Керування документацією Росії

Вступ.

Розділ 1. Теоретико-методологічні основу управління документацією.

1.1. Термінологія, історія та нормативна база керування документацією.

1.2. Застосування міжнародних стандартів в керування документацією в Росії.

Розділ 2. Роль керування документацією в управлінському процесі.

2.1. Значення документів в управлінському процесі.

2.2. Моделі роботи з документами в Росії.

Висновки.

Список використаної літератури.


Вступ

Актуальність теми. Керування документацією (далі – КД) є невід’ємною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією (далі – установою) і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері КД, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів.

Сьогодні в управлінських структурах Росії недостатньо розвинута нормативно-правова база, що визначає порядок функціонування документа, гостро стоїть проблема статусу служб документаційного забезпечення в організаціях і контролю за їх роботою з боку держави. Вимагають регламентації питання, зв'язані з інформатизацією керування, застосуванням нових інформаційних технологій, комп'ютеризацією і використанням сучасних засобів комунікацій. Знизилася увага до підготовки і підвищення кваліфікації працівників служб документаційного забезпечення, бракує сучасної учбово-методичної літератури з цих питань. Спостерігається визначений застій у наукових дослідженнях з питань документоведення.

Застаріли раніше прийняті організаційно-методичні документи: Державна система документаційного забезпечення управління й інші нормативи, що були розроблені вченими і фахівцями в 70-80-і роки.

У чималому ступені на ситуацію уплинули відновлення складу державних службовців і відхід бюрократичних традицій, втрата досягнутого рівня культури роботи з документами. Внаслідок проникнення нової техніки і нових технологій в управлінській діяльності, відбувається зміна структури документообігу, а через зміну економічних основ життя суспільства спостерігається трансформація цінності окремих видів документів і їхньої ролі в процесі управління. Однак ці зміни слабко враховуються при практичній реалізації систем документаційного забезпечення управління в державних організаціях, де в більшості випадків продовжують діяти застарілі правила і стандарти.

Необхідність визначення концепції управління документацією, його місця в менеджменті підприємства складає актуальність досліджень у даній роботі. У зв'язку з ускладненням інформаційних ресурсів і зростанням їхнього обсягу виникає найважливіша задача раціоналізації й автоматизації управління документацією, що по своїй актуальності співставляється із задачею модернізації виробництва промислової продукції. Великого значення набувають комп'ютерні технології і засоби, що забезпечують оперативність фіксації, збору, обробки, пошуку і передачі інформації, надійність її збереження, відокремлений доступ, надання інформації в потрібний час, на потрібному носії й у потрібній формі, що враховують психологічні і ергономічні вимоги.

Таким чином, можна вважати назрілу проблему управління документацією, викликану необхідністю активного цілеспрямованого формування інформаційних ресурсів, що задовольняють потреби організацій. Дослідження можливостей сучасних інформаційних технологій з точки зору їхнього використання в управління документацією надзвичайно важливо для сучасного документоведення як прикладної науки. Аналіз накопичених досягнень в області теорії і практики документоведення, виявлення тенденцій їхнього подальшого розвитку й одержання на цій базі нових наукових результатів дозволяє віднести проблему управління документацією до числа самих актуальних.

Метою даної роботиє вивчення особливостей організації сучасного діловодства та управління документацією, дослідження ефективності організації документопотоків та надання рекомендацій щодо підвищення ефективності організації корпоративних систем документообігу.

Для досягнення мети роботи були поставлені наступні завдання:

- дослідити сутність документу та документообіну;

- навести загальну характеристику проблем управління документацією в Росії;

- розглянути проблеми управління документацією в організації в контексті запровадження в Росії норм Міжнародного стандарту ІSO 15489-2001 «Інформація та документація – Управління документацією».

Об'єктом роботивиступає система керування документацією.

Предметом дослідженнявиступає керування документацією в Росії.

Для написання роботи була використана учбова література провідних зарубіжних та вітчизняних вчених, зокрема, дослідженням організації документопотоків діяльності підприємства займалися Завгородній А.Г., Пінчук Н.С., Галузинський Г.Н., Орленко Н.С., Твердохліб М.Т. Серед зарубіжних вчених можна виділити праці Аппака М.А. та В.В. Діка. Також були використані статті періодичного друку.


Розділ 1. Теоретико-методологічні основу управління документацією

1.1. Термінологія, історія та нормативна база керування документацією

Джерелами визначення понять були законодавчі акти, що регламентують організацію роботи з державними документами та діяльність національних архівів Австралії, Великої Британії, Канади й США, міжнародні стандарти та словники, праці теоретичного характеру й методичні посібники, розроблені архівістами цих країн та міжнародними й національними фаховими організаціями. Було виокремлено базові поняття КД та групи термінів, що позначають види службових документів, їх носії, репрезентують процеси КД, відображають правові аспекти інформаційної діяльності та роботи зі службовими документами.

Базове поняття “керування документацією” за кордоном трактовано як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність. У національному стандарті Росії ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” КД визначено як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання й функціонування службових документів. Таким чином, у вітчизняному національному стандарті не враховано управлінську функцію, яку виконує КД. Натомість близькими за змістом є визначення понять “службовий документ” та “електронний документ”, прийняті у зарубіжних і вітчизняних нормативних документах.

