Управлінські інформаційні системи в аналізі і аудиті

1. Переваги та недоліки інструментальних засобів системи.

2. Організація комплексного аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства з використанням комп'ютерної техніки.

3. Прийняття управлінських рішень з використанням обчислювальної техніки.

Список використаної літератури.


1. Переваги та недоліки інструментальних засобів системи

В області комп'ютерних технологій в останні два десятиліття не було, напевно, більш активно розвиваючого напрямку, ніж становлення й розвиток обчислювальних мереж, що склали основу так званих мережних технологій. Бурхливий технологічний прогрес мікроелектроніки, що спостерігався всі ці роки виявився не тільки в чисто комп'ютерній сфері, але й у виробництві засобів зв'язку, за допомогою яких розподілені в просторі комп'ютери поєднуються в єдину систему - обчислювальну мережу. Можна вказати наступні основні причини широкого поширення локальних обчислювальних мереж (ЛВС) у сфері керування.

По-перше, повсюдне поширення щодо недорогих персональних комп'ютерів (ПК), обчислювальні потужності яких сьогодні дозволяють із успіхом вирішувати більшість практичних завдань.

По-друге, об'єктивно існуючі потреби користувачів ПК однієї організації обмінюватися між собою інформацією, спільно використовувати загальні мережні програмні, апаратні й інформаційні ресурси, а також одержувати доступ до ресурсів обчислювальних мереж інших організацій або установ.

По-третє, поява на ринку широкого спектра апаратних і програмних комунікаційних засобів, що дозволяють легко й відносно дешево з'єднувати ПК у ЛВС.

Варто мати на увазі й те, що немаловажними факторами, що визначають перевагу мережного використання комп'ютерів, є:

- усунення дублювання інформації й проблем, пов'язаних з актуалізацією даних для окремих користувачів однієї організації;

- більше економічне колективне використання в мережі щодо дорогих ресурсів, таких як програмне забезпечення, принтери, дискові масиви пам'яті великого обсягу й т.п.;

- загальносистемне підвищення продуктивності за рахунок введення в мережі спеціалізованих компонентів, таких як файл-сервери, сервери баз даних, телекомунікаційні сервери й інші сервери додатків;

- наявність додаткові мережних послуг, таких як організація електронної пошти, проведення телеконференцій і т.п.;

- більше висока надійність при наявності в мережі дублюючих елементів єдиної розподіленої системи обробки даних, а також потенціал її розширюваності.

Відзначимо й те, що хоча перші комп'ютерні мережі 70-х рр. виникали в першу чергу як великомасштабні (глобальні) обчислювальні мережі, наприкінці 80-х і на початку 90-х рр. найбільш масове поширення одержали саме ЛВС від ділових організацій або їхніх структурних підрозділів. Пізніше на базі ЛВС стали виникати більші - корпоративні мережі. Повсюдне поширення ЛВС, їхнє розширення, накопичений досвід, а також нові теоретичні дослідження, у свою чергу, активізували подальший розвиток великомасштабних мереж. Досить переконливим прикладом досягнутого сьогодні прогресу в області проектування й використання великомасштабних мереж є всесвітня комп'ютерна мережа Інтернет, що поєднує в собі безліч глобальних мереж[2, c. 52-54].

Для всіх шести поколінь апаратна платформа єдина - це ПЕОМ.

І покоління - системи орієнтовані на використання ПЕОМ типу IBM PC, які працювали під управлінням MS DOS . Інструментальні засоби - це мови СУБД Clipper, FoxProта СУБД 2-го покоління.. Структурна система будувалась у вигляді не зв’язаних між собою АРМів. Обмін інформацією часто виконувався за допомогою фізичного перенесення на дискетах. Обмін ускладнювався через різні структури файлів на різних робочих місцях. Основним базовим елементом в таких системах був не документ, а бухгалтерське проведення.

Недоліки:

- слабка захищеність від несанкціонованого доступу.

- не можна працювати з документом як з єдиним цілим

- інформаційна відокремленість приводила до ускладнення отримання консолідованих даних.

- з так званої організації БД - складність підтримки цілісності та узгодженості БД

Переваги низька вартість і можливість швидкої розробки.

Зараз такі системи в Україні не використовуються, оскільки НБУ ввів вимоги до АБС і провів сертифікацію основних комплексів: ОДБ, система клієнт-банк. НБУ повинен сертифікувати всі системи.

ІІ покоління. С-ми орієнтовані на ті ж технічні засоби, що і с-ми 1-го покоління, але відмінність другого покоління полягають в тому, що створ-ся єдина БД АБС, яка зберігається на сервері, функціонує ЛОМ типу Novel, яка забезпечує доступ до ф-л-сервера роб. станцій. Інструментальні засоби ті ж самі. Базовий елемент - ще залишився. АРМи повинні працювати в локальній обчислювальній мережі, файл-серверні системи. Поряд з такими СУБД як Clipper, FoxPro такі системи розроблені на мові С чи Паскаль. На відміну від першого покоління з’явилися системи, в яких головним структурним проведенням є не бухгалтерський документ, а банківський. Ці системи зараз дуже поширені в банках України.

