Вступ.

Розділ І. Теоретико-методологічні аспекти поняття «документ».

1.1. Поняття та сутність документу.

1.2. Різні значення поняття "документ".

Висновок до І розділу.

Розділ ІІ. Функціональна сутність поняття "документ".

2.1. Функціональне визначення поняття "документ".

2.2. Визначення документа в стандартах з діловодства та архівної справи.

2.3. Документ як "записана інформація".

Висновок до ІІ розділу.

Розділ ІІІ. Особливості документу як знакової системи.

3.1. Специфіка мовного знака. Своєрідність документу як знакової системи.

3.2. Кодування інформації та класифікація знаків.

Висновок до ІІІ розділу.

Висновки.

Список використаної літератури.

Вступ

Актуальність роботизумовлена загальною спрямованістю сучасного документознавства до використання системних підходів щодо вивчення складових документу.

У професійній діяльності фахівців сфери інформаційного обслуговування суспільства одним з найпоширеніших є поняття "документ". Про нього йдеться, коли розглядають основні процеси, з яких складається праця бібліотекаря, бібліографа, працівника науково-інформаційної установи, архіву, музею та багатьох інших.

Термін "документ" походить від індоєвропейської прамови і має спільний корінь із словами "десять", "вчу", "навчаю", "вчення", "учений". Це свідчить про початкове широке значення поняття "документ" і підтверджує правомірність повернення до нього у XX ст. в працях Поля Отле та заснованої ним Міжнародної федерації з інформації та документації (МФІД).

Поняття "документ" відображає емпіричні уявлення про документ як певну річ (матеріальний об'єкт), що містить у собі інформацію і може передавати її людині.

Існують різні значення поняття "документ", які відрізняються одне від одного обсягом і змістом поняття. Найширше значення — Документ І — це будь-який матеріальний (субстанціальний, речовинний) об'єкт, який може бути використаний для передавання інформації в суспільстві. Це значення поглинає всі інші, вужчі за обсягом поняття (за "принципом матрьошки").

Відношення між найширшим значенням поняття "документ" і вужчим за нього можна показати як дихотомічний поділ обсягу поняття "документ".

Визначення та класифікація документів набувають не тільки наукового, але й суто практичного значення. Звичайні, побутові уявлення про документ і його види виявляються недостатніми для організації діяльності інформаційних установ.

Метою дослідженняв даному випадку виступає розгляд системи документу з позиції його найменшого елементу – знаку. Мета дослідження обумовила необхідність розв’язання таких конкретних завдань:

— визначити поняття документу з позиції системи;

— проаналізувати складові системи документу;

— яке значення грає текст в документі;

— розглянути структуру документу;

— виділити та дослідити поняття знаку в системі документу.

Об’єктом дослідженнявиступає документ в знаковій системі.

Предметом роботиє системний аналіз поняття документу.

Хронологічними рамками виступають матеріали дослідження даної теми – літературні дані кінця 20-го, початку 21-го століття (1997-2009 роки):

• Швецова Г.М. Типологія документа: Навч.посібник для студентів інститутів культури /Рівн.держ. інститут культури.

• Ильюшенко М.П., Кузнєцова Г.В. Документознавство. Документ і системи документацій.

• Воробьев Г.Г. Документ: інформаційний аналіз.

• Кушнаренко Н.Н. Документознавство: Посібник – 2-е вид., доп. і пер.

Поняття "документ" у наш час є найпоширенішим у науках, що вивчають різні способи зберігання та передачі в суспільстві знання (або інформації). Існує безліч визначень документа, які зафіксували певні уявлення про те, що він собою являє.

Розділ І. Теоретико-методологічні аспекти поняття «документ»

1.1. Поняття та сутність документу

Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення.

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина. До нас дійшли сотні тисяч клинописних текстів, які повідомляють науковцям про побут, природу, історію, науку та культуру стародавніх народів. Так, серед руїн палацу царя Атурбаніпала в Ніневії археологи відкрили декілька кімнат, в яких, здавалося, хтось звалив тисячі клинописних табличок. Після підрахунку їх виявилося близько 30 тисяч. Ця бібліотека зберегла всю історію культури та соціальних стосунків населення Шумеру та Вавилону. Вавилонцям належить і слава першодруків. Один документ розмножувався в певній кількості і розсилався за призначенням. Відомі також клинописні документи з виготовлення синтетичних каменів.

В Стародавньому є Єгипті інформацію записували на папірусі. Найбільший відсоток інформації становлять державне листування, облікові та статистичні дані величезного бюрократичного управлінського апарату – фараонів усіх династій.[13, c.11-20]

Великої популярності і поширення набуває з часом і такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Пергамент, призначений для письма, — це за особливою технологією оброблена шкіра телят чи свиней. Пергаментні листи для запису інформації вперше стали використовувати у ІІ ст. до н.е.

На початку нашої ери в Китаї був винайдений папір. Китайці дуже довго тримали технологію виготовлення цього матеріалу в суворому секреті. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів на Сході був тканини, зокрема шовк. По шовку писали чорною або червоною тушшю пензликами різної величини. Але зі збільшенням виробництва паперу шовк витіснився. Поступово і Європа в ранньому середньовіччі перейшла на папір як основний матеріал для виготовлення документів.

З удосконаленням виробництва і розповсюдження по всьому світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення документів.

Різної щільності і фактури, папір використовувався і подекуди ще використовується у вигляді перфокарт та перфострічок, інформація на яких записується і зчитується з допомогою пристрою – перфоратора.

В сучасному діловодстві не обминули увагою і такий вид матеріалів для документування, як фотоплівка.

Документуються сьогодні видатні і важливі події на кіноплівці та магнітофонній стрічці – протокольні частини міжнародних урядових та науково-технічних контактів.[8, c.32-33]

Містким і зручним у користуванні матеріалом для виготовлення документів є комп’ютерна дискета.

Майбутнє технологій документування – у використанні природних та синтетичних матеріалів-мінералів, в першу чергу кварцу.

Входять у практику діло ведення і документи – голограми. Голограма – документ, який містить зображення, запис і відтворення якого здійснюється за допомогою лазерного променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об’ємною. Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах.

Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення.

Отож, документ – матеріальний об’єкт із інформацією, зафіксованого, створеного людиною певним способом для передачі її в просторі і часі (визначення дано за ДСТУ 3017-95).

