Використання інформаційних технологій в підготовці фахівців в галузі документознавства

Вступ.

1. Теоретико-методологічні засади вивчення проблеми професійної підготовки документознавців.

2. Значення підготовки документознавців для інформаційного суспільства.

Висновки.

Список використаної літератури.


Вступ

Актуальність теми. Створення національної освітньої системи – необхідний чинник інтелектуального й духовного розвитку суспільства. Разом з тим реформування освіти в Україні відбиває і характерні риси, зміст і спрямованість перетворень, що мають загальноцивілізаційне значення. Під впливом новітніх інформаційних і освітніх технологій помітно зростають обсяги знань, руйнується усталена до недавнього часу структура виробництва і баланс попиту на професії, а отже, і зайнятості населення. Створюються можливості для задоволення потреби в кадрах для нових видів діяльності, а також підвищення рівня освітньої підготовки, розширення і оновлення номенклатури фахових кваліфікацій, діапазону вузівських спеціальностей і навчальних дисциплін для підготовки кадрів.

Ці процеси вимагають модернізації підходів до освіти, особливо вищої, оскільки інформаційне суспільство будується на засадах суттєвого ускладнення та інтелектуалізації діяльності в усіх сферах. Гнучкість вищої освіти є основною передумовою її реформування і означає здатність відповідних закладів не лише реагувати на нові вимоги часу, але й передбачати їх, формулювати завдання з урахуванням позитивного міжнародного досвіду і європейських стандартів.

Документознавство – одна з перспективних професій, що забезпечує діяльність систем документно-інформаційних комунікацій в усіх галузях і функціонування сфери управління ними.

Об’єкт дослідження– підготовка кадрів з документознавства та інформаційної діяльності в сучасній Україні.

Предмет дослідження– застосування інформаційних технологій при підготовці сучасних документознавців.


1. Теоретико-методологічні засади вивчення проблеми професійної підготовки документознавців

Підготовка сучасних кадрів для означеної сфери є важливим державним завданням, оскільки недостатньо інтегрована на сьогодні система документних комунікацій має бути поступово перетворена висококваліфікованими фахівцями на стратегічно орієнтовану цілісність, що підвищить ефективність функціонування соціально-інформаційних та документно-комунікативних процесів у забезпеченні життєдіяльності громадянського суспільства.

Зокрема, на основі суспільної практики і даних прогнозування можна передбачити зростання потреби в підготовлених на рівні сучасних вимог документознавцях, сферою компетенції яких є документування, обробка, розповсюдження, зберігання, використання документів. Сьогодні в суспільстві існує стійка тенденція до розширення предметного поля діяльності таких фахівців.

Вивчаючи процес підготовки документознавців, детально розглянуто:

· місце документознавства як галузі наукового знання і навчальної дисципліни;

· питання поточного навчального процесу, що знайшли відображення в публікаціях;

· систему понять, пов’язаних з термінами “документ” та “документознавство”.

Підхід до підготовки документознавців (більш конкретно – менеджерів інформаційних систем) базується на результатах вивчення та прогнозування структури соціальної та виробничої діяльності фахівців. Підготовка фахівців з інформаційної діяльності має базуватись на міжнародних стандартах гуманітарної освіти і відповідати потребам вітчизняного ринку праці.

Розглядаючи особливості професійної діяльності документознавця у контексті інформатизації суспільства, необхідно враховувати структурні зрушення, обумовлені розвитком і впровадженням новітніх технологій, що сприяють поширенню такого типу відносин, як інформаційні. Це вплинуло на загальний стан інформатизації суспільства. Основним її джерелом є інформаційний ресурс, темпи нарощування якого залежатимуть від подальшого технічного та економічного розвитку.

Створюється і нова соціальна структура суспільства, основою якої постає інтелектуальна діяльність, пов’язана із зайнятістю в інформаційно-комунікативних системах.

Згідно з прогнозами, в сфері управління (в політиці, економіці, виробництві тощо) продовжуватиме зростати роль висококваліфікованих фахівців інформаційної сфери [3, c. 56].

