фіксує ланцюжок “документ — архівний документ — історичне джерело”, однаково важлива як для документознавства, так і для архівознавства та джерелознавства. Вона є визначальною, зокрема для міждисциплінарних зв’язків двох останніх наук, які мають об’єктом дослідження документ у його різних іпостасях — архівний документ та історичне джерело.

Важливими є зв’язки архівознавства з філологічними науками, які вивчають письмові тексти і на основі їх змістовного, мовного і стилістичного аналізу здобувають знання з історії духовної культури суспільства. Особливістю інформаційних ресурсів України є те, що значна частина його документів представлена давньоукраїнською, церковнослов’янською, польською, російською, давньогрецькою, латинською, а також німецькою, англійською, тюркською, давньотурецькою, французькою та іншими мовами. Все це вимагає від працівників архівних установ знання сучасних і класичних мов — давньогрецької і латинської.

В архівній справі, в технологіях зберігання та консервації документів, їх реставрації, перенесенні на інші носії інформації архівістам доводиться мати справу з сучасними здобутками природничих і технічних наук, зокрема фізики, хімії, біології, вірусологи, математики, кібернетики та інформатики. Важко уявити сучасне архівознавство поза зв’язками з найновішими інформаційними системами і технологіями. Досвід розвинутих західних держав свідчить про додаткові можливості для архівної практики та архівознавчих досліджень, які відкривають сучасні комп’ютерні системи, особливо в науково-довідковій та інформаційній діяльності установ.

Отже, архівознавство, що є самостійною науковою системою і навчальною дисципліною, має тісні зв’язки з багатьма галузями знань і дисциплінами. Вони мають двосторонній та багатосторонній характер. Найвагоміші здобутки досягаються на міждисциплінарному рівні досліджень. Досягнення архівознавства стають надбанням інших наук, що в свою чергу підносить його роль і значення в інтелектуальній та прикладній сферах суспільства[2, c. 6-7].

Розділ ІІ. Теоретичні аспекти міждисциплінарних зв’язків в тріаді: документознавство – діловодство – архівознавство

2.1. Засвоєння документознавством теоретичних здобутків діловодства та архівознавства

Сучасні наукові дослідження з документознавства та архівознавства, які тривалий час традиційно асоціювалися винятково  з  історичними  науками,  зазнали  певних  змін, обумовлених процесами інформатизації та інтернетизації, іншими трансформаційними проявами сучасного інформаційного суспільства. Відображенням таких процесів стали дисертаційні  дослідження,  які  захищають  в  наукових  та науково-освітніх установах України.  Аналіз їх  сучасного стану надасть можливість визначити певні тенденції, проблемніпитання та пропозиції для подальшого обговорення з метою підвищення їх якості та вдосконалення.

Розвиток документознавства в Україні, яке сформувалося  як  наукова  дисципліна,  має  сьогодні  певні досягнення. Напрями документознавчих досліджень тісно пов’язані як з архівознавством, так і з теорією та практикою організації  інформаційної  діяльності.  На  думку відомого вченого-документознавця С. Кулешова, загальнольнодокументознавча (документологічна) проблематика може бути значно ширшою, спорідненою із напрямами спеціального документознавства; охоплювати науковірозробки, пов’язані з вивченням різних видів документів, специфічних як за характером документної інформації, так і за способом її фіксування та відтворення.

Інша вчена-архівознавець, І. Матяш, яка пов’язує активізацію розвитку теоретичних і прикладних  архівознавчих  (також  і  документознавчих) досліджень із діяльністю Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (УНДІАСД),відзначає  пріоритетні  наукові  завдання:  щодо  створення концепцій та моделей розвитку архівної справи в умовах формування  інформаційного  суспільства,  удосконалення методів архівознавства, осучаснення понятійного апарату та термінологічного інструментарію та інші. Авторка наголошує, що особливе значення має історико-архівознавчий напрям наукових  досліджень,  поряд  із  ним  біографічний (біоісторіографічний),  термінознавчий  та  інші  наукові спрямування:  архівологія,  компаративне  архівознавство, історія  української  архівістики  у  контексті  всесвітньої історії архівів тощо.

Архівознавство – одна з найважливіших дисциплін у циклі фахової підготовки студента-документознавця. Вивчаючи архівну справу, ця дисципліна розкриває суть завершального етапу документообігу й тому є необхідним логічним продовженням курсів діловодства і документознавства.

Н. М. Кушнаренко стверджує, що документознавство — це «метанаука для всіх наук документно-комунікативного циклу». За її словами, «документознавство як інтегративна наукова дисципліна тісно пов’язане із справочинством, книго-, бібліотеко-, бібліографо-, архівознавством, інформатикою тощо». Як саме пов’язане? В іншому параграфі виявляється, що всі зазначені дисципліни (замість «інформатики» — «інформацієзнавство») входять до складу «особливого документознавства». Зауважено, що «за більш широкого підходу до складу документознавства входять історичне джерелознавство та музеєзнавство, семіотика, текстологія, кодикологія та інші науки «, але в «структурі документознавства» ці науки відсутні.

Н. М. Кушнаренко поділяє документознавство на загальне та особливе. Загальне «складається з трьох розділів»: теорії документа, історії документа, історії та теорії документно-комунікаційної діяльності. До теорії документа подано синонімічну назву — «документологія». Разом з тим сам підручник, який, вочевидь, відображає зміст загального документознавства, має розділи: «Теоретичні основи документознавства», «Характеристика окремих видів і типів документів», «Документи на новітніх носіях інформації». Отже, реально загальне документознавство тут складається з теоретичних основ і характеристики видів і типів документів.

«Особливе документознавство», за словами Н. М. Кушнаренко, складається зі спеціального та часткового документознавства. До «спеціального» належать дисципліни, що вивчають «особливості документів, що є об’єктами бібліотечної, архівної, музейної справи», але в переліку цих дисциплін («бібліотекознавство, бібліографознавство, архівознавство, музеєзнавство, інформацієзнавство») названо не конкретні дисципліни, що вивчають «особливості документів», а галузі знань, які мають значно ширші об’єкти вивчення.

Крім того, до дисциплін спеціального документознавства Н. М. Кушнаренко зарахувала такі, де предметом є «вивчення специфіки різних процесів документно-комунікаційної діяльності»: документне фондознавство, каталогознавство, вчення про збереження документів, діловодство тощо. Не ставлячи питання, наскільки обґрунтовано виділення саме цих дисциплін, зазначимо, що відповідні розділи чи спеціальні наукові дисципліни існують у межах перелічених вище бібліотекознавства, бібліографознавства, архівознавства, музеєзнавства. Як вони можуть виокремлюватися не в межах, а поряд з такими дисциплінами?

Предметом часткового документознавства, за Н. М. Кушнаренко, є «окремі види та різновиди документа». До часткових документознавчих дисциплін віднесено книго-, патенто-, карто-, кінознавство, галузеве документознавство тощо. Однак у більшості перелічених дисциплін предметом вивчення є не тільки особливості відповідного виду документа. Зокрема, книгознавство — це комплексна наука (або комплекс наукових дисциплін, за іншими уявленнями), до якої належать окремі наукові дисципліни, що вивчають процеси створення та функціонування книги в суспільстві. Вона не може бути «частковою» порівняно з бібліотекознавством або бібліографознавством.

Зазначені невідповідності вже були помічені іншими авторами (С. Г. Кулешовим, М. С. Слободяником) і аргументовано критиковані. Їх можна було б вже й не згадувати або вважати лише фактом історіографії питання, що розглядається, якби вищенаведена позиція не була викладена у підручнику, який до нашого часу активно використовується як студентами, так і викладачами документознавства, отже, його зміст є актуальним і сьогодні.

Структуру документознавства і його зв’язки з іншими науками детально розглянув С. Г. Кулешов. За його поглядами, документознавство поділяється на загальне (синонімом якого у С. Г. Кулешова є документологія) і спеціальне, що диференціюється за видами документів і типами документації. Загальне документознавство С. Г. Кулешов визначає як «метанаукову надбудову для всіх наук документально-комунікаційного циклу». Шкода, що перелік «наук документально-комунікаційного циклу» тут відсутній. Але зміст загального документознавства С. Г. Кулешов визначає доволі чітко: «документологія це і є загальне документознавство, яке розробляє питання теорії документа, вивчає закономірності генезису та еволюції документа, загальні для всіх наук проблеми функціонування документів, практики їхнього створення і роботи з ними».

Однак подив, на перший погляд, викликає зауваження, що міститься у статті, де С. Г. Кулешов пояснює, що «документологія не є науковою дисципліною, а лише сукупністю наукових знань, вибраних з різних наук документально-комунікаційного циклу, та загальнотеоретичних концепцій, методологічних засад, підходів». Хіба все перелічене не свідчить про формування саме наукової дисципліни, хоча й особливого, метанаукового характеру?

А може, документологія — це, дійсно, не окрема наукова дисципліна, а комплекс дисциплін документально-комунікаційного циклу, що характеризуються, у кінцевому підсумку, спільністю об’єкта, методологічних засад і теоретичних концепцій?

Структуру загального документознавства С. Г. Кулешов визначає таким чином: «…воно складається не з наукових дисциплін, а з таких розділів, як «Концепції документа», «Функції документа», «Типологія документа», «Основні етапи розвитку документа», «Загальні проблеми створення, зберігання та функціонування документа» тощо. Тут визначено дійсно загальні проблеми, що стосуються будь-яких документів.

Спеціальне документознавство, за концепцією С. Г. Кулешова, теж має доволі чітко обмежене коло дисциплін, об’єктами дослідження яких є певні види документів і типи документації: управлінське документознавство, картографічне документознавство, кінофотофонодокументознавство, науково-технічне документознавство, електронне документознавство16 . Найбільш розвинутим, «єдиним на сьогодні конституйованим напрямком спеціального документознавства» С. Г. Кулешов визнає управлінське документознавство, що «сформувалося з надр теорії і практики справочинства» і до нашого часу називає себе просто «документознавством», без указівки на вид документації, що досліджується.

Щодо інших галузей знань, які спеціалізуються на дослідженнях документів, що розрізняються за ознаками змісту, зовнішньої форми, номіналів, жанрів тощо, то їх об’єднання в межах документознавства, на думку С. Г. Кулешова, «навряд чи можливе». У статті підкреслюється, що «книгознавство входить до наук документально-комунікаційного циклу, але аж ніяк не може бути напрямом спеціального документознавства».

Місце загального і спеціального документознавства серед інших наукових дисциплін характеризується С. Г. Кулешовим як їх «зв’язки» з рядом наук. Для загального документознавства це: науки документально-комунікаційного циклу, семіотика, інформологія, мовознавство, інформатика, філософія, культурологія, соціологія, загальна теорія комунікації, історичне джерелознавство, історія писемності, історія культури, загальна теорія класифікації, психологія. Для спеціального документознавства це: архівознавство, мовознавство (документна лінгвістика), теорія і практика менеджменту, правознавство, історичне джерелознавство, технологія справочинства, інформатика, інформологія, теорія комунікацій, теорія науково-інформаційної діяльності, історія справочинства, дипломатика, неодипломатика, філігранологія (історія паперу), сфрагістика, палеографія, кодикологія тощо. «Зв’язки» означають спільність об’єкта дослідження (в деяких випадках), спільність проблематики, спільність методів тощо.

Як підсумок, можна сказати, що документознавство одночасно належить до різних циклів наук. Такий висновок С. Г. Кулешов робить стосовно управлінського документознавства, але він цілком правомірний щодо документознавства взагалі [31].

На сьогоднішній день існує два підходи до визначення сутності документознавства як наукової дисципліни.

Перший підхід базується на традиційних поглядах щодо документознавства як науки, що виникла в надрах радянського архівознавства і розвивалася впродовж 1960-1980-х років e СРСР. У цей період здійснювалися фундаментальні та прикладні дослідження з документознавства, головна увага в яких приділялася управлінській документації (серед її класів — організаційно-розпорядча, планова, звітно-статистична, фінансова, банківська тощо), а саме — створенню та функціонуванню її уніфікованих систем, розробленню уніфікованих форм документів, регулюванню процесів документообігу, опрацювання, зберігання управлінських службових документів в установі, користування ними. Основною сферою практичного впровадження вважалося діловодство (як загальне, так і спеціальне). Серед інших класів документації та видів документів об’ єктом дослідження епізодично ставали науково-технічна, картографічна документація, кінофотофонодокументи. Документознавчі дослідження значною мірою пов’язувалися з теорією діловодства, архівознавством та інформатикою (з останньою -здебільшого виходячи з проблем створення та обігу машинопрочитуваних службових документів).

Нині проблематику із зазначеного вище документознавства, яке можна назвати традиційним (інколи його називають адміністративним, спеціальним або класичним), розробляють науково-дослідні інститути документознавства та архівної справи в Російській Федерації, Білорусі, Україні. Об’єктами його дослідження залишаються документація (сукупність службових документів, об’єднаних за певною ознакою), а також сфери її створення та функціонування. Зважаючи на характер дослідницької проблематики, у структурі цього документознавства можна виокремити управлінське, науково-технічне, картографічне та інші його види, що досліджують окремі класи документації. Управлінське документознавство споріднене із такою галуззю знань та сферою практичної діяльності за кордоном як «керування документаційними процесами» (Records Management).

Другий підхід ґрунтується на ширшому трактуванні поняття «документ» порівняно з традиційним (документами вважаються не тільки елементи документації, а й публікації, видання), внаслідок чого відбиває більш загальні підходи до аналізу його характеристик. Витоками цього підходу вважають документаційну науку, що існувала впродовж 193G-195G-х років. Формування цієї версії документознавства активно розпочалося з початку 1990-х років і його провідниками стали представники таких наукових дисциплін як бібліотекознавство, бібліографознавство та книгознавство. Ними декларуються можливості реалізації зазначеного підходу також із позицій археографії, кодикології, журналістики, теорії комунікацій та інших дисциплін так званого документально-комунікаційного циклу. Дослідження у межах «нового» документознавства спрямовані на опрацювання питань теорії документа, вивчення закономірностей його генезису та еволюції, загальних для всіх наук проблем створення документів, їхнього функціонування, роботи з ними. Тобто існує певна сукупність знань, пов’ язана з характеристиками зовнішньої форми, змісту, функцій документа, проблемами його класифікування (типологія документів), закономірностями історичного розвитку й функціонування, а також універсальними технологіями роботи з документами. Цю сукупність знань називають загальним документознавством або документологією.

В контексті дослідження проблем підготовки документознавців для сфери державного управління суттєво важливим є виділення у загальній структурі підготовки фахівців, насамперед, напряму управлінського документознавства, до завдань якого входить обґрунтування сутності, структури і функцій управлінського документа та визначення закономірностей його функціонування у документній інфраструктурі суспільства, вивчення структури і документної бази управління, функціонування новітніх технологій створення і обігу управлінської документації. Зазначені процеси є елементами загальної системи інформаційного забезпечення державного управління, в межах якої мають бути сформовані професійні компетентності майбутніх фахівців. Слід зауважити, що поняття „інформаційне забезпечення державного управління” не унормоване у відповідних документах і може бути визначене шляхом аналізу і синтезу основних системоутворюючих понять, на які воно спирається – „інформаційне забезпечення” та „державне управління” у їх взаємозв’язку [58].