Відсутні у вітчизняній практиці діловодства такі поняття, як “документаційна система” та “метадані”. За визначенням ISO 15489 “документаційна система” – це інформаційна система, яка включає службові документи, керує ними та забезпечує доступ до них у часі. Компонентами системи виступають люди (як фахівці з документації, так і користувачі); процедури й процеси та комплекс нормативних документів, що їх регулюють (задокументована політика, інструкції, настанови); безпосередньо службові документи та програмне, апаратне й інше забезпечення, канцелярське приладдя. Широко вживаний у міжнародній практиці термін “метадані” означає дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними протягом певного часу.

Для сфери КД визначальним є поняття “підзвітності” або “відповідальності” (accountability). Це принцип, за яким окремі особи, установи та державні інституції відповідають за свої дії, та за яким від них можна вимагати пояснення їхніх дій. Для КД це означає обов’язковість фіксації певних дій кожної установи відповідно до законодавства, що регламентує її діяльність. Дотримання цього принципу означає створення відповідних службових документів та зберігання їх протягом строку, що забезпечує відповідність регламентувальним вимогам[7, c. 11-13].

Специфічним для сфери КД є поняття “передавання”, що застосовують у двох значеннях: а) передавання службових документів як зміна права контролю й власності щодо них та відповідальності службових осіб стосовно дій з ними; б) передавання як фізичне переміщення службових документів з одного місця до іншого. Ці поняття доцільно унормувати у вітчизняній лексиці сфери створення та функціонування службових документів.

КД тривалий час було спрямовано тільки на традиційну документацію. Удосконалення прийомів роботи з електронними документами здійснювалося незалежно від КД і мало на меті тільки підвищення ефективності обробки даних в обчислювальних центрах. З початку 1980-х рр. порушувалися питання про інтеграцію у системи КД, що склалися, документів на нетрадиційних носіях, у тому числі електронних, для того, щоб об’єднати різні джерела документної інформації в єдину мережу, організувати документи з різними носіями на основі єдиної класифікаційної схеми, усунути дублювання документаційних потоків, уніфікувати прийоми роботи з документами. У 1980-і рр. було переглянуто концептуальні положення КД в установі на підставі осмислення можливостей нових інформаційних технологій, інформаційного менеджменту, керування інформаційними ресурсами, що об’єднує всі носії інформації. Уніфікація та стандартизація документальних форм трансформувалася в уніфікацію інформаційних параметрів, елементів даних.

На початку 1990-х рр. масштабна інформатизація суспільства, розвиток мережі Інтернет створили передумови для якісно нового характеру продукування та розповсюдження інформації і зумовили необхідність розроблення нових підходів до КД. З урахуванням новітніх технологій було внесено зміни до законодавчих актів, що регулють різні аспекти створення інформації, керування нею, використання та забезпечення збереженості, насамперед, про захист даних та захист інформації приватного характеру. Дослідження, ініціаторами яких виступили архівісти, сприяли впровадженню нових підходів у керування електронними документами. Насамперед це стосувалося розроблення документаційних систем (далі – ДС), впровадження стандартів оптимальної методики для здійснення електронного діловодства в державних установах, посилення ролі державних архівів. У 1996 р. в Австралії було розроблено і впроваджено перший у світі стандарт з КД, який став основою для підготовки міжнародногостандарту.

Прийняття у 2001 р. міжнародного стандарту ISO 15489 розпочало новий етап у розвитку КД. Це стало визнанням значущості документованої інформації як інформаційного ресурсу суспільства. Щодо змісту, то у стандарті викладено оптимальну методику КД, необхідну для застосування як у цій сфері діяльності, так і інших, насамперед, у галузі інформаційних технологій. Міжнародна організація стандартизації продовжує розробляти стандарти з питань організації роботи зі службовими документами, зосередивши увагу на процесах КД. Перший з цієї групи стандартів ІSО/TS 23081 “Інформація та документація – Процеси керування документацією – Метадані для службових документів” видано у 2004 р. Також для цього етапу характерне впровадження концепції “електронного уряду”, тобто переходу урядових установ до електронного діловодства. Разом зі стійкою тенденцією розширення доступу до інформації державного сектора та прозорості дій урядових установ це зумовлює нові організаційні рішення керування інформацією як для використання у процесі основної діяльності, так і для архівного зберігання. Службові документи розглядаються як частина корпоративної інформаційної системи. На керівництво установ, фахівців з інформаційних технологій та КД покладається розроблення інформаційної політики установи, яка б передбачала включення до систем діяльності вимог щодо КД та забезпечення збереженості службових документів і таку автоматизацію процесів діловодства, яка б зумовлювала постійне і точне виконання цих вимог створювачами документів. Визначена роль архіву, яка полягає у підтримці цієї практики настановами та консультаціями, що містять оптимальну методику організації роботи зі створення та функціонування службових документів.

На всіх етапах розвитку КД проблемні питання цієї сфери діяльності вирішували національні та міжнародні фахові організації архівістів і спеціалістів з документації. У дисертаційній роботі проаналізовано їх внесок у нормативне, наукове та методичне забезпечення організації КД[2, c. 537-539].