Ці системи поширені і використовуються, але мають недоліки :

- відсутність повноцінного механізму підтримки транзакцій ускладнює забезпечення цілісності і узгодженості БД.

- складність забезпечення захисту інформації

- комплекс задач АБС слабо пов’язаний функціонально.

Комплекс задач АБС слабо пов'язано функціонально. Суть функціонального зв'язку банківських задач полягає у тому, що різні банківські задачі мають певні процедури, які мають бути вирішені по одному алгоритму.

Підводячи підсумок, можна сказати, що за останнє десятиліття індустрія інструментальних систем набула великого піднесення. Причому за останні 5 років відбулося зміщення інтересів розробників в бік інструментальних систем, орієнтованих на створення додатків, що працюють, використовуючи Internet-технології для доступу та модифікації даних[3, c. 24-26].

2. Організація комплексного аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства з використанням комп'ютерної техніки

Україна має певний досвід щодо використання обчислювальної техніки для реалізації функцій обліку, контролю та аудиту. Проте, незважаючи на те, що автоматизацією охоплено широке коло облікових задач, продуктивність праці обліковців залишається вкрай низькою.

Найвищий ефект від упровадження засобів обчислювальної техніки в господарський облік та аудит, як правило, досягається за рахунок удосконалення його методології та організації, підвищення контрольних властивостей, повнішого задоволення потреб управління в обліковій інформації. У сучасних умовах раціоналізація технології оброблення облікової інформації, зниження її трудомісткості — основний напрям автоматизації господарського обліку, але його можливості дуже обмежені. Пояснюється цей факт тим, що існуючі автоматизовані інформаційні системи обліку побудовано на методологічних принципах, притаманних ручній технології господарського обліку.

Тобто застосування засобів обчислювальної техніки, в тому числі й ЕОМ, вступає у певну суперечність із практикою господарського обліку. ЕОМ полегшує працю бухгалтера, але без зміни і подальшого розвитку методології обліку вони нічого не вносять в її зміст. Постає необхідність удосконалення методології господарського обліку та його організації.

Нові технічні засоби автоматизації та організаційні форми їх експлуатації в умовах функціонування автоматизованих робочих місць обліковців визначають необхідність перегляду методологічних аспектів автоматизації господарського обліку, що склалися в період застосування універсальних ЕОМ загального призначення.

Якщо розглядати мережу АРМБ як складову автоматизованої інформаційної системи об’єкта управління, то постає проблема перегляду методологічних аспектів інформатизації як у загальносистемному плані, так і щодо автоматизації обліку з використанням АРМБ[1, c. 36-38].

У загальносистемному плані (з позиції інформатизації процесу управління на об’єкті) методологічні аспекти мають охоплювати такі питання:

· автоматизоване формування управлінських рішень;

· автоматизоване формування первинної документації;

· автоматизоване формування фінансової та статистичної звітності;

· автоматизація інформаційно-довідкового обслуговування управлінців;

· автоматизація передавання економічної інформації з одного рівня на інший.

На таких принципах сформовано концепцію децентралізованого оброблення облікової інформації, яка відбивається в масовому створенні та впровадженні комп’ютерних інформаційних систем.

Людино-машинні комп’ютерні (автоматизовані) інформаційні системи вже на стадії проектування потребують як удосконалення організації основної діяльності об’єкта управління, так і поліпшення організації управлінських процедур. Масове проектування комп’ютерних інформаційних систем, розпочате близько 40 років тому, спричинило необхідність розробки єдиних теоретичних засад, методичних підходів до їх створення, впровадження й функціонування.

Сформульовані академіком В.М.Глушковим науково-методичні засади й практичні рекомендації щодо проектування автоматизованих інформаційних систем управління в сучасних умовах перетворилися на методичні принципи створення комп’ютерних ІС. До них належать принципи системності, розвитку, сумісності, стандартизації та уніфікації, ефективності.

Принцип системності(системний підхід) є основоположним при створенні, функціонуванні й розвитку комп’ютерних ІС в цілому та комп’ютерних інформаційних систем обліку зокрема. Він дає змогу: розглядати досліджуваний об’єкт як єдине ціле; виявляти завдяки цьому різноманітні типи зв’язків між структурними елементами, які забезпечують цілісність системи; встановлювати напрям виробничо-господарської діяльності системи та реалізовувати в ній конкретні функції. Системний підхід передбачає проведення двоаспектного аналізу, що поєднує в собі макро- і мікропідходи.