Архівознавство чітко налаштоване на практичну діяльність – майже все, що вивчається тут, так чи інакше застосовується на практиці в архівній справі та діловодстві. Практична складова визначає суть та зміст цієї науки, обумовлює її пізнавальну специфіку. На відміну від академічних дисциплін, таких, як математика або хімія, архівознавство не формує замкнутий комплекс специфічних знань, які б відрізняли його від інших наук.  Воно активно використовує будь-які наукові знання, що мають відношення до архівної справи, не лише суто архівознавчі, але й запозичені з інших дисциплін. Самі по собі ці знання дуже різнопланові й не можуть утворити єдину академічну науку, проте всі вони поєднані застосуванням в архівній справі й на основі цього принципу формують певну систему. Об’єднуючим фактором тут є не теорія, а практика. Тому можна сказати, що архівознавство це не наука в традиційному академічному розумінні, а система науково-практичних знань, яка вивчає історію, теорію і практику архівної справи. Проте архівознавство це не в якому разі не суто прикладна дисципліна. В ній є дуже змістовна науково обґрунтована теорія, але зміст її визначено перш за все архівною практикою.

Зрозуміло, що предметом вивчення в архівознавстві є архівна справа в усіх її проявах. Існування ж архівної справи не можливе без існування архівних документів, форм їх організації, установ, де вони зберігаються, а також людей, які працюють з цими документами. Тому можна сказати, що об’єктом безпосереднього вивчення в архівознавстві є архівні документи, архівні фонди й архівні установи, а також усі пов’язані з ними види практичної діяльності людини.

Слід зазначити, що архівознавство як галузь знань не є цілком тотожною навчальній дисципліні, що призначена для підготовки фахівців з архівної справи й документознавства. Архівознавча наука налаштована на практичну діяльність, але, як і будь-яка інша галузь науки, має певну тенденцію до фундаменталізму й тому вивчає переважно загальні або проблемні питання архівної справи, тобто те, що потребує глибокого наукового аналізу. Це, наприклад, історія архівної справи, теорія архівного фонду, методи експертизи документів, вдосконалення опису й обліку, створення довідкових систем, доступ до архівних матеріалів тощо. Навчальна ж дисципліна приділяє значну увагу також загальній повсякденній практиці архівної справи, яка меншою мірою цікавить науку. Найважливішим завданням навчальної дисципліни є підготовка фахівців до практичної роботи в архівах і до взаємодії з архівами в галузі обліку, зберігання та використання документів. Саме тому важливе місце у процесі навчання архівознавству посідає засвоєння практичних нормативних прийомів архівної справи, які не є проблемними для вчених.

Проте й вивчення теорії архівної справи не може бути осторонь навчальної дисципліни, бо без наукових основ практична робота не буде фаховою. Отже, по суті, навчальна дисципліна «архівознавство» включає дві складові – теоретичне архівознавство та практику архівної справи. Вони співвідносяться майже так само, як документознавство (теорія) й діловодство (практика), але вивчаються в рамках однієї дисципліни.

Таким чином, мета даної дисципліни – вивчити теоретичні основи архівознавства й підготувати майбутніх фахівців до професійної роботи в архівах, а також до взаємодії з архівами.

2.2. Теорія документознавства: вклад у розвиток інших галузей науки

Фундаментальні дослідження в документознавстві спрямовані на вивчення сутності документування, еволюції форми і змісту документа, його функцій в соціумі, соціокультурних, етнонаціональних, історичних особливостей документування, проблем сприйняття документа, вдосконалення семіотичних та семантичних засобів його вираження. Прикладні дослідження документознавства, за Н. Б. Зінов’євою, стосуються питань класифікування документів, їх індексування, реферування, створення пошукового образу документа, організації документообігу, відбору документів, їх збереження, пошуку тощо.

Зв’язки документознавства з іншими науками, на думку Н. Б. Зінов’євої, зумовлені, перш за все, походженням документознавчих концепцій, зокрема, з книгознавства, фондознавства, науково-інформаційної діяльності, бібліографознавства, науки про управлінську діяльність. Н. Б. Зінов’єва вважає, що документознавство становить «органічну єдність» з наукознавством, архівознавством, бібліотекознавством, книгознавством, бібліографією, інформатикою, патентознавством, справочинством тощо. Водночас з цими науками документознавство збігається лише у певних частинах, тобто перетинається з ними.

На думку Н. Б. Зінов’євої, документознавство є «методологічною платформою» бібліографії. Воно також «включає теоретичні розділи книгознавства до власної структури», але відмежовується від книгознавства як самостійна галузь знання. З іншого боку, від документознавства відокремлено як самостійні дисципліни патентознавство та технологія документаційного забезпечення управління (справочинство).

Складні взаємозв’язки, за думкою Н. Б. Зінов’євої, має документознавство з історичними науками: історичні документи є об’єктами дослідження історіографії, текстології, палеографії, філігранології, сфрагістики, археографії. До суміжних з документознавством наук вона відносить також «комплекс природничих дисциплін, що досліджують проблеми збереженості документів».

Перевагою концепції Н. Б. Зінов’євої є спроба визначити характер зв’язків документознавства з іншими науками, але вона недостатньо аргументована, не показано ставлення до інших концепцій.

Документознавство відноситься до циклу наук про суспільство, з багатьма з яких перебуває в тісному взаємозв’язку й взаємодії. Ця взаємодія проявляється в різних формах і відбувається на різних рівнях, насамперед на рівні об’єкта й предмета дослідження, понятійного апарата, методів дослідження.

Документознавство тісно пов’язане з історичною наукою. Як ми вже відзначали, об’єктом документознавства є документ в історичному розвитку. Поява тих або інших документів, не кажучи вже про системи документації, безпосередньо пов’язана з еволюцією суспільства, з певними її етапами. Тому функціонування документів і систем документації, складання комплексів документів неможливо зрозуміти без знання соціально-економічної, політичної історії, історії культури й т.д. З іншого боку, сама форма документа характеризується відносною самостійністю, наявністю власних закономірностей розвитку, які, у свою чергу, впливають на ті або інші сторони суспільного розвитку. Тому вивчення минулого припускає й знання генезису документних форм.

Документознавство об’єктивно сприяє формуванню джерельної бази історичних досліджень й у цій своїй якості тісно примикає до джерелознавства — однієї з найважливіших галузей історичної науки, що досліджує теорію, методику й техніку історичних джерел. Джерелознавці також вивчають форму документа, структуру й властивості документованої інформації в їхньому історичному розвитку. Діловодні документи в джерелознавстві звичайно виділяються в самостійний розділ.

На підставі близькості із джерелознавством документознавство звичайно відносять до класу історичних наук, включаючи його до складу так званих допоміжних і спеціальних історичних дисциплін, які розглядаються як субдисципліни джерелознавства. При цьому ряд авторів (А. И. Гуковський, С. М. Каштанів, Б. Г. Літвак, О. М. Медушевская, В. В. Фарсобін та ін.) фактично розміщають документознавство усередині дипломатики — допоміжної історичної дисципліни, що вивчає документи правового порядку. Інші дослідники, навпроти, пропонують розширити коло проблем документознавства, включивши в його склад такі допоміжні історичні дисципліни, як дипломатика, палеографія, метрологія, генеалогія. Причому й ті, і інші здебільшого фактично ставлять знак рівності між документознавством і діловодством.

Однак, незважаючи на тісний зв’язок документознавства із джерелознавством, між ними є істотні розходження, які спостерігаються:

• в об’єкті дослідження (джерелознавство вивчає, крім письмових документальних джерел, також й інші види й форми історичних джерел, зокрема, речовинні);
• з метою дослідження (джерелознавство вивчає документ із метою вироблення методів витягу необхідної інформації);
• у хронології (джерелознавство вивчає документи винятково в ретроспективному середовищі, а документознавство — також в оперативному й у перспективному середовищі).

Остання відмінність взагалі не дозволяє, на наш погляд, відносити документознавство до числа історичних дисциплін, як це роблять багато авторів, оскільки історична наука обмежена вивченням лише минулого людського суспільства.

Варто також помітити, що останнім часом виявилася тенденція до того, щоб саме джерелознавство вивести за рамки винятково історичної науки й розглядати як інтегруючу дисципліну в системі гуманітарних наук, як елемент історичної антропології, етнології, соціології, тобто всього гуманітарного знання. У результаті такого підходу закономірно виникає комплексна проблема феномена документа й, як наслідок, завдання розвитку нової дисципліни — феноменології документа.

Серед галузей науки і навчальних дисциплін гуманітарного циклу, роль і значення нині яких неухильно зростає, одне з чільних місць посідає архівознавство тобто система наукових знань про архіви, архівну справу, її історію, теорію і практику. Словом “архів” у Стародавній Греції називали будинки вищих урядових установ, де ухвалювалися і зберігалися важливі державні акти. В сучасній професійній лексиці поняття “архів” має два основних значення:

а) соціальна інституція (спеціалізована установа), що забезпечує потреби суспільства у ретроспективній документній інформації через архівні документи, організуючи їхнє зберігання та користування ними;

б) сукупність документів, сформованих внаслідок діяльності установ, підприємств, організацій, окремих осіб.

За Конституцією України (ст. 54), “культурна спадщина охороняється законом. Держава забезпечує збереження історичних пам’яток та інших об’єктів, що становлять культурну цінність, вживає заходів для повернення в Україну культурних цінностей народу, які знаходяться за її межами”Скарбниці документальної пам’яті нації — архіви — є інформаційними системами, в яких застосовуються інформаційні технології під час опрацювання, класифікації, використання документів. Водночас архіви є установами державного управління і багатьма своїми функціями тісно пов’язані зі сферами державного життя.

Все, що пов’язане з діяльністю архівів, їхніх органів управління, називають архівною справою, під якою розуміють галузь життєдіяльності суспільства, яка охоплює наукові, культурологічні, правові й техніко-економічні умови відбору, експертизи цінності, опрацювання, зберігання архівних документів та організацію користування ними. Знання про архіви, як і самі архіви, зародилися давно, але наукового характеру вони набули в країнах Західної Європи у 18 ст., в Росії та в Україні в 19 ст. На зламі 19-20 ст. виник термін “архівістика”. Спочатку його пов’язували з вивченням історії архівної справи, збиранням документів, а згодом до завдань архівістики почали відносити розроблення наукових основ організації роботи з документами, їхнього пошуку, відбору і зберігання. В 20-х роках поряд з поняттям “архівістика” дедалі частіше стали вживати термін “архівознавство”, який означав не лише прикладне, але й теоретико-методологічне призначення цієї галузі знань. Оскільки архівознавство сформувалося в рамках історичної науки і виділилося в окрему галузь у процесі диференціації наук, тривалий час його відносили до “допоміжних історичних дисциплін”, а починаючи з 70-х років — до спеціальних галузей історичної науки. З розширенням сфери діяльності архівів, збагаченням їхніх функцій і підвищенням ролі в державно-політичному, науково-культурному і духовному житті, архівознавство вийшло за межі галузі історичної науки і набуло статусу автономної наукової системи, тісно пов’язаної з історичною та іншими науками.

Архівознавство — це наукова система, яка вивчає історію, теорію і практику архівної справи, її правові та економічні засади, архівний менеджмент та інформаційні системи, принципи формування і використання архівного фонду, технологію зберігання та реставрації документів.

З цього означення архівознавства як наукової системи випливає його суть як навчальної дисципліни, що висвітлює й вивчає історію, теорію і практику архівної справи.

Як кожна наука і навчальна дисципліна, архівознавство має свій предмет, об’єкт і методи дослідження. Предметом архівознавства є тенденції та закономірності становлення й розвитку архівної справи, наукові принципи роботи з документами, експертизу їхньої цінності, класифікації, відбору для зберігання, технології опрацювання і організації користування документами. Теоретичне осмислення цих проблем, вироблення методик їхнього вирішення є головним завданням архівознавства [24].

Об’єктами архівознавства є система архівних установ, документальні ресурси на паперових та інших носіях, органи управління архівами, науково-дослідні заклади. Серед об’єктів архівознавства чільне місце займають комплекси архівних документів, фонди, фондів. Архівні документи відбирають, оцінюють, обліковують, описують, зберігають і використовують як інформаційний об’єкт. Об’єктом українського архівознавства є також архівна україніка, під якою розуміють документальну спадщину українського народу, що відклалася у вітчизняних і зарубіжних архівах, музеях та бібліотеках.

З пріоритетних об’єктів архівознавства випливає його основна функція — розробляти теорію і методику комплектування, обліку, зберігання документів та інформування про них.

За цілями й об’єктом вивчення документознавство тісно пов’язане з архівознавством. Їх поєднують загальне завдання — формування ефективного інформаційного середовища, єдиний об’єкт дослідження — документ, а також єдність способів організації, зберігання, пошуку інформації, вироблення принципів документоутворення. Разом з тим документознавство й архівознавство вивчають документ із двох протилежних сторін: архівознавство — з боку інформаційної цінності документа як історичного джерела з упором на комплекси документів, а не на окремі документи. Документознавство вивчає свій об’єкт із боку інформаційної й оперативної цінності, як носій інформації, що функціонує насамперед у сучасному соціальному середовищі.

Документознавство безпосередньо впливає на розвиток архівознавства, тому що чим якісніше документи, створені в діловодстві, тим успішнішою буде робота архівів зі зберігання й використання документних багатств.

Чимало спільного можна виявити також між документознавством і книгознавством. Їх зближають:

• інформаційна, соціальна сутність об’єктів дослідження — документа й книги; багато в чому однакові цілі й функції;
• папір як загальний матеріальний носій інформації
• лист як однаковий спосіб передачі інформації [17].

При цьому з розвитком комп’ютерних технологій відбувається подальше зближення документа й книги, які однаково можуть бути представлені в електронному варіанті. У той же час між документознавством і книгознавством існують і розходження, які полягають насамперед у тім, що книга — об’єкт книгознавства — призначена для тиражування, множинного відтворення інформації, тоді як документ унікальний.

Документознавство взаємозалежно із правознавством, насамперед з такими його галузями як конституційне, цивільне, адміністративне, трудове, підприємницьке право. У документознавстві широко використовуються досягнення правової науки: додання юридичної чинності документам, правові способи їхнього введення в дію, класифікація правових актів й ін. У сучасному законодавстві документація диференціюється за видами, значимістю, виділяються окремі системи документів. Одним з об’єктів документознавства є система організаційно-правової документації. Юристи у своїй повсякденній діяльності не можуть обійтися без знання основ документознавства, організації й технології документаційного забезпечення управління. Криміналісти досліджують природу документів, прийоми, способи навмисного перекручування документованої інформації й т.п. з метою розкриття й розслідування службових підробок.

Не можна не сказати й про зв’язок документознавства з економічними науками. Оптимізація діяльності служб документаційного забезпечення управління неможлива без визначення їхньої економічної ефективності, без всебічного аналізу використання фінансових і матеріальних ресурсів на створення й обробку документів, без складання відповідних методик, нормативів трудовитрат і т. д. У число систем документації, досліджуваних документознавством, входять і такі спеціальні системи, що безпосередньо відбивають економічну сферу життя й діяльності суспільства, як бухгалтерська, звітно-статистична, техніко-економічна, зовнішньоторговельна, банківська, фінансова.