Застосування новітніх технологій автоматизованої обробки, систематизації та аналізу інформації для підготовки управлінських рішень, відкритість інформації і постійний доступ до існуючих державних інформаційних систем та інших інформаційних ресурсів передбачені чинним Законодавством України в контексті розвитку національної інформаційної мережі Інтернет. Це один із пріоритетних напрямів державної політики в сфері інформатизації, що обумовив нові підходи і до технології державного управління, включаючи його центральні і місцеві органи. Екстраполюючи міжнародні моделі на сучасні завдання розвитку українського суспільства з урахуванням його традиційних цінностей та реального стану, фахівець-документознавець повинен мати високий рівень професійної компетентності для окреслення своїх функціональних повноважень в умовах постійного розширення та ускладнення інформаційно-комунікативних систем.

Завдання вищої школи в цих умовах полягає в підвищенні якості підготовки документознавців, рівня їх професіоналізму (здатність, готовність, компетентність), світоглядної культури і соціально-етичної відповідальності. Важливим педагогічним завданням є формування загальнолюдських ціннісних орієнтацій, моральних норм.

Загальна інформатизація суспільства викликала необхідність реформування вищої школи на основі поширення новітніх інформаційно-комунікаційних технологій. Створюються нові комунікативні системи, а отже, виникає потреба у тлумаченні наявних і нових термінів та понять, їх системному узгодженні. Ця масштабна і складна робота має бути відповідним чином організована. Але потреби підготовки кадрів уже нині диктують необхідність сутнісного уточнення основних понять.

Сучасне документознавство має певні напрацювання в галузі спеціальної термінології. Майже кожний з провідних фахівців цієї галузі оперує власними визначеннями.

Педагогічний аспект підготовки документознавця полягає в тому, щоб визначити оптимальні методи і прийоми виховання[1, c. 76-77].

Однією з найважливіших умов поліпшення якості сучасної освіти є її інформатизація. Це передбачає якнайповніше використання доступної інформації, а саме:

· підвищення ефективності навчального процесу на основі його індивідуалізації та інтенсифікації;

· розробка методів і технологій навчання з орієнтацією на розвиваючу, випереджаючу і персоніфіковану освіту;

· досягнення необхідного рівня професіоналізму в оволодінні засобами інформатики та обчислювальної техніки;

· інтеграція різних видів діяльності (навчальної, навчально-дослідницької, методичної, наукової, організаційної) у межах певної освітньої технології;

· підготовка майбутніх фахівців до роботи в умовах інформаційного суспільства;

· підвищення професійної компетентності і конкурентоздатності майбутніх фахівців.

Підготовка документознавців має виходити з потреб активізації процесу інформатизації суспільства і необхідності формування інформаційної культури користувачів.

У підготовці документознавців важлива роль належить використанню новітніх інформаційних технологій, що дозволяють створити комп’ютерну методологію навчання, орієнтовану на застосування в навчальному процесі; комп’ютерне моделювання навчально-пізнавальної діяльності; інформування, програмування навчальної діяльності. На практиці засвідчило свою ефективність використання в навчальному процесі таких методів, як асоціативний метод, метод тестування, ігровий метод активного навчання, метод проектів, метод ситуаційного моделювання.

Застосування комп’ютерної методології навчання сприяє інтеграції всіх видів навчальної роботи в підготовці документознавців до професійної діяльності в умовах інформаційного суспільства. Інформаційні технології у навчальному процесі істотно змінюють роль і місце викладача та студента в системі “викладач – інформаційні технології навчання – студент”.

Як свідчить аналіз, нові вимоги до змісту і технології підготовки документознавців поки що не знаходять належного забезпечення навчальними документами для викладачів та студентів вищих закладів освіти України. У зв’язку з цим актуалізується й завдання переосмислення функціонального призначення навчального комплекту для вищих навчальних закладів. До недавнього часу вони були спрямовані переважно на реалізацію інформаційної та відтворюючої функцій, оскільки забезпечували саме таку модель навчання. Сучасний навчальний комплект має бути орієнтований також на забезпечення мотиваційної, розвиваючої, прогностичної, інноваційної та креативної функцій [4, c. 65-66].