Технологія діловодства ґрунтується і на результатах, отриманих в інших наукових дисциплінах та галузях знань, зокрема, архівознавстві, документній лінгвістиці, інформаційному менеджменті, історичному джерелознавстві, правознавстві, природничих дисциплінах тощо. Передусім, це стосується концептуальних рішень з питань створення управлінських документів, організації документообігу, експертизи цінності службових документів, функціонування систем електронного діловодства, забезпечення збереженості документів тощо. Зазначено, що теорія діловодства не обмежується науковими засадами реалізації технологічних процесів; існують також загальнотеоретичні проблеми класифікації, визначення складу та функцій управлінських документів, формування загальних принципів керування документацією та службою діловодства, а також проблеми загальної уніфікації діловодних процесів, що є підґрунтям для вирішення прикладних завдань діловодства з точки зору сучасних концепцій керування документацією. Сукупність наукових знань представляють також результати досліджень з історії діловодства. Це здобуті наукові факти і зроблені на їх основі формулювання закономірностей процесу розвитку діловодства, висновки щодо чинників, які впливають на нього, побудови схем періодизації історії діловодства, зміст особливостей розвитку діловодства на кожному з історичних етапів, а також інші концептуальні положення, які є складовою теоретичних знань з діловодства. Зазначено, що сукупність нагромаджених наукових знань у сфері діловодства має враховуватися під час реалізації заходів, спрямованих на уніфікацію та регламентацію організації його процесів з метою підвищення їх ефективності та оптимізації.[3, c.65]

1.2. Різні значення поняття "документ"

Аналіз різноманітної літератури, що стосується тлумачення значення поняття документ", дає можливість зробити висновок про те, що для різних учених, в різних контекстах, у різних науках поняття "документ" має різний обсяг. "Обсяг поняття"— це "клас узагальнених у понятті предметів". Обсяг поняття взаємопов'язаний із "змістом поняття", тобто "сукупністю (звичайно істотних) ознак, за якими проведено узагальнення і виділення предметів у даному понятті". Різні значення поняття "документ" мають спільне підґрунтя: відношення між різними його значеннями будуються за "принципом матрьошки" — кожне більш широке значення поглинає менш широке (див. схему 1).

Щоб довести це, позначимо різні значення поняття "документ" таким чином: Документ І, Документ II, Документ III, Документ IV, Документ V, Документ VI, Документ VII, Документ VIII. Що означають ці поняття?

Документ І — це найбільш широке значення, що охоплює всі інші. Це будь-який матеріальний об'єкт, який може бути використаний для передавання інформації в суспільстві. Для цього він тільки має бути включений у певне зібрання чи колекцію. Сюди належать не тільки писемні документи чи інші записані документи, але й будь-які речі, предмети, що можуть бути представлені в музеях, на виставках і т.п. В обсяг цього поняття включаються навіть представники живої природи — в тому випадку, коли вони використовуються для передачі знань (інформації) про них. Дефініцію Документа І подала, наприклад, Сюзанна Бріє, колишній віце-президент Міжнародної федерації з документації: "будь-яке свідчення — конкретне чи символічне, закріплене чи зареєстроване, що служить для представлення, відтворення або доводження певного фізичного чи інтелектуального явища" [6].

Друге за обсягом поняття значення — Документ II — охоплює також різноманітні матеріальні об'єкти, але за вилученням об'єктів природного походження. Документ II — це предмет матеріальної культури людства або будь-який матеріальний об'єкт так званої "другої природи", створеної людиною. Це — речі, що свідчать про розум людини, про рівень розвитку людської цивілізації. У такому значенні використовував поняття "документ", наприклад, відомий німецький пропагандист ідей документації Отто Франк.

Документ III — це матеріальний об'єкт, створений людиною спеціально для передачі інформації в суспільстві. Із різноманітних творів людських рук та мислення до обсягу поняття Документ III належать лише такі, що створювалися саме для передачі певних знань, почуттів, уявлень людини. Це, крім різноманітних форм "запису інформації", ще й тривимірні твори образотворчого мистецтва (скульптури, архітектури), а також моделі, макети, муляжі, наочні посібники та інші подібні об'єкти.

Документ IV — це матеріальний об'єкт, що являє собою будь-який запис інформації. Запис може бути виконаний будь-яким розробленим людиною способом: словесно-писемним, образотворчо-графічним, живописним, нотним, картографічним; записом інформації, призначеним для зчитування електронно-обчислювальною машиною; записом звуку чи зображень, що рухаються. Коротка дефініція Документа IV формулюється так: "записана інформація". Саме це значення поняття "документ" було обране як головне в багатьох працях, присвячених інформаційній діяльності. Воно ж було закріплене в міжнародному стандарті ІСО 5127-83 "Документація та інформація. Словник": "записана інформація, яка може використовуватися як одиниця в документаційному процесі". Таке визначення не означає, що документ перестав бути "матеріальним об'єктом"; воно тільки підкреслює, що інформація в такому документі існує у вигляді запису. В обсяг поняття "Документ IV" не включаються тривимірні твори мистецтва та наочні посібники, а також інші твори матеріальної культури та створіння природи.

Саме Документ IV є тим значенням поняття "документ", що використовується в бібліотечній справі, бібліографічній, науково-інформаційній діяльності та в архівній справі.

Документ V — це такий запис, що є "залишком" (або результатом) певної людської діяльності і свідчить про неї. До обсягу поняття "Документ V" відносять перш за все матеріали діяльності державних установ, громадських організацій, посадових осіб, а також інші документи, що створюються в процесі певної адміністративної чи виробничої діяльності. За межами Документа V залишаються такі матеріали, що описують ту діяльність, яка вивчається, але які створюються поза нею. Таке розуміння "документа" є відносним, характерним саме для історичної науки.

Обсяг поняття "Документ V" може змінюватися залежно від того, який вид діяльності вивчається істориком. Наприклад, при вивченні діяльності державної установи документами вважаються її плани, звіти, протоколи засідань тощо, а недокументальними матеріалами — наукові дослідження про цю установу, публіцистичні статті, навчальні посібники, спогади, що описують цю діяльність, і т. п. Але при вивченні діяльності вченого, автора наукових праць, публіцистичних творів та навчальних посібників, саме вони розглядатимуться як документальні матеріали; при вивченні діяльності письменника такими будуть його твори, що належать до художньої літератури і т.п.

Документ VI — це такий запис, що створюється в процесі певної діяльності і обов'язково містить відомості про юридичні факти. У такому розумінні вже не можна називати документами наукові праці чи художні твори.

Документ VII — це запис про юридичні факти, який має необхідний набір засвідчень. Наприклад, протокол засідання, в якому немає підписів головуючого та секретаря, вже не вважається документом у такому розумінні. Для різних видів документів (у цьому значенні) потрібні різні форми засвідчень: підписи посадових осіб, печатки, спеціальні бланки документів і т.д. Навіть внутрішня форма запису, наявність і послідовність певних відомостей має певну вагу при визначенні ступеня "документальності" таких документів. Особливості підготовки та оформлення таких документів вивчають у курсах діловодства.