Слід вказати і на принцип зв’язку архівознавства як наукової системи і навчальної дисципліни з практикою архівної справи. Він має першочергове значення для прикладних досліджень з організації архівної справи, її технологій, науково- довідкової роботи архівів. Неодмінною рисою таких досліджень повинно бути наукове обґрунтування практичних рекомендацій і пропозицій, спрямованих на вдосконалення роботи архівних установ, підвищення її ефективності. У тісному зв’язку з практикою слід проводити і дослідження з історії й теорії архівного будівництва. Історіософія позитивізму орієнтує на виявлення позитивного, прогресивного у процесах та явищах минулого, узагальнення кращого досвіду, винесення уроків з минулого, застереження від повторення помилок і негативних явищ.

Традиційно міцними є взаємозв’язок і взаємодія між документознавством і теорією управління, менеджментом, оскільки в документах знаходять безпосереднє відбиття й функції керування, і його організація. У цьому зв’язку В. С. Мінгалеєм навіть сформульований «найзагальніший закон документознавства», суть якого полягає в «відповідності змісту документації функціям управління». У свою чергу, раціональна організація роботи з документами сприяє вдосконалюванню управлінської діяльності, підвищенню її ефективності, оскільки практично всі працівники управлінського апарата зайняті роботою з документами, затрачаючи на це, за деяким даними, не менш 60% робочого часу.

Поява й успішний розвиток в останні роки нової наукової дисципліни — інформаційного менеджменту ще сильніше зблизило дослідження управлінських і документознавчих проблем, оскільки більша частина інформації фіксується в документах. Більше того, деякі автори (М. В. Ларін) у перспективі прогнозують об’єднання служб документаційного забезпечення управління й інформаційного менеджменту.

Документознавство випробовує також вплив таких прикладних дисциплін як соціологія управління, психологія управління й ділового спілкування.

У документознавсті досить широко використовуються досягнення прикладної лінгвістики, насамперед з метою уніфікації текстів документів, стандартизації мовних одиниць, а також у процесі редагування службових документів.

Особливо варто зупинитися на зв’язку документознавства з інформатикою. Стрімке нарощування інформаційних ресурсів, бурхливий розвиток комп’ютерних технологій й активне теоретичне осмислення інформаційних процесів у другій половині ХХ сторіччя не просто вплинули на характер і зміст документознавчих досліджень, але й привели до вибудовування документознавства в цикл наук про соціальну інформацію. У результаті документознавство виявилося самим тісним чином пов’язане з такими науковими дисциплінами, як соціальна інформатика, документалістика, обчислювальна техніка й програмування, інформаційна безпека й захист інформації й ін. Лише разом із цими науками документознавство має можливість на сучасному етапі ефективно вирішувати теоретичні й прикладні завдання, пов’язані з виробництвом, передачею, споживанням, зберіганням документованої інформації.

Оригінальну концепцію структури документознавства запропонував М. С. Слободяник. На його думку, документознавство — це «комплекс наукових дисциплін, орієнтованих на всебічне вивчення документа в широкому контексті, а також різноманітних утворень документів, що формують документну інфраструктуру суспільства». Доречним, на наш погляд, є зауваження С. Г. Кулешова: «що це за контекст?». Якщо він не визначений, можливо, про нього не треба згадувати?

У складі документознавства М. С. Слободяник виділяє, перш за все, документологію — «інтегруючу наукову дисципліну, що має відчутний метанауковий характер» «як для документознавчих дисциплін, так і для споріднених і суміжних наук, що також вивчають документ як одну із складових власного об’єкту (бібліотекознавства, бібліографознавства тощо)30». Документологія характеризується як наукова дисципліна, що складається з таких частин: 1) теорія документознавства, документа і документної інфраструктури суспільства; 2) історія документознавства і документа. До теоретичної частини належить, серед інших, проблема класифікації документів і аналізу виділених видів і типів документів.

Інші документознавчі дисципліни М. С. Слободяник називає спеціальними (вочевидь, документологія дорівнюється загальному документознавству). До них належать: теорія документальних комунікацій, теорія документних потоків, документне фондознавство, електронне документознавство, управлінське документознавство, теорія та історія діловодства. Як бачимо, одна частина цих дисциплін сформована відповідно до проблем, що вивчаються; друга частина — за видами документів. Чому саме ці дисципліни виділено серед спеціальних?

М. С. Слободяник вважає: «Важливою ознакою, за якою може формуватись самостійна документознавча наукова дисципліна, є функціональна орієнтація на задоволення специфічних потреб суспільства й особливості у відокремлених групах документів, що потребують індивідуалізованого дослідження». Але ця ознака стосується лише двох визначених тут документознавчих дисциплін. За якою ознакою виділяються інші — не сказано.

Крім головної ознаки, для відокремлення тієї чи іншої документознавчої дисципліни М. С. Слободяник вважає суттєвими такі якості, як «високий рівень їхньої автономності, можливість виходу з комплексу і включення до іншої системи наук», можливість «формувати власний предмет і встановлювати зв’язки з науками, що не входять до структури документознавства». Однак ці властивості дисциплін не можуть бути підставою їх об’єднання в комплекс документознавчих дисциплін, а лише підставою визначення їх самостійності. Інша річ — «наявність спільних теоретико-методичних засад, витоків та історії розвитку», що й зумовлює знаходження різних дисциплін у єдиному комплексі.

Не можна не погодитись із зауваженнями С. Г. Кулешова щодо невизначеної самостійності як наукових дисциплін теорії документальних комунікацій і теорії документних потоків; штучності об’єднання в «документне фондознавство» вчень про фонди бібліотек, архівів, діловодства тощо. Не викликають зауважень лише електронне документознавство та управлінське документознавство, хоча перше лише починає формуватися. Отже, склад комплексу документознавчих дисциплін ще потребує уточнення. Щодо місця документознавства серед інших наук у концепції М. С. Слободяника, слід відзначити, що він чітко визначає «фундаментальну щодо документознавства науку» — інформаціологію. На жаль, статус цієї науки на даний час залишається дискусійним (що справедливо зауважив і С. Г. Кулешов), отже, потрібні пояснення щодо її трактування. Серед «споріднених і суміжних наук» М. С. Слободяник називає тільки бібліотекознавство і бібліографознавство (супроводжуючи перелік невизначеним «тощо»). Стосунки з книгознавством теж не визначені, незважаючи на те, що книга, дійсно, є документом.

Деякі уточнення щодо змісту документології подано у наступних публікаціях Н. М. Кушнаренко і М. С. Слободяника з цього питання32. Документологія характеризується як фундаментальна наукова і навчальна дисципліна, яка суттєво відрізняється від традиційного (вочевидь, управлінського) документознавства. М. С. Слободяник вважає її «інтегрованою науковою дисципліною, що має відчутний метанауковий характер34»; відмічає «збагачення об’єкта науки за рахунок документної інфраструктури суспільства», що дозволяє вивчати «особливості документної діяльності у різних соціальних сферах та інституціях».

Але залишається не визначеним співвідношення документології з документознавством. Зокрема, М. С. Слободяник пише: «Важливим результатом розвитку документології буде трансформація документознавства у цілісну інтегровану науку, яка має яскраво виражений метанауковий характер і широку сферу практичного застосування». Чи замінить документологія сучасне документознавство, чи залишиться у його складі — не зрозуміло.

Як висновок розгляду різних існуючих на даний час концепцій документознавства можна стверджувати, що в кожній з них є, так би мовити, «раціональне зернятко». Концепція Н. М. Кушнаренко приваблює тим, що тлумачить документознавство як дуже широку галузь знання, у якій досліджується все, що стосується документа. Такий підхід логічно продовжує погляди Поля Отле, засновника науки під назвою «документація» (або «документологія»). Концепція С. Г. Кулешова відрізняється чіткістю щодо змісту і меж як загального, так і спеціального документознавства. Концепція М. С. Слободяника привертає увагу до особливих зв’язків документознавства з наукою про інформацію як більш фундаментальною. Разом з тим у кожній з наведених концепцій є слабкі місця, що викликають зауваження. Синтезу набутих знань поки що не відбулося.

Все сказане вище дозволяє запропонувати ще один погляд на місце документознавства в системі наук та його структуру. У чомусь цей погляд спирається на вже існуючі досягнення, але не обмежується ними і додає нові положення. Передусім, пропонуємо трохи змінити точку зору: йти не від внутрішньої структури документознавства, а від його місця серед суміжних галузей знання.

На наш погляд, весь комплекс дисциплін, що досліджують інформацію, можна об’єднати назвою «інформологія» (дослівно: наука про інформацію). Далі цей комплекс поділяється на такі частини, як теорія інформації, інформатика соціальна і інформатика прикладна (або комп’ютерна наука). Інформатика соціальна дорівнюється теорії соціальних комунікацій і може бути інакше названа ноокомунікологією. В межах останньої можна виділити теорію соціальної інформації і документологію як комплекс наук про документ, який розглядається як засіб передачі соціальної інформації. Особливе місце посідає наукова інформатика (наука про науково-інформаційну діяльність), яка належить до комплексу наук ноокомунікології (соціальної інформатики), але не є повністю відокремленою від документології, частково перетинається з нею.

У межах документології виділяємо такі комплексні науки, як теорія журналістики (наука про підготовку інформації), документознавство (наука про підготовку документа), архівознавство (наука про архівну справу), бібліологія або книгознавство (наука про книжкову справу). Таким чином документознавство розглядається як одна з документологічних наук, які, у свою чергу, відносяться до наук ноокомунікологічних та інформологічних.

Ця схема, як і будь-яка, що стосується уявлень про систему наукових знань, дуже спрощена, умовна. Серед різноманітних дисциплін, з якими має зв’язки документознавство, тут представлено тільки один зріз: науки інформологічні. Як відомо, саме цей цикл наук поки що не визначений достатньо чітко. Але генетичні зв’язки документознавства з цим циклом незаперечні.

Документологією називають саме цикл наук про документ, а не окрему наукову дисципліну. Можливо, в межах цього циклу ще повинна сформуватися «загальна теорія документології».

Безпосередньо документознавство пропонується поділяти на загальне (що стосується будь-яких документів) і спеціальне (що присвячується певним видам чи типам документів). У межах загального документознавства можна виділити такі часткові дисципліни: теорія документа (у тому числі його типологія та історія), теорія документних ресурсів, документна лінгвістика, документальні автоматизовані інформаційно-пошукові системи (у тому числі документографічні і повнотекстові), технологія збереження документів. У межах спеціального документознавства виділити: теорію документних потоків (що стосується опублікованих документів), управлінське документознавство, кінофотофонодокументознавство, електронне документознавство, картознавство, вчення про науково-технічну документацію, вчення про спецвиди документів. Цей перелік можуть доповнити музичне документознавство, образотворче документознавство, інші дисципліни, присвячені конкретним видам або типам документів.

Нагадуємо, що структура документознавства як науки не завжди рівнозначно відбивається в структурі комплексу навчальних дисциплін, які присвячені викладанню змісту документознавства. Деякі часткові наукові дисципліни (як загальні, так і спеціальні) вже сформувалися і визначилися як окремі навчальні дисципліни. Деякі існують як частини інших навчальних дисциплін або диференціюються на декілька навчальних дисциплін.

Документознавство у представленому тут вигляді аж ніяк не зазіхає на поглинання ним сфери наукових досліджень і навчальних дисциплін, які належать до теорії журналістики, архівознавства та бібліології, хоча, безумовно, спирається на їх дослідження і акумулює те, що відноситься безпосередньо до документознавства.

У сфері навчальної діяльності, під час підготовки фахівців з архівознавства, бібліотекознавства, видавничої справи, книжкової торгівлі тощо зміст документознавчих навчальних дисциплін може і повинен спеціалізуватися. Отже, навчальна дисципліна «Документознавство» (або комплекс навчальних дисциплін) повинна бути спеціалізованою відповідно до того, яким майбутнім спеціалістам вона викладається.

Такими є наші погляди на структуру документознавства і його місце серед суміжних наукових дисциплін. Сподіваємося, що нам вдалося інтегрувати позитивні моменти різних концепцій і, частково або повністю, зняти їхні негативні риси, що викликали зауваження.

Розділ ІІІ. Перспективні напрями розвитку діловодства й архівознавства та особливості їх інтеграції з документознавством

3.1. Вплив новітніх технологій на документування, організацію роботи з документами і необхідність теоретичного узагальнення практичного досвіду діловодства

Розвиток інформаційних технологій наприкінці XX ст. — на початку XXI ст. сприяв виникненню нових способів документування інформації за допомогою сучасних технічних пристроїв, що отримали поширення у всіх напрямах діяльності людства. Не є винятком і архівна справа, адже в процесі роботи з документами (формування, облік, збереження, використання тощо) застосовуються сучасні технологічні надбання. Удосконалення технологій, пов’язаних із процесами документування інформації та її обміну, є індустріальною константою. Отже, це призводить до виникнення нових форм джерел інформації — документів в електронній (цифровій) формі: службових електронних документів, документів особового походження з електронними носіями інформації, оцифрованих копій документів, цифрових аудіовізуальних документів, веб-сайтів, баз даних, які потенційно є джерелами формування Національного архівного фонду (далі — НАФ) і які, відповідно до Ст.Ст. 4-6. Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” (1993, № 3815-XII), повинні бути збережені та внесені до НАФ України на підставі експертизи їх цінності.

В Україні процес зберігання цифрової спадщини було розпочато прийняттям низки нормативно-правових документів, а саме: Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” (2003 р., № 851-ГУ), Закону України “Про електронний цифровий підпис” (2003 р., № 852-ГУ), “Порядку зберігання електронних документів в архівних установах” (наказ Державного комітету архівів України, 2005 р., № 49, зареєстровано у Міністерстві юстиції України в 2005 р., № 627/10907), Закону України “Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки” (2007 р., № 537-У). Законотворчий процес у цій царині триває. Він відбувається з урахуванням вітчизняних архівознавчих традицій та сучасних світових інформаційних технологій.

Слід зазначити, що документи в електронній формі мають таку ж саму цифрову природу, як і документи, отримані за результатом оцифрування традиційних документів. Терміном “цифровий” в архівній практиці, зазвичай, позначають документи, отримані за будь-якою технологією ретроспективної конверсії документів. Проте нині існують різні технології оцифрування традиційних документів, частина з яких може не мати традиційного застосування у вигляді сканування або фотографування документів із паперовими носіями інформації. А деякі технологічні рішення взагалі можуть вважатися унікальними. Зокрема, технологія оцифрування одного з найбільших у світі зібрань фонографічних записів єврейського музичного фольклору, що зберігається в Інституті рукопису Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського, була здійснена при використанні воскових фоноциліндрів Едісона. Зазначена технологія розроблена ще у 1998 р. Інститутом проблем регістрації інформації (ІПРІ) НАН України2: “Протягом трьох місяців, без додаткового фінансування, виключно “із любові до мистецтва”, співробітники застосували абсолютно унікальну методику перезапису”. Однак, наскільки б не відрізнялись технології оцифрування документів, нині результатом майже всіх таких технологій є комп’ютерний файл, що містить певний цифровий (двійковий) код, в якому будь-яка аналогова інформація за результатом її оцифрування перетворюється у цифрову.

В архівній справі оцифрування традиційних документів знайшло застосування переважно для створення фондів користування архівними документами, у тому числі для надання віддаленого доступу до них, наприклад, за допомогою мережі Інтернет або за допомогою он-лайн виставок. Подібні рішення вже частково реалізовано в українських архівах. Як зазначає російська дослідниця О. Олімпієва, нині можна говорити про те, що електронні публікації історичних джерел на сьогодні є не лише однією із важливих складових сучасної історичної науки, але й одним із важливих елементів розвитку усього світового культурного простору.