2. Значення підготовки документознавців для інформаційного суспільства

Головною метою служби діловодства мусить бути ефективне управління всією документацією установи, в т.ч. досконале документаційне забезпечення управління, якісне надання документно-інформаційних послуг, вчасна обробка і передання на різні рівні керування необхідної для прийняття управлінських рішень документованої інформації. Разом з тим, важливість якісної організації інформаційно-документаційного забезпечення управління в ряді підприємств та установ країни недооцінюється. Справочинством, нерідко, займаються працівники з низьким рівнем оплати, які випадково чи в силу певних обставин вимушені працювати в цих службах. Подекуди канцелярії виконують другорядну роль в апараті управління, виконуючи чисто технічні функції. Творча й логічно-послідовна робота з документами начебто розчиняється в діяльності всього апарату управління. Діловодством займаються начебто всі, але виконують цю роботу в більшості неякісно й зі значними витратами часу. Навіть висококваліфіковані працівники, які отримали системну вищу освіту й призвані по суті вирішувати питання управлінням виробництва, витрачають третю частину свого робочого часу не на властиву їм роботу з документами, до того ж низькооплачувану. Підбором інформації, обробкою і оформленням документів сьогодні повинен займатись не фахівець галузі, який приймає важливі управлінські рішення, а спеціально підготовлений для цього інший фахівець – документознавець - інформаційний аналітик. Нагальною стала проблема кардинальної зміни ролі і місця служб діловодства в апараті управління. В сучасній установі необхідно створення, шляхом об’єднання функцій канцелярії, секретаріату й інформаційного центру, єдиного підрозділу управління документацією з підпорядкуванням його першому керівникові. Цей підрозділ, оснащений новітніми засобами комп’ютерної та іншої багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати одну з головних функцій управління —досконале управління документацією.. Тоді з такого підрозділу можна буде сповна спитати за неповноту інформації чи перебір документів, за якість опрацювання документації й виконання поставлених перед організацією завдань в установлений термін. Створення такого спеціалізованого підрозділу приведе до зменшення чисельності апарату управління й ліквідації зайвих посад. Коло обов’язків його провідних співробітників-документознавців, інформаційних аналітиків та системотехників буде досить значне й багатогранне. Їх основні функціональні обов’язки - брати, разом з основними фахівцями апарату, активну участь в керуванні всією документацією установи, проводити моніторинг релевантної інформації й розробляти ефективні управлінські рішення, вести контроль і перевірку виконання завдань і розпоряджень вищого керівництва [1, c. 130-131].

Для цього вони повинні вміти працювати з усіма видами документної інформації, знати особливості функціонування автоматизованих систем діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніки, особливості уніфікації й галузевої стандартизації в документно- інформаційній сфері.

Своєчасність і перспективність цієї спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність» зумовлена рядом об’єктивних чинників: По-перше, це виключно важлива роль документу, в т.ч. електронного, в сучасному світі. Це носій різноманітної інформації і канал соціальної комунікації, засіб збереження, реєстрації і передання інформації у просторі й часі, це й об’єкт охорони інтелектуальної власності та захисту авторських прав. Основи документоведення — невід’ємна складова досконалості як державного управління, так і будь-якого приватного підприємництва.