1.2.Застосування міжнародних стандартів в керування документацією в Росії

Росія інтенсивно проходить шлях інтеграції у світове співтовариство, і в цьому зв'язку усе гостріше постає проблема встановлення однакових вимог (стандартів), у тому числі в сферах інформаційних технологій і документаційного забезпечення керування.

Створення міжнародного стандарту ІSO 15489-1:2001 "Іnformatіon and documentatіon. Records management" ("Інформація й документація - Керування документами"), розробленого підкомітетом № 11 "Керування архівами (документами)", що діє в структурі технічного комітету № 46 "Інформація й документація" Міжнародної організації по стандартизації (ІSO - ІSO, Іnternatіonal Organіzatіon for Standardіzatіon), з'явилося одним із ключових рішень в умовах глобалізації світових економічних відносин.

Сьогодні, коли функція діловодства в Росії де-факто існує, а де-юре відсутня (держава не регулює цю сферу діяльності), створення й впровадження в практику роботи організацій всіх форм власності цих документів - стандартів дозволяє не допустити хаосу в сферах документаційного й інформаційного забезпечення керування.

Міжнародний стандарт ІSO 15489-1:2001 складається із двох частин: "Part 1:General" (Загальні принципи) і "Part 2: Guіdelіnes" (Практичне керівництво). У другій частині стандарту висвітлюються процедури керування документами організації відповідно до принципів, стандартизованими в першій частині ІSO 15489-1:2001. Цей документ фактично є технічним звітом, що, відповідно до правил ІСО, ставиться до інформаційних документів і не має статусу стандарту; ціль його розробки - запропонувати одну з можливих методологій впровадження систем керування документами, створену в організації на базі принципів першої частини ІSO 15489-1:2001. Дана методологія заснована на австралійському досвіді роботи (втім, і сам стандарт споконвічно був створений на основі австралійських стандартів і лише в процесі обговорення в комітеті ІСО набув універсальний характер, об'єднавши в собі передовий досвід інших країн). Разом з тим слід зазначити, що під час обговорення другої частини ІSO 15489-1:2001 висувалися пропозиції закласти в технічний звіт кілька варіантів методологій впровадження систем керування документами й тим самим зняти протиріччя, пов'язані з національними особливостями ведення документації й керування документами. Але через складність і різноваріантності цих методологій було ухвалене рішення привести в технічному звіті лише одну версію й віднести роботу з вироблення необхідної методології до сфери діяльності національних органів по стандартизації, керуванню документами й архівами.

Тому в більшості розвинених країн миру при розробці національного стандарту пильна увага приділяється першої частини ІSO 15489-1:2001, друга використовується як допоміжний (уточнюючий ряд положень першої частини) документ[8, c. 45-46].

Відповідно до Програми національної стандартизації Російської Федерації на 2006-2007 роки ВНІІДАД розробив національний стандарт Росії - ДЕРЖСТАНДАРТ Р ІSO 15489-1-2007 "Система стандартів за інформацією, бібліотечній і видавничій справі. Керування документами. Загальні вимоги", що є, по суті, автентичним перекладом першої частини міжнародного стандарту ІSO 15489-1:2001 "Іnformatіon and documentatіon. Records management".

Наказом ФГУП "Стандартинформ" Ростехрегулування від 12.03.2007 № 28- ст. ДЕРЖСТАНДАРТ Р ІSO 15489-1-2007 затверджений і вводиться в дію з 1 липня 2007 р.

ДЕРЖСТАНДАРТ Р ІSO 15489-1-2007 складається з 11 розділів:

· Область застосування;

· Нормативні посилання;

· Терміни й визначення;

· Переваги керування документами;

· Нормативне середовище;

· Політика керування документами й відповідальність;

· Вимоги до керування документами;

· Проектування й впровадження системи керування документами;

· Процеси керування документами й контроль;

· Моніторинг і аудит;

· Навчання.

Стандарт регулює процеси керування документами державних, комерційних і громадських організацій, призначеними для внутрішнього або зовнішнього користування.

Положення стандарту є рекомендаціями відносно створення систем керування документами, включення в них документів, а також забезпечення відповідності справжніх документів установленим у стандарті характеристикам (автентичність, вірогідність, цілісність, придатність для використання й ін.)[1,c. 75].

Дія ДЕРЖСТАНДАРТ Р ІSO 15489-1-2007 поширюється на документи (всіх форматів і на всіх носіях), створювані або одержувані державною, комерційної або громадською організацією в процесі її діяльності або особою, на який покладена такий обов'язок.

Стандарт носить рекомендаційний характер, що встановлено Федеральним законом від 27.12.2002 № 184- ФЗ "Про технічне регулювання". Разом з тим не можна забувати про те, що стандарт містить провідні вказівки по керуванню документами в рамках процесів керування якістю й навколишнім середовищем відповідно до національних стандартів ДЕРЖСТАНДАРТ Р ІSO 9001 і ДЕРЖСТАНДАРТ Р ІSO 14001, а отже, обов'язковий для виконання в організаціях, що атестуються на відповідність системам менеджменту якості (СМК). З обліком того, що специфіка стандартів ІSO серії 9000, 14000 і інших стандартів ІSO , що регулюють системи менеджменту якості різних сфер діяльності, полягає в націленості на підвищення конкурентоспроможності продукції й послуг, довіри споживачів цих послуг і продукції, кредиторів і інвесторів, а також на зниження ризиків, пов'язаних з виробництвом, зміною зовнішньої (у т.ч. нормативної) середовища й інших факторів, можна провести пряму аналогію з ІSO 15489-1-2007 через тієї же принципової значимості цього стандарту для процесів керування документами, зокрема сфери документаційного забезпечення керування.