Проте архівна справа не єдина галузь застосування технологій оцифрування документів. Ця технологія широко застосовується, наприклад, у бібліотечній справі. Також оцифрування (сканування) службових паперових документів нині широко застосовується у діловодстві для його автоматизації, у тому числі на підприємствах, установах та організаціях, де впроваджено роботу з електронними документами (з використанням електронного цифрового підпису), але відсутні засоби обміну такими документами з іншими установами. Обмін документами між такими установами ведеться у традиційних формах, а для додавання вхідних паперових документів в інформаційну систему, зокрема систему електронного документообігу (далі — СЕД), їх сканують,  а почасти — розпізнають — створюють електронну копію, яку можливо редагувати.

На відміну від цифрових документів, “документами в електронній формі” називають документи, що були створені за допомогою технічних засобів, наприклад, комп’ютерної техніки. Виняток становлять аудіовізуальні документи, що створюються за допомогою цифрових фотоапаратів та відеокамер. Традиційно, за назвою цих пристроїв, такі документи називають “цифровими”. Однак зазначені пристрої отримали подібну назву невипадково. Незважаючи на те, що вони створюють аудіовізуальні документи, цей процес відбувається за технологіями оцифрування аналогової інформації. Тільки замість перетворення інформації, зафіксованої в документах, відбувається оцифрування аналогової інформації безпосередньо отриманою через оптичну систему цих пристроїв. Таким чином, цілком логічно називати нові джерела “електронними” або “цифровими” подібно електронним (цифровим) документам, підкреслюючи певною назвою технологію створення документа.

Слід зауважити: нині поряд із документами, що створені або за технологією оцифрування, або в електронній формі, створюються документи в електронній формі, до яких додаються (вставляються) цифрові документи — “електронно-цифрові”. Зазвичай у текстовий документ в електронній формі додаються цифрові аудіовізуальні документи. Найбільш поширена така технологія у справі створення документів для їх використання у комп’ютерних мережах, зокрема в Інтернет.

Збільшенню нових джерел, що утворюються за визначеними вище технологіями, сприяє проникнення у всі сфери життєдіяльності суспільства та діяльності нових технологій у формі нових доступних пристроїв та програмного забезпечення. Особлива увага приділяється мережевим технологіям, що забезпечують фізичну основу для здійснення швидкого обміну інформацією, практично на будь-якій відстані. Саме це впливає на розвиток суспільства, зміну відносин між людьми, їх діяльності, спілкування тощо. Тому зазначене має бути предметом дослідження спеціальних історичних дисциплін, і в першу чергу — джерелознавства. Також до особливостей нових джерел інформації, що повинна стати предметом дослідження джерелознавців, слід віднести можливість швидкого поширення документної інформації та відсутність різниці між примірниками документів в електронній формі. Так у Ст. 7 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” зазначено, що “У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа”6. Тобто будь-яка фізична копія такого документа може вважатися його оригіналом. Тут слід наголосити на різниці між копією електронною документа, що “засвідчується у порядку, встановленому законом”, та “фізичною його копією”, котра створюється або шляхом копіювання файлів, що складають електронний документ, або створення копії носія інформації з інформацією електронного документа.

Уважаємо за потрібне звернути увагу на механізм спрощення внесення змін до документів в електронній формі. З одного боку, це дозволяє зменшити час підготовки документів, особливо, коли над створенням одного документа працює група спеціалістів, а з іншого, — забезпечує можливість створення та розповсюдження редагованих версій оригіналу. Це є головною причиною створення в мережі Інтернет множини джерел, що містять несправжню інформацію, яка видається за справжню. Фактично такі джерела можуть бути спрямовані як засіб впливу на непідготовленого користувача з метою нав’язування йому певної інформації.

Джерел, доступ до яких надається через мережу Інтернет, стає все більше. Це зумовлено двома основними чинниками: поширенням інфраструктури мережі Інтернет, що дозволяє отримати дешеве або безкоштовне підключення до неї, практично, з будь-якого місця перебування її користувачів (покриття мережі постійно збільшується); доступністю безкоштовних та багатофункціональних програмних Інтернет-засобів для різноманітного доступу обміну інформацією; однак головним чинником слід визнати можливість швидкого поширення інформації серед великої аудиторії читачів (слухачів, спостерігачів) з усього світу. До найбільш популярних серед них нині належать засоби, що будуються на таких службах Інтернету, як WWW (всесвітнє павутиння), електрона пошта (e-mail), служба миттєвого обміну сповіщеннями (icq, Skype тощо), електронні форуми, блоги та щоденники (Facebook, Twiter, В-контакте тощо).

Найважливіше питання, на яке ще доведеться відповісти документознавцям та архівістам: “А є серед зазначених Інтернет-джерел ті, що містять документну інформацію?” Зауважимо, що дослідження джерел в Інтернеті все частіше зустрічається у фахових виданнях8 та є темами для обговорення на конференціях9 та семінарах: “В останні роки постає питання щодо типології історичної інформації, що зберігається в Інтернет”.

Фахівці найчастіше звертають свою увагу на нову форму електронно-цифрових джерел, зазначаючи у назві їх належність до мережі Інтернет. Тут необхідно зробити уточнення стосовно цього терміну. На нашу думку, він не завжди правильно визначає належність до джерела. Джерело, яке розміщується для віддаленого доступу до нього, може бути розміщено для обмеженого доступу в іншій мережі, наприклад, якоїсь установи — виключно для доступу до нього тільки співробітників цієї установи. Структура, зміст та технології, що використовуються для його зміни, надання до нього доступу та відтворення його інформації залишаться незмінними, однак часто його продовжують називати Інтернет-джерелом. Тобто слово “Інтернет” нині не лише вказує на місця розташування джерела — воно визначає ті технології, за допомогою яких створюється ці джерела, надається доступ до них та відбувається відтворення інформації. Ми вважаємо, що це є важливою особливістю таких електронно-цифрових джерел, як веб-сайти, листування за допомогою електронної пошти, електронних щоденників тощо.

Крім питання про наявність в таких джерелах значущої інформації, не менш важливим є підтвердження, що ця інформація є документною. Які саме інформаційні об’єкти можна визначити як документи. Згадаємо, що такі джерела як веб-сайти та електронні щоденники мають складну структуру, роботу з якою забезпечує технологія гіпертекстових посилань. Вона дозволяє швидко виконувати перехід між семантично зв’язаними частинами джерела шляхом вибору спеціальних елементів, що додаються у відповідні місця. Ці елементи можуть бути текстовими або графічними.

Найбільш складна справа з визначенням інформаційних об’єктів, що можуть бути визначені, як документи в електронній формі, коли вони створюються з використанням баз даних. Бази даних можуть використовуватися окремо, а також у складі веб-джерел. Спеціалісти та науковці зазвичай пропонують називати такі джерела “електронними інформаційними ресурсами”, виокремлюючи серед них веб-сайти та бази даних. Хоча все частіше веб-сайти створюються з використанням баз даних.

Бази даних широко використовуються для створення електронних форм традиційних видів документів: журналів реєстрації, реєстрів, кадастрів, каталогів, картотек тощо. Так, Закон України “Про Національну програму інформатизації” визначає “інформаційний ресурс” як “сукупність документів у інформаційних системах (бібліотеках, архівах, банках даних тощо)”. Тобто з цього випливає, що один інформаційний ресурс в електронній формі (електронний інформаційний ресурс), як окремий випадок, може бути визначений документом. Тому, якщо документи в електронній формі є електронним відповідником традиційних документів, то зазвичай не виникає труднощів у їх визначенні як документів.

Найбільш недослідженими на сьогодні залишаються питання, що стосуються статусу Інтернет-джерел. Навіть якщо такі джерела можна вважати документами, слід визначити, які з цих документів є об’єктом дослідження документознавства, а які слід віднести до бібліотекознавства. Якщо все ж Інтернет-джерела становлять об’єкт дослідження документознавства, а дослідження документознавців різних країн останнього часу свідчать, що такі інформаційні об’єкти все частіше стають об’єктами дослідження документознавців, які визнають їх документами, залишається невирішеним не менш складне питання: “Чи є серед таких документів такі, що можуть бути віднесені до Національного архівного фонду?”, — “підлягають зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника також як об’єкт рухомого майна”. Незважаючи на те, що у різних країнах світу національними архівами розпочато архівне зберігання веб-сайтів, питання залишається і досі відкритим. В Україні архівне зберігання веб-сайтів ведеться Центральним державним електронним архівом України у межах ініціативного документування у формі архівних колекцій веб-сайтів. Подібне зберігання веб-сайтів активно ведеться бібліотеками.

На нашу думку, для остаточного вирішення цього питання слід визначитися з двома питаннями. Які з електронних інформаційних ресурсів є документами, що є об’єктами дослідження документознавства та архівознавства? Які з цих документів, що є електронними інформаційними ресурсами, можуть бути віднесені до Національного архівного фонду? Вважаємо, що наблизитися до вирішення другого питання можна за допомогою узагальнюючих наукових досліджень із зазначенням експертизи цінності подібних документів.

Дослідження щодо вирішення питання експертизи цінності електронних інформаційних ресурсів уже розпочато. В Україні такі дослідження присвячені експертизі цінності веб-сайтів. Вочевидь, що це питання щільно пов’язано з дублюванням документної інформації — частково як у самих електронних інформаційних ресурсах, так і в документах з іншими носіями інформації. Тобто відповідь на це питання незабаром може бути знайдено. Якщо ресурс дублює інформацію, що задокументована у традиційних документах, то його не варто розглядати як інформаційний об’єкт, що може бути внесений до НАФ. Що стосується віднесення такого ресурсу до НАФ, то, на нашу думку, з цим можна погодитися. Однак слід зауважити: електронний інформаційний ресурс, що містить задокументовану інформацію, яка зберігається на паперових носіях, зазвичай створюється як ефективний інструмент для використання цієї інформації. Тому без додаткових досліджень щодо можливості використання цих властивостей електронних інформаційних ресурсів в архівній практиці, наприклад, як довідкового апарату для здійснення ефективного пошуку документної інформації, неможливо нині дати остаточну відповідь стосовно їх подальшого зберігання у державних архівах. Цікавою щодо цього є методика “оцінювання Інтернет-сторінок”, запропонована групою вчених із Вінницького національного технічного університету, для “очищення від інформаційного шуму, а також … видалення із ресурсу веб-сторінок з даними, що дублюються”.

Інтернет-джерела складаються з множини файлів, які часто називають “Інтернет-сторінками” або “веб-сторінками”. Крім того, такі  сторінки не є статичними інформаційними об’єктами, а формуються динамічно за допомогою Інтернет-технологій. Інформація для створення цих сторінок зберігається у базі даних, а для створення сторінок використовуються попередньо визначені електронні форми. Це дозволяє створювати різні електронні форми для підготовки різних сторінок веб-сайтів, частина інформації яких здебільшого повторюється. Тобто джерелом інформаціє тут є база даних, а веб-сторінки є частиною технології відтворення інформації з цього джерела. У зв’язку з цим можна запропонувати наступний підхід, що дозволить визначити веб-сайт як документ в електронній формі: зафіксувати на носієві на певний момент часу інформаційний об’єкт, котрий буде складатися з усіх його сторінок, які можна на той момент відтворити. Це дозволить отримати спрощену структуру веб-сайту, що буде містити всю інформацію джерела. Можливо, інформація у такому документі частково буде повторюватися, що не відповідає практиці діловодства. Однак (це можна вважати особливістю отриманих документів в електронній формі) дозволить у подальшому опрацьовувати веб-сайти як документи, незалежно від технологій генерації веб-сторінок із бази даних. Зважаючи на те, що подібні технології побудовані на основі різних систем керування базами даних, більшість з яких є комерційними, можливість позбавлення підтримки працездатності цих технологій дозволить заощадити значні фінансові та матеріальні ресурси для забезпечення їх відтворення у часі.

Що стосується не веб-орієнтованих технологій створення документів за допомогою баз даних та систем керування ними, то питання, який саме інформаційний об’єкт можна створити для спрощення подальшого його опрацювання, залишається відкритим.

Продовжуючи тему динамічності електронно-цифрових джерел, можна зазначити, що це питання залишається вже тривалий час одним із найбільш обговорюваних фахівцями з різних галузей знань (документознавство, архівознавство, бібліотекознавство, книгознавство тощо), об’єктом дослідження яких є документ. Якщо інформація у такому джерелі не зафіксована будь-якими засобами, що забезпечують її цілісність, наприклад, електронний (цифровий) підпис, дізнатися про будь-які зміни інформації у такому джерелі (зміну (редагування) інформації, її видалення або додавання нової) або самого джерела, наприклад, переміщення інформації в інше місце ресурсу, без додаткових засобів, що фіксують такі події, не можливо. На нашу думку, найбільш прийнятною є пропозиція фіксувати у певний момент часу стан таких джерел та у подальшому зберігати масив документів в електронній формі, що належать до одного електронного інформаційного ресурсу.

Основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів у реальному масштабі часу. Технологічними інструментами роботи з електронними документами мають бути сучасні електронно-обчислювальні засоби, ПК, встановлені на робочих місцях і з’єднані в єдину мережу. Якщо комп’ютерна мережа охоплюватиме всі робочі місця персоналу, який працює з документами (як у канцелярії, так і в інших структурних підрозділах організації), з’являється можливість використовувати її для переміщення документів і централізовано через канцелярію відслідковувати весь хід процесу роботи з ними. Впровадження електронної автоматизованої канцелярії означає комплексне використання сучасних технічних засобів, автоматизації процедур і функцій документаційного забезпечення управління, включаючи створення і обробку текстів, їх редагування, збереження і пошук, а також передачу документної інформації каналами електрозв’язку як всередині організації, так і за її межі. Сюди ж входить інформаційне обслуговування персоналу, використання засобів програмної підтримки процесів підготовки й прийняття рішень, розробка вивірених підходів до їх виконання й контролю [16, с 37].

Для першого етапу впровадження електронної канцелярії характерна орієнтація на автоматизацію часто повторюваних операцій, що виконуються персоналом органу діловодства.

Характерним прикладом таких операцій є документування. Підвищенню рівня культури документування можуть сприяти як спеціальні пристрої обробки текстів та організаційні програми, що дають можливість швидко створювати, виправляти і редагувати різні документи з зазначенням виправленого, так і використання певних шаблонів при підготовці текстів документів. Для створення нового тексту виконавець повинен заповнити електронну картку проекту документа, визначити найбільш вдалий текстовий шаблон, ввести короткий зміст тексту (після чого й активізується текстовий редактор з обраним шаблоном). У процесі роздрукування тексту кожна сторінка документа маркується штрих-кодом, який містить інформацію про вихідний номер, час і дату створення документа та порядковий номер сторінки [1, c. 56-57].

У процесі редагування, погодження чи затвердження проекту документа може створюватись нова версія з відповідним штрих-кодом, що дасть можливість повернутись у разі потреби до попередніх версій. Після реєстрації документа необхідна інформація з електронної його копії переноситься на реєстраційну контрольну картку.

На другому етапі розвитку автоматизованої канцелярії окремі організаційні пристрої з’єднуються за допомогою внутрішніх ліній зв’язку в єдину мережу. Це дає змогу здійснювати ряд додаткових функцій: автоматичний зв’язок між робочими місцями, спільну роботу над проектом документа чи його виконанням, автоматизований контроль за його рухом тощо.