При мікроаналізі система обліку або її елемент розглядаються як частина системи вищого порядку. Особлива увага приділяється інформаційним зв’язкам: установлюється їх кількість, виокремлюються та аналізуються ті зв’язки, що зумовлені метою вивчення системи, й відбираються найперспективніші, які реалізують задану цільову функцію. Вивчається структура об’єкта, аналізуються її складові елементи щодо їх функціональних характеристик, які виявляються через зв’язки з іншими елементами та зовнішнім середовищем. У процесі проектування комп’ютерних ІС з обліку системний підхід дає змогу використовувати математичний опис функціонування й дослідження різноманітних властивостей окремих елементів і системи обліку в цілому, моделювати досліджувані процеси для аналізу роботи створюваних систем обліку.

Практичне значення системного підходу полягає в тому, що він дає змогу в доступній для аналізу формі не лише відбити все істотне, цікаве для творця комп’ютерної системи, а й використати ЕОМ для дослідження поводження системи, яка проектується, в конкретних (заданих експериментатором) умовах. Тому в основу створення комп’ютерних інформаційних систем обліку в сучасних умовах покладено метод моделювання на базі системного підходу, який дає змогу відшукувати оптимальний варіант структури системи, забезпечуючи найвищу ефективність її функціонування.

Принцип розвиткуполягає в тому, що комп’ютерна ІС створюється з урахуванням можливості постійного поповнення й оновлення функцій цієї системи та видів її забезпечення. Передбачається, що комп’ютерна інформаційна система обліку має нарощувати свої обчислювальні можливості, оснащуватися новими технічними й програмними засобами, бути здатною постійно розширювати й оновлювати склад задач та інформаційний фонд, створюваний у вигляді баз даних.

Принцип сумісності полягає в забезпеченні здатності взаємодії комп’ютерних ІС різних видів і рівнів у процесі їхнього спільного функціонування. Реалізація цього принципу дає змогу забезпечувати нормальне функціонування економічних об’єктів, підвищувати ефективність управління.

Принцип стандартизації та уніфікаціїполягає в необхідності застосування типових уніфікованих і стандартизованих елементів функціонування комп’ютерних ІС. Упровадження у практику створення й розвитку комп’ютерних ІС цього принципу дає змогу скоротити часові, трудові та вартісні витрати на їх створення з максимально можливим використанням нагромадженого досвіду щодо формування проектних рішень та автоматизації проектних робіт.

Принцип ефективностіполягає в досягненні раціонального співвідношення між витратами на створення комп’ютерних ІС з обліку та цільовим ефектом, отриманим при їхньому функціонуванні[5, c. 83-86].


3. Прийняття управлінських рішень з використанням обчислювальної техніки

Сучасні тенденції розвитку суспільства спираються на принципово нові моделі та засоби проектування, організації й сумісного оперативного управління виробничими й бізнесовими процесами на базі створення і постійного удосконалення інформаційних комп’ютерних технологій. Перспективним напрямком розвитку інформаційних технологій вважається використання математичного моделювання й багатокритеріальної оптимізації організаційно-технологічних і виробничих процесів.

Важлива роль у підвищенні ефективності функціонування сучасного виробництва відводиться інформаційним аналітичним системам, до складу яких входить і система оперативного управління виробництвом, яка зорієнтована на вирішення задач планування, обліку й контролю, прогнозування й аналізу відхилень від запланованого перебігу виробництва, вироблення й прийняття управлінських рішень.

Відомо, що основою для прийняття управлінських рішень є інформація. Тому від своєчасного збирання достовірної інформації, що всебічно характеризує всі процеси і явища виробничo-господарської діяльності підприємства та його структурних ланок, а також від оперативної обробки і поставлення її користувачам, повністю залежить якість і своєчасність керівництва виробничими процесами та господарською діяльністю підприємства.

Застосовуючи для досягнення цієї мети, наприклад, ПЕОМ, що використовується як АРМ на етапі виникнення первинної інформації, можна значно удосконалити форми і методи збирання цієї інформації за рахунок автоматизації процесу. Суть такого процесу полягає у тому, що завдяки попередньо сформованим умовно-постійним масивам (з нормативною, розцінковою, довідковою, планово-договірною та іншою умовно-постійною інформацією), та форм вхідних і вихідних документів, можна заповнювати форми первинних документів автоматично тією інформацією, яка є для цього документа постійною. Перемінну, тобто фактичну інформацію при цьому заповнюється ручним способом.

Такий підхід до організації збирання фактичної інформації, дозволяє здійснювати безпаперове (на екран і в пам’ять ПЕОМ) одноразове оперативне збирання і фіксування достовірної первинної інформації та її попередню обробку у ритмі виробництва, а потім передавати цю інформацію у такому ж ритмі усім користувачам для використання.