ДЕРЖСТАНДАРТ Р ІSO 15489-1-2007 містить дуже важливий для вітчизняної практики ДОУ розділ - "Політика керування документами й відповідальність", у якому сказане: "Відповідальність і повноваження в області керування документами повинні бути чітко визначені й доведені до відомості всієї організації для того, щоб було ясно, хто відповідає за роботу з конкретними документами. Ця відповідальність повинна бути розподілена між всіма співробітниками організації (у тому числі керуючими документацією, фахівцями суміжних інформаційних професій, керівництвом організації, керівниками структурних підрозділів, адміністраторами систем керування документами й іншими особами, для яких робота з документами входить у їхні посадові обов'язки) і відбита в посадових інструкціях і організаційно-розпорядницьких документах організації. Особлива відповідальність в області керування документами повинна бути покладена на особу, що володіє відповідними повноваженнями усередині організації"[3, c. 137-139].

У цьому випадку становить інтерес диференціація відповідальності в області керування документами між співробітниками організації залежно від їхніх посадових обов'язків і займаного поста. Наприклад, фахівці в області керування документами відповідають за всі його аспекти, у тому числі за проектування, впровадження й схоронність систем керування документами і їхні експлуатаційні характеристики, а також за навчання користувачів керуванню документами й застосуванню систем керування документами в індивідуальній практичній діяльності. Адміністратори систем керування документами відповідають за точність уведеної документації (документів), зручність їхнього відтворення й сприйняття, а також за доступ персоналу організації до цих документів. Відповідальність керівництва полягає в підтримці політики керування документами у всій організації й т.п. Разом з тим всі співробітники організації відповідальні за збереження автентичності, цілісності, вірогідності й придатності для використання документів, що відбивають їхня діяльність.

Стандарт містить ряд вимог до процесів керування документами й закладає принципи розробки програм керування документами. Основним принципом, що дозволяє забезпечити безперервність ділової діяльності організації, її відповідність нормативному середовищу й вимогам звітності, є необхідність "створювати й зберігати автентичні, достовірного й придатні для використання документи, а також захищати цілісність цих документів протягом необхідного часу". Важливим положенням стандарту в цьому зв'язку є те, що інформаційні й комунікаційні системи, прикладні програми, а також підтримувані ними процеси ділової діяльності "варто проектувати, модифікувати або перепроектувати так, щоб у процесі повсякденної ділової діяльності це не заважало створенню відповідних документів як складової частини системи керування документами".

Стандарт містить також методичні рекомендації із проектування й впровадження систем керування документами. Дотепер це питання в нормативних актах, що регулюють діяльність у сфері документаційного й інформаційного забезпечення керування, належною мірою не був відбитий. Тим часом такі документи містять інформацію, що є коштовним ресурсом і важливим елементом ділової діяльності, а системний підхід до керування документами, відбитий у них, дозволяє організаціям створювати, використовувати й зберігати документи в часі. У свою чергу, система керування документами дозволяє створювати інформаційний ресурс про ділову діяльність організації, що може підтримувати її наступну діяльність, забезпечувати оперативне прийняття окремих рішень і подання необхідної й своєчасної звітності[2, c. 539-542].

У розділі стандарту, присвяченому питанням проектування й впровадження систем керування документами, описуються:

характеристики систем керування документами, основними з яких є надійність, цілісність, відповідність, комплексність, системність і ін.;

процес проектування й впровадження системи керування документами і його методологією;

описується механізм і умови припинення застосування системи керування документами, головним з яких є умова, що незалежно від причин припинення використання системи керування документами або втрати нею легітимності "документи, що перебувають у цій системі, повинні бути доступні", а сам процес припинення діяльності цієї системи повинен бути "документально зафіксований у тій мері, у якій це буде потрібно для збереження автентичності, вірогідності й придатності для використання документів, як і що раніше перебувають у системі"[1, c. 77-78].

Методологія проектування й впровадження системи керування документами, закладена в ДЕРЖСТАНДАРТ Р ІSO 15489-1-2007, проста й логічна. Вона містить у собі трохи "завдань" (етапів), які допускається виконувати на різних стадіях проектування й впровадження системи керування документами, "багаторазово, частково або повністю, відповідно до організаційних потреб, офіційними вимогами й змінами організаційного середовища або середовища керування документами".

Основними "завданнями" пропонованої методології є:

· попереднє обстеження організації, навмисної впровадити систему керування документами;

· аналіз її ділової діяльності;

· визначення вимог до документів, що підлягають включенню в цю систему;

· оцінка систем керування документами, що існують на ринку;

· розробка й впровадження в практику роботи організації принципів політики, стандартів, процедур і інших документів, що забезпечують дотримання вимог до документів і правил документування;

· проектування системи керування документами;

· впровадження системи керування документами;

· обстеження системи керування документами після впровадження.