Нарешті, Документом VIII вважається тільки такий запис про юридичний факт, що засвідчує особу: посвідчення, паспорт, диплом тощо. Саме в цьому значенні використовують термін "документ", коли просять, наприклад, "пред'явити документи". Це значення поняття "документ" є найпоширенішим у побуті, відомим кожній людині. На перший погляд, воно не має нічого спільного з Документом І чи з Документом IV, але виявляється, що певні спільні риси в них є. Безумовно, за межами поняття Документ VIII залишається безліч таких матеріальних об'єктів, що в інших значеннях теж уважаються документами [26,с. 16-18].

З погляду будь-якого значення поняття "документ", все, що не входить в обсяг цього поняття, не може вважатися документом. Так, виходячи з поняття про Документ І, документами не можна вважати:

1) нематеріальні (точніше: неречовйнні) об'єкти (наприклад, виставу на сцені, радіопередачу, телерепортаж у "прямому ефірі" і т.п.);

2) матеріальні об'єкти, що не включені в зібрання чи колекції з метою їх експонування та використання для передачі певного знання (наприклад, камені в горах, а не в музеї).

Гадаємо, що документами в цьому значенні не можна вважати також такі матеріальні об'єкти, що не мають певного вербального (словесного) супроводу, хоча б у вигляді етикетки, яка має зафіксувати назву об'єкта та інші відомості про нього.

Взаємозв'язок між різними значеннями поняття "документ" можна показати як дихотомічний поділ обсягу поняття, тобто поділ на дві частини: клас предметів, що мають певну ознаку, вибрану як підстава поділу, і клас предметів, які не мають цієї ознаки.

Все, що не входить в поняття "документ" на тому чи іншому ступені поділу, вважається не документом (або не вважається документом). На кожному ступені поділу не визнається ніяких інших видів документів, крім того, який визначається даним ступенем (див. схему 2).

Тому ми можемо спостерігати такі явища, коли людина, яка вважає за документ тільки Документ VIII, виступає проти застосування терміна "документ" до інших явищ, наприклад, у значенні Документ IV; або людина, яка вважає документом тільки Документ VII, заперечує можливість називати "документом" Документ VI і т.д.

Такі приклади трапляються не тільки у повсякденному житті, але й у наукових дискусіях [7, c. 48-49].

Отже, поняття "документ" може використовуватися в різних значеннях, які знаходяться одне з одним у відношеннях цілого та частки. З погляду на те чи інше значення поняття "документ", все, що не входить до його обсягу, не є документом.

Вважаємо доцільним оцінювати те чи інше визначення "документа" та його характеристику в різних джерелах згідно з наведеною структурою значень поняття "документ" для того, щоб з'ясувати, які ж саме явища той чи інший дослідник (автор, джерело) відносить до класу "документів". Бо говорити про визначення документа і класифікацію явищ, що належать до цього поняття, можливо тільки в тому випадку, коли співрозмовники розуміють "документ" однаково.

Слід зазначити, що інколи трапляється так, що визначення поняття "документ" свідчить нібито про одне розуміння обсягу поняття "документ", а характеристика явищ, що належать до документа, — про інше. Наприклад, наведене вище визначення документа в УРЕ ("…як інформації, що зафіксована на матеріальному носії…") може бути віднесено до самого широкого значення — Документа І, бо немає ніяких обмежень ані щодо характеру інформації, ані щодо характеру матеріального носія. Але далі в дужках йде перелік прикладів об'єктів, що належать до документів: "писемний текст, книга, часопис, перфокарта, магнітна плівка тощо". Проаналізувавши цей перелік, ми можемо сказати, що всі перелічені предмети належать до обсягу поняття Документ IV, а не Документ І [26, c. 19-20].

Висновок до І розділу

Розглядаючи різні значення поняття "документ", ми дійшли висновку, що між ними є щось спільне, те, що об'єднує їх у значенні поняття "Документ І". Ці спільні риси визначилися вже в дефініціях "документа", згадуваних вище: документ являє собою єдність матеріального (речовинного) об'єкта і зафіксованої на ньому інформації.

На наш погляд, причиною тому була недостатня методологічна забезпеченість документологічних досліджень, зокрема невизначеність поняття "інформація".

Розділ ІІ. Функціональна сутність поняття "документ"

2.1. Функціональне визначення поняття "документ"

З погляду теорії комунікації найбільш виправданим є визначення документа як каналу передачі інформації в процесі соціальної комунікації. Але цей канал невідривно пов'язаний із повідомленням, що міститься в ньому. Від інших каналів документ відрізняється тим, що в ньому повідомлення передається у формі, зафіксованій на речовинному (субстанціальному) носії.

Документ — це єдність інформації (повідомлення) та речовинного (субстанціального) носія, яка використовується в соціальному комунікаційно-інформаційному процесі як канал передачі інформації.

Документальне повідомлення, будучи зафіксованим на речовинному носії, не змінюється з перебігом часу і не зникає, в чому і полягає відмінність документа від інших каналів комунікації: телефонного, радіо, телевізійного чи усної комунікації. Документ предстає перед людиною — споживачем інформації — як певна річ, матеріальний об'єкт. З погляду реципієнта саме цей об'єкт є джерелом інформації, бо він не завжди в уяві реципієнта пов'язується з особою комуніканта, який розпочав комунікаційно-інформаційний процес. З позиції реципієнта документ може сприйматися також як повідомлення, тобто як сукупність сигналів, знаків, що потребують декодування і мають перетворитися в знання, емоції, вольові дії в свідомості людини, яка їх сприймає.

З позиції комуніканта документ може розглядатися не тільки як канал передачі інформації, але й як передавач. Або як приймач, як сховище переданої інформації. Образно кажучи, документ уявляється скоріше як озеро, а не канал, тому що комунікант, як правило, не бачить одержувача інформації, а турбується лише про те, щоб зафіксувати повідомлення (або певні знання, інформацію) на речовинному носії. Так само реципієнт не бачить автора документа, тобто комуніканта, а лише сам документ.

У характеристиках документа відтворюється також складний, діалектичний взаємозв'язок між поняттями "знання" та "інформація".

Як ми вже визначили, соціальна інформація — це відомості, призначені для передачі в процесі соціальної комунікації. Інформація — це зміст повідомлення, а повідомлення — форма існування інформації [3, c. 48-49].

Оскільки кінцева мета соціальної комунікації — передача знань, емоцій, вольових стимулів від комуніканта до реципієнта, то умовно можна сказати, що в документах, як і в повідомленнях, містяться знання, емоції, вольові дії. Але в дійсності — в документі (як і в повідомленні) знаходиться тільки набір сигналів, знаків, що можуть стати знанням у свідомості реципієнта. Тому вірним є й таке твердження: у документі немає знань (емоцій, вольових дій), а є тільки інформація.

У той же час ми знаємо, що інформація — це результат комунікації, це те, що одержує реципієнт, і поки він не одержить інформацію (тобто не ознайомиться з документом), — не можна сказати, що комунікація відбулася, що документ виконав своє призначення. Де ж знаходиться інформація?