Третій етап розвитку електронної канцелярії пов’язується зі створенням на основі комп’ютерної техніки автоматизованих робочих місць (АРМ), які за допомогою комунікаційних засобів об’єднані в єдину систему з доступом до всіх обчислювальних ресурсів установи, її баз даних, а також до зовнішніх джерел інформації. Це дає можливість значно прискорити інформаційний обмін між користувачами мережі та автоматизувати традиційні операції щодо управління документацією та іншою інформацією через канали зв’язку.

До основних компонентів програмного забезпечення електронної канцелярії відносяться текстові редактори (текстові процесори), що дозволяють розв’язати проблеми обробки тексту документа, та табличні процесори. Об’єднання систем локальної мережі та електронної пошти для обміну інформацією між користувачами ПК як всередині організації, так і в зовнішній мережі дає можливість реалізувати функцію інформаційного обміну, яка була властива лише системі телефонного і поштово-телеграфного зв’язку. Використання систем розробки баз даних (створення своєрідних електронних картотек обліку), а також застосування електронних таблиць дає змогу виконувати різноманітні, іноді дуже складні операції.

Таким чином, у роботі сучасної електронної канцелярії можна виділити такі основні види роботи з документами:

1. Робота з власне документами, точніше, з файлами документів на машинних носіях (введення, редагування тощо). Існує велика кількість програмних засобів, які дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні та інші документи.
2. Управління документами (document management). Передбачається, що кожний документ може характеризуватись складною сукупністю структурованих даних. Системи управління мають забезпечувати їх ефективне зберігання і обробку.
3. Пересилання документів (e-mail). Пересилання документів і супроводжувальної інформації для роботи з ними інших користувачів комп’ютерної мережі можуть забезпечувати як найпростіші системи електронної пошти, так і розвинуті організаційні системи, які дають змогу, наприклад, пов’язувати з документами специфічні набори реквізитів і маршрути руху.
4. Групова робота над документами (groupware). Група користувачів мережі може паралельно працювати над спільними документами, використовуючи певні системи, що забезпечують оперативне відслідковування всіх змін і версій.
5. Управління потоком робіт (workflow). Автоматизація складних багатокрокових алгоритмів роботи з документами в організації. Кожний тип документа при цьому може мати специфічні алгоритми обробки і маршрути руху.

Перелічені види робіт можуть здійснюватись за допомогою спеціалізованих пакетів. Одним з таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Всі програмні продукти цієї системи не тільки уніфікуються, а й інтегруються між собою, що дає змогу в межах вирішення ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від типу документа [14, c. 86-87].

Практичне впровадження електронної канцелярії має бути спрямоване на зміну стилю і методів роботи, перегляд і перерозподіл функцій персоналу органу діловодства, що сприяє підвищенню рівня культури документообігу при виконанні операцій документаційного забезпечення управління та зростанню продуктивності управлінської праці.

Використання комп’ютерної техніки в електронній канцелярії не виключає, а навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розроблених на основі новітніх досягнень електроніки, таких як: сканувальні пристрої, факс-модемні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайди-принтери та ін. [2, c. 68]

Головними завданнями, що передують безпосередньо формуванню інформаційних масивів архівної інформації, є:

а) визначення об’єктів та пріоритетів у комп’ютеризації технологічних процесів архівної справи в галузі управління, комплектування, обліку, використання, зберігання документів;

б) створення методичних засад єдиних принципів каталогізації та методики опису архівних фондів і документів для комп’ютеризації систем, стандартизація архівних описів відповідних об’єктів комп’ютеризації для переведення на електронний формат;

в) створення уніфікованої та стандартизованої термінології, єдиного термінологічного та лінгвістичного забезпечення співіснування різних інформаційних масивів, узгоджених систем класифікації документної інформації.

Ці процеси тісно пов’язані між собою методичними засадами.

Комп’ютеризація технологічних процесів архівної справи в галузі управління, комплектування, обліку, використання, зберігання документів має базуватися на підготовці типових науково-методичних, зокрема регламентуючих документів, які забезпечуються існуючими нормативно-інструктивними документами, що розроблялися архівною галуззю протягом усього періоду її існування. Переведення цього технологічного циклу архівної справи на машиночитані носії можна здійснювати як зверху, від Головархіву України, так і знизу — у кожному державному архіві відповідного рівня.

Комп’ютеризація організаційно-управлінських функцій Головархіву здійснюється за такими напрямами:

1. Централізоване управління архівною справою (відповідно до матеріального, фінансового, кадрового стану та структури системи) і створення локальних БД, не пов’язаних з інформаційними ресурсами архівної галузі. Це завдання може бути швидко й ефективно виконано, оскільки воно документаційно уніфіковане і не потребує складного програмного забезпечення.
2. Централізоване управління інформаційними ресурсами архівної галузі через комп’ютеризацію основних функцій Головархіву у галузі централізованого обліку ресурсів державних архівів та їх використання, а також Державний реєстр національного культурного надбання, який передбачає облік не лише державного, а й НАФ України. Це управління здійснюється на базі узагальненої інформації рівня паспорта архіву, центрального фондового каталогу, БД установ — джерел комплектування державних архівів НАФ України, зведених баз даних за складом документів, що підлягають зберіганню в державних архівах, та іншої зведеної інформації, яка буде необхідною для управлінських рішень постійного характеру. В цьому напрямі, як зазначалося, в Головархіві почалися роботи по створенню БД “ФК”.

Комп’ютеризація організаційно управлінських функцій центрального, обласного та районного масштабів здійснюється на рівні конкретного архіву і також у двох вказаних напрямках — комп’ютеризація технологічних процесів управління справою та управління інформацією з комплектування, обліку документів та зберігання інформаційного масиву архіву (створення страхового фонду та повнотекстових БД).

Комп’ютеризація системи НДА архівної установи є другим за організаційно- обліковим і найскладнішим завданням. Вона охоплює:

а) процеси створення системи НДА за складом та змістом фондів з урахуванням можливостей традиційних та комп’ютерних технологій, систем і БД різної документної інформації рівнів документів, справ, груп справ, фондів, груп фондів, залежності від доцільності та оперативних потреб архіву;

б) організацію науково-публікаційної та науково-інформаційної діяльності архіву, яка базується на інших методичних і технологічних засадах.

Найдоступнішим вирішенням є послідовне закладення до БД архівних описів каталогів на комп’ютерні носії та автоматичне створення за цими даними каталогу нових надходжень у комп’ютерному режимі, а також переведення існуючих каталогів ретроспективної інформації у базах, не повертаючись до фондів на картковому рівні.

Отже, об’єктом автоматизації є окремі технологічні процеси і НДА в управлінні архівною справою та інформацією. Вибір об’єкта супроводжується його описуванням для створення моделі даних. Такими об’єктами мають стати технологічні процеси, зокрема комплектування, облік та різні види НДА (описи, каталоги, покажчики), які технологічно пов’язані між собою.

Єдність політики інформатизації складається з необхідності уніфікації архівного опису різного рівня та проведення стандартизації технологічних процесів як на архівознавчому рівні, так і на рівні типологізації програмних рішень, створення єдиних для типових завдань програмно-технологічних комплексів і нових рішень, які були б сумісними, але вирішували б різні завдання відповідно до об’єктів інформації.

Моделі даних (форма опису) містять стандартизовану структуру опису архівної інформації, яка застосовується в усіх вертикальних та горизонтальних структурах архівної галузі та має стати обов’язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв’язок різних технологічних процесів і систем в архівній галузі України.

Найважливішим є стратегічне визначення головних і другорядних об’єктів інформатизації та державних пріоритетів під час реального створення систем, оскільки це вимагає різної організації науково-методичної та інформаційно-технологічної роботи. Умовно програму інформатизації архівної справи можна поділити на такі напрями:

1. Автоматизацію поточної технології в її повному циклі — від комплектування та обліку до створення електронних каталогів, БД та інформаційних систем за складом і змістом документів НАФ, що забезпечить замкнуте коло технології галузі від певного часового відтинка, наприклад, від 01.01.98 р. Послідовна єдність технологічного циклу забезпечить повну автоматизацію процесу експертизи, комплектування, обліку, НДА, створення страхового фонду копій на базі взаємопов’язаної системи в кожному архіві.
2. Автоматизацію ретроспективної інформації внутрішньо-фондового рівня, поставленої на облік в архівних установах та відображеної в системі НДА, що існує в традиційному режимі. Надзвичайно складний родовидовий та хронологічний склад документів як об’єктів потребує створення окремих стандартних археографічних структур опису для локальних БД, і цю роботу досі не вдається проводити системно. В Україні ще не має досвіду створення БД на архівні ретроспективні документи і обмежувалася лише БД на предметно-тематичну інформацію, яка застосовувалася на соціально-правових запитах.

Світова практика спирається на стратегію комп’ютеризації, зокрема процесу поточної технології та централізованого обліку верхнього рівня ретроспективної інформації — рівня архіву та фонду.

Найдоцільнішою на першому етапі є комп’ютеризація процесів комплектування та централізованого обліку як на рівні Головархіву, так і окремого архіву: облікова інформація рівня установ-джерел комплектування та рівня архівного фонду, розробки якої почато в архівній системі. Цей напрям може бути реалізований дальшою роботою над створенням системи “ФК” та формуванням БД “Джерела комплектування”.

Розгортання комп’ютеризації потребує розроблення відповідної стандартизованої архівної термінології та її використання в комп’ютерних системах. Важливим завданням є розробка предметних рубрик класифікаційних схем, що містять класифікацію за системою знань, адміністративно-політичним і територіальним поділом, географічних найменувань, персоналій, авторитетні бази даних (установ та імен). За цими рубриками буде здійснюватися загальний пошук документів. Лінгвістичне забезпечення базується на централізованому введенні загальногалузевих схем класифікації та архівних словників.

Важливим завданням є комп’ютеризація обліку та використання нетрадиційних носіїв інформації. Цей окремий ще не впроваджений в архівах напрям діяльності потребує науково-методичного, технологічного та організаційного вирішення архівної галузі в цілому [51].

Загальнонаціональний рівень формування інформаційного ресурсу з реалізацією зведеної облікової та науково-пошукової інформації, яка передбачає вихід за мережі державної архівної системи на рівень НАФ, є НАІС.

Інформаційно-технологічні аспекти впровадження автоматизованої технології передбачають вибір та пристосування до архівних завдань відповідного програмного забезпечення з орієнтацією на його дальший розвиток та підтримку, типізацію методів в проектних рішень під час впровадження ПЗ та побудові інформаційних систем і мережі відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою, а також постійну підтримку функціонування систем, захист інформації, оновлення обладнання та модифікації програмних рішень.

В сучасних умовах системного підходу до інформатизації архівної галузі принципового значення набуває типізація програмного забезпечення та основних технологічних рішень, що дозволить ефективно використовувати матеріальні ресурси та кадровий потенціал архівних установ, забезпечити сумісність національних, регіональних і локальних БД архівної системи на рівні горизонтальних та вертикальних зв’язків.

Вибір програмного забезпечення і технологічних рішень повинен спиратися на вивчення загального та специфічного в об’єктах комп’ютеризації та єдиної програми інформатизації галузі, створення типових технологічних модулів, передбачати виходи на світові бази даних, передусім в Інтернет.

Програму інформатизації галузі слід будувати з урахуванням матеріально- технічних можливостей галузі з метою поетапного розвитку комп’ютеризації. Розробка єдиного ПЗ і єдиних технологічних рішень національного й галузевого рівнів опису фондової інформації дозволить створити систему, яка виконуватиме не лише обліково- пошукові (тобто виконання внутрішньогалузевих потреб), а й науково-пошукові функції (тобто виконання соціальних потреб суспільства).

Важливим завданням є проблема сумісності існуючих БД та перспективних, вихід на бази даних країн Польщі, Чехії, Словаччини, Угорщини, Румунії, Росії, країн Балтії, Білорусі, Молдови та ін. країн з метою об’єднання ресурсів “україніки” в зарубіжних архівах, створення матеріальних баз даних, налагодження доступу до існуючих баз даних, копіювання матеріалів, що зберігаються в архівах, передусім в Росії, на компакт-дисках.

Отже, в умовах інформативного вибуху, що набув глобального характеру на зламі століть, своєрідної революції в комп’ютерних технологіях на одне з чільних місць архівістики висуваються проблеми інформатизації архівної справи. Інформатизація є важливим чинником входження архівної системи України у світовий інформаційний простір.

3.2. Взаємозв’язок керування документаційними процесами й архівів та формування основних концептів документознавства

Початково термін «документаційне забезпечення» означав: «1) документування будь-якої діяльності державних органів у будь-якій формі; 2) контроль за якістю і кількістю утворюваних документів; 3) спрощення процесів підготовки, зберігання і користування документами; 4) забезпечення зберігання і передачі на знищення чи постійне зберігання документів; 5) забезпечення функціонування технічних засобів, пов’язаних зі створенням, обробкою і зберіганням документів» [15, c. 40]. Як бачимо, за змістом документаційне забезпечення було дуже близьким до зарубіжного керування документаційними процесами (records management), що свідчить про дійсні намагання знайти еквівалент діловодству не тільки на рівні форми, але й семантичного наповнення. Час продемонстрував успішне входження цього терміну в словник наукової лексики, а ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закріпив синонімічність термінів «делопроизводство» і «документационное обеспечение управления», урівнявши їх у значенні і використанні.

Відсутні у вітчизняній практиці діловодства такі поняття, як “документаційна система” та “метадані”. За визначенням ISO 15489 “документаційна система” – це інформаційна система, яка включає службові документи, керує ними та забезпечує доступ до них у часі.

Компонентами системи виступають люди (як фахівці з документації, так і користувачі); процедури й процеси та комплекс нормативних документів, що їх регулюють (задокументована політика, інструкції, настанови); безпосередньо службові документи та програмне, апаратне й інше забезпечення, канцелярське приладдя. Широко вживаний у міжнародній практиці термін “метадані” означає дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними протягом певного часу.

Для сфери КД визначальним є поняття “підзвітності” або “відповідальності” (accountability). Це принцип, за яким окремі особи, установи та державні інституції відповідають за свої дії, та за яким від них можна вимагати пояснення їхніх дій. Для КД це означає обов’язковість фіксації певних дій кожної установи відповідно до законодавства, що регламентує її діяльність. Дотримання цього принципу означає створення відповідних службових документів та зберігання їх протягом строку, що забезпечує відповідність регламентувальним вимогам.

Специфічним для сфери КД є поняття “передавання”, що застосовують у двох значеннях: а) передавання службових документів як зміна права контролю й власності щодо них та відповідальності службових осіб стосовно дій з ними; б) передавання як фізичне переміщення службових документів з одного місця до іншого. Ці поняття доцільно унормувати у вітчизняній лексиці сфери створення та функціонування службових документів [27, c. 8].

Активізація досліджень у сфері документаційного забезпечення управління, формування ЄДСД сприяли потужному розвитку не лише діловодства, а й управлінського документознавства. Спроби по-новому витлумачити феномен документа на тлі автоматизації систем управління привернули увагу до інформації не лише в вузькому утилітарному значенні (як-от складання уніфікованих систем документації), але й загалом, тим самим опосередковано підтримавши розвій документологічних сюжетів. Характерно, що це безпосередньо й опосередковано вплинуло на розвиток книгознавства, бібліотекознавства, бібліографознавства. Саме у цьому фаховому колі відбувається розширення аргументації на користь підміни поняття «книга» іншим — «документ». Ця пропозиція стала породженням не лише розширення змісту документаційних фондів бібліотечних, архівних установ чи інших суб’єктів інформаційної діяльності, але й відмовою від вузького значення документа, акцентуацією уваги на інформації як найширшого його тлумачення.