Важлива особливість національного стандарту ДЕРЖСТАНДАРТ Р ІSO 15489-1-2007 - його універсальність із погляду традиційного й електронного діловодства. Звідси випливає наступне: по-перше, системи традиційного й електронного документообігу можуть і повинні існувати паралельно й бути взаємодоповнюючими; по-друге, система керування документами включає обоє цих напрямків. Отже, при проектуванні системи керування документами необхідно вибирати "підходяще середовище зберігання й носії інформації, засобу фізичного захисту, процедури обробки й системи зберігання документів"[9, c. 36-38].

Одним з нововведень даного стандарту є стандартизована можливість розподіленого зберігання й керування документами, що надає організаціям право фізично зберігати документи в одній організації, а управляти ними (наприклад, використовувати) і покласти відповідальність за їхню схоронність або на організацію - творця документів, або на інший повноважний орган, за умови, що правове й нормативне середовище це дозволяють. На сучасному етапі багато комерційних організацій, чиї офіси розташовані в респектабельних будинках у центрі Москви, уже використовують цей порядок у практиці своєї роботи. При цьому даний порядок поширюється на документи як на електронних, так і на традиційні (паперових) носіях. Цим і пояснюється ріст числа приватних архівів, що надають подібні послуги й тридцятилітніх серйозну конкуренцію державним.

Незважаючи на те що дія ДЕРЖСТАНДАРТ Р ІSO 15489-1-2007 не поширюється на керування архівними документами в архівних установах, у ньому підкреслюється значимість архівної служби при залученні її до участі в процесі планування й впровадження політики й процедур керування документами.

У стандарті особлива увага приділяється проблемам схоронності документів, уведених у систему керування документами, і, зокрема , строкам зберігання цих документів. Стандарт не визначає ці строки - у Російській Федерації подібні питання давно й досить повно пророблені відносно традиційних документів і є всі підстави затверджувати, що й відносно електронних документів це питання незабаром буде врегульований. Значимість положень національного стандарту полягає в тім, що ухвалення рішення про строки зберігання документів у системі керування документами повинне відбуватися на основі існуючих норм, виходячи з потреб ділової діяльності, з урахуванням прав всіх зацікавлених осіб, а також при оцінці ризиків, можливих у випадку несвоєчасного знищення документів. Таким чином, пріоритетне значення має дотримання вимог нормативного середовища. При цьому "правовими або іншими вимогами нормативного середовища встановлюються мінімальні строки зберігання документів у системі керування документами", а до рішення цього питання "варто залучати вповноважені органи (архівні органи або аудиторів)"[1, c. 75-76].

При роботі над національним стандартом ВНИИДАД максимально адаптував термінологію з до термінології, використовуваної у вітчизняному документознавстві, а також провів істотну редакторську роботу над самим текстом стандарту, написавши його "по-російському", зберігши при цьому автентичність його перекладу.

Анітрошки не зменшуючи практичну цінність, актуальність і затребуваність ДЕРЖСТАНДАРТ Р ІSO 15489-1-2007, не слід забувати про те, що Росія має величезний досвід уніфікації й стандартизації з керування документами, а також самих форм документів, особливо в системах організаційно-розпорядницької документації. Ці традиції йдуть ще в радянський період, коли все було строго централізовано й одержавлене. Тому міжнародний з ІSO 154989-2001 не є для нас чимсь новим, як, наприклад, для деяких європейських країн, де процеси керування документами турбували держава винятково в рамках підлеглих йому структур, а існуючий при цьому величезний приватний сектор економіки грав по своїм самостійно встановленим (найчастіше в межах однієї компанії) правилам.

У той же час у Росії з появою приватного сектора економіки держава не поширила на нього вже наявні й випробувані правила й методи керування документами, а згодом взагалі усунулося від цієї проблеми. Всі нормативно-методичні документи, що регламентують процеси керування документами в сфері ДОУ, адресовані винятково федеральним органам виконавчої влади. І зовсім незрозуміло, що ж робити організаціям, навмисним сумлінно вести своє діловодство, на які нормативні документи їм опиратися в роботі. І в цьому зв'язку ДЕРЖСТАНДАРТ Р ІSO 15489-1-2007 "Система стандартів за інформацією, бібліотечній і видавничій справі. Керування документами. Загальні вимоги" відповідає на ці питання. Поширюючи єдині правила й процедури керування документами на державний і приватний сектор економіки, ДЕРЖСТАНДАРТ Р ІSO 15489-1-2007 буде сприяти відродженню єдиної системи документаційного й інформаційного забезпечення керування в Росії[3, c. 145-147].


Розділ 2. Роль керування документацією в управлінському процесі

2.1. Значення документів в управлінському процесі

Удосконалення процесів державного управління, підвищення його економічності та ефективності безпосередньо пов’язані з документацій ним забезпеченням управлінської діяльності державних органів різного рівня. У сучасних умовах система державного управління в Росії висуває високі вимоги до працівників управлінського апарату через те, що всі вони без винятку працюють із документами та інформаційними базами, що потребує професійних умінь і підготовки з процесів документування управлінської інформації.

Документ завжди був об’єктом пильної уваги з боку держави. Без упорядкованої документації неможливе ефективне управління. Крім того, розвиток політичних, економічних, торговельних зв’язків України із зовнішнім світом сприяє тому, що вітчизняні підприємства, установи та організації постають перед необхідністю дотримуватися міжнародних стандартів у сфері обміну інформацією.