Точної однозначної відповіді на це запитання немає, тому що,як ми вияснили вище, інформація — це абстрактне поняття, яке лише свідчить про "рух ідеального в суспільстві", про застосування комунікаційно-інформаційного підходу до аналізу тих чи інших явищ дійсності.

Оскільки документ використовується як канал передачі інформації тільки в соціальній комунікації, то при характеристиці інформації, яка Ф міститься в документі, застосовують прикметники: "соціальна", "розумова", "семантична" чи "семіотична". "Семантичною" називають інформацію, яка має певне значення, смисл для людини, яка її сприймає. "Семіотичною" — інформацію, яка передається в певній знаковій формі. Ці назви походять від термінології семіотики — науки про знакові системи.

Виявляється, що вся соціальна інформація є семіотичною і семантичною, бо вона може передаватися від людини до людини тільки в знаковій формі і вона є інформацією для людини тільки в тому випадку, коли має смисл, який може бути розшифрований (декодований).

З таких міркувань визначення документа як "семантичного повідомлення, фіксованого знаковою системою на матеріальному носії для передачі його в часі та просторі" [13, c. 54], не протирічить даному вище визначенню документа як каналу соціальної комунікації.

Особливої уваги потребує визначення документа як повідомлення. "Документ — це стабільний речовинний об'єкт, призначений для використання в соціальній комунікації як завершене повідомлення" [14]. У цьому визначенні документа все збігається з наведеним вище, крім вказівки на місце документа в соціальному комунікаційно-інформаційному процесі. Виникає питання: документ — це канал передачі інформації чи повідомлення?

На наш погляд, документ — це особлива форма каналу комунікації, така, де повідомлення невідривне від свого матеріального носія. Канал — це "сукупність пристроїв для передачі інформації", або переносно — "шлях, засіб для досягнення якоїсь мети".

Канал — це обов'язковий елемент комунікаційно-інформаційної системи: шлях, яким передається повідомлення. Цей канал може бути природним для комунікаторів (наприклад, при усній комунікації, коли повідомлення у вигляді звукових сигналів передається через коливання повітря — природного середовища, в якому співіснують комунікант і реципієнт); може бути технічним, що складається з певного пристрою або їх системи, яка встановлює зв'язок між комунікантом і реципієнтом (наприклад, у телефонній комунікації). У документальній комунікації така особливість, що її каналом є документ — матеріальний об'єкт, у якому зафіксовано інформацію.

Безумовно, документ можна одночасно розглядати і як повідомлення, але таке, що невідривне від каналу його передачі. Із документа споживач може сприйняти як сигнали зміст повідомлення, розшифровуючи його знакову форму.

Інша річ — такий стан, коли документ сам (у цілому) стає об'єктом передачі у матеріально-речовій комунікації. Тоді для його передачі потрібні інші матеріальні канали (чи засоби): книжкова торгівля, бібліотечна справа тощо. Але це вже інша комунікаційна система [7, c. 37-38].

2.2. Визначення документа в стандартах з діловодства та архівної справи

Перший державний стандарт, у якому було подано дефініцію "документа" в цьому значенні, — це "Діловодство та архівна справа". Перша редакція цього стандарту — ГОСТ 16487-70 — давала таке визначення: "документ — засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини" [1].

Слово "засіб" — нейтральне, воно не має точного змісту. Його можна розуміти по-різному. Документ дійсно є засобом закріплення інформації, бо саме завдяки документу інформація зберігається і передається в часі. Але "засоби закріплення інформації" можна розуміти і в тому смислі, що це "авторучка та чорнила, пензель, типографська фарба та матриці тощо" [2], які, безумовно, не є документами. Тому від слова "засіб" у визначенні "документа" пізніше вимушені були відмовитися.

Вислів "різним способом" теж не сподобався користувачам стандарту; було запропоновано замінити його на "винайденим людиною способом". Вислів "на спеціальному матеріалі" в цьому випадку здавався непотрібним.

Характеристика "інформації" у цій дефініції документа практично дорівнювалася поняттю "соціальна інформація", тому було ухвалено від будь-якої характеристики відмовитися.

Як підсумок, друга редакція того ж стандарту — ГОСТ 16487-83 — дала таке визначення "документа": "матеріальний об'єкт із інформацією, закріпленою винайденим людиною способом для її передачі в часі та просторі" [3].

Ця дефініція "документа" дійсно стала більш узагальненою, ніж попередня. Проте обсяг поняття, що його визначає ця дефініція, значно більший, ніж у поняття "Документ IV". Документ за такою дефініцією дорівнюється Документу І, бо "закріплення інформації винайденим людиною способом" притаманне для документа в будь-якому значенні. Навіть предмети, що зберігаються в природничому музеї, пристосовані для передачі інформації в суспільстві саме "винайденим людиною способом".

Державний стандарт України ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа.Терміни та визначення" запропонував ще одне визначення документа: "матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу" [4]. Обмеження обсягу поняття "документ" тут стосуються не характеристики матеріалу об'єкта чи способу фіксації інформації, а способу "оформлення" документа і наявності в нього "юридичної сили". На жаль, вислів "оформлений у заведеному порядку" не пояснює, який саме порядок мається на увазі. Документи в будь-якому значенні потребують "оформлення" в певному порядку, тільки цей порядок — різний для Документа VIII або Документа VII, VI, V, IV і т.д. [26, c. 32-34]

"Юридичну силу" документи мають теж в різному значенні. Беззаперечна юридична сила Документа VIII, Документа VII. У значенні "Документ VI" документами вважаються також такі записи, що відбивають юридичні факти, але не всі ці документи мають офіційно "юридичну силу" через відсутність такого оформлення, що характерне для Документа VII.

Можна припустити, що наведена дефініція відповідає значенню "Документ VII". Але всі видання, які можна віднести до значення "Документ IV", теж "оформлюються у заведеному порядку" і "мають у відповідності з чинним законодавством юридичну силу", хоча б завдяки тому, що будь-яке видання здійснюється за відповідальністю певних осіб чи установ: автора, редактора, видавництва тощо. Таким чином, дане визначення не дозволяє точно встановити обсяг поняття "документ". Скоріше за все, "документ" в цьому розумінні не перевищує рівня Документа IV, тобто він охоплює тільки "записану інформацію", але, можливо, що ця дефініція дорівнюється значенню Документа VII.

З іншого боку, документами в цьому державному стандарті вважаються як офіційні документи ("створені організацією або посадовою особою і відповідно оформлені"), так і документи особового характеру ("створені особою поза сферою її службової діяльності"). Рівень юридичної сили і відповідного оформлення у перших і других може бути різний.

У всякому випадку слід зазначити прагнення архівістів до встановлення доволі широкого значення поняття "документ", такого, щоб могло охопити матеріали різного походження і різного змісту, що створюються і функціонують у суспільстві, а після виконання свого безпосереднього призначення підлягають зберіганню в архівах "через свою суспільну вагомість". Але остання стандартизована дефініція "документа" недостатньо чітко встановлює межі цього поняття [8, c. 43-45].