У 1980-х рр. документознавцями було порушено питання про керування документацією. Воно постало з усвідомлення необхідності управління документаційними процесами так само, як і будь-якими іншими матеріальними ресурсами суспільства. Одне із перших визначень управління документацією у вітчизняній науці належить д. і. н. А. М. Соковій. Дослідниця витлумачила його як складно структуро-ваний процес, що полягає в «організації точного і повного документування діяльності підприємств, створення відповідних форм документів; впровадженні механізму контролю за обсягом і якістю створюваних документів із метою упередження появи непотрібних і надлишкових; забезпеченні якісного виконання усіх доручень і завдань, спрощенні діяльності кожної організації зі створення, накопичення і використання документальних форм; надійному зберіганні і вчасній ліквідації непотрібних документів; юридичному обґрунтуванні всіх аспектів управління документацією». Визначення змісту поняття А. М. Соковою майже не розходиться із сучасним його тлумаченням. Пізніше, затверджена наказом Головархіву СРСР «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (1991) [12], уперше у вітчизняній практиці зафіксувала визначення керування документацією як «організація роботи з документами» [12, с. 25], а документування роз’яснювалося як створення будь-яких документів у процесі реалізації будь-яких функцій установи [12, с. 26].

Найбільш примітною ознакою термінологічного визначення стало фактичне визнання універсальності терміну щодо сфери управління документаційними процесами. Це, в свою чергу, припускало входження всіх заходів, пов’язаних із документуванням, розповсюдженням, функціонуванням документів і їх зберіганням, у його значеннєві межі. Подібний підхід давно побутував за кордоном, із різними семантичними відтінками, залежно від історично сформованого терміну — records management (США), gestion des documents (Франція) чи SchriftgutverwaItung (Німеччина). Врешті-решт таке ставлення до управління документацією було підхоплено вітчизняною практикою, трансформувавши на концепційному рівні його у визначення -комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів. На тлі розроблення управління документацією аналізуються раціональні обґрунтування та виправдання функційного призначення канцелярій (управління справами, загальний відділ) як первинних ланок організації роботи з документами, обов’язків службовців, задіяних у керуванні документаційними процесами [13, c. 348-349].

Незважаючи на певні успіхи, досягнуті наприкінці 1980-х рр. — на початку 1990-х рр. у сфері управління документаційними процесами, А. М. Сокова критично оцінювала їх, зважаючи на суттєві, типові недоліки організації роботи з документами на рівні конкретних установ чи у державному масштабі. Цілком справедливою виглядала констатація інформаційної неузгодженості між окремими документальними системами, дублювання документних показників, відсутність нівелювання рівня уніфікованості документів, різні підходи розробників систем документації до рівня їх якості, наявність паралельних документопотоків, збільшення документообігу і т.д. Серйозним недоліком визнавалася відсутність «єдиного координаційного центра» управління документацією.

Процес установлення статусу службових документів для передачі їх на зберігання до архіву або вилучення для знищення можна пов’язати із класифікуванням напрямів діяльності, або автоматизувати як окрему функцію системи, що містить такі етапи:

а) визначення операції або напрямку діяльності, які документує службовий документ;

1. b) визначення місця операції (дії) та службових документів у відповідній категорії документів згідно з номенклатурою справ;
2. c) визначення строку зберігання та встановлення порядку дій із передачі службових документів до архіву або вилучення їх для знищення;

сі) документальне оформлення в документаційній системі строків зберігання та майбутні дії з передачі службових документів до архіву або вилучення їх для знищення;

е) визначення строку, до якого треба зберігати метадані про документи, передані до постачальника послуг зовнішнього зберігання або до архівів, або документи, які мають бути знищені.

Дуже важливим є вибір способу зберігання службових документів. Окрім фізичних умов зберігання, службових документів, що є особливо важливими, потрібно враховувати і вимоги до доступу та безпеки.

Вагомими чинниками, що впливають на вибір умов зберігання та можливих варіантів збереження, є:

1. a) обсяг та рівень зростання кількості службових документів;
2. b) користування документами;
3. c) вимоги, пов’язані з убезпеченням та характером інформації службових документів;
4. d) фізичні характеристики;
5. e) вимоги до пошуку з точки зору користування службовими документами; і) відносна вартість варіантів зберігання службових документів;
6. g) потреби доступу.

Відповідно для належного зберігання та захисту службових документів потрібно сховище, яке відповідає вимогам щодо зберігання документів. Для зберігання документів в електронній формі, тут використовуються додаткові засоби та стратегії зберігання.

Користування службовими документами та контроль за їхнім обігом і виконанням — це міра безпеки, яка гарантує, що з документами працюють лише користувачі з відповідними дозволами та повноваженнями.

Що ж стосується передавання службових документів до архіву або вилучення для знищування, приділяється велика увага тривалому зберіганню документів, що передбачає копіювання, конвертування та переміщування документів, а також, що стосується фізичного знищення документів та передавання прав контролю за службовими документами або власності на них [17, c. 140-141].

У сучасних умовах суттєво зростає роль документаційно-інформаційного забезпечення управлінських процесів, документального підтвердження прав громадян на соціальний захист та забезпечення права фізичних і юридичних осіб на доступ до інформації.

Ринкові відносини створили масовий сектор недержавного документотворення і документообігу, який зачіпає інтереси мільйонів громадян. Є потреба в захисті інтересів держави щодо документів, створених державними суб’єктами господарювання. Перетворення архівних документів на товар вимагає встановлення дійового державного контролю за станом їх збереженості. Чималу низку проблем створює поширення електронного документотворення та документообігу.

Проте сучасний стан архівної справи викликає глибоке занепокоєння, є вагомою підставою для вжиття кардинальних заходів.

Так, матеріально-технічна база державних архівних установ морально і фізично застаріла, не відповідає сучасним стандартам і потребам. Лише половина державних архівних установ забезпечено приміщеннями й обладнанням, які відповідають нормативним вимогам щодо зберігання документів та роботи з ними. Ще гіршим є становище в архівних підрозділах та службах діловодства підприємств, установ і організацій. Значно знизився статус цих структур, погіршилось їх матеріальне і кадрове забезпечення.

Не впроваджуються новітні інформаційно-комунікаційні технології. Реальною є загроза безповоротної втрати значного сегмента цінної інформації – електронних документів та інших ресурсів в електронному вигляді. Не в повній мірі реалізуються положення Закону України „Про електронні документи та електронний документообіг». Відповідно до положень вказаного Закону суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Проте, нажаль, в Україні зберігання електронних документів здійснюється на неналежному рівні.

Потребують також державної підтримки підготовка архівних кадрів і проведення наукових досліджень у галузі архівознавства, документознавства та інформатизації [22, c. 45-46].

Фактично відсутні єдині нормативно-правові вимоги до створення управлінської документації. Припинено ведення Державного класифікатора управлінської документації, у ньому не відображено зміни в номенклатурі видів документів, що відбулися в результаті економічного розвитку країни. В Україні чинні національні стандарти щодо застосування формуляра-зразка управлінського документа, вимог щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих систем документації. Однак, відповідно до Закону України «Про стандартизацію» стандарти застосовують на добровільних засадах, якщо інше не встановлено законодавством. Це спричинює не тільки різні підходи до створення управлінської документації, а й відсутність взаємозв’язку між уніфікованими формами документів, вимогами щодо їхнього застосування, які затверджуються різними центральними органами виконавчої влади. Тому, враховуючи міжнародний досвід провідних іноземних держав та практику його застосування Закон України „Про справочинство» має містити вимоги щодо дотримання норм державних стандартів на створення управлінської документації, ведення Державного класифікатора управлінської документації та врегулювання питання мови діловодства.

Розроблення національного аналога зробило можливим поширити досконалу методику, деталізувавши її згідно з вітчизняними традиціями організації діловодства. Свідомо дотримуючись положень нормативно-правових актів, що регулюють діловодство, а саме:

1) законів, що регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та справочинства;

2) документів міжвідомчого характеру і стандартів (ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять, ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок та ін.);

3) типових і примірних інструкцій із діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування;

4) нормативних документів, що упорядковують спеціальне діловодство, авторам модифікованої версії вдалося уникнути принципових відмінностей і суперечностей між ними й 180 15489-2001.

Творення національної версії 180 15489-2001 увиразнило поточні й перспективні проблеми керування документаційними процесами в Україні, зокрема, необхідність оновлення словника ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять», значення термінів; зміцнення позицій систем управління якістю загалом і у частковому випадку — керуванні документацією; підвищення рівня професійної підготовки учасників КДП; серйозне наукове студіювання теорії управлінського документознавства, архівознавства, інших споріднених і суміжних дисциплін [25, c.96-97].

Діяльність групи розробників супроводжувалася багаторазовим обговоренням у фаховій періодиці основоположних принципів створення адаптаційного варіанту, консультативних нарад, зборів на рівні Держкомархіву України, різномасштабних наукових конференціях. Керування документацією чи документаційними процесами потрапляє до переліку дисертаційних тем, і 2005 р. уперше у вітчизняній історіографії з’явилося спеціальне таке дослідження на здобуття наукового ступеня кандидата наук у виконанні одного із активних розробників національної версії 180 15489-2001 — І.Є. Антоненко [2]. Актуалізація зарубіжного досвіду і вивчення проблеми можливого його застосування зміцнюється за рахунок новітніх студій, проваджених ширшим колом дослідників, яскравими представниками якого є Д.Ю. Мєшков, В.В. Рудюк та ін. Позитивним моментом стало входження спочатку теми КДП у навчальні посібники за напрямом підготовки «Документознавство та інформаційна діяльність», а пізніше — введення спеціальних навчальних дисциплін із однойменною назвою у вищих навчальних закладах (наприклад, у Київському національному університеті культури і мистецтв, Державній академії керівних кадрів культури і мистецтв).

Визнання керування документаційними процесами галуззю управління вказує на усталеність значення документа як дієвого й важливого засобу не тільки комунікації, але й здійснення управлінських функцій соціальними інститутами. Коментуючи згадане вище визначення поняття «керування документаційними процесами», відзначимо ще кілька суттєвих моментів. По-перше, чітко окреслюється прагнення визначити сферу керування документа цінними процесами якнайширше — від моменту створення документа, і упродовж реалізації ним функційного призначення. По-друге, сам набір термінів третього розділу стандартів — класифікування, конвертування, знищування, передавання, індексування, переміщування, забезпечення збереженості, реєстрування, контроль — чітко вказує на основні процеси, проваджені з документами, що й наповнюють зміст цієї управлінської сфери [6, c. 82-83].

Окремим розділом у ДСТУ 4423:2005 визначаються основні положення політики установи (організації) у сфері керування документаційними процесами, а також обов’язки їх учасників. Прогресивний стратегічний підхід до документування діяльності установ як специфічної політики диктував означення її мети. Згідно з ДСТУ 4423:2005 метою політики установи в сфері КДП є «створення та керування автентичними, достовірними та придатними для користування службовими документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність в організації так довго, наскільки це потрібно» . Визнання політики відносною і змінною категорією передбачає можливість її трансформації, залежно від вимог до ділової діяльності установи, економічних, суспільно-політичних обставин тощо.

Провадження політики є категорією, залежною від персональних якостей її виконавців, службовців, задіяних у керуванні документаційними процесами, і тих, хто опосередковано впливає на їх протікання. Перелік обов’язків і повноважень, визначених ДСТУ 4423:2005, включає такі позиції:

1) керування всіма документаційними процесами, у т.ч. розробленням, реалізацією, веденням документаційних систем і їх операцій;

2) підтримування політики КДП в установі;

3) забезпечення доступу до достовірної, точної, чіткої інформації;

4) регулярна, повна звітність за документування діяльності установи;

5) постійне підвищення фахової кваліфікації.

Таким чином, особи, задіяні в реалізації політики КДП, виступають не лише її провідниками, зобов’язаними безперервно займатися підвищенням освітнього рівня, але й організаторами, гарантами достовірності, точності фіксації і розповсюдження документальної інформації.

Діагностований перелік обов’язків службовців КДП характеризується загальністю й достатньою для окреслення усіх напрямів керування документаційними процесами лаконічністю, яка породжує не невизначеність, а легкість сприйняття констатованих аналізованим документом норм.

Стандарт закріплює основні риси службового документа: автентичність, достовірність, цілісність, придатність для користування, що додатково увиразнюють його ідентифікаційні риси. Системний підхід до службової документації виявився й у викладі розробляння і впровадження документаційних систем як ланки КДП, ставленні до них як органічного взаємозалежного поєднання окремих одиниць, що забезпечують діяльність установи [3, c. 61-62].

Чільне місце у ДСТУ 4423:2005 відводиться унормуванню документаційних процесів і їх контролюванню. Визначання службових документів, що підлягають долучанню до документаційних систем, їх строків зберігання, власне, долучання службових документів до документаційних систем, реєстрування, класифікування, зберігання й обробляння, доступ, контролювання руху службових документів і користування ними, передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування називаються стандартом основними документаційними процесами, потребуючими чіткої регламентації.

Зміст, мета і цілі, принципи провадження кожного з них — такою є загальна схема представлення документаційних процесів, що дозволило стандартизувати основні положення їх реалізації, в чому й полягає призначення ДСТУ 4423:200543. Логічним завершенням унормування документаційних процесів є визначення процедури їх відстежування та здійснювання перевіряння їх відповідності політиці і вимогам установи, очікуваним результатам, рівня дієвості, ефективності, придатності систем документації, КДП, необхідності їх модифікації.

Основні положення ДСТУ 4423:2005 не обходять увагою й навчання службовців, до того ж різного рангу, задіяних у роботі зі службовими документами. У рамках розділу «Навчання» регламентується обов’язковість реалізації на рівні установи освітніх професійних програм, котрі відповідали б новітнім умовам побутування соціуму, належного задоволення його інформаційних потреб, розвитку відповідних соціальних інфраструктур.

Друга частина ДСТУ 4423:2005 містить, як і 180 15489:2001, настанови щодо провадження керування документаційними процесами та помірну й зручну для практичного застосування деталізацію основних положень стандарту. Не зупиняючись на їх розгляді, висловимо сумнів щодо необхідності їх докладнішої деталізації, за яку виступають окремі фахівці, пропонуючи розробити методичні рекомендації «грубих» обсягів. Очевидно, для цього існують інші нормативні документи, які регулюють питання КДП, а для практичного керівництва достатньо викладу основних засад їх реалізації.

Набуття чинності ДСТУ 4423:2005 стало прогресивним явищем упорядкування вітчизняних документаційних процесів, їх сумісності у випадку інтеграції у світові інформаційні процеси. Вважаємо, що впровадження національного модифікованого варіанту 180 15489-2001 стане першим кроком адаптації інших міжнародних стандартів, що стосуються керування документаційними процесами, поліпшення організації діловодства й архівної справи в Україні.

Таким чином, низка проблем, що виникає на сьогодні у сфері діловодства мають бути вирішені шляхом відображення відповідних вимог у спеціальному законі [10, c. 84-85].