На сьогодні спостерігається зростаюча увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення саме управління документацією, яке в нашій країні ототожнюють із теорією і практикою справочинства.

Документи мають велике значення в управлінському процесі, є інструментами управління [6, с. 5], через те що вони відображають діяльність організації, на їх основі приймаються управлінські рішення, документи є головними аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Управлінські документи становлять ядро документації установи. В основу управлінської діяльності будь-якої організації покладено процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішення, доведення його до відома виконавців, здійснення контролю, виконання та підбиття підсумків. Особливо велике значення має документаційне забезпечення управління у здійсненні дієвого контролю за виконанням управлінських рішень. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи. Коли перед державою та суспільством постало багато нових завдань і значно зріс обсяг інформації, стали більш жорсткими і вимоги до якості документів, термінів їх виконання та доведення до виконавців. Проте слід зауважити, що наразі в Росії помітна відсутність чіткої, конструктивної і зрозумілої політики щодо документації та документаційного забезпечення управління. Вітчизняні традиції, світовий досвід засвідчують необхідність державного регулювання питань управління документацією, важливість рішення раціонального скорочення обсягів документообігу в країні. Актуальною є проблема формування державної політики у сфері методології управління документацією, що врешті-решт полягатиме у визнанні справочинства невід’ємною частиною управління.

Розгляду питання управління документацією було присвячено низку публікацій вітчизняних та зарубіжних науковців, а саме: Л. Астахової, М. Ларіна, О. Мітченко, В. Савицького, А. Сокової.

Так, на думку Л. Астахової, на сучасному етапі процеси інституалізації (організаційного оформлення) документаційного забезпечення управління в організаціях поступово трансформуються в управління документацією, під яким розуміється повноцінна управлінська функція організації, реалізація якої розповсюджується на всі стадії життєвого циклу документів, всі види документів і системи документації організації. Відбувається перехід від розуміння роботи з документацією не тільки як з функцією забезпечення, а безпосередньо до управління документацією як основною функцією менеджменту [2]. Поняття «управління документацією» розглядалося і відомим російським дослідником М. Ларіним, який розмежовує поняття «справочинство», «документаційне забезпечення управління» та «управління документацією», дотримуючись думки, що «справочинство – це більш формальне поняття (регламент, правило, умова, конструкція, що суворо визначає порядок роботи з документами (наприклад, інструкція зі справочинства), а документаційне забезпечення управління – поняття іншого характеру, сутність якого полягає в забезпеченні процесу управління (зокрема прийняття рішення) документованою інформацією, при цьому включаючи в нього аналітичні компоненти, зв’язок управлінських функцій з документами, що їх обслуговують». Документаційне забезпечення управління – це термін, який, на думку М. Ларіна, характеризує перехідну стадію від традиційного справочинства до управління документацією [3, c. 147-148].

Взагалі термін «управління документацією» розповсюджений у світі. Наприклад, у США організація, до компетенції якої належать питання документаційної діляьності, має назву «Національний архів та управління документацією» (National Archives and Records Administration–NARA).

Переклад німецького терміна «Schriftgtgutverwaltung» означає «управління письмовими документами». Англійський термін «Records Management» також перекладається як управління документацією.

Актуальність запровадження європейських стандартів у систему російської моделі роботи з документами (управління документацією) продиктована необхідністю міжнародної уніфікації та стандартизації іноформаційних процесів. Саме ці реалії зумовили потребу вироблення єдиного міждержавного стандарту з управління документацією ІSO 15489- 2001 «Інформація та документація – Управління документацією» (ІSO 15489- 2001 Information and documentation – Records management), який був прийнятий у 2001 р. Міжнародною організацією із стандартизації і в якому управління документацією трактується як галузь управління, що відповідає за ефективний та систематичний контроль зі створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаваням на зберігання та вилученням для знищення документів, включаючи процеси відбору та зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність [3].

Стандартизація управління документацією дозволяє більш ефективно організувати роботу з документами в галузі управлінської діяльності. Саме стандартизація політики та процедур управління документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики та процедур – більш швидкий та ефективний пошук документної інформації. І це насамперед стосується управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих будь-якою організацією у процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб’єктами підприємницької діяльності), які створюють та працюють з документами[6, c. 85-87].

Якщо розглянути нормативно-методичну базу справочинства в Росіі як сукупність вимог, норм, правил щодо складання документів та роботи з ними, то умовно її можна поділити на такі групи:

1. Законодавчі акти Росії, які регламентують основні засади державної політики у сфері інформації та документації.

2. Укази Президента, постанови Уряду у сфері справочинства.

3. Правові акти органів виконавчої влади (міністерств, комітетів служб) як загальногалузевого, так і відомчого характеру.

4. Правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи зі справочинства установ, організацій, підприємств.

5. Державні стандарти на документацію.

6. Зуніфіковані системи документації.

7. Нормативні документи з організації архівного зберігання документів.

Виходячи з цього, слід зазначити, що нормативно-правові акти, які регулюють питання організації роботи з документами в Росії мають локальні сфери застосування і врегульовують або окремі питання роботи з документами, або стосуються окремих груп документів, а також певних установ, організацій, підприємств. Державна політика має бути скерована на формування процесу організації управління документацією, який відбувався б за єдиними для всіх без винятку правилами і задовольняв би потреби фахівців у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.