По-друге, це зростання ролі інформаційних процесів у всіх різновидах людської діяльності, прояв спільної основи, притаманній багатьом інтелектуальним напрямам суспільного розвитку, його глобалізації. Створюються не тільки інформаційно-аналітичні підрозділи, інформаційно-рекламні агенції, розширюється коло центрів науково-технічної інформації, патентних структур, а й посилюється значення високоякісного інформаційного забезпечення вищого керівництва всіх рівнів і напрямів соціального управління на базі новітніх технологій й застосування глобальних світових мереж. Відкриття нової спеціальності стало зворотною реакцією на процеси, що відбулись в соціально-комунікативній сфери країни: активний розвиток систем зв’язку, телекомунікацій, створення інформаційного системно-мережевого простору. Основи підготовки таких фахівців були закладені ще у 60-х роках минулого століття кафедрою радянського діловодства Московського державного історико-архівного інституту на чолі з професором К.Г.Мітяєвим, якого в 1979 році замінила професор Т.Н.Кузнєцова. Сьогодні на території Російської федерації документознавців готують більше ста вищих навчальних закладів. А от навчальна спеціальність під найменуванням „Документознавство та інформаційна діяльність” впроваджена тільки в Україні. В Російській федерації її аналогом є спеціальність „Документознавство та документаційне забезпечення управління”, яка дещо вужче й зорієнтована лише на підготовку діловодів. Навчання інформаційній діяльності в російських ВНЗ об’єднане з бібліотечною й позначається як „Бібліотечно-інформаційна діяльність”. В США викладання курсу дисциплін з інформаційної діяльності також інтегровано з бібліотечною.

Популярність підготовки фахівців зі спеціальності „Документознавство та інформаційна діяльність” в Україні невпинно зростає. За останні три роки ця спеціальність відкрита більш ніж в двух десятках вищих навчальних закладів та на їх відокремлених факультетах університетів в Луганську, Луцьку, Миколаєві, Одесі, Рівному, Черкасах. Навчання за документно-інформаційною спрямованістю в Європейському університеті розпочато п’ять років назад і вже відбувся перший випуск спеціалістів, які ефективно працюють за обраною спеціальністю [2, c. 49-50].

Основні напрями професійної діяльності документознавців, інформаційних аналітиків — це діловодська, кадрова, організаційно-управлінська, архівна, референтська, інформаційно-аналітична та консультаційна. За умов набуття відповідного досвіду фахівці можуть адаптуватись до таких суміжних напрямків діяльності як маркетингова; рекламна; книгорозповсюджувальна; бібліотечно-бібліографічна; зв’язки з громадськістю; обліково-контрольна тощо. Перспективи розвитку галузі документознавства та інформаційної діяльності сьогодні визначаються оптимальним поєднанням комплексу фахових знань, вмінь, навичок та високої професійної мобільності спеціалістів. Вирішальне значення тут повинна мати управлінська культура, ініціатива, творчість і активність персоналу, адже значна частина професійних знань отримується під час роботи. Гарантією майбутнього сфери документно-інформаційної діяльності повинно бути раціональне співвідношення можливостей отримання спеціальної освіти та підвищення кваліфікації фахівців. Випускники кафедри можуть посідати посади спеціалістів та керівників відділів інформаційного моніторингу аналітичних компаній, працювати в органах державної влади чи місцевого самоврядування, у відділах управління персоналом, референтній службі підприємства, агенціях з маркетингової діяльності, бути адміністраторами мереж електронного документообороту або створити власну інформаційно-аналітичну фірму. Зазначене під силу лише підготовленим у ВНЗ висококваліфікованим документознавцям, інформаційним аналітикам, здатним користуватися сучасною технікою та технологією для забезпечення сучасних потреб суспільства, створення новітніх інформаційно-аналітичних баз даних.

Враховуючи ті обставини, що розвиток сучасної комп’ютерної техніки орієнтований на високопрофесійного користувача й не потребує ґрунтовної інженерної освіти, комп’ютерно-технологічний блок обмежується вивченням основ комп’ютерних мереж та телекомунікаційних технологій, системного аналізу інформаційних процесів прикладного програмного забезпечення, основ проектування баз даних, Internet-технологій та ресурсів в діловодстві та сучасного електронного документообігу.

Гуманітарно-лінгвістичний блок включає вивчення історії України, філософії, логіки, соціології, психології та педагогіки, політології, документальної лінгвістики, етики та естетики, культурології, ділового етикету. Значна увага приділяється знанню іноземних мов, зокрема вивченню ділової англійської, французької та німецької чи польської мов, які вивчаются протягом п’яти семестрів.

До правознавчого блоку входить вивчення таких дисциплін як основи права, господарське, трудове та адміністративне право, інформаційне право, правові основи підприємництва і бізнесу.