Відповідно до стандарту ISO 15489 метою політики КД є створення та керування автентичними, достовірними та придатними для користування службовими документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність в установі так довго, наскільки це потрібно. Політика приймається вищим керівництвом установи і поширюється на всю установу. Політику регулярно переглядають для того, щоб вона відображала чинні вимоги до ділової діяльності. Норми, зафіксовані в політиці КД, обов’язково враховують під час впровадження програми КД в установі. З метою конкретизації персональної відповідальності за створення й включення службових документів до ДС установа визначає та фіксує у посадових інструкціях і подібних до них службових документах обов’язки й повноваження у сфері КД для всього персоналу установи, в тому числі службових осіб, що керують документацією, фахівців із суміжних інформаційних сфер, керівництва всіх рівнів, системних адміністраторів та всіх, для кого створення службових документів є частиною їхньої роботи. Специфічні обов’язки з керування та підготовки звітності за КД покладають на особу з відповідними повноваженнями в установі.

До архіву організації передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та щодо особового складу. їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

Підготовка справ для передавання до архіву включає перевірку правильності оформлення справ і документів кожної справи, перевірку правильності формування документів у справи та відповідність справ затвердженій номенклатурі. У разі виявлення будь-яких недоліків працівники структурних підрозділів зобов’язані їх усунути, а також вжити заходів до розшуку відсутніх справ.

Приймання кожної справи здійснюється працівником архіву організації у присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. У всіх примірниках опису справ робиться позначка про приймання кожної справи, і в кінці опису зазначаються цифрами та словами фактична кількість справ, номери відсутніх справ, дата приймання-передавання справ та підписи осіб, які здають і приймають справи. Доставляння справ до архіву здійснюється підрозділами-здавальниками [10, c. 86].

Національний архівний фонд України (НАФ України) — це сукупність архівних документів, які зберігаються в Україні або відповідно до міжнародних угод підлягають передаванню Україні, відображають історію духовного і матеріального життя Українського та інших народів, мають культурну цінність, є надбанням української нації, визнані такими відповідно до експертизи і зареєстровані в передбаченому законом порядку.

Передавання документів Національного архівного фонду на державне зберігання здійснюється щорічно після закінчення термінів їх зберігання в архіві організації згідно з графіком, затвердженим керівниками організації та відповідного державного архіву.

В організаціях з невеликим обсягом справ постійного зберігання, а також у громадських організаціях, що здійснюють діяльність у межах термінів скликання, передавання документів на державне зберігання може здійснюватися один раз на 3 — 5 років або після закінчення термінів скликання [11, c. 64].

Документи організацій передаються на державне зберігання у впорядкованому стані за описами, затвердженими в установленому порядку. Надходження документів оформлюється актом приймання-передавання, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до державного архіву, а другий залишається у справі фонду архіву організації.

Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ до державного архіву. Четвертий примірник опису разом з примірником акта залишається в архіві організації.

Випадки відсутності окремих справ застерігаються в акті приймання-передавання документів, а причини відсутності справ — у довідці, що додається до акта.

Разом із справами на державне зберігання передається історична довідка про організацію та її документи або доповнення до неї.

Державній реєстрації підлягають усі документи організації, віднесені експертизою цінності до складу Національного архівного фонду. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду здійснюється відповідним державним архівом сумарно за обліковими відомостями архіву організації, де зберігаються ці документи.

Після затвердження рішення ЕПК про віднесення документів організації до складу Національного архівного фонду відповідний державний архів оформляє на ці документи реєстраційне свідоцтво, яке видається організації-власнику документів разом із примірником затвердженого опису документів.

Питання видачі, переоформлення й анулювання реєстраційних свідоцтв регулюються Положенням про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 року № 853 [23, c. 115-117].

У сучасній інформаційній інфраструктурі України відбуваються суттєві зміни, зумовлені її інтеграцією до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних технологій, що також впливає на процеси підготовки службових документів та організацію діловодства в цілому. На часі постає завдання застосування у вітчизняному діловодстві міжнародних правил і методик.

З 1998 р. в Україні діє затверджена Президентом Стратегія інтеграції України до Європейського Союзу. Мета стратегії — забезпечити входження нашої держави до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового простору. Одним з основних напрямків інтеграційного процесу є адаптація законодавства України до законодавства ЄС1. У межах цієї стратегії також відбувається поступове прийняття в Україні європейських та міжнародних стандартів. Зокрема, згідно з Планом державної стандартизації на 2004 р. здійснюється розроблення Національного стандарту України «Інформація та документація. Керування документацією», модифікованого зі стандартом ISO 15489-1 «Information and documentation — Records management».

Осмислення суті архівної системи дає можливість засвоїти її особливості, співставити сильні й слабкі сторони, глибше вникнути в тенденції і перспективи розвитку архівної галузі, тобто суспільної сфери, безпосередньо пов’язаної із зберіганням історичної пам’яті народу, збиранням, зберіганням і використанням документально-інформаційних ресурсів країни. Діяльність цієї, як і інших, сфери суспільного життя регулюється законодавством і має правовий характер [16, c. 81].

За характером побудови і принципами функціонування існуючі в минулому і сучасні архівні системи з певною мірою умовності ділять на дві основні групи: централізовані, де управління архівною справою здійснюється єдиним державним органом на єдиних засадах, і децентралізовані. Однак у чистому вигляді такі системи майже не зустрічаються. Найпоширенішими є мішані системи з елементами централізму і децентралізму, міру співвідношення між якими визначають у кожному конкретному випадку.

Отже, провідною тенденцією розвитку сучасних архівних систем є їхня децентралізація, демократизація архівної справи, що відповідає процесам світової інтеграції, розвиткові комунікацій та міжконтинентальних інформаційних систем. Нині можна говорити про формування світової архівної системи, яка охоплює архівні системи різних країн світу, насамперед 190 країн – членів ООН. У 1948 р. з ініціативи ЮНЕСКО для встановлення і зміцнення зв’язків між архівістами всіх країн було створено Міжнародну Раду Архівів (МРА), а 1979 р. розроблено програму управління архівами і документами (КАМР). У світовій архівній системі окреслюються споріднені архівні системи регіонів, зокрема країн – членів ЄЕС, країн – членів Ради Європи, де налагоджується співробітництво архівістів, досягається певна уніфікація організації архівної справи. Зі вступом України до Ради Європи її архівна система інтегрується в європейську і світову системи. В цьому Україна керується досвідом своєї участі в МРА, у міжнародних конференціях архівістів.

Архівна система України, як і будь-якої іншої країни, складалася історично. Як зазначалося в попередньому розділі, архівна справа в Україні має давню традицію і своїми витоками пов’язана з княжою добою Київської Русі та Галицько-Волинської держави. Бережливе ставлення до документів знайшло дальше втілення в Метриках (архівах) Литовській та Коронній 15-16 ст.

Мережа архівних установ – це структурна основа архівної галузі, до якої входять архіви, архівні підрозділи міністерств, відомств, підприємств, організацій та громадських об’єднань, що здійснюють постійне чи тимчасове зберігання документів. До установ галузі належать і органи управління архівною справою, науково-дослідні інституції, спеціалізовані бібліотеки, професійно-освітні центри, видавництва тощо. Мережа архівних установ у їхніх вертикально-горизонтальних зв’язках разом з органами управління та іншими структурами галузі складають систему архівних установ. Згідно зі ст. 6 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” в нашій державі функціонує досить струнка система архівних установ. Провідне місце в ній займають центральні державні архіви, що комплектують, зберігають і забезпечують користування документами тієї частини НАФ, яка становить державну власність та найбільшу історичну цінність. Перед тим, як дати їм стислу характеристику, необхідно підкреслити, що державні архіви класифікують на центральні та місцеві (обласні, міські, районні). Залежно від характеру зберігання документів їх поділяють на: а) архіви для постійного зберігання документів (центральні та місцеві); б) архіви для тимчасового зберігання документів (тобто ті, що після закінчення встановленого терміну зберігання документів передають їх у профільні архіви чи знищують згідно встановлених правил).

Важливе місце в системі архівних установ належить галузевим державним архівам, що забезпечують облік та зберігання науково-технічних, геологічних, метеорологічних, картографічних та інших спеціальних видів архівних документів, які потребують особливих умов зберігання та використання. Статус державних галузевих архівів дістали архіви Міністерства оборони України, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, Державного комітету України по гідрометеорології, Державного картографо-геодезичного фонду України, документи яких мають певну специфіку.

Стаття 10 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” присвячена державним архівним установам Автономної Республіки Крим, які віднесено до місцевих державних архівів. Такий статус мають державні архіви областей та їхні філіали, міські державні архіви та архівні відділи районних державних адміністрацій. Головна функція їх полягає в зберіганні архівних документів місцевого походження та в наданні необхідної архівної інформації установам і громадянам.

Окрему групу в системі архівних установ України становлять архівні підрозділи самоврядних наукових установ, державних музеїв, бібліотек. Серед них Архів Національної академії наук України, відділи рукописів окремих музеїв, Інститут рукопису Національної бібліотеки України імені В.І.Вернадського та ін.

Найчисленнішою групою архівних установ є архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ і організацій. Їх особливість полягає в тому, що вони комплектують документи для тимчасового зберігання, які використовуються в службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян. Після завершення термінів тимчасового зберігання документи, що за своєю цінністю входять до НАФ, передають на постійне зберігання до центральних, галузевих або місцевих державних архівів, у т.ч. кінофотофонодокументи.

Систему архівних установ представляють також архіви та архівні підрозділи об’єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності. Чисельність архівних установ, заснованих на недержавних формах власності, неухильно зростає в міру здійснення економічних реформ, розвитку приватного підприємництва, утворення нових громадських об’єднань, політичних партій.

Важливою ланкою системи архівних установ є Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, на який покладено завдання розроблення теорії архівного будівництва, історії та практики архівної справи, узагальнення та поширення передового вітчизняного і зарубіжного досвіду, новітніх архівних технологій, документознавчих проблем [9, c. 120-122].

ВИСНОВКИ

Загалом напрями і форми взаємодії архівознавства з іншими науками не обмежується окресленими групами. Історія розвитку архівної науки засвідчує, що їй притаманні тенденції як диференціації та спеціалізації, так і міждисциплінарного синтезу знань, взаємопроникнення та інтеграції з іншими науками. Остання особливо яскраво виражена в сучасних умовах формування глобального інформаційного суспільства та суспільства знань. Як комплексна наука архівознавство використовує результати теоретичних і методичних здобутків природничих та технічних наук у питаннях розроблення технологій зберігання та забезпечення збереженості архівних документів, їх реставрації, оцифрування, економічних проблем діяльності архівних установ, технологічного оснащення приміщень для архівів тощо.

У свою чергу здобутки архівознавства дедалі частіше стають надбанням інших наук, що засвідчує його роль і значення в гуманітаристиці та розвитку нових галузей знань.

Керування документацією розглядається у контексті інтенсивного використання інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері. Якщо діловодство створює та підтримує науково-технологічні основи управління, то керування документацією в межах установи виконує функції менеджменту. У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів. Під «створенням документів» розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку (згідно з практичними потребами діяльності установи), окреслення функційного призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформаційних технологій.

Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один «життєвий» цикл документів, який так само є об’єктом пізнання керування документацією. Передання документів в архів, що є процесом, передбачає наявність важливих складових елементів — формування переліку документів зі строками зберігання, їх експертизу, ідентифікацію й опис. Керування архівами розуміється як проектування та будівництво спеціалізованих споруд з архівосховищами, удосконалення методів консервації та реставрації документів, систематизації й описування архівних фондів, доступу по документів, розроблення довідкового апарату.

Загалом нині КД стало складовою інформаційного менеджменту і означає підхід до організації роботи зі службовими документами як до найважливішої частини загального інформаційного ресурсу установи з використанням новітніх інформаційних технологій відповідно до вимог чинного законодавства.

Аналіз теоретичних засад організації КД в установі, розроблених зарубіжними архівознавцями та документознавцями, свідчить, що їх основу складають формальні управлінські моделі загального менеджменту, тобто обов’язковим є розроблення та впровадження політики та програми КД, регулярне навчання персоналу та контроль.

Вивчення форм і методів організації функціонування службових документів дає підстави для висновку про подібність основних процесів роботи з документами в Україні та країнах, чий досвід було досліджено. Основна відмінність полягає у більшій регламентації цих процесів в Україні, що є позитивним в умовах забезпечених сучасними інформаційними технологіями змін процесів створення, отримання та використання документованої інформації. З іншого боку, архівістами та фахівцями у сфері інформації та документації США та Великої Британії напрацьовано значний досвід організації створення та функціонування службових документів у межах інформаційного менеджменту, використання документації як інформаційного ресурсу, досягнуто достатньо високий технологічний рівень роботи з електронними документами та нагромаджено досвід нормативно-методичного забезпечення їх функціонування.

Розвиток КДП показує, що вирішення проблем організації роботи з документами набуло міжнародного характеру і стало складовою модерного інформаційного суспільства. Пошуки законодавчого, науково-методичного, нормативного забезпечення функціонування сучасних документів потребує спільних зусиль фахівців різних країн.

Розбудова нормативно-правової та методичної бази організації діловодства в незалежній Україні, гармонізація її з міжнародними нормативними документами  з керування документацією, впровадження комп’ютерного діловодства та перспективи реалізації електронного документообігу у вітчизняних установах, започаткування всезбільшуваної вузівської підготовки документознавців, дослідження інформаційного середовища в установі тощо зумовлюють необхідність розглядати ці процеси комплексно в контексті формування національної культури діловодства як чинника підвищення ефективності функціонування установи.