Перевага на користь застосування Міжнародного стандарту ISO 15489- 2001 є цілком доцільною, оскільки він стосується всіх документів, які державна чи приватна організація створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. До управління документацією в організації стандартом також віднесено:

1) визначення політики і стандартів;

2) розподіл відповідальності та повноважень;

3) установлення та опублікування процедур і керівних вказівок;

4) надавання різних послуг, пов’язаних з управлінням та використанням документації;

5) проектування, упровадження та адміністрування спеціалізованих систем управління документацією;

6) інтегрування управління документацією в управлінські системи та процеси.Відповідно до вимог стандарту ISO 15489-2001, обов’язки та права в галузі управління документацією розподіляються між всіма співробітниками, для яких створення документів є частиною їх праці, і відображаються у відповідних посадових інструкціях. Найважливішою метою визначення відповідальності, повноважень та взаємин у сфері роботи з документацією є створення і збереження системи правил щодо управління документами, яка б ураховувала не тільки внутрішні вимоги, але й вимоги зовнішніх зацікавлених осіб [5, с. 51].

2.2. Моделі роботи з документами в Росії

Традиційна модель організації роботи з документами в Росії передбачає дотримання в межах конкретної галузі та підпорядкованих їй установ та організацій принципу диференціації систем документації відповідно до функцій управління як у конкретній виробничій діяльності, так і в загальному адмініструванні. У загальних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз. І особливість їх полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації та підприємства, незважаючи на їх галузеву належність. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують функціональне призначення або галузеву належність документа.

Таким чином, залишається осторонь недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці і соціальному житті Росії і який продовжує зростати. Тому, звичайно, в контексті міжнародної уніфікації норм стандарту ISO 15489-2001 управління документацією повинно мати одноманітний (уніфікований) характер, що вдосконалюватиме процеси уніфікації і самих форм документів. Управління документацією в установах та організаціях – це не просто технологія, це система управління всіма масивами і потоками документів. Галузеві та загальні системи документації не можна розглядати як локальні системи, вони є взаємообумовленими та взаємодоповнюваними. Тому, вроваджуючи національний аналог міжнародного стандарту, треба враховувати умови сумісності систем документації, які функціонують в організації, що забезпечить швидкий і зручний обмін інформацією між установами.

Таким чином, у сфері справочинства необхідно подальше вивчення можливостей застосування в Росії стандарту ІSO 15489-2001«Інформація та документація – Управління документацією». Також необхідно здійснити перегляд нормативів, які діють на міждержавному, державному, міжгалузевому рівнях управління, запроваджувати стандартизацію та уніфікацію управлінських процедур та технологій. Суттєвим є і виокремлення управління документацією в окрему сферу діяльності, самостійну функцію державного управління, яка потребує власного механізму державного регулювання[9, c. 26-27].

На наш погляд, вищевикладені позиції досить уразливі з погляду наукового системного аналізу. Очевидно, що не обсяги й види документації є визначальними, коли ми говоримо про діловодство й документаційне забезпечення керування. Навряд чи ці поняття позначають і лише галузь діяльності. Представляється, що головним при вивченні розглянутих понять повинне бути їхнє значення в процесах керування, питома вага роботи з документами в керуванні. На нашу думку, варто визначити діловодство як технічну функцію керування, а документаційне забезпечення керування - що забезпечує. Суть відмінностей полягає не тільки в обсязі документації, що регулює діловодство або документаційне забезпечення керування, а в тім, що при переході від діловодства до документаційне забезпечення керування підсилюється його інформаційна складова. Документаційне забезпечення керування поліпшує інформаційне забезпечення управлінського процесу не тільки за рахунок включення в інформаційне поле всієї документації організації, але й за рахунок більше ефективних технологій її обробки.

Більше того, ми дотримуємося думки, що не слід розуміти діловодство й документаційне забезпечення керування як взаємовиключні один одного поняття. Діловодство - більшою мірою формальне поняття (регламент, правило, умова, конструкція), жорстко визначальний порядок роботи з документами (інструкція з діловодства). Документаційне забезпечення керування - поняття іншого роду. Його суть - забезпечення процесу керування (ухвалення рішення) документованою інформацією, при цьому включаючи в нього аналітичні компоненти, зв'язок управлінських функцій з документами, їх обслуговуючими. Документаційне забезпечення керування, за нашим переконанням, - термін, що характеризує перехідну стадію від традиційного діловодства до керування документацією[1, c. 73-76].


Висновки

Документ - це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. У наш час термін «документ» є загального назвою всіх юридичне значущих джерел інформації. Класифікація документів — це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності. Відбір видів документів, необхідних і достатніх для роботи конкретної установи, проводиться на основі класифікаторів відділків та питань діяльності. Метою класифікації є підвищення оперативності роботи апарату управління, відповідальності виконавців. Остання здійснюється шляхом розмежування функцій структурних підрозділів установи і обов'язків виконавців, чіткішого розподілу інформації між ними, ліквідації можливості суб'єктивізму та випадковості.

Первинна класифікація документів забезпечує швидкий їх пошук, підвищує оперативність роботи з ними, прискорює виконання та здійснення належного контролю.