Слід показати, що частота збирання первинної інформації, яка характеризує стан і параметри виробничих та господарських процесів та явиш, її оперативна обробка визначається частотою і швидкістю змін, що проходять на керованому об’єкті, тобто у ритмі виробництва. Така інформація потрібна керівникові (чи менеджеру) для оперативного втручання в ці процеси з метою виправлення або попередження недоліків до їх закінчення. Зібрана таким чином оперативна інформація має бути не тільки єдиною для всіх користувачів, але і достовірною, а тому вона може використовуватись для господарського (бухгалтерського) обліку[1, c. 102-104].

Важливої уваги при цьому слід приділити технологічному процесу обробки економічної інформації – сукупності взаємопов’язаних операцій з обробки інформації, які виконуються у певній послідовності.

Оброблена і узагальнена або зведена по розроблених алгоритмах інформація на рівні підприємства використовується не тільки для вирішення загальновиробничих задач поточного управління, але і для складання установленої бухгалтерської, статистичної та іншої зведеної звітності.

Використовуючи економіко-математичні методи, широкі експлуатаційні можливості сучасних засобів обчислювальної техніки, систему прогресивних науково-обгрунтованих норм і нормативів, а також досягнення науково-технічного прогресу, можна серйозно удосконалити планування виробництва і підняти його на науковий рівень. Саме моделювання технологічних стадій виробництва, дозволяє вибрати оптимальний варіант з відповідною організаційною структурою управління підприємством; пробалансувати систему відповідних показників та визначити напрямок пропорційного розвитку виробництва; здійснювати взаємозв’язок прогнозування, перспективного, поточного та оперативного планування; широко використовувати нормативні методи на всіх рівнях планування та управління; удосконалити систему нормативно-планових показників у використанні трудових, матеріальних, фінансових та інших ресурсів.

Формування інформаційних систем, заснованих на часі найбільш оптимально зможуть задовольнити виконання таких умов оперативного управління виробництвом[5, с. 158]:

− чіткий розподіл робіт на короткі періоди часу (декаду, тиждень, добу, зміну), строгу регламентацію технологічного процесу для цеху і ділянки в подетальному і вузловому розрізі, а для робочих місць – у подетально-поопераційному вигляді,

− чітку організацію складання, оброблення й аналізу інформації про хід виробництва,

− комплексне використання засобів обчислювальної техніки для підготовки варіантів управлінських рішень,

− повсякденний аналіз і керівництво ситуацією в кожній ланці підприємства,

− своєчасне прийняття рішень і організацію робoти з попередження порушень у ході виробництва чи швидкого його відновлення у випадку відхилень.

Нові вимоги до формування сучасних інформаційних систем і технологій ставить розвиток логістики. Будь-які інформаційні технології повинні забезпечувати точну, доступну, надійну, гнучку, інтегровану і своєчасну інформацію з метою ефективного прийняття управлінських рішень[2, c. 62-64].


Список використаної літератури

1. Автоматизовані системи обробки економічної інформації: Підручник /Г.В.Лавінськпй. Т.Є.Оболонська. Б.В.Мариниченко та ін.; За ред. Г.В.Лавінського. - К.: Вища школа. 1995. - 287 с.

2. Береза A.M. Основи створення інформаційних систем: Навч. посібник. - 2-ге видання, перероблене і доповнене. - К.: КНЕУ. 2001.-214 с.

3. Вовчак І. Інформаційні системи та комп'ютерні технології в менеджменті: Теоретичні положення, приклади використання, методичні рекомендації по впровадженню:Навч. посібник для інж.-екон. та екон. спец. ВНЗ / Тернопільський держ. технічний ун-т ім. Івана Пулюя. — Т. : Карт-бланш, 2001. — 286с.

4. Глівенко С. Інформаційні системи в менеджменті: Навч. посіб. для студ. екон. спец. вищих навч. закл.. — Суми : Університетська книга, 2003. — 351с.

5. Гордієнко І. Інформаційні системи і технології в менеджменті: Навч.-метод. посіб. для самост. вивч. дисципліни / Київський національний економічний ун-т — 2.вид., перероб. і доп. — К. : КНЕУ, 2003. — 259с.

6. Журко В.Ф.. Пантелеев В. Д. Анализ хозяйственной деятельности в условиях АСУП. - М.: Экономика. 1987. – 263 с.

7. Завгородний В.П. Автоматизация бухгалтерського учёта, контроля, анализа и аудита. - К.: А.С.К.. 1998. - 768 с.

8. Інформаційні системи і технологи в економіці: Посібник для студентів вищих навчальних закладів. За ред. B.C. Пономаренка. - К.: Видавничий центр "Академія". 2002. – 544 с.

загрузка...
Top