Пріоритетними напрямами можливого використання світового досвіду з КД у практиці служб діловодства та архівних установ України з огляду на інтеграцію країни до світового інформаційного простору є такі заходи:

– гармонізація вітчизняної терміносистеми, що використовується у сфері створення та функціонування службових документів, з міжнародними нормативними документами;

– застосування на постійній основі методів загального та інформаційного менеджменту щодо організації роботи зі службовими документами в установах;

– розроблення та прийняття загальнонаціонального нормативно-правового акта з питань організації роботи зі службовими документами, який би визначав засади державної політики в цій сфері, відповідальність за документування діяльності в установах всіх форм власності, уможливив би уніфікацію вимог до програмних, технологічних та технічних засобів, що застосовують в процесах електронного документування та документообігу;

– прийняття та впровадження національного стандарту, гармонізованого з міжнародним стандартом ISO 15489 “Інформація та документація – Керування документацією”, що сприятиме поширенню прогресивного практичного досвіду в Україні та ознайомленню вітчизняних фахівців з новими ідеями та напрямками роботи зі службовими документами;

– впровадження методики проведення наукових досліджень у сфері КД, запропонованої австралійськими архівістами;

– застосування системного підходу до організації роботи зі службовими документами, який передбачає співпрацю (кооперацію) документознавців, фахівців архівної справи та інформаційних технологій;

– вивчення досвіду застосування нових організаційних рішень у роботі зі службовими документами (зокрема, аутсорсінгу) для можливого впровадження у вітчизняну практику;

– застосування результатів теоретичних та практичних досліджень зарубіжних фахівців для збагачення вітчизняної теорії діловодства, для методичного забезпечення електронного діловодства в установах України; а також під час розроблення навчальних курсів з управлінського документознавства, програм курсів підвищення кваліфікації практичних працівників (наприклад, виходячи з досвіду використання австралійської методики розроблення та впровадження ДС “DIRКS” в європейській навчальній програмі з керування електронними документами);

– державна підтримка участі українських документознавців та архівістів у вирішенні на міжнародному рівні теоретичних і практичних проблем функціонування й збереження службових документів в умовах інформаційного суспільства.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Антоненко І.Є. Керування документацією за кордоном: історія, законодавство, теоретичні основи  та технології: автореф. дис. … канд. іст. наук: 07.00.10 / І.Є.Антоненко. –К., 2005. –20 с.
2. Асєєв, Г. Документознавство в інформаційній індустрії / Г. Асєєв // Вісник Книжкової палати. — 2013. — № 6. — С. 24-27
3. Бездрабко В.В. Флагман фахової вітчизняної періодики з документознавства [Текст] / В. В. Бездрабко  (Введено зміст) // Вісник державної академії керівних кадрів культури і мистецтв. — 2008. — № 3. —  С. 83-88
4. Бездрабко В. Образи модерної документознавчої науки і дидактики / В. Бездрабко // Вісник Книжкової палати. — 2008. — № 1. — С. 11 — 13
5. Бездрабко В.В. Від діловодства до керування документаційними процесами: із досвіду термінологічних означень та розрізнених значень /В.В.Бездрабко // Термінологія документознавства та суміжних галузейзнань: зб. наук. пр. –К., 2009. –Вип. 3. –С. 13-23.
6. Бездрабко В.В. Документознавтво в Україні: інституціоналізація та сучасний розвиток: монографія / В.В.Бездрабко;Київ. нац. ун-т ім.Т.Шевченка. –К.: Четверта хвиля, 2009. –720 с.
7. Бездрабко В.В. Історія науки про документ, або відкриття відомого: монографія / В.В.Бездрабко. –К.: Четверта хвиля, 2011. –295 с.
8. Бездрабко В.В. Становлення і розвиток документознавства в Україні (друга половина ХХ –початок ХХІ століття): автореф. дис. … д-ра іст. наук: 27.00.02 / В.В.Бездрабко: Нац. б-ка України ім. В.І.Вернадського НАН України. –К., 2010. –36 с.
9. Бездрабко В.В. Сучасне документознавство в Україні: концепції, перспективи розвитку / В.В. Бездрабко // Український історичний журнал. — 2008. — № 6. —  С. 165-183
10. Гайсинюк Н.А. Педагогічні засади підготовки документознавців в умовах інформатизації суспільства: автореф. дис. … канд. пед. наук: 07.00.08 / Н.А.Гайсинюк; Київ. нац. ун-т культури і мистецтв. –К., 2003.–23 с.
11. Гаранін, О. Архіви незалежної України: місце і роль в утвердженні історичної правди (до 20-річчя заснування Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства) / О. Гаранін, В. Юрченко // Наука і суспільство. — 2014. — № 5/6. — С. 44-47
12. Геращенко М. Вагоме надбання вітчизняного документознавства [Текст] / М. Геращенко, Т. Новальська // Бібліотечна планета. — 2008. — № 1.- С.38
13. Добровольська В. Теоретико-методологічні засади дослідження комунікаційного середовища документознавства / В. Добровольська // Бібліотечний вісник. — 2014. — № 1. — С. 26-31
14. Добровольська В.В. Керування документацією в органах управління культурою України: соціально-комунукаційний аспект: автореф. … канд. наук із соціальних комунікацій/ В.В. Добровольська. –К.: НАКККіМ, 2012. –16 с.
15. Добровольська, Л. Документознавство: словник-довідник термінів і понять [Текст] / Л. Добровольська // Вісник Книжкової палати. — 2012. — № 2. — С. 19
16. Дубровіна Л. Книгознавство та документознавство: нові пріоритети розвитку в інформаційному просторі [Текст] / Л. Дубровіна, Г. Ковальчук // Бібліотечний вісник. — 2010. — № 6. — С. 62-64
17. Дубровіна Л.А. Методологічні засади історичних досліджень в бібліотекознавстві та документознавстві: базові принципи і поняття [Текст] / Л.А. Дубровіна // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. — 2005. — № 1. — С. 22-29
18. Зиновьева Н. Б. Документоведение: Учеб.-метод. пособие. — М.: ИПО Профиздат, 2001. — 208 с. — (Сер. «Соврем. б-ка»; Вып. 17).
19. Кириленко О. Загальне документознавство як синергетична наука про документ / О. Кириленко // Вісник Книжкової палати. — 2008. — № 2. — С. 4 — 5
20. Кобець, Л. Сучасна україністика: наукові парадигми мови, літератури та документознавства [Текст] : Всеукраїнська конференція в НАУ / Л. Кобець // Дивослово. — 2009. — № 12 . — С. 60
21. Ковтанюк Ю.С. Основні  завдання  електронного  документознавства  в  Україні  /Ю.С.Ковтанюк  // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики:матеріали Міжнародної науково-практичної конференції, 17-19 травня 2011 р. –К., 2011. –С. 8-10.
22. Костенко М. Важливий крок у розвитку спеціального документознавства [Текст] / Марина Костенко // Вісник Книжкової палати. — 2011. — № 7. — С. 11-13
23. Крулькевич М.І. Про підготовку магістрів зі спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність» [Текст] / М.І. Крулькевич // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. — 2005. — № 3. — С. 43-45
24. Кудлай В.О. Документаційне забезпечення системи управління якістю на промисловому підприємстві: автореф. … дис. канд. істор. наук/В.О. Кудлай. –К.: НАКККіМ, 2012. –20 с.
25. Кулешов С.Г. З  історії  документознавствав  Україні  /  С.Г  Кулешов  //Студії  з  арх.  справи  та документознавства. –2008. –Т.16. –С. 73-84.
26. Кулешов С. Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / УДНДІАСД; Держ. акад. керів. кадрів культури і мистецтв. — К., 2000. — С. 39-42; Слободяник М. Структура сучасного документознавства // Вісн. Кн. палати. — 2003. — № 4. — С. 18.
27. Кулешов С. Новий погляд на структуру документознавства // Вісн. Кн. палати. — 2003. — № 10. — С. 26.
28. Кулешов С. Новий погляд на структуру документознавства [Текст] / С. Кулешов // Вісник Книжкової палати. — 2003. — № 10.- С.24-27
29. Кулешов С. Нотатки щодо однієї статті з документознавства [Текст] / Кулешов С. // Вісник Книжкової палати. — 2005. — № 10. — С. 35 — 38
30. Кулешов С. Чи входить книгознавство у документознавство?(до проблеми структуризації сучасного документознавства) [Текст] / С.Кулешов // Бібліотечний вісник. — 1999. — № 5. — С. 10-17
31. Кулешов С.Г. Проект концепції розвитку  документознавства  в Україні  (матеріал  до  обговорення)/ С.Г.Кулешов // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство: міжвідом. зб. наук.пр. –К., 2007. –Вип. 9. –С.80-100.
32. Кулешов С.Г. Документальні джерела наукової інформації: поняття, типологія, історія, типологічні схеми / С.Г.Кулешов;Укр. акад. інформатики.–К.: УкрІНТЕІ, 1995. –190 с.
33. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи /С.Г.Кулешов. –К., 2000. –162 с.
34. Кулешов С.Г. Документологія як навчальний курс та наукова дисципліна / С.Г.Кулешов // Студії з арх. справи та документознавства. –2006. –Т.14. –С. 58-61
35. Кулешов С.Г. Міжнародна наукова конференція «Сучасний стан та перспективи розвитку документознавства» [Текст] / С.Г. Кулешов // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. — 2005. — № 2. — С. 59-69
36. Кулешов С.Г. Типологія наукових документів: історія та сучасний стан: автореф. дис. … д-ра іст. наук: 07.00.08 / С.Г.Кулешов ;Нац. б-ка України ім. В.І.Вернадського. –К., 1997. –47 с.
37. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. для вищ. навч. закл. культури і мист. / С.Г.Кулешов. –К., 2003. –58 с.
38. Кушнаренко Н.М. Формування системи  загальних  та  часткових  законів документології  як  наукової дисципліни / Н.М.Кушнаренко // Вісн. Харк. держ. акад. культури:зб. наук. пр. –Х., 2007. –Вип. 21. –С. 101-108.
39. Кушнаренко Н. Вагомий внесок у розвиток документознавства : рецензія / Н. Кушнаренко // Бібліотечний вісник. — 2008. — № 1. — С. 36-37
40. Кушнаренко Н. М. Внутріпредметна і міжпредметна інтеграція дисциплін документознавчого циклу // Вісн. Харк. держ. акад. культури. — Х., 2003. — Вип. 11. — С. 106-114.
41. Кушнаренко Н. М. Наука про документ: момент біфуркації // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Матеріали міжнар. наук.-практ. конф. (К., 25-26 трав. 2004 р.) / Держ акад. керів. кадрів культури і мистецтв. — К., 2004. — С. 9-11
42. Кушнаренко Н.М. Новий етап інституалізації науки про документ /Н.М.Кушнаренко // Студії з арх. справи та документознавства. –К., 2004. –Т. 12. –С. 126-130.
43. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учеб. для студ. вузов культуры / Н.Н.Кушнаренко. –8-е узд., стер. –К.: Знание, 2008. –459 с.
44. Леміш Н.О. Історія  документознавства  як  напрям  документознавчих  досліджень  /  Н.О.Леміш  // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: матеріали Міжнародної науково-практичної конференції, 17-19 травня 2011 р. –К., 2011. –С. 36-38.
45. Малик Г. Професійні стандарти і компетентнісні профілі з документознавства та інформаційної діяльності: досвід західних країн / Г. Малик // Вісник Книжкової палати. — 2010. — N 9. — С. 47 — 52
46. Марчук Ю. Документознавство і актуальні проблеми державного управління [Текст] / Марчук Ю. // Вісник Книжкової палати. — 2007. — № 1. — С. 50 -51
47. Матвієнко О. Навчальний термінологічний словник з документознавства та інформаційної діяльності: дидактичний аспект [Текст] / О. Матвієнко // Вісник Книжкової палати. — 2011. — № 6. — С. 23-25
48. Матвієнко О.В. Документознавча професіологія: проблеми і перспективи / О.В. Матвієнко // Вісн. книжк. палати. –2007. –No 5. –С.30-32.
49. Матвієнко О.В. Про «аналіз останніх публікацій»,теоретико-методологічні засади досліджень та розвиток документознавчої освіти /О.В.Матвієнко // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: матеріали VІІ Міжнародної науково-практичної конференції, 25-27 травня 2010 р.–К., 2010. –С. 196-199.
50. Матяш І. Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства: десятиліття діяльності [Текст] / Матяш І. // Вісник Книжкової палати. — 2004. — № 10. — С. 39-43
51. Мельник С.В. Професійно-кваліфікаційне забезпечення сфери бібліотекознавства, документознаства та інформології в Україні /С.В.Мельник // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. –К., 2011. –No2. –С. 7-12.
52. Морозюк І. Документознавство та інформаційна діяльність: проблеми спеціалізацій і вимоги практики [Текст] / І. Морозюк // Вісник Книжкової палати. — 2003. — № 8.- С.18-20
53. Нілова І. Окремі поняття теорії документознавства [Текст] / Нілова І. // Вісник Книжкової палати. — 2005. — № 7. —  С. 29 — 30
54. Нілова І . Терміносистема документознавства: нормативна база [Текст] / Нілова І . // Вісник Книжкової палати. — 2005. — № 9. — С. 23 — 25
55. Нілова І. Документознавство як наукова дисципліна [Текст] / Нілова І. // Вісник Книжкової палати. — 2005. — № 4. — С. 27-30
56. Панченко П.П. Методика організації дипломного проектування зі спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність» [Текст] / П.П. Панченко // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. — 2005. — № 1. — С. 68-75
57. Плешкевич Є. Поєднання досягнень традиційного документознавства з новітніми розробленнями : рецензія / Плешкевич Є. // Вісник Книжкової палати. — 2007. — № 9. — С. 13
58. Рудюк В.В. Система керування електронною документацією у Федеративній Республіці Німеччина (1990-2006 рр.): автореф.дис. … канд. іст. наук: 27.00.02/ В.В.Рудюк. –К.: ДАКККіМ, 2008. –19 с.
59. Слободяник М.С. Бібліотека.  Документ.  Комунікації:  вибрані  праці  /М.С.Слободяник:  уклад. О.Г.Кириленко, наук. ред. В.Г.Чернець. –К.: Ліра, 2010. –308 с.
60. Слободяник М.С. Документологія.  Зміст.  Перспективи  /  М.С.Слободяник  //  Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. –К., 2004. No4. –С. 4-9.
61. Слободяник М. Структура сучасного документознавства / М. Слободяник // Вісник Книжкової палати. — 2003. — № 4.- С.18-21
62. Слободяник М.С. Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія/ М.С.Слободяник. –2012. –No 2. –С. 5.
63. Слободяник М.С. Основні напрямки розвитку документознавства в сучасній Україні / М.С.Слободяник. // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. –К., 2012. No2. –С. 4-15.
64. Соляник А., Кушнаренко Н. Концептуальні засади викладання дисциплін документознавчого циклу // Вісн. Кн. палати. — 2001. — № 1. — С. 25-27
65. Соляник А.А. Документальні потоки та масиви: навч. посіб. для вищ. навч. закладів культури і мистецтв / А.А. Cоляник;Харк. держ. акад. культури. –Х., 2000. –112 с.
66. Соляник А.А. Предмет и задачи документологии как научной и учебной дисциплины / А.А. Соляник // Освіта культура та мистецтво в добу цивілізаційної глобалізації: матеріали Міжнар. наук. конф., 22-23 листоп. 2007 р. / Харк. держ. акад. культури. –Х., 2007. –С. 217-219.
67. Столяров Ю.М. Фундаментальність документології як науки /Ю.М.Столяров // Вісн. Харк. держ акад. культури: зб. наук. пр. –Х., 2008.–Вип. 23. –С. 72-80.
68. Столяров Ю.Н. Признание термина «документология» как способ преодоления полисемии, или чем документоведение отличается от… документоведения / Ю.Н.Столяров // Соціальні комунікації в стратегіях формування суспільства знань: матеріали Міжнар. наук. конф. 26-27 лют. 2009 р. / Харк. держ. акад.культури;Акад. мистецтв України;Ін-т культурології. –Х.: ХДАК, 2009. –У 2-х ч. Ч. 1. –С. 25-29.
69. Філіпова Л. Сучасні дисертаційні дослідження зі спеціальності «Документознавство. Архівознавство» в Україні : деякі підсумки / Л. Філіпова // Вісник Книжкової палати. — 2014. — № 6. — С. 46-50
70. Швецова-Водка Г.М. Розвиток  поглядів  щодо  поняття  «документологія»  /  Г.М.Швецова-Водка  // Термінологія документознавства та суміжних галузей знань: зб. наук.пр. –К., 2010. –Вип.4. –С. 82-89
71. Швецова-Водка Г. До питання про історію розвитку документознавства / Г. Швецова-Водка // Вісник Книжкової палати. — 2008. — N 7. — С. 15-16
72. Швецова-Водка Г.М. Документ і книга в системі соціальних комунікацій / Г.М. Швецова-Водка. –Рівне, 2001. –438 с.
73. Швецова-Водка Г.М. Документ і книга в системі соціальних комунікацій: автореф. дис. … д-ра іст.наук: 07.00.08 / Г.М.Швецова-Водка;Нац. б-ка України ім. В.І.Вернадського. –К., 2002. –32 с.
74. Шульгіна В.І. Застосування комп’ютерної лексикографії у сфері документознавства [Текст] / В.І. Шульгіна // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. — 2005. — № 1. — С. 19-22