2.3. Документ як "записана інформація"

З погляду усього вищесказаного найбільш придатним визначенням документа є те, що записане у міжнародному стандарті ISO 5127/1-1983 "Документація та інформація. Словник": "записана інформація, яка може використовуватися як одиниця [або певна частина, спільнота] в документаційному процесі" [12]. При цьому "записана інформація" тлумачиться як "інформація, що накопичується в, на або при носії даних" [13], а "носій даних" — як "засіб, в, на або при якому накопичуються дані, що репрезентуються або передаються". Тобто всі терміни пов'язані один з одним і мають певний сенс, коли розглядаються як складові процесу соціальної комунікації. Документаційний процес або "документація" (у першому значенні за стандартом) розуміється тут як "тривалий і систематичний збір і обробка записаної інформації з метою її накопичення, пошуку, використання або передавання" [14].

Отже, всі процеси "документації'" виконуються із "записаною інформацією", яка одночасно вважається документами.

Ці ж самі визначення подає й український державний стандарт ДСТУ 2392-94 "Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення", тільки переклад деяких термінів і дефініцій дається інший. Так, "документ" тут визначається як "записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності". У примітці до цього пункту зазначається, що "це визначення стосується не тільки рукописних та друкованих матеріалів на папері чи у вигляді мікроформ (книг, журналів, діаграм, карт), але й матеріалів недрукованого походження (машинозчитуваних записів, фільмів, звукових, а також тривимірних об'єктів чи реалій)" [15, c. 25-26].

С.Г.Кулешов критикує це визначення за те, що "запис інформації" тлумачиться в ньому в досить широкому розумінні* враховуючи наявність тривимірних об'єктів. На наш погляд, у цьому він неправий, тому що запис може бути здійснений навіть у тривимірному об'єкті, якщо це, наприклад, запис способом голографії. У той же час сам термін "запис" накладає певні обмеження щодо тривимірних об'єктів.

Відмовляючись від дефініції, даної в стандарті, С.Г.Кулешов зазначає, що "представлення запису інформації як матеріального об'єкта не зовсім коректне, оскільки матеріальна форма [документа] передбачає певний зовнішній вигляд речового об'єкта". З тим, що документ є речовим об'єктом, можна погодитися, але "об'ємні параметри (тобто висота, довжина, ширина)" не завжди його характеризують. Більшість документів із записаною інформацією характеризується двома параметрами (коли запис розташований на площині) або навіть одним, коли йдеться про документ стрічкового характеру. Те, що в підсумку "запис" накопичується на декількох аркушах, які складають, наприклад, кодекс, або на плівці, яка згортається в рулон, тощо, — це ще не дозволяє казати про тривимірність документа-запису і уявляти його як "речовий об'єкт".

До того ж, речовим документом прийнято вважати матеріальні об'єкти, створені людиною або природні, що відрізняються від документів, які мають тільки запис інформації (тобто ті документи, що входять в обсяг поняття "Документ І", "Документ II", або "Документ III" за вилученням Документа IV).

Отже, на наш погляд, називати будь-який документ "речовим об'єктом" буде некоректним. Для того, щоб показати відмінність документа як каналу передачі інформації від інших матеріальних каналів (енергетичних), достатньо вказати, що цей об'єкт "речовинний" або "субстанціальний".

Документ IV, або "записана інформація", — це теж матеріальний (субстанціальний) об'єкт, який і дозволяє фіксувати інформацію, щоб вона не зникала з перебігом часу. У визначенні документа головна увага тут спрямовується на характер інформації, що є доцільним. Стандартизована дефініція документа дозволяє оперувати як з документами з такими фрагментами "записаної інформації'", які не можна відокремити як речовий об'єкт. Наприклад, стаття в журналі, замітка в газеті, довідкова стаття в енциклопедії тощо можуть розглядатися як окремі документи, і вони, безумовно, мають матеріальну (речовинну) форму, але відокремити їх як речові об'єкти, як правило, неможливо без пошкодження макродокумента, до складу якого вони входять [5, c. 82].

Визначення "документа" як "записаної інформації"" є доцільним також у тому випадку, коли йдеться про машинозчитувальні документи, зокрема такі, що існують не на окремих носіях, а в пам'яті ЕОМ. І тут, на наш погляд, "матеріальність" документа не зникає, а набуває інший вигляд.

С.Г.Кулешов вважає, що "замість словосполучення "запис інформації-" доцільно вживати слово "текст", завваживши, що він являє собою логічну послідовність мовних та немовних знаків". Дійсно, сукупність мовних знаків традиційно зветься "текстом" . Але цим значенням традиційно обмежувалися "текстові документи", на відміну від "нетекстових", і називати всі документи текстами — значить порушити традицію.

З іншого погляду, якщо текстом будемо вважати будь-яку послідовність мовних та немовних знаків, то і будь-який документ можна вважати текстом, бо соціальна інформація може передаватися тільки в знаковій формі, через певні перетворення семіотичного характеру, тобто через певний "текст". У цьому відношенні Документ IV не відрізняється від Документа І.

Крім того, поняття "текст" має ще й більш широке значення, згідно з яким "текстом" вважається будь-який матеріальний об'єкт чи явище або їх сукупність, якщо їх розглядати з позиції семіотики: "текст тлумачиться як деяка об'єктивна сутність — знакова система — єдність прагматичних, семантичних і синтаксичних аспектів знаку [в семіотиці]… Історія, суспільство, людина, природа, буття предстали як тексти" [11, c. 29-30].

Отже, сказати, що "документ — це текст", — означає ще нічого не сказати про відмітні риси документа як об'єкта інформаційної діяльності.

Висновок до ІІ розділу

Для теоретичного визначення поняття "документ" необхідно застосовувати комунікаційно-інформаційний підхід, тобто розглядати документ як елемент соціального комунікаційно-інформаційного процесу.

Головною категорією комунікаційно-інформаційного підходу є поняття "інформації", що означає "те, що передається в процесі комунікації". Інформація, що передається в суспільстві (між людьми), зветься соціальною. Соціальна інформація є одночасно "нооінформацією", "семантичною інформацією", "семіотичною інформацією".

З погляду комунікаційно-інформаційного підходу, документ — це особлива форма каналу передачі соціальної інформації, яка характеризується фіксацією (закріпленням) інформації на матеріальному (речовинному) носії. У комунікаційному процесі документ може розглядатися також як повідомлення, або як джерело інформації, її передавач чи сховище.