Діяльність офісу будь-якого підприємства є дуже важливою, адже саме офіс надає найбільшу частину інформації для управління підприємством. Так як інформація є головним ресурсом життєдіяльності всієї організації, то дуже важливим є те, щоб ці вимоги до неї були завжди їй притаманні. Так як інформація є зв’язковим елементом між різними видами інтелектуальної та матеріальної діяльності менеджерів, між керівництвом та виробництвом, вона, відрізняючись від інших видів ресурсів (природних ресурсів), не зменшується з часом а навпаки, її обсяги постійно зростають, що створює умови для накопичення досвіду, допомагає прийняттю обґрунтованих управлінських рішень.

Існують певні відмінності у трактуванні змісту подібних термінів у міжнародній лексиці КД та вітчизняному понятійному апараті з діловодства. Зокрема, це стосується базового терміна “керування документацією”, визнаного та унормованого на міжнародному рівні як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність.

Аналіз теоретичних засад організації КД в установі, розроблених зарубіжними архівознавцями та документознавцями, свідчить, що їх основу складають формальні управлінські моделі загального менеджменту, тобто обов’язковим є розроблення та впровадження політики та програми КД, регулярне навчання персоналу та контроль.

Вивчення форм і методів організації функціонування службових документів дає підстави для висновку про подібність основних процесів роботи з документами в Україні та країнах, чий досвід було досліджено. Основна відмінність полягає у більшій регламентації цих процесів в Росії, що є позитивним в умовах забезпечених сучасними інформаційними технологіями змін процесів створення, отримання та використання документованої інформації.

Пріоритетними напрямами можливого використання світового досвіду з КД у практиці служб діловодства та архівних установ Росії з огляду на інтеграцію країни до світового інформаційного простору є такі заходи:

– гармонізація вітчизняної терміносистеми, що використовується у сфері створення та функціонування службових документів, з міжнародними нормативними документами;

– застосування на постійній основі методів загального та інформаційного менеджменту щодо організації роботи зі службовими документами в установах;

– розроблення та прийняття загальнонаціонального нормативно-правового акта з питань організації роботи зі службовими документами, який би визначав засади державної політики в цій сфері, відповідальність за документування діяльності в установах всіх форм власності, уможливив би уніфікацію вимог до програмних, технологічних та технічних засобів, що застосовують в процесах електронного документування та документообігу;

– прийняття та впровадження національного стандарту, гармонізованого з міжнародним стандартом ISO 15489 “Інформація та документація – Керування документацією”, що сприятиме поширенню прогресивного практичного досвіду в Україні та ознайомленню вітчизняних фахівців з новими ідеями та напрямками роботи зі службовими документами;

– впровадження методики проведення наукових досліджень у сфері КД, запропонованої австралійськими архівістами;

– застосування системного підходу до організації роботи зі службовими документами, який передбачає співпрацю (кооперацію) документознавців, фахівців архівної справи та інформаційних технологій;

– вивчення досвіду застосування нових організаційних рішень у роботі зі службовими документами (зокрема, аутсорсінгу) для можливого впровадження у вітчизняну практику;

– застосування результатів теоретичних та практичних досліджень зарубіжних фахівців для збагачення вітчизняної теорії діловодства, для методичного забезпечення електронного діловодства в установах Росії; а також під час розроблення навчальних курсів з управлінського документознавства, програм курсів підвищення кваліфікації практичних працівників(наприклад, виходячи з досвіду використання австралійської методики розроблення та впровадження ДС “DIRКS” в європейській навчальній програмі з керування електронними документами);

– державна підтримка участі українських документознавців та архівістів у вирішенні на міжнародному рівні теоретичних і практичних проблем функціонування й збереження службових документів в умовах інформаційного суспільства.


Список використаної літератури

1. Антоненко І. Є. До історії розроблення міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація – Управління документацією” // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство. – К., 2003. – Вип. 6. – С. 73 – 83.

2. Антоненко І. Є. Засоби класифікації та словниковий контроль у керуванні документацією // Наукові праці НБУВ. – Вип. 14. – К., 2005. – С. 537 – 547

3. Антоненко І. Є. Міжнародний досвід методики розроблення та впровадження документаційних систем // Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – Т. 12. – С. 137 – 148.

4. Кулешов С. Г. Новий погляд на структуру документознавства // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 10.

5. Кулешов С. Г., Прокопенко І. П. Управління документацією: підготовка фахівців у вищих школах за рубежем // Архіви України. - 2003. - № 1-3.

6. Кушнаренко Н. М. Наука про документ: момент біфуркації // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Матеріали міжнар. наук.-практ. конф. - К., 25-26 трав. 2004 р. - К., 2004.

7. Кушнаренко Н. М. Складові змісту спеціальності Документознавство та інформаційна діяльність : питання методології // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2004. - № 1.

8. Морозюк І. Формування напрямів освіти документознавців // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 10.

9. Слободяник М. Структура сучасного документознавства // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 4.

10.Філіпова Л. Про наукові дослідження з сучасного документознавства та бібліотечно-бібліографічних наук // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 3.

11.Швецова-Водка Г. М. Документ і книга в системі соціальних комунікацій / Рівнен. держ. гуманітар. ун-т. - Рівне, 2001. - 438 с.

загрузка...
Top