До блоку спеціальних документознавчих на старших курсах додається вивчення таких дисциплін як документні ресурси, документне забезпечення за фаховим спрямуванням (спеціалізацією) прийнятим ВНЗ, юридичне документоведення, патентознавство, стандартизація та сертифікація документної сфери, культура діловодства (новий курс).

Освітньо-кваліфікаційна характеристика підготовки документознавців, інформаційних аналітиків передбачає, що майбутній фахівець в змозі розробити, впровадити та забезпечити функціонування єдиного в організації технологічного процесу документування й роботи з документною інформацією на основі використання сучасних автоматизованих технологій (складання, опрацювання й оформлення документів, реєстрація, облік руху, контроль виконання, довідково-інформаційна робота, зберігання і т.д.). Він в змозі також брати участь в постановці завдань проектування, експлуатації і вдосконалення новітніх інформаційних технологій, що будуються на застосуванні комп’ютерної техніки, проектуванні й актуалізації баз і банків даних [5, c. 121-122].

Випускники ВНЗ за означеною спеціальністю орієнтовані працювати в державних органах управління, інформаційних агентствах та інформаційно-аналітичних службах, в центрах науково-технічної інформації, стандартизації та сертифікації; патентних та маркетингових підрозділах підприємств та науково-освітніх установах, в адміністративних, кадрових та діловодних службах державних та комерційних організацій; у сфері засобів масової інформації, рекламних та консалтингових фірмах, управліннях документального забезпечення фінансових та банківських структур, архівних підрозділах підприємств, організацій, установ, об’єднань тощо різного профілю та форм власності відповідно до галузевого стандарту вищої освіти України. Бакалавр зі спеціальності „Документознавство та інформаційна діяльність” підготовлений займати первинні посади відповідно до професійних назв робіт: документознавець, менеджер з інформації, адміністративний помічник, інспектор, референт-перекладач, помічник керівника, організатор діловодства, інженер науково-технічної інформації, організаційний секретар, архіваріус та інші, а також посади заступників керівників у цих видах діяльності.

Перспективи розвитку галузі документознавства та інформаційної діяльності сьогодні визначаються оптимальним поєднанням комплексу фахових знань, вмінь, навичок та високої професійної мобільності спеціалістів. Вирішальне значення тут мусять мати управлінська культура, ініціатива, творчість і активність персоналу, адже значна частина професійних знань отримується під час роботи. Гарантією майбутнього сфери документно-інформаційної діяльності повинно бути раціональне співвідношення можливостей отримання спеціальної освіти та підвищення кваліфікації фахівців [4, c. 5-6].


Висновки

Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління, — реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, але головним чином питання інформаційної підтримки всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення.

Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить стати потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів. Вже сьогодні в сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, функцією менеджменту щодо документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно об’єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.


Список використаної літератури

1. Бездрабко В. Документознавство в Україні: інституціоналізація та сучасний розвиток: / Київський національний ун-т ім. Тараса Шевченка. — К. : Четверта хвиля, 2009. — 720с.

2. Документознавство та інформаційна діяльність: наука, освіта, практика: Матеріали наук. конф. 18 грудня 2002р. / Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв / Михайло Семенович Слободяник (голов.ред.). — К. : ДАКККіМ, 2003. — 100с.

3. Комова М. Документознавство / Національний ун-т "Львівська політехніка". — Л. : Тріада плюс, 2007. — 294с.

4. Лєсовець Н. Документознавство: Метод. рек. до викон. магістерських та курсових робіт для студ. спец. "Документознавство та інформаційна діяльність" / Луганський національний педагогічний ун-т ім. Тараса Шевченка. — Луганськ : Альма-матер, 2006. — 36с.

5. Матвієнко О. Менеджмент інформаційних офісних систем: Навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. і системи післядипломної освіти за спец. "Менеджмент організацій" і "Документознавство та інформаційна діяльність". — К., 2001. — 154с.

6. Швецова-Водка Г. Документознавство: навч. посіб.. — К. : Знання, 2007. — 398с.

загрузка...
Top