Розділ ІІІ. Особливості документу як знакової системи

3.1. Специфіка мовного знака. Своєрідність документу як знакової системи

Розглядати мову як знакову систему є сенс у тому разі, коли враховується специфіка мовного знака. Ф. де Соссюр вважав, що мовні знаки характеризуються такими рисами, як довільність (умовність), тобто відсутність між позначувальним і позначуваним якогось природного зв'язку (ця риса зближує мовні знаки з немовними), лінійність (звуки в слові вимовляють один за одним у часовій протяжності, а передані письмом характеризуються і просторовою лінійністю), змінність. Що стосується першої ознаки, то вона не є беззаперечною. Якщо немовним знакам властива абсолютна довільність (умовність, конвенціональність), то в мові є й абсолютно довільні знаки, і вмотивовані. Про довільність мовних знаків свідчить той факт, що одні й ті ж поняття в різних мовах передаються різними словами (укр. стіл, нім. Tisch, англ. table; укр. цвях, рос. гвоздь, чеськ. hfebik, нім. Nagel, англ. nail) і, навпаки, однаковими експонентами позначають різні поняття (рос. луна «місяць», укр. луна «відлуння», рос. конец «кінець», болг. конец «нитка», укр. магазин «крамниця», англ. magazine «журнал»). До вмотивованих мовних знаків передусім належать звуконаслідувальні слова типу бух, ляп, хлоп, хіхікати. Це зовнішня мотивація. Не можна стверджувати, що Ф. де Соссюр не помічав цих фактів. Він розглядав їх як другорядні й суперечливі щодо їх символічного походження. На його думку, вони не заперечують основної тези про умовність, довільність мовного знака.

Останнім часом думка про вмотивованість мовних знаків широко пропагується представниками теорії звукосимволізму. Справді, якщо провести психолінгвістичний експеримент на визначення розміру, віку, внутрішніх якостей невідомих істот, позначених неіснуючими словами харарапа і зілюля, то в першому слові реципієнти знайдуть такі ознаки, як велике, старе, недобре, а в другому — мале, молоде, приємне, добре. Різні звуки викликають неоднакові асоціації (так, зокрема, як «погані» звуки опитувані назвали [х], [ш], [ж], [ц], [ф], як грубі — [д], [б], [г], [ж], як гарний, ніжний — [л]). Однак у цілому звукова мотивація має неосновний, фоновий характер.

Крім зовнішньої мотивації, у мові має місце і внутрішня мотивація, до якої належить морфемна вмотивованість похідних, особливо складних слів (укр. сімдесят, перекотиполе, нім. Bestarbeiter, Regenbogen, Fernsehapparat і та ін.). У цьому випадку йдеться не про знаки і позначувані ними предмети, а про мотивування одних знаків іншими. Говорячи про вмотивованість чи невмотивованість як ознаку мовного знака, слід погодитися з висновком шведського лінгвіста Б. Мальберга, що «жоден мовний знак не є абсолютно довільним, але й не є абсолютно вмотивованим» [4, c. 26-27].

Специфічною ознакою мовного знака є непаралельність плану вираження і плану змісту, яка полягає в тому, що:

а) план вираження (експонент, позначувальне) є лінійним і дискретним, а план змісту має кумулятивну властивість, тобто характеризується структурною глобальністю і часовою безперервністю;

б) один експонент (позначувальне) може мати декілька позначуваних, тобто тут існують відношення одне — декілька і декілька — одне (явища полісемії, омонімії, синонімії, синкретизму й аналітизму);

в) позначувальне і позначуване характеризуються автономністю розвитку. План вираження може змінюватися при незмінності плану змісту (бъчела —> бджола) і навпаки (міщанин «житель міста» —> «назва соціального стану людей» — «людина з обмеженими інтересами і вузьким кругозором; обиватель»).

Непаралельність плану вираження і плану змісту отримала в мовознавстві назву асиметричного дуалізму мовного знака (термін С. Карцевського), суть якого полягає в тому, що позначувальне (позначення) прагне мати інші функції, а позначуване (значення) прагне виразитися іншими засобами. Будучи парними, вони перебувають у стані нестійкої рівноваги. Саме завдяки цьому асиметричному дуалізмові структури знаків лінгвальна система може еволюціонувати.

Інші особливості мовних знаків зумовлені специфі-кою мовної системи. При зовнішній подібності мови й інших систем знаків між ними існують кардинальні відмінності. Своєрідність мови як знакової системи полягає в тому, що:

1. Мова виникає природним шляхом, постійно розвивається, удосконалюється, тобто має динамічний характер. Вона здатна до саморегулювання, тоді як інші знакові системи є штучними, конвенціональними (виникають за домовленістю) і статичними. Саме цією специфічною ознакою зумовлена така особливість мовних знаків, як продуктивність. Знаки нерідко змінюють свої значення не під впливом екстралінгвальних чинників, а під впливом пов'язаних з ними інших мовних знаків. Так, зокрема, синоніми й антоніми часто орієнтуються у своєму семантичному розвиткові на своїх партнерів. Наприклад, слово південь спочатку мало значення «полудень», а північ — антонімічне значення «час на межі двох діб, який відповідає 12 годині ночі». Коли ж слово південь набуло значення «південна сторона світу», бо саме о 12 годині дня сонце знаходиться на півдні, то антонімічне північ набуло значення «протилежна півдню сторона світу», і це зумовлено не якимись позамовними чинниками (о 12 годині ночі на північній частині неба ні сонця, ні місяця немає), а тільки впливом антоніма південь [17, c. 21-22].

Характерними рисами мовних знаків є також абстрактність значення деяких з них і конкретизація їх у висловленні, а також можливість їх використання у відриві від безпосередніх подій і ситуацій.

Класифікація документів здійснюється за окремими ознаками, що характеризують матеріальний носій документа та знакову систему запису інформації. Розуміючи під «матеріальним носієм документа» єдність матеріальної основи та конструкції, форми, способи запису й вилучення інформації, шляхи її сприйняття й споживання, а під «знаковими засобами фіксації та передачі інформації» – систему знаків як складову мовної, знакової системи загалом, було запропоновано відповідні ознаки класифікування документів і фасети, утворені внаслідок цієї процедури. У першому випадку ознаками класифікації слугують матеріал носія (паперовий, прозоро-плівковий, магнітострічковий, пластинковий), форма запису (одномірний (лінійний), двомірний (площинний), тривимірний (об’ємний)), матеріальна конструкція (стрічковий, картковий, аркушевий, блочний, дисковий), способи запису (ручний (рукописний), механічний, автоматичний), декодування (призначений для читання, призначений для роздивляння, призначений для слухання, призначений для комплексного відтворення інформації) інформації, призначення для сприйняття (людиносприйманий (безпосередньо сприйманий, опосередковано сприйманий), машиносприйманий, людино-машиносприйманий), каналом сприйняття людиною (візуальний, аудіальний, відчутний на дотик, аудіовізуальний, комбінований, недоступний для сприйняття людиною), а в другому – характер знакових засобів передачі інформації (символічний, іконічний, записаний шляхом зміни структури носія), мовної системи, в якій утілено інформацію (вербальний (словесний) (вербально-писемний, літературний; вербально-усний, звуковідтворювальний), образотворчий (образотворчий статичний, образотворчий динамічний), музичний (музичний звуковідтворювальний, нотний), комплексний, матричний, іншомовний), належність знаків запису до певних знакових систем (писемний (текстовий, літературний), ізографічний, картографічний, нотний, технічно-кодований) [11, c. 25-26].

3.2. Кодування інформації та класифікація знаків

Вивченням знаків займається семіотика. Семіотика (від грецького semion – знак, признак) – наука, яка вивчає спільні якості знаків, їх системи і ситуації у людському суспільстві. Семіотика вивчається на трьох різних ступенях:

1) синтактика;

2) семантика;

3) прагматика.

Синтактика розглядає способи поєднань знаків, які ведуть у кінцевому результаті до формування текстів. Семантика аналізує поняття, значення і смисл. Знак не тільки позначає який-небудь предмет або явище, але має і своє смислове і експресивне значення. Прагматика займається відношеннями „людина — знак”.

Класиком семіотичної науки є американський вчений Ф. де Соссюр (1857 — 1913). У нашій країні увага до семіотики виникла у 60-70 роки.

У широкому розумінні знак – це будь-яке фізичне явище , яке має загальну або суб’єктивну інтерпретацію, яка залежить від навколишнього середовища.

1) в документознавстві знак – матеріальний, чуттєво сприйманий предмет (явище або дія) , який виступає у якості представника другого предмета, якості або відношення і використаний для фіксування, придбання, зберігання, переробки і передачі повідомлення. Знак являє собою своєобразний „атом” соціальної інформації. Повідомлення може складатися з одного або совокупності знаків. Але повідомлення менш одного знаку не може бути , бо воно не буде мати змісту.

Знак має такі ознаки (особливості) :

1) матеріальне вираження;

2) значення;

3) інформує про щось відмінне від цього;

4) використовується для передачі інформації;

5) функціонує у певній знаковій ситуації.

Знак має зовнішню і внутрішню структурні сторони. Зовнішня сторона – це матеріальна оболонка знака. Предмет, який виступає у ролі знака,обов’язково володіє певною формою, щоб бути сприймаємим, здатним фіксуватиі передавати інформацію у просторі і часі. Жест, світло световору, морський прапорний код, звук мовлення не можуть слугувати знаками для документа.

Внутрішня сторона знаку — це його значення. Цим відрізняється від інших матеріальних знаків[9, c. 22-24].

Між знакам і означаємим предметом, як правило, немає спільності. Зв’язок між знаком і предметом виконує людина. Люди в багатьох випадках условлюються у тих або інших знаків і знакових систем. Знак використовується для передачі і зберігання інформації, використовується засобом комунікації. І тому значення знаків повинно бути зрозуміло усім учасникам комунікаційного процесу. Доки знаки не зрозумілі (нерозшифровані) реципієнтом, повідомлення не може бути сприйнято, а значить, документ, не може зробити свою сущну функцію – бути джерелом інформації і засобом комунікації.

Знак існує у певній знаковій системі. Будучи вилученим з неї, він може втратити або поміняти своє значення.

Класифікація знаків — це їх перегрупування за певними ознаками.

Існує багато класифікацій знаків, розроблених у семіотиці. І.С.Пірс виділив знаки – копії, знаки – ознаки і знаки – символи.

Знаки-копії – це відтворювання, репродукція, більш-менш східні созначуємим (фотографії, фільми, картини, знаки піктографічної писемності).

Знаки — ознаки – пов’язані з відтворюваними предметами , як подія зі своїми причинами (те. що інакше називається симптомом, прикметами і т.д.)

Знаки-символи у силу заключного у них наглядного образу використовуються для вираження деякого, часто дуже значного і видхильного змісту (наприклад, зображення стародавньогрецької театральної маски, я символ сучасного театру) Слово „символ” вживається і просто у змісті „знак”. Оскільки у документознавстві використовується поперед всього знаки,яки можуть виконати роль засобу документного обміну інформації між людьми, найбільш прийнятною є їх групування за характером походження і формою існування, розробленою С.Г. Курмиловим та А.В. Соколовим.

Розрізняють знаки мовні і немовні.

Знак мовний — одиниця мови (людина, слово, словосполучення,пропозиція), яка слугує для позначення предметів або явищ дійсності, а також відношення між елементами мови у тексті. Знак мовлене вий двосторонній, він складається з позначающого та позначаємого.

До немовленнєвих знаків віднесені символи, товарні знаки, музейні експонати, фотографії, звуки порід, історичні реліквії, також знарядді праці, архітектурні пам’ятники.

Частіше всього серед немовленневих знаків використовуються знаки зображення існуючих або условних об "Всемирные торговые организации и

Украинское ожидание реальной перспективы вступления" актів, які містять їх схематичне позначення. Вони поділяються на знаки – „пікчери”, вироблені і речовини.

Знаки — „пікчери” (від англійського „pikture” — картина, малюнок,кінофільм, кадр з фільму ) – це витвір живопису, у тому числі графіки,художньої вишивки, художньої різьби по дереву, металу, фотографії (включаючи кінофільм). Їх прийнято називати іконічними (тобто знаками зображення) До них, крім об’єктів живопису, які фіксують на носії, можна віднести і скульптуру, хоча вона є речовим знаком.

Емблемні знаки – різноманітна емблематика (арена, спортивна, торгово-фірмова, міфологічна, дорожна і т.п.)

Знаки речові (трьохмірні) – це скульптура, макети, моделі виставок,музеїв і т.п. Серед них — різноманітна (у більшості обрядова) речовинна символіка, яка позначає різні поняття (хліб і сіль – знак привітності та дружби, кільце на четвертому пальці – людина жоната – і т.п.) Таким чином, функція і значення знаку належать окремим предметам у конкретній ситуації.

Це відноситься до суб’єктів експозицій музеїв, зоопарків, ботанічних садів,виставок і т.д. Розгляд таких об’єктів , як носіїв визначеного знака повідомлення можливо тільки у межах самої експозиції.

Вилучений з неї предмет втрачає свій знаковий статус (хліб на столі поза обрядом зустрічі дорогих людей або сільскогосподарчої виставки не фіксує ніякої соціальної інформації.)[11, c. 21-23]

Форма знака — символу може бути різною: буква, цифра, отвір,точка, лінія, рельєф та інші спеціальні знаки або коди. Вони створені для фіксування і передачі соціальної інформації. Одні з них подібні зображеному, другі несуть цільовий характер і не схожі на відображаємий предмет або явище.

Перші створюються за допомогою більш-менш чіткого копіювання реальних об’єктів або явищ. Вони несуть іконічні немовленеві знаки, подібні за формою назначаємим об’єктам.

Це малюнки, фотографії, кінофільми, відеофільми. На відміну від іконічного, знак-символ не повинен мати схожості з тим предметом або явищем, яке він позначає. Для того щоб зрозуміти (розшифрувати) інформацію,людина повинна заздалегідь вивчити значення знаку. До документів,використовуючи мовленнєві знаки – умовні позначення, відносяться вербальні (словесні) документи (книги, брошури, журнали, газети, бюлетені т.д.) і ідеографічні документи (географічні карти, ноти, креслення).

Знаки-копії (іконічні знаки) — це знаки, значення яких повністю визначається тим предметом, якому вони відповідають.

Знаки-копії об'єднуються за принципом схожості, подібності предмета та його позначення.

Прикладами іконічних знаків можуть бути фотографії, картини, відбитки пальців, відображення у дзеркалі, копії документів тощо.

Знаки-ознаки (знаки-прикмети, знаки-індекси) — це знаки, значення яких повністю визначається тим контекстом, у якому вони виявляються і позначають відношення між об'єктами, а також між об'єктом і його властивостями..

Прикладом таких знаків можуть бути займенники, деякі прислівники (тут, зараз, завтра), положення флюгера, сліди на снігу. Дим — знак вогню, розбитий автомобіль — знак транспортної аварії на дорозі, крадіжка автомобіля — знак злочину, безпідставне звільнення людини "х" з роботи — знак правопорушення тощо.

Висновок до ІІІ розділу

Так само залишається багато відкритих питань у випадку визначення видів документів за особливостями знакових засобів фіксації й передачі інформації. Обмежуючи видовий перелік документів, наприклад, за характером знакових засобів передачі інформації, називаються такі види документів: символічний, іконічний, записаний шляхом зміни структури носія. Змістова нерівнозначність пропонованих видів проглядає на позірному рівні. Якщо у випадку символічного, іконічного документів автор апелює до особливостей знаку як символу, зображення, образу, то «документ, записаний шляхом зміни структури носія» відбиває інший підхід до виокремлення класифікаційної ознаки, а саме – наслідки фіксації інформації для матеріального носія. Таким чином, пропонована Г.М. Швецовою-Водкою класифікація документів за знаковими засобами фіксації та передачі інформації, як і попередньому випадку, відзначається деяким порушенням структурної і формальної логіки.

Висновки

Аналіз історичного процесу формування поняття "документ" у різних наукових дисциплінах з кінця ХІХ-го до кінця ХХ-го століття показав, що поняття "документ" є об'єктом досліджень низки сучасних дисциплін інформаційно-комунікаційного циклу, зокрема інформатики, документалістики, бібліотекознавства, бібліографознавства, архівознавства, документознавства, археографії, джерелознавства, дипломатики тощо, і в кожній науці воно має свій конкретний зміст. У кінці ХІХ — на початку ХХ ст. це поняття входить у науковий обіг книгознавства і бібліографознавства завдяки працям П. Отле та його послідовників, які, виходячи з потреб розвитку бібліографії, застосовували узагальнююче, широке значення поняття "документ" і заклали теоретичне підґрунтя документаційно-інформаційної науки.

Визначено, що в процесі історичного розвитку сформувалися, щонайменше, вісім різних за обсягом значень поняття "документ", які співвідносяться одне з одним як поступове звуження обсягу поняття. Встановлено, що відмінності між першими чотирма значеннями „документа” пов’язані з його матеріальною та знаковою складовими, а між наступними — з генезисом, змістом та функціональністю документа. Встановлена система взаємозв'язків між усіма значеннями поняття "документ", яку можна представити як дихотомічний поділ, коли все, що не входить до поняття "документ" на тому чи іншому ступені поділу, не вважається документом. Ця теоретична схема дозволяє критично підходити до аналізу різноманітних дефініцій документа, а також пояснень щодо обсягу цього поняття. Паралельне використання терміна “документ” у різних сферах іноді викликає штучні дискусійні заперечення того чи іншого значення цього поняття.

Разом з тим, те, що сьогодні обсяг і зміст поняття “документ” у кожній науці відрізняється, ускладнює взаєморозуміння між ними у комунікаційних процесах науки та суспільства, що бурхливо розвиваються останнім часом.

Список використаної літератури

1. Беспянська Г. Діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини "Україна". — К. : Університет "Україна", 2005. — 418с.

2. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

3. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

4. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.

5. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

6. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.

7. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

8. Гордієнко К. Діловодство в роботі секретаря: практичний посібник. — 3-тє вид., змінене та доп. — К. : КНТ, 2009. — 304c.

9. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2004. — 383 с.

10. Діловодство у державних установах: зб. інструкцій / Є.К. Пашутинський (упоряд.). — 2-ге вид., зм. — К. : КНТ, 2009. — 593с.

11. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.

12. Загорецька О. Теорія діловодства як галузь наукових знань // Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України. УДНДІАСД. – К., 2002. – Т. 8. – С. 139-141.

13. Загорецька О. М. Стандартизація в галузі справочинства в Україні: невирішені проблеми // Архіви України. – 2001. – № 1-2. – С. 11-20 (у співавт. з Л. В. Кузнєцовою, С. Г. Кулешовим).

14. Загорецька О. Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах України // Студії з архівної справи та документознавства / Головархів України. УДНДІАСД. – К., 1998. – Т. 3. – С. 80-81.

15. Загорецька О. Основні поняття та терміни // Архівознавство: Підручник для студентів іст. ф-тів вищ. навч. закладів України / За заг. ред. Я. С. Калакури та І. Б. Матяш. – К.: ВД “КМ Академія”, 2002. – С. 319-330.

16. Загорецька О. М. Термінологічні стандарти з діловодства й архівної справи: історичний аспект і сучасний стан // Документознавство та інформаційна діяльність: Наука. Освіта. Практика: Зб. матеріалів наук. конф. (18 грудня 2002 р.). – К.: ДАКККіМ, 2003. – С. 55-58.

17. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.

18. Лоза О. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник / Українська академія держ. управління при Президентові України. Дніпропетровський філіал. — К., 1997. — 67с.

19. Ломачинська І. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч.:В 2 ч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини "Україна". Інститут дистанційного навчання / Т.Г. Горбаченко (наук.ред.). — К. : Університет "Україна", 2006. — 444с.

20. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

21. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. — 2-е вид., переробл. і доп. — Х. : Фактор, 2008. — 416c.

22. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.

23. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.

24. Тітенко Л. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навч.-метод. посібник для самост. вивчення дисципліни / Київський національний економічний ун-т ім. Вадима Гетьмана — К. : КНЕУ, 2006. — 192с.

25. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.

26. Швецова-Водка В. Типологія документа: Навч. посіб. для ін-тів культури. — К.: Кн. палата України, 1998. — 79 с.